1.2 為什么要使用微軟Outlook

身為現代社會的職場人士，事情總是多得讓人焦頭爛額，每天本來就有那么多工作，領導還不斷傳來新指示，布置新任務，有些任務明明記在便箋本上了，但是經常在忙碌中忘點什么。

如果你善于利用Outlook的計劃任務來安排工作，再多的事情也不怕！打開Outlook，從“動作”菜單下選擇“新建任務”，打開“任務設置”窗口，例如本次任務的主題是“下周四組織外出參觀”，設置好這個任務的開始日期和截止日期。單擊工具欄上的“重復周期”按鈕，在對話框中選擇定期模式和重復范圍，比如選擇“按天”和“每個工作日”。在重復范圍中設置好結束日期，免得任務結束后仍然每天彈出這個提醒框，將結束日期設置為任務結束后的一天。這樣可比用一些專門的日程管理軟件方便多了。

我們首先看一下微軟Outlook 2007的基本功能。

1.2.1 微軟Outlook的基本功能之快速查找所需信息

Microsoft Office Outlook 2007提供集成的解決方案，幫助你管理時間和信息、跨越界限進行聯系，同時又能讓你始終控制所收到的信息。利用Office Outlook 2007中的革新技術，你可以快速搜索通信、組織工作并更好地與他人共享信息。所有這一切都可以在一個位置完成。

世界各地的信息工作者日常處理的郵件和其他信息量在不斷攀升。很多人被大量的郵件信息和郵件內容的查找弄得不堪重負。另外，還有很多任務包含在了郵件中，這使得任務的跟蹤與管理工作變得更加困難。項目所包含的任務會存儲在多個地方，分散的信息將大大延緩決策的制定。

為了幫助用戶更好地管理時間和信息，Office Outlook 2007提供了一系列新的功能和特性，從即時搜索功能到任務與日歷的整合。這些新的功能與特性使用戶可以輕松地完成對日常工作中大量郵件信息的管理、規劃、排序、定位等操作。如圖1-1所示。

1．即時搜索

Office Outlook 2007提供了一系列新的功能與特性使用戶可以輕松查找所需信息，從而節省寶貴的時間。利用功能強大的即時搜索功能，用戶可以方便、快捷地在郵件、日歷、聯系人和任務中找到所需信息。輸入關鍵字，即時搜索功能將快速搜索Outlook的數據，并將搜索到的信息突出顯示。即時搜索功能“逐字”進行，這意味著結果將在用戶輸入搜索條件之后以最快的速度顯示出來。如圖1-2所示。

即時搜索功能將會在Outlook所有的文件夾中進行內容搜索，或者你可以特別指定一個給定的搜索位置。即時搜索還可以在郵件的附件中檢索關鍵字。當然還可以在Outlook中非常靈活地自定義搜索條件，如發送時間、發件人、標記狀態、重要性等，即時搜索功能會根據用戶的條件設置將搜索結果顯示出來。

2．顏色類別

全新的顏色類別功能使用戶可以非常直觀、快速地區分不同的項目，并使信息的定位變得更加容易。假設，你需要將與某個項目相關的所有信息以同一種顏色進行標注，你可以將相同的顏色類別應用到與項目相關的郵件、日歷、任務中，這樣就可以很容易地將所有項目信息定位到同一個視圖中。如圖1-3所示。當你需要進行信息查找的時候，你可以根據顏色類別來快速、直觀地查找出所需要的信息。

3．以結果為導向的用戶界面

經過重新設計的Office Outlook 2007用戶界面，可以使用戶以更加簡便和直觀的方式來完成對郵件的排版、格式設置等操作。現在，可以充分利用Outlook中所有強大的功能與特性，而且在電子郵件中就可以輕松地找到它們。如圖1-4所示。

4．附件預覽

對附件進行存取操作通常是一個要經過多個步驟的煩瑣過程。在先前Outlook版本中，不打開附件是無法瀏覽到郵件信息的。利用全新的附件預覽功能，用戶只需要單擊一次鼠標即可在閱讀窗格中閱讀附件，如圖1-5所示。為用戶可以直接在郵件環境中完成附件的瀏覽，節省大量寶貴的時間。

1.2.2 微軟Outlook的基本功能之輕松完成日程管理

Office Outlook 2007為用戶提供了管理日常待辦事項列表的工具，并將任務的排序和分類功能整合到了用戶界面中。

1．待辦事項欄

由于任務通常會暗含在郵件中或存儲在不同的位置，由此導致了任務跟蹤工作會耗費用戶很多時間。全新的待辦事項欄將用戶的任務、標注后續標記的郵件、近期約會和日歷信息整合到了同一個視圖中。此外還可以整合來自于Microsoft Office OneNote 2007、Microsoft Office Project 2007以及Windows SharePoint Services Web站點中的任務。待辦事項欄將用戶每天要完成的任務集中到了統一的視圖中，所以用戶不需要再花費時間檢查多個位置來安排自己的日程了。如圖1-6所示。

