第一章 消滅公司里的電子郵件

全球的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者發(fā)現(xiàn)，禁止或限制員工使用電子郵件會(huì)讓他們的工作效率更高，而不是相反。這種發(fā)現(xiàn)和最近的一項(xiàng)研究正相吻合——電子郵件的存在弊大于利。

我們每天發(fā)送1000億封電子郵件，其中大部分涉及商業(yè)領(lǐng)域。你可能會(huì)把每天的電子信息轟炸視為一種科技進(jìn)步的標(biāo)志，但法國(guó)科技公司源迅（Atos SE）的首席執(zhí)行官蒂埃里·布倫頓并不這么認(rèn)為。他把電子郵件比喻成污染——電子郵件污染。當(dāng)布倫頓意識(shí)到不斷涌入的電子郵件分了他和公司員工的心時(shí)，他取消了這一在他看來(lái)對(duì)公司生產(chǎn)力產(chǎn)生消極影響的工具。

2011年2月，布倫頓宣布禁止使用電子郵件。他想用三年的時(shí)間，讓源迅變成“零郵件”企業(yè)。“我們大量生產(chǎn)數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)正迅速污染我們的工作環(huán)境，并漸漸滲入個(gè)人生活。”在源迅網(wǎng)頁(yè)上的一份公開(kāi)聲明里，布倫頓如是說(shuō)，“我們現(xiàn)在正采取行動(dòng)扭轉(zhuǎn)該局面，就如同企業(yè)在工業(yè)革命后采取行動(dòng)減少環(huán)境污染一樣。”

這種言論非常令人驚訝，有很多原因。首先，源迅并不反對(duì)科技：它本身是一家前沿的信息科技服務(wù)公司。源迅也不是小型創(chuàng)業(yè)型公司：在發(fā)表此聲明時(shí)，它在世界各地有超過(guò)40處辦公室，員工人數(shù)超過(guò)7萬(wàn)。但源迅公司的龐大規(guī)模在布倫頓看來(lái)并不是形成交流阻塞的借口。“我們每天接收和發(fā)送的電子郵件數(shù)量如此龐大，公司已無(wú)力負(fù)荷，”他如是說(shuō)，“管理層每星期要花5～20小時(shí)的時(shí)間處理電子郵件。”布倫頓本人也不是那種不按常理出牌的創(chuàng)業(yè)者，樂(lè)于嘗試任何大膽的新方法。事實(shí)上，他已步入中年，曾經(jīng)擔(dān)任法國(guó)財(cái)政部長(zhǎng)以及哈佛商學(xué)院教授。可以肯定，他一定經(jīng)過(guò)了深思熟慮，才說(shuō)出“電子郵件已經(jīng)慢慢退出管理和經(jīng)營(yíng)企業(yè)最佳策略的舞臺(tái)”這一論斷。

實(shí)際上，在全公司范圍內(nèi)宣布之前，布倫頓自己已經(jīng)貫徹“零郵件”哲學(xué)很長(zhǎng)時(shí)間。大約5年前，他還在法國(guó)政府任職時(shí)，就已經(jīng)停止使用內(nèi)部郵件，因?yàn)樗l(fā)現(xiàn)電子郵件并沒(méi)有幫助他更好地工作。布倫頓在源迅的員工中也發(fā)現(xiàn)類似情況，盡管他們還沒(méi)有立即看到問(wèn)題所在。源迅抽取了300位員工做樣本，觀察他們的郵件數(shù)量。僅僅一周內(nèi)，這300名員工發(fā)送和接收了超過(guò)85000封電子郵件。對(duì)這些員工進(jìn)行調(diào)查時(shí)，大部分員工都表示無(wú)法跟上郵件的節(jié)奏，而為此付出的時(shí)間都白白浪費(fèi)了，為此付出的努力更是成為他們處理更為重要工作的阻力。布倫頓發(fā)現(xiàn)員工們意識(shí)到的和他多年以前的想法不謀而合。所以他立即禁止了電子郵件。

