第三節(jié) 近似文種的辨析

公文中有些文種的名稱、性質(zhì)或作用、特點是非常近似的，這就給我們在文種的選擇、掌握與具體運用上帶來一些難度，為此，要準(zhǔn)確地使用公文就不能不注意對近似文種的辨析。

一、公報與公告

這兩個文種近似在“公”字上，即均是黨和國家用來向國內(nèi)外公開宣布、告知某一重大事項的，是非常嚴(yán)肅、莊重的公文。

不同點主要表現(xiàn)在：公告多用于宣布重大消息，內(nèi)容一般十分簡要；而公報的內(nèi)容一般是比較詳細(xì)具體地報道某一重要會議或重要事項的內(nèi)容。

二、公告、布告、通告

這三個文種近似在“告”字上，即均屬告知性的文種，它們均可以通過報紙、電臺、電視臺等新聞媒體或在社會上張貼等方式而公開發(fā)布。它們的不同點主要表現(xiàn)在：

（一）從使用者看，公告的制發(fā)者主要是黨和國家的高級機(jī)關(guān)；布告的發(fā)布者是國家各級行政機(jī)關(guān)，機(jī)關(guān)下屬的部門不可用布告來告知事項；通告則不然，各級黨政機(jī)關(guān)、部門及社會團(tuán)體均可使用。

（二）從發(fā)布的內(nèi)容看，公告內(nèi)容的重要性大于布告，更大于通告，是鄭重宣布重大事件或重要事項、法定事項的；布告與通告則主要是用于發(fā)布應(yīng)當(dāng)遵守或周知事項的。

（三）從所公布的范圍看，“公告”是面向國內(nèi)外的，范圍最廣；“布告”是面向國內(nèi)社會的；“通告”則是針對社會的某一方面，用于局部范圍。

三、決定和決議

這兩個文種近似在“決”字上，即均屬決策性文件，都是上級機(jī)關(guān)對某些重大問題的處理或重要工作事項所作的決策規(guī)定性的意見或措施、要求；決策又出自于機(jī)關(guān)的首腦核心部位，并要求下級予以貫徹執(zhí)行，故都是下行文。

它們的不同點主要表現(xiàn)在：決議的內(nèi)容必須是經(jīng)過會議集體討論并表決通過的；而決定則不一定，有的決定是經(jīng)過會議集體討論通過的，也有的是由某一機(jī)關(guān)直接做出的。

四、通知與通報

這兩個文種近似在一個“通”字上。“通”字在這里是傳達(dá)的意思，“知”26和“報”均含知道的意思，具體方法是直陳情況與要求，所以，通知、通報均屬告知性文件；又按照理解的習(xí)慣，傳達(dá)一般是自上而下的傳遞，所以又都是下行文。

其不同點主要表現(xiàn)在：通知的“通”字是用“知”字作補(bǔ)充，知的本意是知道，這里又引申為知道辦理。嚴(yán)格地講通知是知照性文種，它的內(nèi)容側(cè)重于直提要求、明確界限；通報的“通”字是用“報”字作補(bǔ)充，“報”在這里的含義是陳述情況，嚴(yán)格地講它是陳述性公文，它的內(nèi)容側(cè)重于說明、介紹某一事物或問題的情況。通報既可以提出下一步工作要求（如指導(dǎo)性通報），也可以不提任何要求（如情況性通報），而通知是必須有下一步工作的意見與要求的，否則，就失去了作為通知文種存在的本色。

五、批示與批復(fù)

這兩個文種近似在一個“批”字上，即上級對下級的公文表明意見，均屬于下行文。

關(guān)于它們的不同點，批復(fù)的“復(fù)”是答復(fù)的意思，顯然事先有請示，否則，就談不到答復(fù)，所以，批復(fù)是對下級的請示批注意見后答復(fù)下級的公文文種；再看批示，“示”是指點的意思，故批與示合在一起的意思是批注意見、加以指點，既然是批注就是在下級報來的公文上書寫批語，有的針對來文的下級批注意見（這樣應(yīng)告知來文單位），也有的是批轉(zhuǎn)給其他部門去辦的（如屬此種情況就沒有必要告知來文單位），所以不同于批復(fù)。

