事情做到一半才發(fā)現(xiàn)有所疏漏，以致影響工作進(jìn)度；有很多方法可以將工作做好，卻不懂得活用；常常等到工作期限將至、火燒眉毛了，才開(kāi)始行動(dòng)；突發(fā)狀況導(dǎo)致原定計(jì)劃大亂，只得手忙腳亂地重新安排全部事務(wù)……明明一開(kāi)始也有心、有能力將事情做好，為何最后總落得力不從心、草草了事呢？

產(chǎn)生以上失誤的原因在于沒(méi)有一個(gè)完善的規(guī)劃。史蒂文·芬克也曾說(shuō)：“重視規(guī)劃，一切從規(guī)劃做起。這才是能幫助你快速前進(jìn)的最有效的方法。知道自己準(zhǔn)備好之后的力量，才能與命運(yùn)周旋。”

如下的內(nèi)容將帶領(lǐng)你輕松完成工作規(guī)劃，助你順利晉升工作達(dá)人。

底線思維：有目標(biāo)才能高效

有一部美國(guó)電影名為《肖申克的救贖》，劇中背負(fù)殺妻之名，被蒙冤入獄的主人公精心策劃了一項(xiàng)長(zhǎng)達(dá)二十年的越獄計(jì)劃，可以說(shuō)是把“工作規(guī)劃”發(fā)揮到淋漓盡致的生動(dòng)例子。

年輕的銀行家安迪，在不幸入獄后，先花費(fèi)三個(gè)月觀察囚犯間的層層關(guān)系，然后決定接近監(jiān)獄里的“萬(wàn)事通”瑞德，成功購(gòu)得了一柄小鐵錘，之后又耗時(shí)三年，靠著財(cái)經(jīng)專長(zhǎng)幫獄卒節(jié)稅，鞏固自己在監(jiān)獄里的地位。

入獄十年后，安迪已協(xié)助許多獄友考取高中學(xué)歷，讓典獄長(zhǎng)信任他的管理才能；在剩下的十年里，他又幫貪婪的典獄長(zhǎng)洗錢，并暗中留下記錄。最后，就在所有人都認(rèn)為安迪已安于監(jiān)獄生活時(shí)，才發(fā)現(xiàn)他用當(dāng)初那把小鐵錘，二十年來(lái)不間斷地鑿?fù)▔Ρ趶奈鬯艿览锾用摗?

規(guī)劃目標(biāo)的第一階段是建立明確的目標(biāo)，以確保每分力氣都不是在做無(wú)用功。因?yàn)榻拥焦ぷ鲿r(shí)，千萬(wàn)不要躁進(jìn)盲動(dòng)、一股腦地埋頭蠻干，而是必須先后退一步，理清為什么要做這件事，掌握理想和現(xiàn)狀的差距，再思考用什么方法才能達(dá)到目標(biāo)。

想清楚了自己為什么要做這件事，以及做完這件事能夠達(dá)到什么成果之后，接著就進(jìn)入實(shí)際制定目標(biāo)的階段。凡是制定目標(biāo)，都不脫離設(shè)定期限、資源、范圍這三項(xiàng)要素。

每個(gè)目標(biāo)都需要期限，否則永遠(yuǎn)無(wú)法達(dá)成；資源指的是工作者可以掌握的人力、物力、財(cái)力；設(shè)定范圍是判斷該做什么以及做到什么程度。在《肖申克的救贖》里，主人公安迪能夠運(yùn)用的資源除了自身的財(cái)經(jīng)知識(shí)外，就只有一把小鐵錘，所以他把“期限”設(shè)定為二十年；而范圍是必須判斷誰(shuí)值得培養(yǎng)關(guān)系（“萬(wàn)事通”瑞德、獄卒、典獄長(zhǎng)）、找到丟棄鑿洞廢土的方法、趁機(jī)記錄典獄長(zhǎng)的犯罪證據(jù)等。目標(biāo)制定完成后，安迪還必須靠著長(zhǎng)達(dá)二十年不容一絲松懈的執(zhí)行力，才得以逃出鯊堡監(jiān)獄。面對(duì)龐雜的工作內(nèi)容，不知從何做起時(shí)，6W3H提供了分析問(wèn)題的系統(tǒng)性架構(gòu)，幫助工作者制定有效的目標(biāo)。