當(dāng)然，源迅并沒(méi)有禁止交流，甚至沒(méi)有禁止電子化交流。相反，公司試圖尋找一款更好的管理網(wǎng)絡(luò)交流的工具。公司買下了另一家軟件公司BlueKiwi，并利用其技術(shù)在全公司范圍內(nèi)構(gòu)建了自身社交網(wǎng)絡(luò)。該網(wǎng)絡(luò)組織了約7500個(gè)群組供員工參與。這些群組代表了產(chǎn)品、內(nèi)部課程以及其他眾多需要合作的項(xiàng)目。和電子郵件不同的是，這些群組是全透明的，所有新成員都可以看到某一個(gè)問(wèn)題的所有交流記錄。和電子郵件相同的是，所有對(duì)話都按主題分組，群組新成員可以瀏覽討論歷史。然而，和電子郵件不同的還有，對(duì)話不會(huì)推送到員工郵箱，打擾到他們集中精力工作的時(shí)間。員工可以自由選擇何時(shí)進(jìn)入討論。

該社交網(wǎng)絡(luò)也讓員工實(shí)現(xiàn)在全公司范圍內(nèi)，更為方便地尋找專家、分享知識(shí)，以及最為重要的——合作無(wú)間。該全新系統(tǒng)大幅度縮減了內(nèi)部電子郵件。為了讓管理層適應(yīng)，源迅甚至為超過(guò)5000名經(jīng)理開(kāi)設(shè)了培訓(xùn)課程，教他們?nèi)绾卧凇傲汔]件”環(huán)境下領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)和項(xiàng)目。公司還培訓(xùn)了3500名“推廣大使”，為同事適應(yīng)新系統(tǒng)提供培訓(xùn)和支持。現(xiàn)如今，全公司已經(jīng)完全轉(zhuǎn)換為新系統(tǒng)，并正式要求所有項(xiàng)目和交流過(guò)程為“零郵件”。

最初的想法正在慢慢實(shí)現(xiàn)。盡管源迅沒(méi)有完全達(dá)成目標(biāo)，一家獨(dú)立公司在2014年的一項(xiàng)調(diào)查表明，源迅公司縮減電子郵件的努力正逐步顯示成效。截至2013年底，源迅已經(jīng)認(rèn)證了220個(gè)項(xiàng)目為“零郵件”，并把郵件總量縮減了60%，從每人每星期100封電子郵件，縮減到不到40封。

更重要的是，現(xiàn)在員工們表示感覺(jué)工作更為高效，協(xié)作性更高。內(nèi)部社交網(wǎng)絡(luò)加強(qiáng)了協(xié)作，使員工不再因?yàn)樾锣]件的提醒聲分散精力，并切實(shí)為分組交流提供了設(shè)計(jì)優(yōu)良的平臺(tái)。源迅員工每個(gè)月在公司內(nèi)部群組里發(fā)布信息超過(guò)30萬(wàn)次，而這些信息每個(gè)月的瀏覽量約為200萬(wàn)次。最重要的一點(diǎn)，這些瀏覽都是自愿選擇。

這些縮減郵件的努力也讓公司受益匪淺：2013年，源迅的運(yùn)營(yíng)利潤(rùn)從6.5%上升到了7.5%，每股盈利上升超過(guò)50%，行政成本則從13%下降到了10%。當(dāng)然，不是說(shuō)所有的進(jìn)步都?xì)w功于禁止電子郵件，但禁止電子郵件確實(shí)功不可沒(méi)。