根據(jù)上述介紹。對批復(fù)與批示的不同點我們可以理解為：

（一）被批注意見的來文文種不同。批復(fù)是針對下級機(jī)關(guān)上報的“請示”做出的；批示所針對的來文則是下級沒有肯定性要求答復(fù)的文種，如報告、總結(jié)、計劃、調(diào)查報告、檢討報告等。

（二）行文方式不同。批復(fù)的主送機(jī)關(guān)必然是上報請示的單位，如對其他單位也有參考價值，可列為抄送；批示如具有普遍意義，可把原行文上報的單位與其他單位一并列為主送。

六、批示與指示

這兩個文種近似在“示”字上，說明均是上級對下級工作具有指點作用，故稱指揮性公文。

它們的不同點表現(xiàn)為：指示是上級機(jī)關(guān)主動作出的，具有主動性；而批示是對下級來文所作的批注，與指示相比處于被動狀態(tài)。

七、函與便函

“函”這個字的本義是書信，是人們用以傳遞信息、互通情況、商洽問題、聯(lián)系事務(wù)使用的。所以，函與便函在內(nèi)容實質(zhì)上沒有什么區(qū)別。

它們的不同點主要表現(xiàn)在：函是黨和國家機(jī)關(guān)的法定公文文種之一，是正式的、主要的一個文種，而便函不是法定公文，它是文件的一種形式，這是兩者之間的主要區(qū)別。也正因為如此，函在行文時必須具備法定公文的標(biāo)印格式，而便函則沒有。顧名思義，便函就是簡便的書信，有抬頭、正文、落款、日期即可。只有內(nèi)容比較重要的便函，才有標(biāo)題與發(fā)文字號。

八、通知與通告

這兩個文種近似在“通”字上，說明都是用來傳達(dá)上級機(jī)關(guān)的意圖和要求的。但通告的“告”字在這里是普遍告知意思，是把某一機(jī)關(guān)、組織的意圖、要求普遍告訴人們知道并加以遵守；通知的“知”字，與“告”字雖然都是告知的意思，但“知”與“告”相比，具有特定告知的含義，有可能告知所屬全部下級單位、人員，也可能告知部分下級單位，要求它們知照辦理，這就是兩個文種的主要區(qū)別點。在具體使用上，凡是向社會上公開告知人們遵守某一事項時，應(yīng)使用“通告”；內(nèi)部行文告知下級全部或部分單位辦理某一事項，應(yīng)使用“通知”，而不能用“通告”。

九、提案與議案

這兩個文種都是用于集體開會時向會議提出的建議或意見。在我國，建國后相當(dāng)長的一段時間里，凡是提請會議討論、處理的建議和意見，均稱作“提案”，故提案與議案在本質(zhì)上是相同的。1983年全國五屆人大五次會議以后，才把對工作的批評、意見與建議與現(xiàn)在規(guī)定的，需要提請大會審議通過的、具有約束力的議案區(qū)別開來，所以在人民代表大會上改用“議案”一詞，而在其他會議上仍使用“提案”的名稱。

十、報告與請示

報告與請示同屬一個行文方向——上行文。雖然行文方向相同，但兩者之間卻有著嚴(yán)格的區(qū)別，主要表現(xiàn)在：

（一）對上級要求不同。“報告”不要求上級批復(fù)，而“請示”則要求上級批復(fù)。

（二）行文時間不同。“報告”是事中或事后行文，而“請示”只能是事前行文。

（三）文種性質(zhì)不同。“報告”屬陳述性的上行公文，而“請示”屬請求性的上行公文。

（四）結(jié)尾用語不同。“報告”的結(jié)尾一般用“專此報告”、“以上報告如有不妥，請批示”等詞語，有的干脆不用，報告事項完結(jié)全文即告結(jié)束，也就是說對上級并無明確肯定的回復(fù)性要求。“請示”則一般用“可否（或妥否、能否），請批示”，對上級的要求十分肯定。

以上只是公文中的一些主要的近似文種，這方面的情況可能還有一些。我們之所以需要進(jìn)行辨析，道理很簡單，就是為了防止錯用，以提高使用文種的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。看看目前我們一些單位在公文文種的使用上，函與通知，公告、布告與通告，通知與通告，批復(fù)與函，“三告”（公告、布告、通告）與廣告不分的現(xiàn)象，足以說明細(xì)致掌握近似文種各自的區(qū)別是十分必要的。