限制電子郵件

盡管格洛麗亞·馬克的研究顯然支持了源迅的零郵件政策，也支持了謝恩·休斯的禁郵周實驗，馬克本人更傾向于不那么激烈的措施。“我認為人們應該限制每天閱讀郵件的次數，而不是一直查看。”她如是說。對于她來說，適量讀取郵件，而不是完全禁止，顯得更為人性化。有意思的是，有研究顯示，限制查看郵件的次數，能達到和完全禁止郵件一樣的效果。適量查看郵件的政策也許已經足夠達到同樣的減壓和提高效率的成果。

加拿大不列顛哥倫比亞大學的研究者們設計了一個為期兩星期的實驗，參與者們在自由查看郵件和限制查看次數兩組之間進行切換。研究者隨機安排參與者到其中一組。第一組可以隨時查看郵件（即“無限制郵件”條件）；第二組則被限制每天只能查看郵件三次，剩余時間則必須關閉郵件程序（即“有限制郵件”條件）。

在實驗進行的第二個星期，兩組的指令發生了轉換，第一組轉變到限制郵件條件，第二組則變為無限制郵件條件。每個工作日的下午5點（大致是一天工作結束的時間），所有的參與者都會收到一個鏈接接受問卷調查，該調查從各個層面對參與者的注意力集中程度、壓力指數、積極或消極情緒、健康狀態、參與感、睡眠質量，甚至人生意義的感知，都進行了衡量。這些研究者們發現，當參與者在有限制郵件條件下工作時，相對于無限制郵件條件，壓力指數明顯下降。

在有限制郵件條件下，參與者也覺得不容易分散精力，注意力更為集中。盡管壓力指數是減少郵件使用條件下唯一的直接影響，但較小的壓力帶來了一系列積極的結果，比如社交參與感、睡眠質量和人生意義等。有意思的是，限制查看郵件帶來的減壓效果，堪比許多普通的放松技巧，比如緩慢呼吸、安靜冥想等。也就是說，限制郵件也許不會把人帶到愉快的地方，但帶來的減壓效果卻如身臨其境。

研究者認為，限制郵件能夠減緩壓力、增加效率，因為人們不會再處理多項任務和分散注意力。“郵件幫助人們同時處理多項任務，” 限制郵件研究的先鋒作家科斯塔丁·庫什勒夫（Kostadin Kushlev）說，“郵件把我們的注意力分成一段一段的，并讓我們感覺需要處理的事情太多，來不及完成。”很多研究表明，當兩項任務需要相同層次的認知資源時，人們無法同時處理。因為當需要注意力時，實際上他們不是在同時處理任務，而是在兩項任務之間不斷切換。這就解釋了為什么我們可以一邊正常開車，一邊隨意聽廣播，但是如果要接電話、發信息或發郵件時，我們就無法正常開車，就好像酒后無法正常開車一樣。

同時執行兩項任務時，我們除了需要處理認知負荷之外，在任務間進行切換需要占據更多的認知資源。更糟糕的是，有些理論認為，當到達認知資源極限時，我們的注意力更容易被分散——因此又為認知負荷添加了負擔。每次新郵件的提醒，都是鼓勵切換任務的最好方式。此外，收件箱會讓人們既看到新郵件，又看到已讀郵件列表，都在吸引著人們的注意力。更有甚者，我們中的大部分人都讓郵件程序在后臺一直執行，無論我們手頭正在哪個程序上工作，都情不自禁地被吸引過去查看收件箱。通過讓我們不斷切換任務，郵件不僅僅增加了我們的壓力，更降低了總體工作效率。所以在兩個實驗里，那些在無郵件或限制郵件環境工作下的參與者，報告感覺自己的工作效率更高了。“多任務處理會讓人感到激動，我們可能覺得自己做了很多事。” 庫什勒夫說，“這種主觀認知是一種幻覺。”

除了分散注意力之外，工作郵件還損害了我們關注家庭的能力，破壞我們所追求的工作——家庭平衡。所以雖然只有一小部分公司真正采用了蒂埃里·布倫頓在源迅公司的零郵件政策，很多公司已經邁出了一步——在正常的工作時間里限制郵件。