電子郵件革命

蒂埃里·布倫頓并不是第一個(gè)公開(kāi)反對(duì)電子郵件的科技領(lǐng)導(dǎo)者。印象筆記的首席執(zhí)行官和創(chuàng)始人菲爾·利賓（Phil Libin）認(rèn)為，電子郵件的問(wèn)題不僅僅在于數(shù)量，還在于其處理方法。“收件箱這一概念非常有害，它影響生活，影響效率。思考一下什么是收件箱，收件箱就是一份列表，記錄著你已經(jīng)拖延的事項(xiàng)，并按照錯(cuò)誤的方法排序。這可不是你想要的工作方式。”利賓如此說(shuō)道，“如果每天收到兩到三封電子郵件，沒(méi)什么問(wèn)題。但我們現(xiàn)在經(jīng)歷的郵件數(shù)量是徹底違背郵件初衷的。”

澳大利亞軟件公司Atlassian總裁杰伊·西蒙斯也認(rèn)為郵件有害的原因在于，其錯(cuò)誤的使用方法以及使用太過(guò)頻繁。“我們現(xiàn)在用郵件做很多不合時(shí)宜的事情。郵件作為指令性交流的一種通知是很不錯(cuò)的，”他說(shuō)，“但如果想要通過(guò)郵件討論重大事宜，并不是一個(gè)好方法。”

源迅公司甚至也不是唯一禁止郵件的企業(yè)。南美洲旅游在線對(duì)比網(wǎng)站el Mejor Trato（eMT）聯(lián)合創(chuàng)始人之一克里斯蒂安·倫內(nèi)拉認(rèn)為他的團(tuán)隊(duì)非常善于回復(fù)郵件，但是郵件也非常善于分散他的團(tuán)隊(duì)的注意力。所以他取消了郵件，或者至少禁止了所有的內(nèi)部郵件。這一做法起初遭到了員工的反對(duì)，但是經(jīng)過(guò)三個(gè)月的試驗(yàn)期，所有人都接受了。“我們不可能再回頭使用郵件，”倫內(nèi)拉說(shuō)，“我們擁有效率。”倫內(nèi)拉的公司規(guī)模比源迅要小得多，但是實(shí)施禁郵舉措可能更為艱難，因?yàn)閑MT沒(méi)有辦公室，所有員工都遠(yuǎn)程工作。和源迅一樣，eMT建立了內(nèi)部交流網(wǎng)絡(luò)來(lái)管理項(xiàng)目和進(jìn)行交流。同樣和源迅的系統(tǒng)一樣，eMT的系統(tǒng)也沒(méi)有任何讓正集中精力的員工分心的通知和提醒功能。

最近，很多不同的調(diào)查研究都支持這些領(lǐng)導(dǎo)者的論斷，即電子郵件不是保持高效和輕松的最好工具。許多調(diào)查表明，源迅的員工的經(jīng)驗(yàn)非常具有代表性。2014年，人們每天發(fā)送和接收的郵件數(shù)量超過(guò)了1080億封。電子郵件平均占據(jù)員工一天工作的23%，而平均每個(gè)員工每小時(shí)查看郵件的次數(shù)為36次。

一項(xiàng)調(diào)查研究支持了布倫頓禁止內(nèi)部郵件。加州大學(xué)爾灣分校教授格洛麗亞·馬克、斯蒂芬·沃達(dá)和美國(guó)陸軍官員阿曼德·卡得洛一起進(jìn)行了一項(xiàng)實(shí)驗(yàn)，他們切斷了13名信息技術(shù)人員的電子郵件，并用不同方式對(duì)結(jié)果進(jìn)行測(cè)量。研究學(xué)者們?cè)谧畛醯娜鞎r(shí)間內(nèi)對(duì)實(shí)驗(yàn)對(duì)象進(jìn)行采訪，并通過(guò)肉眼和電腦軟件進(jìn)行觀測(cè)。馬克和他的同事甚至測(cè)量了參與者的心跳速率（代表壓力指數(shù)）。然后他們安裝了一個(gè)過(guò)濾軟件，把所有參與者的電子郵件保存至以后再看，同時(shí)切斷了所有新郵件的通知。（在切斷郵件前，參與者可以隨時(shí)查看郵件。）