6W3H即Why、What、When、Where、Who、Whom、How、How Much、How Many，主要用于目標(biāo)規(guī)劃面，讓工作者的問(wèn)題意識(shí)更完整、清晰。制定工作目標(biāo)時(shí)，詳細(xì)的思考內(nèi)容如下：

Why：為什么要做這件事？（思考工作的主旨、目的、理由、預(yù)期效果等。）

What：為解決現(xiàn)狀與理想的差距，該做什么事？（思考具體的工作內(nèi)容，確認(rèn)每個(gè)事項(xiàng)都與Why所提出的目標(biāo)相符。）

When：應(yīng)該何時(shí)完成？何時(shí)是最佳時(shí)機(jī)？（開(kāi)始日、截止日、執(zhí)行期間等。）

Where：在哪里進(jìn)行？（包括實(shí)際的地點(diǎn)、渠道等。）

Who：執(zhí)行者是誰(shuí)？監(jiān)督者是誰(shuí)？（需要單一成員、部門或組成專案小組等。）

Whom：為了誰(shuí)而做？（訴求對(duì)象、客戶等。）

How：怎么做？如何提高效率？（可反復(fù)追問(wèn)，例如“提高營(yíng)業(yè)額-How-拓展銷售渠道-How-增開(kāi)新店面”。）

How Much：花費(fèi)多少成本？回收多少效益？（指金錢方面的預(yù)算、經(jīng)費(fèi)、價(jià)格等。）

How Many：花費(fèi)多少成本？回收多少效益？（非金錢的人數(shù)、次數(shù)、數(shù)量等。）

另外，相對(duì)于平日規(guī)劃要做的事，在放假時(shí)不妨明確規(guī)定不做的事，而假日不做的事就是工作。只要有這樣的意識(shí)替自己定出限制，將工作相關(guān)的事務(wù)、會(huì)議、拜訪等都排定為假日禁止，就可以很清楚每周哪天該做什么，哪天不做什么，督促自己準(zhǔn)時(shí)完成，讓自己在平日專心工作。假日則有效充電休息，有效提高時(shí)間運(yùn)用效率。如果抱著平時(shí)工作沒(méi)做完只好放假日去加班趕完，給自己怠惰的退路，很容易得過(guò)且過(guò)導(dǎo)致工作效率低下。另外，還可以給自己預(yù)留出完全空閑的時(shí)間，這段時(shí)間里什么也不要做，只是沉思默想，讓自己的心情平靜，充分地享受生活。

底線思維指的是設(shè)定最低的目標(biāo)，并爭(zhēng)取最大的期望值的思維方法。底線思維有這樣一種原則：當(dāng)某件事壞到底的時(shí)候，就只有兩種可能——壞到不能再壞了和物極必反。如此就能得出這樣的結(jié)論：只有更好，沒(méi)有更糟。這樣恐懼便不復(fù)存在，光明和希望就會(huì)浮出水面。

有這樣一個(gè)關(guān)于家長(zhǎng)如何對(duì)待孩子考試成績(jī)的故事：

一位家長(zhǎng)說(shuō)，他的兒子學(xué)習(xí)成績(jī)很差，以前每當(dāng)他的兒子考試考砸了，他們夫妻就互相埋怨，還斥責(zé)孩子是笨蛋。結(jié)果孩子的成績(jī)?cè)絹?lái)越差，有一次考試竟落到全班倒數(shù)第一。經(jīng)歷過(guò)此事后，這位家長(zhǎng)決定換一種心態(tài)面對(duì)孩子成績(jī)差的問(wèn)題。他接過(guò)孩子的試卷后，微笑著說(shuō)：“孩子，考了全班最后一名真是太好了！”

聽(tīng)?wèi)T了斥責(zé)的孩子驚訝地看著父親：“爸爸，你怎么了？是不是病了？”

