第二節　常見問題解答

解答1：如何制訂入伙通知書

入伙通知書的制訂要求如下圖所示。

下面提供一份××小區入伙通知書的范本，供讀者參考。

【經典范本】××小區入伙通知書

××小區入伙通知書

女士（先生）：

您好！您所認購的××小區×棟×單元×室已于××××年××月經有關部門驗收合格，準予入住。請您在接到本通知書后，前來辦理有關手續。

（1）請您在接到本通知書后按附表規定的時間前來辦理入伙手續，地點在×××。在此期間，房地產公司財務部、銷售部、物業公司等有關部門將到現場集中辦公，為您提供快捷、方便的服務。

（2）如果您因公事繁忙，不能親自前來，可委托他人代辦。委托他人代辦的，除應帶齊相關的文件外，還應帶上您的委托書、公（私）章和本人的身份證件。

（3）如果您不能在規定的時間前來辦理手續，可以在××月××日后到××房地產公司（地點：×××）先辦理財務手續及收樓手續，再到××物業公司（地點：×××）繳納各種費用。在您來辦理各項手續前，請仔細閱讀入伙手續書、收樓須知和繳款通知書。

特此通知！

××房地產開發公司

××物業管理有限公司

　　年　　月　　日

解答2：如何驗證業主的資料

業主資料主要是從開發商的銷售部門（或客戶服務部）進行收集，收集后物業管理處需對業主的資料進行審核驗證，驗證內容如下。

（1）表格填寫是否完整、正確和清晰。

（2）公約和管理協議是否已簽署。

（3）身份證明文件與購（租）房合同及《業主登記表》是否一致。

審查通過后，入伙管理員收取購（租）房合同復印件、《業主登記表》、《住戶公約》1份、《管理協議》1份，在《入伙手續書》上注明簽收。

解答3：如何準備入伙資料

根據物業的實際情況及管理要達到的標準，制訂各種規范、制度、文件、表格等入伙手續文件，在入伙時及時交到業主手中，以便他們認真閱讀和消化，需要準備的入伙資料見下表。利于物業管理的各主體之間的相互了解、相互支持與融洽，從而為進一步管理打好基礎。

解答4：如何辦理集中入伙手續

業主在開發商規定的時間到指定地點辦理入伙手續，辦理完結后就可以正式入伙了,其具體過程如下圖所示。

此環節中較重要的一項就是業主收樓驗房。如果在驗房過程中發現問題，則須由物業管理人員及時與開發商溝通，在最短的時間內予以解決。在辦理集中入伙手續時一定要按“一條龍”方式進行，以便高效地運行。具體流程如下圖所示，（每日入伙約30戶）。

1.入伙審查登記

（1）查驗入伙通知單并發放資料。管理處應建立入伙登記冊，對業主提交的《入伙通知書》進行查驗，確認無誤后收取《入伙通知書》，在《業主入伙登記冊》中注明，并向入伙申請人發放以下資料。

——《入住說明》。

——《住戶手冊》。

——《住戶公約》。

——《管理協議》。

——《預交費用標準》。

——《裝修須知》。

——《住戶登記表》。

——《裝修審批表》。

——《驗收交接表》。

（2）要告知業主須填寫并提交的資料。上述發放的資料應在《業主入伙登記冊》中由業主簽收，或由管理人員注明。在提供給業主的《入住說明》中應明確由業主填寫并提交的資料，包括以下4種。

——身份證及復印件。

——《業主登記表》。

——購（租）房合同的正本及復印件。

——已簽署的《住戶公約》、《管理協議》。

在完成這一步驟之后，須在《入伙手續書》的驗證處相應欄內簽名。

2.簽約

（1）驗證業主的資料。管理處對業主的資料進行審核驗證，驗證內容如下。

——表格填寫是否完整、正確和清晰。

——公約和管理協議是否已簽署。

——身份證明文件與購（租）房合同及《業主登記表》是否一致。

（2）簽收各項資料。審查通過后，入伙管理員收取購（租）房合同復印件、《業主登記表》、《住戶公約》1份、《管理協議》1份，在《入伙手續書》上注明簽收。

3.預交費用

財務應根據國家和政府的法規及開發商或業主委員會的規定，確定入伙“預交費用標準”。管理處審查并向業主收取各項費用，并開具相應票據給業主。費用項目包括預交管理費、裝修保證金及清運費等。財務應制作費用登記表，對費用交納完畢的業主，除在《入伙手續書》上簽注外，還應在《入伙費用登記表》中注明。

4.發放鑰匙

上述手續完成后，管理處查驗《入伙登記表》及已簽署的《管理協議》及各項收費票據后向業主發放鑰匙，并在《鑰匙發放登記表》上登記，同時應和業主協定驗收房屋的時間和方式。