這種“零郵件”環(huán)境持續(xù)了5天，在此期間，學(xué)者們繼續(xù)觀察參與者，追蹤其電腦使用情況，測(cè)量其心跳速率等。由于無(wú)法查看郵件，這些參與者的生活習(xí)慣發(fā)生了改變：他們開(kāi)始進(jìn)行更為頻繁的面對(duì)面以及電話交流。研究者們還注意到，除了一名參與者以外，其他所有人在每一個(gè)電腦程序中工作時(shí)間更長(zhǎng)；這說(shuō)明參與者們的注意力更多集中到面前的任務(wù)上，而不會(huì)一邊做手頭的工作，一邊不斷被郵件分心。而在“零郵件”時(shí)段里，參與者的壓力指數(shù)顯著下降。簡(jiǎn)言之，當(dāng)參與者無(wú)法使用電子郵件時(shí)，他們的注意力更為集中，壓力更小。參與者們自身也感受到這種效果，他們反復(fù)表示，和過(guò)去的工作條件相比，沒(méi)有郵件的環(huán)境讓他們更放松，注意力更集中，工作也更為高效。

關(guān)于工作效率的研究結(jié)果尤為有趣：當(dāng)我們把郵件清理完畢之后，通常都會(huì)覺(jué)得更為高效，盡管也許根本沒(méi)有完成什么有價(jià)值的工作。顯然，這些研究者的發(fā)現(xiàn)表明，布倫頓的零郵件政策確實(shí)對(duì)提高工作效率和收益起到了積極的作用。

格洛麗亞·馬克認(rèn)為，將零郵件政策納入公司制度是一項(xiàng)有效之舉。她說(shuō)：“企業(yè)應(yīng)該全面強(qiáng)制實(shí)行零郵件，否則如果有個(gè)體想掙脫該郵件網(wǎng)，將會(huì)受到懲罰和被排除在外。”

在對(duì)馬克的研究一無(wú)所知的情況下，謝恩·休斯對(duì)自己的員工進(jìn)行了一項(xiàng)實(shí)驗(yàn)。休斯是領(lǐng)導(dǎo)力學(xué)習(xí)公司董事長(zhǎng)，該公司總部位于加利福尼亞州，是一家咨詢公司。2012年，休斯發(fā)布了行政命令，禁止內(nèi)部郵件交流一周。

休斯的員工們起初對(duì)此舉深表懷疑，不知道如果沒(méi)有郵件作為合作工具，他們?cè)撊绾瓮瓿扇魏问隆Ｓ行﹩T工甚至以為公司將會(huì)陷入混亂，甚至停滯。但是一個(gè)星期慢慢過(guò)去，團(tuán)隊(duì)發(fā)現(xiàn)電子郵件實(shí)際上是一個(gè)很遲鈍的工具。傳統(tǒng)的交流方法，比如面對(duì)面談話和打電話，其實(shí)更為有用。“禁用郵件一個(gè)星期，我們不僅對(duì)手頭的工作更為深思熟慮，更促使我們對(duì)身邊的人和事更為關(guān)注。”休斯回憶道。

休斯還發(fā)現(xiàn)，在禁用郵件的一個(gè)星期中，全公司的壓力指數(shù)下降，工作效率提高。“當(dāng)我們不再發(fā)送郵件時(shí)，也就不用寫郵件了，”休斯如此回憶，“一天下來(lái)，壓力減輕程度是顯而易見(jiàn)的，效率提高也是如此。”這和馬克的研究的預(yù)期效果如出一轍。“也許是兩個(gè)團(tuán)隊(duì)在摩擦中形成的相互信任，也許是我們共同解決問(wèn)題帶來(lái)的意想不到的創(chuàng)造性，我們感覺(jué)通過(guò)重新拾起被忽視已久的人與人交往的力量，彼此的距離在拉近。”