前言

秘書學(xué)科理論研究如何向縱深發(fā)展？如何以科學(xué)的學(xué)科理論來指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)層面的秘書職業(yè)行為與現(xiàn)實(shí)層面的秘書工作？有關(guān)專家指出，引進(jìn)管理科學(xué)、行為科學(xué)、應(yīng)用心理學(xué)等社會(huì)科學(xué)研究成果，重點(diǎn)分析秘書職業(yè)化歷程中出現(xiàn)的新情況、新問題，是較理想的研究路徑之一。在從事秘書教育與行業(yè)企業(yè)秘書職業(yè)培訓(xùn)過程中，筆者對(duì)此感同身受，本書就是遵循這一理念所做的初步探索與嘗試。

秘書，作為具有廣泛社會(huì)需求的職業(yè)崗位，不僅為每一個(gè)社會(huì)組織所必需，而且，作為該組織管理者的特別助理，承擔(dān)輔助管理、庶務(wù)處理職責(zé)的職業(yè)秘書往往體現(xiàn)著該組織管理者的管理思想與管理思路。作為領(lǐng)導(dǎo)和主管的“外腦”與“智囊”，秘書職能地位怎樣強(qiáng)調(diào)都不為過。而且，秘書在領(lǐng)導(dǎo)近身，鍛煉、培養(yǎng)宏觀管理眼光和綜合思維能力具有得天獨(dú)厚的條件，在職業(yè)行為能力達(dá)到一定層次和水準(zhǔn)的時(shí)候，自然具有更多發(fā)展機(jī)會(huì)與更好發(fā)展前景。

但另一方面，社會(huì)上又流行一種針對(duì)秘書從業(yè)者的輕蔑，而且這種否定性評(píng)價(jià)具有幾乎同樣深厚的社會(huì)文化背景與現(xiàn)實(shí)影響力。

那么，孰是孰非呢？

我們覺得，有效化解這種負(fù)面影響力的關(guān)鍵就是：秘書職業(yè)從業(yè)主體如何使自己的職業(yè)行為專業(yè)化，即如何科學(xué)、有效地規(guī)范秘書職業(yè)行為、如何使秘書職業(yè)行為變得卓越而完美。這一切，不僅需要研究來自秘書行為主體的內(nèi)驅(qū)力，還需要研究來自秘書行為客體、秘書行為環(huán)境等方面的外驅(qū)力。

高校開辦秘書類專業(yè)已歷三十余載。“三十而立”，文秘專業(yè)應(yīng)該步入一個(gè)成熟或者至少是接近成熟的階段。回顧三十年秘書教育歷程，文秘專業(yè)幾乎一直被視為受市場(chǎng)追捧的熱門專業(yè)，市場(chǎng)對(duì)秘書類人才持續(xù)旺盛的需求量與競(jìng)爭(zhēng)性相對(duì)較小的供需比給過我們?cè)S多樂觀的遐想；國內(nèi)最具人氣的考試——各級(jí)國家行政機(jī)關(guān)公務(wù)員招考中，秘書類職位比例頗高亦足資佐證。但是，一個(gè)不容忽視的事實(shí)卻是許多組織招聘秘書崗位新人時(shí)并不要求應(yīng)聘對(duì)象為秘書類專業(yè)對(duì)口畢業(yè)生。據(jù)針對(duì)某人才招聘會(huì)展開的現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查，招聘秘書（行政助理）類崗位時(shí)首選文秘專業(yè)畢業(yè)生對(duì)口招聘的企業(yè)約占52%，首選其他專業(yè)畢業(yè)生招聘的約占48%。盡管秘書職業(yè)本身屬于復(fù)合型崗位，對(duì)于企業(yè)而言，從與企業(yè)業(yè)務(wù)對(duì)口的專業(yè)選聘秘書與從文秘專業(yè)選聘秘書具有幾乎完全同等的合理性——因?yàn)橛萌藛挝粸槊貢氯酥Ц兜呐嘤?xùn)成本是基本一致的。

但我們?nèi)匀粦?yīng)該反思秘書職業(yè)行為主體條件與客觀需求之間的關(guān)系，這樣才有利于文秘專業(yè)建設(shè)，有利于職業(yè)秘書個(gè)體成長，有利于職業(yè)秘書群體進(jìn)步，最終有利于社會(huì)整體管理水平的提高。

