信件分揀是郵局一項繁重的業務工作，勞動量大、效率低，還容易出錯。用電腦分揀信件可以節省大量人力，提高工作效率。

電腦分揀信件，要求寄信人按郵局規定的一組代表各個地區的號碼，在信封規定的格子里填寫收信人的郵政編碼。郵局把匯集在一起的信件，放在一個振動器里將信進行自動排隊，并選出一些填寫不符合要求的信件，由人工另行處理，然后用光學方法把合格的信封上的郵政編碼讀入電腦分揀機，由機器根據號碼進行分類處理，把相同地址的信件歸放在一起。

信件分揀的關鍵部分是識別手寫體的阿拉伯數字，電腦分揀機中裝有識別程序，當信封上的郵政編碼讀入分揀機并轉換成電信號后，由識別程序將電信號與存貯在機器中的標準字符相比較，判斷出它是哪個阿拉伯數字。最后將識別結果譯成信箱“門牌”號碼信息，通知入箱控制器，當信到了相應的信箱口時，箱門自動打開，信件入箱，從而完成了信件自動分揀。

郵政的數字化管理首先是指將郵政業務的實物信息通過現代信息技術、計算機技術、網絡技術、遙感技術、標準化技術、機械化技術和現代管理技術的綜合應用，使物流生成信息流，從而實現變物流管理為信息管理；其次，在信息技術的幫助下，利用比特的高速傳送優勢，控制物流的運作與傳送質量，通過組織內的比特交換，使郵政企業內部對運作能夠做出迅速反應；再次，利用數字工具，建立跨地區、跨部門的虛擬團隊。

每件郵件在進入物流網絡傳遞的同時，借助現代技術和設備，以無紙化為目標，使生成的信息數字化，并在郵政數字化的物理網絡中運作，郵政通過對數字流的管理實現對物流的管理。

郵件傳遞速度的競爭需要郵政數字化管理。傳統的郵件傳遞的物流管理，使郵件在內部的流轉中停留時間過長，將會在市場競爭中處于劣勢。如果中國郵政能夠擁有郵件信息的數字化管理系統，根據客戶對速度的需求，通過優化物流網絡管理，實現客戶需求的滿足，郵政就可能在郵件傳遞的速度競爭中獲勝。

郵件傳輸質量的競爭需要郵政數字化管理。現代社會已經將郵件傳輸中的查詢質量（查詢時間和查詢方式）作為鑒別郵件傳輸質量的一個部分。如果郵政建立數字化管理系統，使郵件的完好率和丟失率全程得到監控，才能成為具有競爭能力的郵件傳送服務商。

郵件投遞深度的競爭需要郵政數字化管理。在大城市，投遞到戶已經成為競爭中的必要條件。投遞深度的競爭，其對數字化管理的要求更高，客戶可以選擇投遞時間；郵購包裹，客戶還可以選擇收與不收；為了滿足不同的支付需求，客戶可以選擇貨到付款等多種方式。

中國郵政目前以營業窗口投遞為主的投遞深度和投遞服務對于商業性的郵政服務是不適應的。

郵政企業的經營效益需要郵政數字化管理。郵政的數字化管理，可以使中國郵政管理主線明確，通過現代通信網絡，將全國范圍內8萬多個網點和全程各交接點的信息管理，在數字化管理的規范下，成為猶如在一個辦公室內的管理，從而實現資源優化、物流合理、效益顯著的集團化管理目標。

在郵政數字化管理的前提下，今天的郵政各項業務和向社會提供的產品會出現很大的改變。

信函業務：智能的郵政信箱記錄下客戶投入的信函量，并將數字信息傳輸到分片開箱員的個人數據終端。

聯網的信函分揀機不僅可以將郵政編碼編譯成數字碼，而且可以直接將客戶地址編譯成數字碼，并完成與郵政信箱記錄的核對、傳輸時間要求的核對及交寄分布數據的送出。各運輸點和投送點的數據終端在同時已經收到信息，并根據運量安排運輸和投送力量。信函裝盒（箱）信息都在記錄之中，當信函寄達后，投送信息傳向管理中心。

電子信函由電子郵局處理，并向客戶終端發出信函到達信息，在客戶約定的時間，對方沒有接收郵件的，電子郵局向發送方送出信息。電子郵局可以辦理電子DM 業務，代商家向指定的目標客戶投送電子廣告。

包裹業務：包裹在收寄處，數字終端除了登錄重量、外形等物理數據，同時記錄包裹類別、運輸時間要求等數據。

包裹分揀部門不僅按地域分揀，而且根據包裹類別分揀，并根據時間要求和運輸能力配裝和送出數據，各運輸點和投送點的數據終端在同時已經收到信息，并根據運量安排運輸和投送力量。運輸的全程由GPS 系統監視，寄達后，投送信息傳向管理中心。

匯款和金融、保險業務：匯款和金融業務已經與銀行聯網，并與客戶賬戶管理結合。

報刊發行業務：郵政局的報刊發行業務已經完全商業化。作為代理商，實物狀態的報刊預訂越來越靈活，客戶可以通過個人數據終端預訂、電話預訂，郵政局再將匯總的數據向報刊社傳輸，在得到預訂確認后向運輸及各收、送郵政局送出信。電子報刊的訂閱，采用電子商務形式，僅需客戶確認并付款即可。客戶可以下載或要求郵政局下載送達。

郵票及集郵業務：郵票及集郵業務已趨個性化。實物郵票和電子郵票均采用數據標志，商業的集郵品與個性化的集郵品相結合，集郵品的銷售基本上在電子商務中實現。

郵政電子商務：在數字化網絡和數字化管理實現之后，郵政的電子商務成為郵政新的業務增長點。電子訂貨、電子支付、送貨管理及售后服務都在郵政數字化管理中實現。

郵政信息服務：由于郵政的服務分布均勻，又由于普遍服務的原因，郵政服務的覆蓋面廣，郵政開發信息服務和提供通信服務將成為郵政服務的新領域。