家長(zhǎng)說(shuō)：“我沒(méi)病，孩子你想一想，一個(gè)跑在最后的人還擔(dān)心有人會(huì)超過(guò)他嗎？因此你只需往前跑，就會(huì)有進(jìn)步！”

孩子大受啟發(fā)，心情也放松起來(lái)，下一次考試的時(shí)候，就甩掉了全班倒數(shù)第一的帽子，躍居全班中游。

那位父親每次都會(huì)高興地說(shuō)：“真是太好了！你還會(huì)有所進(jìn)步。”當(dāng)孩子考到第六名的時(shí)候，他說(shuō)：“太好了，孩子你真了不起，距離第一名只差五米遠(yuǎn)。”

后來(lái)那個(gè)孩子一直保持全班第一名。

這位父親運(yùn)用的就是底線思維法，才使得他的孩子擁有了優(yōu)秀的成績(jī)。由此可以得知，如果把目標(biāo)設(shè)定在最低限度，實(shí)現(xiàn)它的難度就會(huì)相應(yīng)地減小，成功的幾率便會(huì)增大，這樣做事的效率和信心都會(huì)隨之增強(qiáng)。

分解思維：拆解目標(biāo)，讓夢(mèng)想可行

分解思維是一種獨(dú)特的思維方法，原理就是化整為零、化大為小，將大目標(biāo)拆解成小目標(biāo)，然后逐步實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。

目標(biāo)是一種距離越遠(yuǎn)、看起來(lái)就越難實(shí)現(xiàn)的東西。工作規(guī)劃的意義就在于將大目標(biāo)拆解成小目標(biāo)，而且你把目標(biāo)拆解得越清楚、越精細(xì)，執(zhí)行起來(lái)就越順利，也就能每天推進(jìn)一點(diǎn)進(jìn)度，循序漸進(jìn)地實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。

在拆解任務(wù)的過(guò)程中，最實(shí)用的就是專案管理常用的工作劃分結(jié)構(gòu)（WBS，Work Breakdown Structure）技巧：以樹(shù)狀圖的形式，將復(fù)雜的任務(wù)解構(gòu)為脈絡(luò)分明的分支作業(yè)，定出工作范圍，作為分配資源和人力的基礎(chǔ)。

工作劃分結(jié)構(gòu)最主要的概念是：把所有需要完成的任務(wù)，細(xì)分到不能再分為止。制作WBS時(shí)最常碰到的問(wèn)題是：工作要細(xì)分到何種程度才能停？原則有二：其一，精細(xì)到你可以正確估計(jì)細(xì)項(xiàng)任務(wù)的時(shí)間和成本；其二，直到工作所耗的時(shí)間單位小于排進(jìn)度的時(shí)間單位，例如你要排的是日進(jìn)度，就將任務(wù)分割到一天以內(nèi)完成；要排的是每小時(shí)進(jìn)度，就細(xì)分到一小時(shí)以內(nèi)能完成的任務(wù)為止。

此外，拆解工作時(shí)，先不用擔(dān)心每個(gè)細(xì)項(xiàng)的先后次序，因?yàn)檫@個(gè)階段的目的是呈現(xiàn)工作整體范圍，以估計(jì)時(shí)間和成本，同時(shí)作為分派工作的基礎(chǔ)。

完成初步的工作解構(gòu)后，還要用MECE（Mutually Exclusive，Collectively Exhaustive，彼此獨(dú)立，互無(wú)遺漏）原則進(jìn)行檢視：同一層的任務(wù)是否有彼此重復(fù)之處？同一層的每一項(xiàng)任務(wù)，是否已包含了完成任務(wù)所需進(jìn)行的全部工作？