5.驗收房屋

管理處與業主一起驗收其名下的物業，登記水、電、氣表底數，雙方在《驗收交接表》上簽字確認。驗收過程中雙方確認需維修的事項由管理處通知相關部門處理。

解答5：如何應對入伙過程中的突發事件

在入伙過程中難免有一些突發事件的發生，對一些常見的突發事件應該心中有數，并據此制訂應急方案，當然，最重要的是要做好以下兩項準備工作。

（1）落實業主反映問題、投訴的渠道和處理人。

（2）準備單獨的接待室，避免入伙中的突發事件干擾交房現場的秩序。

第二項準備是交房中非常重要的一個準備。

例如，有業主在交房現場喧鬧怎么處理？有業主故意在交房現場慫恿其他業主討說法的怎么處理？接待室就是為這樣的人特意設置的。接待室設置的原則是，接待室里面在鬧，但是交房現場聽不到。準備了接待室還不夠，還得有人引導，引到接待室來，引導也要講究技巧，比如有個接待員這么說：“先生，有什么事，我們到接待室來談。”這樣的說辭顯然是錯的，而應該這樣說：“先生您反映的問題，我們已經聯系了負責人，我們和負責人溝通一下相信可以為您解決。”同時引導的時候還要找對房間。

解答6：如何處理不具備入伙條件的物業

對于不具備入伙條件的物業，物業管理處要建議物業建設單位延期入伙，等入伙條件具備后才予以入伙。如果物業建設單位一定要強行入伙，物業管理處一方面要代表物業建設單位向業主做出解釋并表示歉意，另一方面應督促物業建設單位加快整改的速度，同時加快辦證速度。對某些情況下確實不能很快解決的問題，如消防的驗收，物業建設單位或管理處可與消防主管部門協商，由消防主管部門開具“可以入住，繼續整改”的有關證明。

解答7：如何在入伙后期聯絡物業建設單位和業主

物業入伙大約半年后，物業建設單位在物業管理中的作用越來越小，與物業管理單位的聯系也越來越少，但物業的很多項目仍處于保修期內，此時，業主如因故要找物業建設單位，管理處應代為聯絡。具體聯絡方式如下圖所示。

解答8：如何進行入伙模擬演練

為了充分展示一個物業公司的物業管理水平，圓滿完成入伙工作，保證各個部門了解入伙的要求、入伙的流程，入伙管理工作組應提前對工程、客服等現場服務人員進行有針對性的入伙專項培訓，確保所有人員熟知各項工作流程及標準。并且最好安排專業的部門如品質發展部提前一周入駐項目現場，監督各項入伙工作的準備情況，并進行指導；工程技術部認真對各項配套設施進行檢查，確保正常運行使用。為保證給業主（用戶）提供高標準的入伙服務，最好制訂入伙模擬演練方案，對入伙中各個部門的人員做一個統一的安排，并在入伙前的兩三天，進行入伙模擬演練，對演練中發現的問題，及時進行處理、糾正，并予以進一步的培訓。

下面提供一份××小區入伙模擬演練的范本，供讀者參考。

【經典范本】××小區入伙模擬演練

××小區入伙模擬演練

一、物業部

物業部安排3名工作人員。

主要負責簽署前期物業管理協議和房屋使用、管理、維修公約的承諾書，并同時為業主填寫××市商品住宅公共維修基金分戶卡,并發放業主（用戶）手冊和“居民家庭情況登記表”，由業主（用戶）自行填寫，也可由物業管理人員代為填寫。管理人員須耐心為業主解釋協議、公約中的問題。簽署完畢后經辦人應在“入伙手續書”和“××小區入伙流程表”上簽字轉單至下一個部門。

要求：物業部管理人員熟讀各項公約、協議，全面理解公司意圖;如業主（用戶）詢問裝修事宜，可直接推薦至工程部;所有人員在簽署文件時，應詳細核對，認真檢查;合同簽署后具有法律效應，各人對自己所簽署文件負全責;完成各戶業主的入住手續后，將業主（用戶）檔案內的證件、文件整理齊全，以便建檔。

二、工程部

工程部驗房小組安排6名工作人員，電工、水工、調度人員各1人。

主要負責小區業主入住驗房工作，驗房小組每組1人，業主持物業財務部轉來的“××小區入伙手續書”和“××小區入伙流程表”確認無誤后帶領業主至保安部領取所購房間鑰匙及辦理鑰匙留存手續，并立即封存。領取鑰匙后，驗房人員持“驗房表”帶領業主進樓逐項進行驗房，如業主提出整改意見，驗房人員須逐項紀錄，以便物業報施工方進行維修。業主驗房完畢，驗房人員須提醒業主在“驗房表”上簽字，并在“××小區入伙手續書”和“××小區入伙流程表”上簽字確認。

三、財務部

財務部安排3名工作人員。

財務人員主要工作就是收錢，對業主提出的任何問題可以應付一下，不用過多解釋，可請業主至物業部、工程部解決各種問題，財務人員不可隨便離開財務收費辦公室。收款時發生事件可直接與財務經理直接聯系。