35歲以前，如果你工作仍沒什么起色，如果你總是覺得自己很忙，但又好像不知道自己在忙什么，你就要仔細調整一下自己的工作方法了。趁自己還年輕，積累一些經驗，學習一些工作中的高效之道吧！它將使你受益一生！

第8件事

學會工作中的高效之道

在現實生活中，我們通常會遇到這樣兩種人：

第一種人性子很急躁，不管你在什么時候遇見他，他都是一副忙碌的樣子。跟他談話的時候，假如時間稍長，他就會不時拿出表一看再看，暗示他的時間很寶貴，表現出極度的不耐煩。他的公司雖然業務做得很大，但是效益總是不盡如人意。

另一種人恰恰相反。每次遇見他，總是表現得很平靜祥和，做事情非常有條理，從來不會給人忙忙碌碌的感覺。別人跟他交談的時候，他也總是表現出極大的耐心，讓人覺得彬彬有禮。盡管他經營的公司規模很大，但從表面上別人卻從來看不出他有絲毫的慌亂，每件事情他都處理得干凈利落。

同樣擁有一定規模的公司，為什么第一種人的時間總是不夠用，總是有很多事情要做，而第二種人卻能夠很輕松地提高公司的業績？這兩種人的差別在哪里呢？是效率！效率是什么？簡單地說，效率就是單位時間的生產力。“效率=成果/時間”，當我們能投入較少的時間完成更多的成果，也就是我們具有較高的效率。效率高的人與做事缺乏效率的人的一個重要區別在于：前者做事有明確的方向，能夠把握事情的重點，有很強的計劃性，他們既對過程負責又對結果負責。而后者做事缺乏效率，或者是有頭無尾，或者是眉毛胡子一起抓，找不到重點，或者沒有計劃性，或者是懶于行動。總之，做事缺乏效率的人，雖然給人的感覺總是很忙碌，似乎有很多事情要做，可是往往顧此失彼，缺乏成效。

事實上，做事效率低的人之所以無法高效地完成工作，并不是因為他們能力不夠、熱情不足，而是沒有掌握正確提高工作效率的方法。

在35歲以前的你，是否覺得自己的生活、工作總是在疲于應付？你是否正在陷入繁忙的工作中而不能自拔？或者你常常會覺得自己就像一只蝸牛，為自己想做的事做不到或無法完成而感到焦慮內疚？你是否會因為別人兩個小時可以做完的工作你卻要做三個小時而感到不安……

如果你已經出現此類現象的話，那么你就要仔細調整一下自己的工作方法了。趁自己還年輕，積累一些經驗，學習一些工作中的高效之道吧！這將使你更加輕松地工作，并會更快取得成績，相信它會使你受益一生。

提高效率要有明確的方向

在工作中要想提高工作效率，必須要有一個明確的方向，因為當你確定方向以后，就可以避免把大量的時間和精力浪費在一些無用的事情上。

有位香港的出租車司機不僅擁有自己的房子，同時兩個小孩都在臺大就讀。一天，有一位乘客乘他的車，從其表情覺察他心情不佳，于是開口了解其狀況，才知道最近他妻子玩六合彩輸了300萬。這位乘客聽了嚇一大跳，以一般開出租車的收入而言，實在很難想象能有此余錢，可以讓妻子花費近300萬。

這位司機的工作習慣，相信一定有值得我學習的地方。乘客心里想，于是他好奇地追問：“您是如何賺到這么多錢的？”

司機笑笑說：“其實很簡單，從30年前開始開出租車，我就養成一個習慣，那就是我每天早上8點出門，一定工作到收入超過3000元才回家休息。您知道嗎？我每天還來得及看八點的電視節目。”

“因為設定了既有目標，所以不會將時間用在與其他朋友閑聊或午休方面，一心只想賺到3000元，所以全神專注在工作上，效率自然高于一般同行，不僅收入尚可，生活正常，30年來，也未曾想過換職業。”

設定目標是提升效率的第一招，因為目標設定是為了避免人性“茍且偷安”的弱點，同時目標是可以驅動人類行為的動力，可以激發人類的潛能。

杰克原來是美國一家軟件公司的普通職員。在他大學剛畢業走進公司的第一天起，他就為自己定下了一個目標：用兩年的時間當上部門經理。從那天起，“部門經理”就像一面旗幟，他沒有一天不按部門經理的身份要求自己。