規(guī)劃重復(fù)的任務(wù)，不但浪費(fèi)時(shí)間和精力，在必須靠團(tuán)隊(duì)完成的任務(wù)中，更容易造成進(jìn)度混亂、降低工作效率。例如工作進(jìn)行到一半，才發(fā)現(xiàn)另有兩人都進(jìn)行了相同的任務(wù)，要推進(jìn)至下個(gè)階段時(shí)，該采用哪一種方案呢？另一方面，若規(guī)劃中有任務(wù)被遺漏掉，別說(shuō)無(wú)法獲得高品質(zhì)的成果，有時(shí)候甚至連完成任務(wù)都成問(wèn)題。因此，在工作規(guī)劃的拆解階段，請(qǐng)時(shí)常想著“這符合MECE原則嗎？”來(lái)進(jìn)行，完成后再用MECE原則從頭到尾檢查一遍。你把目標(biāo)拆解得越清楚，執(zhí)行就越順利。

然后再采用系統(tǒng)性列舉法。系統(tǒng)性列舉法是將工作目標(biāo)由大至小區(qū)分出層級(jí)、自上而下產(chǎn)生架構(gòu)的方法。運(yùn)用系統(tǒng)性列舉法的要訣是：不斷地自問(wèn)“how to？”，將大課題拆解成小課題。系統(tǒng)性列舉法的最大優(yōu)點(diǎn)是能夠有條理地了解工作全貌；此外，分割出來(lái)的項(xiàng)目比較齊全、不易重復(fù)，推展出的工作架構(gòu)也不至于太過(guò)偏頗。不過(guò)，在進(jìn)行拆解時(shí)，也要隨時(shí)提醒自己須符合MECE原則。最后，可依據(jù)6W3H就展開(kāi)的細(xì)項(xiàng)做核查，進(jìn)而調(diào)整工作分解架構(gòu)。

系統(tǒng)性列舉法是垂直展開(kāi)工作的演繹法，而隨想列舉法則是水平展開(kāi)工作內(nèi)容，再將其歸納，自下而上地整理出工作架構(gòu)的方法。其完整的步驟是：

（1）定下時(shí)限：準(zhǔn)備15~30分鐘，一鼓作氣地列出清單，越拖拉，效率越低。

（2）想到就寫(xiě)：先不判斷工作的順序、關(guān)聯(lián)、規(guī)模大小以及是否需要，毫無(wú)脈絡(luò)也無(wú)所謂。寫(xiě)下想法時(shí)必須注意，工作內(nèi)容不可抽象，越具體越好；速度至上，句子不要太長(zhǎng)；不必在意字的美丑或有錯(cuò)字，看得懂就行。

（3）找出各項(xiàng)工作的關(guān)聯(lián)性、共通性：瀏覽各個(gè)零碎的細(xì)項(xiàng)工作，可漸漸摸索出整體面貌。

（4）匯總整理出互相關(guān)聯(lián)的工作，形成分類。

（5）調(diào)整各分類的階層，組成工作架構(gòu)：“為什么做這項(xiàng)工作？”和“怎么辦？”這兩個(gè)問(wèn)題，可幫助你調(diào)整分類層級(jí)。

時(shí)間矩陣思維：序而不亂才是好規(guī)劃，才能高效

事情冗繁、時(shí)間太少、加班趕工，是許多工作者面臨的困境。此刻請(qǐng)暫緩倉(cāng)促的步調(diào)，回頭檢視一下自己的工作方法：面對(duì)接踵而來(lái)的任務(wù)，你是想到什么就做什么？還是哪件事比較緊急、壓力比較大，就先做哪件事？

工作者應(yīng)該認(rèn)識(shí)到的現(xiàn)實(shí)是，在同一個(gè)時(shí)段里，你只能做一件事。所以選擇了一件事務(wù)，就是放棄執(zhí)行其他任務(wù)。這個(gè)選擇，就是工作者為工作排定的順序，通常是依據(jù)以下五個(gè)判斷標(biāo)準(zhǔn)：

（1）工作量：工作必須花費(fèi)的時(shí)間或心力多寡。

（2）難易度：與工作者是否擅長(zhǎng)該項(xiàng)工作有關(guān)。一般而言，需要發(fā)揮想象力、策劃力、創(chuàng)造力，或重要性、技術(shù)性越高的事，難度較高；行政或例行事務(wù)的工作則相對(duì)較容易。

