魏國政治家曹丕在《典論·論文》中把文章看作“經國之大業，不朽之盛事”。鄧小平則說：“拿筆桿是實行領導的主要方法?！惫钠鸩莸倪^程，是一個“鳳凰涅”的過程，起草者通過艱辛的勞動，使發文機關的集體意志這種無形的思想轉化為有形的文字，形成了初稿，具備了載體，實現了從“虛”到“實”的驚人一躍。如果初稿上合黨和國家的方針、政策，下合機關、單位的實情，中合領導意圖，領導予以簽發，那么通過起草公文，秘書人員便發揮了輔助作用。

3.公文起草是復雜的勞動過程

公文起草是一個復雜的腦力勞動過程。“看似尋常最奇崛，成如容易卻艱辛”。要完成好公文起草過程，認識能力是前提。鄧小平同志在《中央顧問委員會第三次全體會議上的講話》中，評價十二屆三中全會通過的《關于經濟體制改革的決定》時說：“這次的文件好，就是解釋了什么是社會主義，有些是我們老祖宗沒有說過的話，有些新話。我看講清楚了，過去我們不能寫出這樣的文件，沒有前幾年的實踐不可能寫出這樣的文件，寫出來也很不容易通過。這一文件之所以寫得好，就是因為在前幾年的實踐中提高了認識，回答了新情況新問題。”可見，公文起草的前提在于提高認識能力。要完成好公文起草過程，思維能力是基礎。從認識事物到成文定稿，貫穿著思維活動。

有的人苦思冥想，寫出來的東西卻不像樣子，原因主要是想問題的方法、路子不對頭，鉆了牛角尖或走到歪路上去了。要想問題對路，就要具備一定的邏輯思維能力。要完成好公文起草過程，寫作水平也很重要?！坝辛苏_的觀點和正確的思想，還要有比較恰當的表述方式告訴別人”（毛澤東語）。寫作水平提高了，我們就能把思想輸送出來，把信息傳遞出去，從而產生效用。

4.公文起草是一種代言行為

一般文章的作者，都是代表自己，以個人的身份在說話，見解是個人化的，情感是個人化的，風格也是個人化的。人們說李白的作品瀟灑飄逸、雄奇壯麗，那是李白的個性使然。而同時代的杜甫，風格則是沉郁頓挫，那也是杜甫的個性使然?？墒枪牡钠鸩菥筒煌?。整體上說，公文沒有作者自己（無論是個人還是集體）的情緒在里面，因為它不是個體化寫作，而是代表一個機關、一個部門、一個團體、一個單位在說話。有時代言人是發文機關的秘書人員，這種代言活動最常見，也最普遍。有時代言人是被代言人的下屬機構，比如《省委省政府關于進一步加強機構編制管理工作的通知》（湘發〔2003〕2號）就是省人事廳、省編辦代省委、省政府起草的，所有的干部任免文件（湘委干）都是省委組織部代省委起草的，等等。有時代言人是發文機關的主管領導本人，這還是一種代言行為，因為領導同志必須以本單位、本機關的集體意志為核心，以黨和國家的法律法規、方針政策以及本地本單位實際為依據，擬定公文內容，而不能隨心所欲。

作為代言人，無論是文秘人員、下級單位，還是領導同志，在起草過程中并不是完全消極的，不能當一個沒有自己思想的傳聲筒。一方面，要領會發文機關的意圖，把代言機關、代言單位的意志充分地表達出來；另一方面，要發揮主觀能動性，對公文主題的正確性、深刻性進行檢驗，對有關材料的真實性進行斟酌，不斷提高文稿質量。

公文的起草要求

《中國共產黨機關公文處理條例》第五章、《人大機關公文處理辦法》第五章第十條第二款、《國家行政機關公文處理辦法》第五章，分別對公文起草提出了要求。我們認為，要發有用文，決不寫無關痛癢、可有可無的東西；要發精品文，決不粗制濫造垃圾式文章；要發速行文，決不搞失去價值的雨后送傘。綜合起來說，公文起草應該符合以下要求。

