第一節公文的含義

什么是公文

公文，全稱公務文書，自古以來定義甚多，眾說紛紜，見仁見智。公文，在古代指的是處理或聯系公務的文件，而在現代一般指行政機關、社會團體和企事業單位在行政管理活動或處理公務活動中產生的，按照嚴格的、法定的生效程序和規范的格式制定的具有傳遞信息和記錄作用的載體文件。公文一般格式較為正式，內容比較規范，并且有行政機關賦予的特定的效能和影響力。而根據中國近期所公布的相關法律文件，給予大量公文可瀏覽的特征和要求，從而使得公眾真正有權利了解政治和參與政治，這不得不說是中國政治的又一進步。

取其共識，公文乃公務活動的產物和工具，是公府所作之文，是公事所用之文。換言之，公文是各級各類國家機構、社會團體和企事業單位在處理公務活動中有著特定的效能和廣泛的用途的文書，它能夠超越時空的限制，為國家管理提供所需的信息。公文處理是圍繞公文形成并產生效力的整體過程，它涉及了國家機關和社會組織的各級各類人員。

廣義公文和狹義公文

1.廣義公文

廣義公文范圍很廣，除通用文書之外，還包括機關、團體、企事業單位的各種文件、電報、報表、會議文件、調查資料、記錄、登記表冊等。

2.狹義公文

狹義公文是指國務院辦公廳《國家行政機關公文處理辦法》中規定的13種行政公文和中共中央辦公廳《中國共產黨機關公文處理條例》中規定的14種黨的主要公文。

第二節公文的特點

公文，也稱公務文件，是在社會活動中直接形成和使用的具有規范體式和法定效用的信息記錄，其區別于圖書、情報、資料等事物的個性點主要有：

（1）由法定作者制發；

（2）具有法定的現實執行效用；

（3）具有規范的體式；

（4）履行法定的程序。

公文和其他實用文體相比，具有7個明顯的特征。

法定性

（1）公文體現著國家的管理職能，因此必須由法定的作者在法定范圍內行使職權時制定和頒發。

（2）公文具有特定效力，用于處理公務；公文具有行政機關賦予的特定的效能和影響力。

（3）公文具有規范的結構和格式，各種類型的公文都有明確規定的格式，而不是像私人文件那樣主要靠各種約定俗成的格式。

規范性

公文的內容必須符合黨和國家的法律、法規、方針、政策及有關規定。它的格式、行文程序也必須遵循一定的要求。為了更方便、有效地辦理事務，公文形成了自身特有的辦理程序和寫作格式。中共中央辦公廳和國務院辦公廳對公文的種類、用途、文面都作了統一的規定。另外，多數常用文種在結構、用語等方面，也有著約定俗成的程式。

政策性

公文是黨的機關和行政機關行使管理職能、辦理具體事務的重要工具，對國家政治、經濟和社會生活的各個領域都有著指導作用，是維護和發展社會主義制度、建設物質文明和精神文明的保障。各級黨的機關和行政機關制發的公文，都必須用來貫徹執行黨和國家的有關政策，執行國家的法律和法令，絲毫不能偏離黨和國家的政治目標和政策軌道。因此，公文是觀點鮮明的文體，是嚴肅鄭重的文體，是有著充分的權威的文體，要求作者必須有嚴肅認真的態度。

實用性

公文是用來處理公務的文書，所以它總是根據現實需要，針對實際問題而制發，有著明確的寫作目的。國務院辦公廳在《國家行政機關公文處理辦法》中，對此提出的要求是“各級行政機關要發揚深入實際、聯系群眾、調查研究、實事求是和認真負責的工作作風，克服官僚主義、形式主義和文牘主義，行文要少而精，注重效用”。

時效性

公文活動是處于一定時段或時期內的事件過程。公文所針對的問題，總是存在于特定的時間范圍之內，一旦時過境遷，公文的實用價值也會隨之喪失。公文的時效性主要體現為時代性、及時性、時限性。所以，公文的寫作、傳遞和辦理，都要求迅速及時。

可靠性

公文涉及的事實以及所引用的材料和數據，必須真實可靠，不得有任何虛假和錯漏。內容真實、準確，這是公文寫作最基本的原則。一般文章寫作中的虛構手法，在公文中不能使用；合理想象、添枝加葉、移花接木的方法，也同樣不能使用。因此，公文寫作一定要核準事實和數據，確保材料的可靠性。