目標真是一個奇妙的東西，它使杰克每天都被工作的瘋狂激情驅使著。雖然這樣工作起來有些累，但勞累過后，看著自己的工作業績，他便體會到了生活的幸福。

不到一年，杰克就被提拔到了主管的崗位，他工作起來更加努力了。雖然為此犧牲了許多娛樂和休閑時間，但因有了目標，他感覺不到工作的勞累，反而當做一種享受。事業像一列巨大的火車，他就在車上跟著時代的步伐向前跑，不達目標，誓不罷休。他的工作能力和工作業績得到了公司總裁的肯定，在當上主管不到半年的時間里，他又被提升為部門經理，成了公司里提拔最快的、最年輕的經理。

可見，在工作之前首先要想清楚自己要達到什么樣的結果，有一個明確的方向，這樣你就會為這個目標努力，從而提高工作效率。

讓工作條理化

統籌做事，使事情變得更加有條理，往往能達到事半功倍的效果。相反，如果做事情沒有條理，會讓你陷入十分混亂的境地。

有這樣一則寓言故事：

一天中午，笨豬正在家中的園子里悠閑地曬著太陽，它小時候的玩伴山羊突然造訪。多年不見，笨豬很高興，也很興奮，忙不迭地去給山羊泡茶。但因為平時懶散慣了，不知道茶杯、茶葉放在哪個角落，于是，豬開始翻箱倒柜地找，好不容易找到一只落滿灰塵的茶杯。它洗好茶杯，才想起茶葉還沒有找到，又費了九牛二虎之力才找到茶葉。正準備泡茶，卻發現壺里的開水早已用完。于是，它又搖著尾巴開始燒開水，等到水燒開了，山羊卻早已離開了。

這則寓言看似可笑，但它卻給我們揭示了一個道理：

如果不能使事情條理化，想到哪兒，做到哪兒，是不會把事情辦好的。

博恩·崔西在《簡單管理》一書中寫道：“我贊美徹底和有條理的工作方式。一旦在某些事情上投下了心血，帶著明確的目的去做事，就可以減少重復，這樣就能夠大大提高工作效率。”

有秩序是一個人做事有目的的重要前提。歌德說過：“選擇時間就等于節省時間，而不合乎時宜的舉動則等于亂打空氣。”沒有一個合理有序的工作秩序，做起事來必定像無頭蒼蠅一樣亂撞，這樣，要高效率地工作就不可能了。試想，如果一個經理一上午要見客戶，要處理資料，又要寫年度報告，而他卻不懂得合理安排自己的工作秩序，就是找個材料都要花半天時間，哪兒還有效率可言。

工作的有序性，體現在對時間的支配上，首先要有明確的目的性。很多成功人士就指出，如果能把自己的工作任務清楚地寫下來，便很好地進行了自我管理，就會使工作條理化，因而使個人的能力得到很大的提高。只有明確自己的工作是什么，才能認識自己工作的全貌，從全局著眼觀察整個工作，防止每天陷于雜亂的事務之中。明確的辦事目的將使你正確地掂量各個工作之間的不同側重，弄清工作的主要目標在哪里，防止不分輕重緩急，耗費時間又辦不好事情。

只有明確自己的責任與權限范圍，才能擺脫自己的工作與上下級的工作以及同事工作中的互相扯皮現象。

使自己的工作明確化的最簡單方法，就是填寫自己應做工作的清單。首先試著在一張紙上毫不遺漏地寫出你需要做的工作。凡是自己必須干的工作，且不管它的重要性和順序怎樣，一項也不漏地逐項排列起來，然后按這些工作的重要程度重新列表。重新列表時，你要試問自己：如果我只能干此表當中的一項工作，首先應該干哪一件事呢？然后再問自己：接著該干什么呢？用這種方式一直問到最后一項。這樣就按著重要性的順序列出了自己的工作一覽表。其后，對你要做的每一項工作應該怎么做，根據以往的經驗，在每項工作上總結出你認為最合理有效的方法。

為了使工作條理化，不僅要明確你的工作是什么，還要明確每年、每季度、每月、每日的工作及工作進程，并通過有條理的連續工作，來保證正常速度執行任務。在這里，為日常工作和下一步進行的項目編出目錄，不但是一種不可估量的時間節約措施，也是提醒人們記住某些事情的手段。可見，制定一個合理的工作日程是多么重要。

工作日程與計劃不同，計劃在于對工作的長期打算，而工作日程表是怎樣處理現在的問題。

比如今天，還有明天的工作，就是逐日推進的計劃。有許多人抱怨工作太多又雜亂，其實是由于他們不善于制定日程表，無法安排好日常工作，有時候反而抓住沒有意義的事情不放，所以才被工作壓得喘不過氣來。