我們覺得，造成秘書崗位不太注重招聘文秘專業(yè)畢業(yè)生的原因還在于秘書人才培養(yǎng)與使用屬于兩個(gè)彼此游離的系統(tǒng)，其評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)頗不一致。企業(yè)有其執(zhí)行層面的秘書崗位職責(zé)（外企稱為“崗位描述”），高校也有其學(xué)理層面的秘書人才培養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)。這種彼此分離的格局由來有自，并造成了事實(shí)上的資源浪費(fèi)：一方面，許多秘書類專業(yè)畢業(yè)生專業(yè)水準(zhǔn)難以為企業(yè)所認(rèn)同；另一方面，企業(yè)不得不重起爐灶對(duì)進(jìn)入該組織管理系統(tǒng)的秘書新人進(jìn)行入門級(jí)別的秘書職業(yè)知識(shí)、業(yè)務(wù)與技能培訓(xùn)。高校對(duì)行業(yè)企業(yè)秘書職業(yè)行為標(biāo)準(zhǔn)缺乏足夠的感知、認(rèn)知，又習(xí)慣于按照學(xué)科、學(xué)理或?qū)I(yè)的主觀理解來展開文秘專業(yè)教學(xué)；多數(shù)教師從院校到院校，少有秘書職業(yè)實(shí)踐經(jīng)歷，高校秘書類專業(yè)人才培養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)與用人單位秘書使用標(biāo)準(zhǔn)之間就不可避免地形成了裂痕。

我們注意到，越來越多的企業(yè)開始引進(jìn)世界500強(qiáng)企業(yè)先進(jìn)的職業(yè)秘書管理經(jīng)驗(yàn)，在企業(yè)內(nèi)部創(chuàng)新秘書使用辦法，秘書職業(yè)準(zhǔn)入開始制度化，對(duì)秘書業(yè)務(wù)形成了培訓(xùn)、考核并將考核結(jié)果與職務(wù)升遷配套。這樣，不僅在組織內(nèi)部形成了秘書使用機(jī)制的良性循環(huán)，而且從文員、科室秘書、經(jīng)理（室）秘書到董事（會(huì)）高級(jí)秘書，形成了一套有效的考核與評(píng)價(jià)機(jī)制，在企業(yè)內(nèi)外產(chǎn)生了廣泛而積極的影響。他們認(rèn)為，作為行政助理的秘書不再是“辦公小妹”，她們協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)管理企業(yè)，其輔助管理水平的高下、輔助工作質(zhì)量的優(yōu)劣直接影響到企業(yè)整體管理水平。所以，越來越多的企業(yè)形成了對(duì)秘書職責(zé)、職能的科學(xué)認(rèn)識(shí)，越來越多的企業(yè)開始從實(shí)現(xiàn)秘書個(gè)體價(jià)值角度關(guān)注秘書職業(yè)前景，從調(diào)動(dòng)秘書現(xiàn)實(shí)工作積極性、提高秘書現(xiàn)實(shí)從業(yè)水平入手，將企業(yè)管理目標(biāo)與秘書個(gè)體目標(biāo)有機(jī)結(jié)合、將企業(yè)近期管理目標(biāo)與穩(wěn)定秘書職業(yè)人才有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)了秘書與企業(yè)的互惠、雙贏。這有利于我國秘書職業(yè)化、現(xiàn)代化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，也有利于中國秘書融入秘書職業(yè)國際化發(fā)展潮流中。這樣的企業(yè)越多，職業(yè)秘書行為管理就將越規(guī)范。

當(dāng)然，我們還應(yīng)明確，良好的秘書職業(yè)行為能力是從事眾多職業(yè)的基礎(chǔ)。秘書在把握與處理信息、溝通與協(xié)調(diào)職場(chǎng)利益關(guān)系等職能活動(dòng)中得到的歷練，在日常管理活動(dòng)中養(yǎng)成的細(xì)密態(tài)度，在迎來送往中積累的人脈資源等均為任何職業(yè)所必需的。有專家指出，任何職業(yè)人士都應(yīng)該懂得一些秘書職業(yè)知識(shí)，任何專業(yè)畢業(yè)生都應(yīng)該具備一定的秘書職業(yè)行為能力，是頗有見地的。

所以，我們有理由相信，打造良好的秘書職業(yè)行為能力，于己有利，于團(tuán)隊(duì)建設(shè)有益，也能促進(jìn)組織管理系統(tǒng)乃至全社會(huì)管理水平的提升。因此，它應(yīng)該成為每一位職業(yè)秘書或準(zhǔn)秘書的現(xiàn)實(shí)追求。

最后，衷心感謝湘、鄂、滬、渝、川及深圳、石家莊等地秘書學(xué)會(huì)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、專家與長沙通程商業(yè)集團(tuán)、深圳DNMC等有關(guān)企業(yè)秘書界人士，在筆者進(jìn)行專業(yè)實(shí)踐與專題調(diào)研過程中不吝賜教，為筆者提供的寶貴的第一手案例與相關(guān)資料，為我們思考現(xiàn)實(shí)秘書職業(yè)行為提供了生動(dòng)、真切的素材。由于秘書行為學(xué)是一門嶄新的領(lǐng)域，囿于筆者認(rèn)識(shí)水平，書中錯(cuò)誤與瑕疵在所難免，懇請(qǐng)專家教正。

2008年12月于長沙