（3）復(fù)雜度：工作所牽涉人員、部門、預(yù)算及其相關(guān)因素的多寡。

（4）重要性：工作影響所及的范圍大小，可能是涉及的目標(biāo)或資源很大或很多，也可能是關(guān)系到公司、部門或個(gè)人的目標(biāo)及未來(lái)發(fā)展。

（5）緊急性：通常由交貨或完工的截止日期來(lái)判定，或是短程、近期內(nèi)必須見(jiàn)到成效的事務(wù)。

一般而言，多數(shù)人幾乎都會(huì)從緊急的工作做起，其次是重要的工作，因?yàn)榫o急的工作有燃眉之急，必須立即解決；重要的工作則是至關(guān)重要的，需要持之以恒地努力完成。不過(guò)，如果在緊急和重要這兩個(gè)判斷標(biāo)準(zhǔn)之外，再加上工作量、復(fù)雜性和難易度的交互作用，很容易就會(huì)讓人亂了方寸。

人們之所以無(wú)法快速準(zhǔn)確地建立工作的優(yōu)先順序，主要是因?yàn)槿狈γ鞔_的信息，包括具體交代完成的期限和做這項(xiàng)工作的理由或原因，還有就是人們會(huì)受到自身好惡的驅(qū)策，往往會(huì)優(yōu)先做想做的事，延緩應(yīng)該做的事。

針對(duì)這一點(diǎn)，工作者首先要做的是：完整記錄自己一周的工作，并在接受任務(wù)時(shí)，拒絕越快越好的模糊指示，而要追問(wèn)，什么時(shí)候需要？為什么要做？這就是所謂的工作記錄表。工作記錄表是為了管理日程而制作，就像日歷一樣。不管是使用有日期的記事本，或是自己做都可以。工作記錄表的內(nèi)容其實(shí)就是按照工作類型，寫(xiě)上當(dāng)天必須完成的工作。每天按表執(zhí)行就能省下不少時(shí)間，更不怕工作有所遺漏。一旦工作告一段落就可以確定下次任務(wù)的日期，并寫(xiě)上預(yù)定的工作內(nèi)容，預(yù)期開(kāi)始的時(shí)間點(diǎn)等。

至于如何克服惰性及好惡等心理因素，重要的是優(yōu)先處理關(guān)鍵性和難于處理的事務(wù)。有些工作、活動(dòng)或計(jì)劃，或許難度很高、單調(diào)無(wú)趣，卻能為職業(yè)生涯或個(gè)人生活帶來(lái)幫助，因此就要優(yōu)先處理直接影響最高目標(biāo)的行動(dòng)項(xiàng)目。人性的好惡與建立優(yōu)先順序的關(guān)系是很密切的。但我們通常遇到的情況是：即使排定了順序，人們還是會(huì)先做些輕松的工作，而將棘手的重要工作擱置一旁。不過(guò)，一定要注意：只做些簡(jiǎn)單工作，并不能使你從職場(chǎng)中脫穎而出，只有完成了重要的工作，才會(huì)有升遷與加薪的可能。

有時(shí)候，排定完的工作順序，會(huì)很容易被上司或客戶臨時(shí)插進(jìn)來(lái)的緊急工作打亂。這時(shí)，你最好先確認(rèn)“這件任務(wù)真的很緊急嗎？”。如果是，自然就要中斷手邊的工作，優(yōu)先處理緊急的工作。若非緊急事務(wù)，則務(wù)必要確認(rèn)“完成期限是何時(shí)？”，以將臨時(shí)新增的任務(wù)排進(jìn)工作清單里。要記住：“突發(fā)事件”未必是“優(yōu)先任務(wù)”。

時(shí)間管理的理論多半在強(qiáng)調(diào)效率、分秒必爭(zhēng)，結(jié)果導(dǎo)致人們被滿滿的行程綁死，也促使一些人從根本上否定時(shí)間管理，轉(zhuǎn)而強(qiáng)調(diào)個(gè)人管理，將重心從排行程，轉(zhuǎn)移到產(chǎn)出與產(chǎn)能的平衡上。