定向性

公文都是由特定機關制發的，并且大部分都是寫給特定對象閱讀的，作者與讀者之間有具體、明確的對應關系。公文的這種定向性特點使得寫作有著很強的針對性。

第三節公文的作用

頒布法規的作用

《國家行政機關公文處理辦法》總則第二條在概述公文的作用時，強調公文“是依法行政和進行公務活動的重要工具”。《中國共產黨機關公文處理條例》也有類似的表述。對于行政公文來說，大到國家的憲法及刑法、民法、訴訟法等各種法律，小到辦理某一具體事務的規定、辦法，在制定出來后，都要通過行政公文予以頒布實施。對于黨的公文來說，條例、規定等就是用來發布黨內規章制度和行為規范的公文文種。行政法規一經發布，任何人都不得違反。黨的規章制度和行為規范，則對黨組織的所有成員都有約束作用。現在，我們國家正在努力進行完善的法制建設，在人民群眾中也在開展深入的普法教育，公文在這方面的作用正在日益強化。

領導和指導作用

黨政機關、企事業單位、群眾團體，都在特定的范圍內擔負著組織、指揮、管理的職責，而實施這些職責的基本工具，就是公文。在黨政公文中，命令、決定、決議、指示、批復等文種，就屬于指揮、管理性的下行公文。這些公文一經下發，下級機關必須執行。大到國家機器的運轉，小到一個企事業單位內部工作有秩序的開展，都跟公文的指揮管理作用密切相關，離開了公文的這一作用，各方面的管理工作很可能陷入混亂狀態。公文本身也體現了上級對下級的領導和指導作用，因此，我們應該意識到，相當多的公文的起草、定稿過程，實質上就是管理工作的實施過程。

行為和規范作用

正所謂“國有國法，家有家規”，政府工作人員的一言一行、一舉一動，直接影響著政府機關功能的有效發揮，甚至影響著國家的聲譽和社會的秩序。公文作為管理國家行政事務的重要工具，其權威性和法定性賦予了它規范和制約社會行為和單位職工活動的作用，所以，公文具有規范和制約的作用。如一些公共場所的公告規定等，具有制約人們某一方面活動的作用，同時它們也是保證社會秩序穩定的重要工具之一。

宣傳和教育作用

決議、公報、公告、通報、會議紀要等文體，還有著很明顯的宣傳教育作用。針對現實生活中普遍存在的某一問題或認識的偏差，擺事實，講道理，進行啟發誘導，使大家明白應該確立什么立場，應該堅持什么原則，進而知道自己應該做什么、怎樣做。從而使廣大人民群眾對黨和國家的方針政策有所了解，有所領會。如為了加快西部地區的開發，促進西部人民群眾的生活水平更上一層樓，國務院就下發了這樣的公文《國務院關于加快發展西部地區的決定》。在這個決定里面就有許多優惠政策，來吸引人才和資金。

聯系和知照作用

公文另一個重要作用是交流信息。下行文中的公告、通告、公報、通知、通報，上行文中的報告、請示，還有作為平行文的函，都有交流信息的基本功能。交流信息，一方面是上情下達，一方面是下情上達，另一方面是友鄰單位互通情報。有了公文作為信息流通的渠道，上下級機關都有可能做到耳聰目明，不至于閉目塞聽。

依據和憑證作用

公文還有明顯的憑證和依據作用。上級發布的下行文，是下級機關開展工作的依據；下級上報的公文，是上級決策的依據；一個機關自己制作的公文，是自己履行職能、開展工作的真實記錄和憑證。在日常工作中常會遇到這樣的情況：對一個具體的事務該如何處理沒有把握，就查找相關的公文，看上級或有關職能部門在這方面有哪些規定，然后按照規定行事。對某次會議的有關情況不夠了解，就查找那次會議的紀要，即可獲得清晰可靠的材料。這些都是公文依據和憑證作用的具體表現。因此，許多重要的公文，都需要歸檔保存很長時間，以便需要時查找。

有了公文這種書面材料，各項工作的進行才能做到有據可查，有案可考，才能避免采用不講政策、不講根據的非正規化的工作方式，也才能防止在工作中犯錯誤、走彎路。

商洽協調作用

很多工作，單憑一個單位很難順利完成，往往需要相關單位給以配合、幫助。這樣，地區與地區、單位與單位、團體與團體之間，就需要加強聯系，互相協商，互相幫助，協調工作。公文實現這一功能的主要文種是“函”，它可以在沒有隸屬關系的機關之間起到溝通、協調的作用，使各個機關形成一個有機的整體，協同處理完成某項公務。

總之，一份公文的作用，通常情況下不是單一的，而是同時具有很多種作用，它們交叉發揮其功能和效用。所以，認真做好公文處理工作，使公文在社會主義現代化建設中發揮重要作用，是各級機關工作人員的重要工作之一。