2011年，源迅公司的零郵件政策執行幾個月后，大眾汽車公司決定，在工作時間外禁止郵件交流。公司把郵件服務器設置為工作日結束半個小時后，德國員工彼此停止接收或發送郵件，服務器直到下一個工作日開始的前半個小時，才恢復正常連接。大眾公司的員工下班后依然可以打電話或瀏覽網頁，但是不再有新郵件進來，員工正在寫的郵件也只能到第二天服務器恢復時才能發送出去。該限制郵件政策只針對工會政策下的員工，高級管理層不包括在內。大眾公司實行該政策不久，德國勞工局也對自己的員工采用了該政策，并建議別的公司都效法，或者至少可以對郵件使用規劃出明確的指導。時至今日，盡管大眾公司的某些實踐被認為帶有欺騙性，這種限制郵件的方法依然具有積極意義。

后來，德國宣布這個消息之后，法國也報道了了類似的新聞，著名的法國工會和科技咨詢產業的就業者簽署了一份協議。該協議涉及了大約25萬名“匿名員工”，就關于切斷交流工具、讓員工在工作時間外不受到打擾等方面，進行了明確的規定。這些員工都不在法國標準的每周工作35個小時的規定范圍內，他們周末也需要工作，有時每天的工作時間甚至達到13小時。這份協議規定這些員工每7天必須休息一天，并且在休息時不受電子郵件干擾。

而最為創新的反電子郵件策略來自德國戴姆勒汽車公司。作為大眾汽車的競爭對手，戴姆勒把目標對準了假日期間的電子郵件，而不是下班后的郵件。2014年，戴姆勒公司在郵件服務器上安裝了一個新的軟件，可以讓員工選擇“假日郵件”的自動回復。和傳統的自動回復一樣，當員工度假中收到一封郵件時，發件人會自動收到一封回復，被告知收件人正在度假以及何時回來等。而和傳統自動回復不同的是，該軟件會通知發件人，郵件會被自動刪除，并要求發件人在收件人回來后重發或發給另一個在上班的人。正在度假的員工因此完全不會看到（也不用想到）郵件，通常他們的收件箱都會是空的。該程序不是強制要求，但是全德國大約10萬名員工可以選擇應用該程序。

盡管下班后的禁郵舉措只是看上去促進了工作——家庭平衡，研究顯示，該舉措更能幫助員工保持對工作的參與感和滿意度。馬庫斯·巴茨、威廉·貝克爾和溫迪·博斯韋爾共同參與的一項研究表明，下班后仍接收郵件的人比不再接收郵件的人更為易怒，而這種憤怒會影響到他們的個人生活。

在連續7天的時間里，研究者每天都對341名工作者進行問卷調查。參與者都會在每晚5點到6點之間收到一封電子郵件，郵件里包含著填寫問卷調查的鏈接。參與者被要求一邊回想下班后最新收到的郵件，一邊填寫問卷，如果下班后沒有收到郵件，就不用填寫問卷。該問卷調查包含了很多不同的項目，比如他們對郵件語氣的感覺、回復的時間限制、自我感受以及該郵件是否影響到了工作外的生活等。在問卷最開始，還調查了諸如他們對上級的感覺，以及他們是否愿意把工作和生活混在一起等問題。

當研究者對采集到的數據進行分析時，馬庫斯·巴茨和同事們發現，當員工下班后收到一封在他們看來語氣消極的郵件時，他們通常都會感到氣憤，幸福感下降，同時影響到工作外的生活。當員工收到一封語氣積極的郵件時，他們通常也會覺得高興，但該幸福感轉瞬即逝。除了語氣以外，如果回復該郵件需要花費很長的時間，員工們也會感到生氣。“下班后的郵件確實會影響這些員工的個人生活。”巴茨這樣說道。除了下班后的郵件會影響員工個人生活外，研究者們還發現，如果員工認為上級太過苛責，或上級管得太寬，讀取郵件會更容易引起憤怒。

總之，下班后的郵件不僅僅會影響到工作外的生活，也會影響到工作本身，尤其是會加深員工和上級之間一直存在的緊張關系。專家們認為，管理者應該重視這些研究結果，謹慎處理下班后發送的郵件；而對下班后收到郵件產生憤怒的員工，專家建議可以考慮離職，或換一家對工作郵件有所限制的公司。

無論公司領導層是否決定限制電子郵件，是否限制員工查看郵件的次數，是否完全禁止郵件，各項研究和最近的實驗都提供了強有力的證據：電子郵件并非最為有效的交流工具。除了影響工作——家庭平衡之外，還會對工作效率產生不利影響。清理收件箱會讓你感覺良好——似乎擁有超高效率。但事實上，除非你的工作本身是刪除郵件，否則你花費在收件箱上的時間也許并不那么明智。