要事第一

工作需要章法，不能眉毛胡子一把抓，要分輕重緩急，這樣才能一步一步地把事情做得有節奏、有條理。工作效率高的人，都能把重要的事情放在第一位。

伯利恒鋼鐵公司總裁理查斯·舒瓦普，為自己和公司的低效率而憂慮，于是去找效率專家艾維·李尋求幫助，希望李能賣給他一套思維方法，告訴他如何在短短的時間里完成更多的工作。

艾維·李說：“好！我10分鐘就可以教你一套至少提高50%效率的最佳方法。”

“把你明天必須要做的最重要的工作記下來，按重要程度編上號碼。最重要的排在首位，以此類推。早上一上班，馬上從第一項工作做起，一直到完成為止。然后用同樣的方法對待第二項工作、第三項工作……直到你下班為止。即使你花了一整天的時間才完成了第一項工作，也沒關系。只要它是最重要的工作，就堅持做下去。每一天都要這樣做。在你對這種方法的價值深信不疑之后，叫你公司的人也這樣做。”

“這套方法你愿意試多久就試多久，然后給我寄張支票，并填上你認為合適的數字。”

舒瓦普認為這個思維方式很有用，不久就填了一張2.5萬美元的支票給李。舒瓦普后來堅持使用艾維·李教給他的那套方法，5年后，伯利恒鋼鐵公司從一個鮮為人知的小鋼鐵廠一躍成為最大的不需要外援的鋼鐵生產企業。舒瓦普常對朋友說：“我和整個團隊堅持揀最重要的事情先做，我認為這是我的公司多年來最有價值的一筆投資！”

對待工作，一定要注意區分輕、重、緩、急，集中力量在重要的事情上，而不是每天完成一堆既不重要又不緊急的事情以自慰。

在一堂時間管理課上，教授在桌子上放了一個裝水的罐子，然后又從桌子下面拿出一些正好可以從罐口放進罐子里的鵝卵石。當教授把石塊放完后，問他的學生：“你們說這罐子是不是滿的？”“是！”所有的學生異口同聲地回答。“真的嗎？”教授笑著問。然后再從桌底下拿出一袋碎石子，把碎石子從罐口倒下去，搖一搖，再加一些，再問學生：“你們說，這罐子現在是不是滿的？”這回他的學生不敢回答得太快。最后班上有位學生怯生生地細聲回答道：“也許沒滿。”“很好！”教授說完后，又從桌下拿出一袋沙子，慢慢地倒進罐子里。倒完后，于是再問班上的學生：“現在你們再告訴我，這個罐子是滿的呢，還是沒滿？”“沒有滿！”全班同學這下學乖了，大家很有信心地回答。“好極了！”教授再一次稱贊這些“孺子可教”的學生們。稱贊完了，教授從桌底下拿出一大瓶水，把水倒在看起來已經被鵝卵石、小碎石、沙子填滿了的罐子里。當這些事都做完之后，教授正色問他班上的同學：“我們從上面這些事情得到什么重要的啟示？”班上一陣沉默，然后一位自以為聰明的學生回答說：“無論我們的工作多忙，行程排得多滿，如果要逼一下的話，還是可以多做些事的。”這位學生回答完，心中很得意地想：“這門課到底是講的時間管理啊！”教授聽到這樣的回答后，點了點頭，微笑道：“答案不錯，但并不是我要告訴你們的最重要信息。”說到這里，這位教授故意停頓一下，用眼睛向全班同學掃了一遍說：“我想告訴各位最重要的信息是，如果你不先將大的‘鵝卵石’放進罐子里去，也許你以后永遠沒有機會把它們再放進去了。”

這個故事告訴我們的就是要事第一的重要性。就像往罐子里先放鵝卵石一樣，與其把你所有的精力分散到許多無關緊要的事情上，還不如看準一件最重要的工作，集中精力，埋頭苦干。這樣就一定會收到更好的效果。人的精力是有限的，集中精力在重要的事情上是提高工作效率的一個重要的工作方法。

今日事今日畢

清人文嘉有首著名的《今日歌》唱道：“今日復今日，今日何其少，今日又不為，此事何時了？人生百年幾今日，今日不為真可惜，若言姑待明朝至，明朝又有明朝事。”

任何事情如果沒有時間限定，就如同開了一張空頭支票。只有懂得用時間給自己壓力，到時才能完成。所以你最好制定每日的工作時間進度表，記下事情，定下期限，讓每天都有目標，也都有結果，日清日新。