1.反映實際情況

實事求是，既是衡量公文內容的一把尺子，也是反映發文機關思想水平、工作作風的一面鏡子。上述三個條例、辦法都把反映客觀實際情況作為公文起草的基本要求。正如毛澤東同志在《改造我們的學習》中指出的：“我們要從國內外、省內外、縣內外、區內外的實際情況出發，從其中引出其固有的而不是臆造的規律性，即指出周圍事物的內部聯系，作為我們行動的向導。而要這樣做，就須不憑主觀想象，不憑一時的熱情，不憑死的書本，而憑客觀存在的事實?！狈駝t，公文必然懸空。沙上之塔，縱然建起，也難逃坍塌的命運。在公文起草實踐中，對事實的多少、大小、程度、范圍以至細節等都要做到準確無誤，特別是數據、人物、時間、地點、引文等，都要反復核對。

2.符合上級精神

作為機關企事業單位實施領導的工具，公文中有許多自身即法律法規、方針政策的載體。政策性、遵命性，成為公文的鮮明特征。符合上級精神，要求我們公文起草者必須具備三個觀念。

（1）法律觀念。任何公務活動都不準逾越法律允許的范圍，公文同樣要依法而制，真正做到，“心中有法，慮必及法，言必循法，行必合法”。

（2）政策觀念?！罢吆筒呗允屈h的生命”。貫徹上級文件的文稿，一定要符合其基本精神，并做好本地本單位的結合文章；提出新政策的文稿，要以實際情況為依據，以上級的方針政策為準繩。

（3）紀律觀念。個人服從集體，少數服從多數，下級服從上級，全黨服從中央，這些黨的紀律在公文起草中要認真貫徹。

3.體現領導意圖

公文，是發文機關集體意志的書面發布方式，是領導者管理意圖的物化表達形態。因此，公文起草首先要抓住領導者交擬中闡述的發文目的、主要內容、基本觀點，并且探究領導同志發文意圖的背景與來由，“世事洞明皆學問”。體現領導意圖還要善于把握中心工作。

中心工作是一定時期內投放精力最多、輻射范圍最廣、產生發文意圖最頻繁的工作，對一般性工作具有牽動、制約作用。只要把握住了中心工作，無論起草的文稿屬于哪一方面的內容，執筆者都能做到胸懷全局，視野開闊，寫起來也就縱橫馳騁，揮灑自如了。

4.符合公文規范

公文起草無小事，一枝一葉，一詞一句，是否符合公文規范都關乎公文整體質量的高低，所以，我們一定要注意下列問題。

（1）要合理使用文種。對公文文種的適用范圍、注意事項、公文格式等要爛熟于心，使用時才能“順手拈來”。

（2）要準確限定發文范圍。對公文的送辦范圍（主送機關）、送閱范圍（抄送機關）、印發傳達范圍都要科學確定，既提高辦文工作效率，又節約財力物力。

（3）要符合文面要求。文面是指公文文稿映入讀者眼簾的總體面貌。要講究格式，標題要居中，提行要頂格等等；要規范用紙，紙張的質量、規格都要符合要求；要書寫工整，清楚明白，便于認讀，不要四枝八杈，歪歪斜斜，飛沙走石，字句不分；要勾畫清楚，對于修改、調整的內容，切忌東涂西抹，像迷宮一般，而要標示清楚。

5.按時交卷

從古至今，公文起草都是講究時間觀念的。唐朝曾有過這樣的規定：稽緩制書一天要打五十鞭子，耽誤十天要判一年徒刑，驛傳耽誤一天要打八十大板，要急公文耽擱十一天要流放兩千里。當代公文起草，最基本的要求是“及時、準確、安全”，及時位列第一，足見時效性的重要。

有的機關、有的文秘人員，工作拖拖拉拉，甚至在催辦之下還一拖再拖，今天一兩頁，明天三四張，完全是老牛拉破車的慢悠勁兒。待到文稿擬就，已經時過境遷，“相逢不用忙歸去，明日黃花蝶也愁”。公文起草，無論遇到多大的困難，即使通宵達旦，連續奮戰，也要保證在規定的時限內完成。