比爾年輕時在大企業工作，主管的辦公桌上，有一個兩層公文架，下一層標示“文件進”，上一層標示“文件出”，在“文件出”字上面，用紅色寫著斗大的字“不過夜”。而且比爾發現，除非主管連續出差好幾天，否則公文架上幾乎看不到公文。

比爾的主管行事非常悠閑，不像其他單位的主管顯得慌張，而且行事皆有規劃、目標皆能達成，受到長官的欣賞與尊重。在他的栽培下，比爾個人也晉升相當快速，待比爾升任組長時，主管要秘書送比爾一個同樣的公文架，同樣貼了相同的標示，斗大的紅字“不過夜”。是的，公文不過夜，就是“今日事今日畢”的最佳具體表現。

現在，每當夜晚比爾上完夜間課程回到公司，進入自己的辦公室，看到公文架上一堆的文件，雖然沒有斗大的“不過夜”3個字，可是比爾已習慣了“公文不過夜”的原則，每每工作到半夜，而不覺得累，一心只想把工作完成。因為他知道，如果他不完成，明天他將會更累，而且會更辛苦。

每個月要輔導10家公司以上，加上至少20小時的演講，還要處理公司行政事務、寫書、參加社團……最讓比爾公司同仁佩服的是，只要他一進辦公室，無論如何，他一定將該辦的事項辦好才下班，無論忙到幾點。

“今日事今日畢”，比爾于工作忙碌之中，凡事有“截稿”時間的壓力，讓他絕不敢拖延，習慣成自然，工作效率便在無形中不斷提升。

在工作中，有時我們可能會覺得做不完，或是覺得今天太疲勞了，不如明天早上來了再做，那時可能精神更好，可是你要知道，每天有每天的事，今天的事與昨天的事不同，而明天也自有明天的事。如果你一直拖延下去的話，工作效率怎么可能會提高呢？

所以，如果你想提高工作效率，必須養成“今日事今日畢”的習慣。

測試開始

1.上班前天氣似乎要變，帶雨具又麻煩，你能很輕松地做出決定嗎？

2.做一項重要工作之前，你會為自己制訂工作計劃嗎？

3.你是否充分信任自己的合作者呢？

4.對自己許下的諾言，你是否能一貫遵守？

5.你能在原來的工作崗位上輕而易舉地適應與過去的習慣迥然不同的新規定、新方法嗎？

6.平時你能直率地說明自己拒絕某事的真實原因，而不虛構一些理由來掩飾嗎？

7.辛苦工作之時，你是否計分評估？

8.你認為自己勤奮而不疏懶嗎？

9.為了公司整體的利益，你會得罪某人嗎？

10.做一項重要工作之前，你是否盡可能獲取最好的建議呢？

11.你是否善于傾聽？

12.如果你了解到在某件事上上司與你的觀點截然相反，你還能直抒己見嗎？

13.你進入新的部門，能很快適應這一新的集體嗎？

14.星期一，上司要你在星期五下班后提交一個方案，到了規定時間，你發現自己的方案有不完善的地方，而且周末上司外出度假，你認為應該保證質量，到下星期一再上交嗎？

15.你善于為自己尋找合適的借口，來掩飾工作中的小錯誤嗎？

16.對于一項執行上有困難的工作，你是否能全力以赴呢？

17.對于工作中不明白的地方，你會向領導提出疑問嗎？

18.你常有順利完成工作的自信嗎？

評分標準

回答“是”得1分，回答“否”不得分，但第14題、第15題回答“否”扣2分，計算總分。

如果你第14題、第15題，都回答“否”，你有必要檢查一下自己對本測試的態度，如果有失偏頗，建議你重測一次。

測試結果

10分以下：你做事往往拖拖拉拉。比如一件工作，如果有誰替你去做，你會對他感激不盡，你使人覺得難以信賴，與你共事會感到很疲憊。也許對你來說，不做事才最逍遙，但在你拒絕做事或不負責任的時候，你也失去了一次成功的機會。

11～16分：你的執行力一般。工作中你很少有較高的效率，但你也不會拖公司的后腿。也許你正為自己有游刃職場的能力而沾沾自喜，這卻是你最大的缺點，千萬別以為“混同于世”就會一帆風順，要想有良好的工作業績、獲得升遷的機會，你就要發揮自己的全部能量，埋頭苦干，這樣你才能出人頭地。

17～18分：你的執行力較好。你有較開闊的眼界與合理的知識結構，再加上你的果斷與良好的敬業精神，可以肯定你是上司、同事們信賴的對象。如果輔以正確的執行方法，你肯定會有更高的工作效率，能夠取得較好的工作業績。