2．將郵件標記為任務

任務經常會包含在郵件中，因此將任務放置到任務列表中往往就意味著需要手動輸入信息。Office Outlook 2007中全新的郵件標記功能，完全消除了以往用戶的手工操作。將郵件標記為任務，你只需要通過非常簡單的步驟就可以將郵件創建為一個任務。右鍵單擊郵件信息標記，為該信息指定一個完成日期。如圖1-7所示。這樣，該項目就被添加到待辦事項欄中，同時到期時間也被自動整合到日歷中了。

3．整合任務于日歷中

以前用戶需要在日歷中創建一個虛擬的約會來代表一個任務，也只有這樣才可以將任務整合到日歷中。Office Outlook 2007將任務整合到了日歷中，并顯示在日常會議和約會下方的任務列表中。在為任務分配時間的時候，用戶只需要將任務拖放到日歷中即可。當用戶在指定日期完成了某項任務以后，已經完成的任務會“停留”在完成日期上，這樣就為用戶的工作提供了一個可視化的記錄。沒有完成的任務會自動滾動到下一個工作日，直到用戶將任務標注為完成狀態。如圖1-8所示。

4．改進的日程安排功能

Office Outlook 2007和Exchange 2007改進的日程安排功能可以幫助用戶更加方便、快捷地設置會議日程。Exchange 2007會列出參與者列表并推薦一個理想的會議時間和會議地點。

Office Outlook 2007經過改進，使用戶在利用Exchange Server 2003或Exchange 2007進行日程安排的時候可以更加輕松。當會議的日程和地點發生改變時，參與者可以收到更新的會議信息，這樣可以避免重新安排會議。另外，Office Outlook 2007會將會議中變更的信息進行重點標注，用戶可以很容易地分辨出更新的信息。如圖1-9所示。上述所介紹的這些增強功能，使得會議在安排、調度的過程中為會議組織者和參與者提供了更多的便利。

1.2.3 微軟Outlook的基本功能之跨越界限進行聯系

當今社會企業中的雇員常常會分散在世界各地，他們需要一個新型、可靠的方式來與同事和客戶進行信息共享。交換日歷信息和聯系人信息是一個緩慢而煩瑣的過程——尤其當用戶工作在不同平臺的時候，這樣的情況更為明顯。有時候在沒有視覺提示（照片或公司徽標）的情況下尋找聯系人信息是很困難的。并且也無法輕松地從其他用戶那里獲取Outlook數據。此外，用戶無法指定文件夾或采用簡單的方法來管理、規劃不同類型的信息，如RSS訂閱、共享文檔或其他共享信息。

Office Outlook 2007進行了重要的改進，從日歷共享到本地RSS支持，以及與Windows SharePoint Services信息的整合，這些功能與特性可以幫助那些處于不同地理位置同時還工作于不同平臺上的用戶建立相互之間的連接。因此，用戶可以輕松實現超越邊界的連接，不僅節省了寶貴的時間，而且還增強了與同事、朋友以及家人的信息共享和相互協作。

最為引人注目的改進就是增強了與同事、朋友和家人之間的信息共享。利用Office Outlook 2007的日歷和聯系人設計功能，用戶可以進行跨平臺的連接，從而節省寶貴的時間并增強相互的協作。

1．隨時獲取相關信息

Office Outlook 2007可以將用戶所需信息直接傳送到收件箱中，以此來幫助用戶隨時獲取日常所需的信息。

主要體現在以下三個方面：

（1）與Windows SharePoint Services信息的整合

在繁忙的工作日中，很難將所有接收到的郵件、任務或信息進行注解或審批。旅途中，無論是在飛機還是火車上，正好為你提供了一個好時機來落實這類工作。

Office Outlook 2007現在與Windows SharePoint Services進行了深度整合，所以用戶可以在任何時候與存儲在SharePoint站點中的信息進行交互。你可以連接到Windows SharePoint Services中，共享Office Outlook 2007中的日歷、聯系人或任務，并且無論處于聯機還是脫機狀態下都可以對這些信息進行編輯。你可以在Outlook中連接到團隊SharePoint站點中的共享日歷，并直接為團隊日歷添加一個項目，而不需要切換應用程序。當下次Outlook進行日歷同步的時候，SharePoint服務器也會被自動更新。如果團隊成員訂閱了該日歷，那他們的Outlook日歷會直接收到來自SharePoint服務器的更新信息。

用戶也可以將SharePoint文檔庫和列表的副本同步到本地Outlook文件夾中，這樣用戶可以在Outlook中很輕松地完成文檔的瀏覽和規劃，就如同在處理郵件一樣。同時你還可以在Outlook中利用相關的應用程序來處理這些SharePoint文檔，即便你是處于脫機的狀態下。當你將SharePoint站點中的Word文檔連接到Outlook的時候，你可以在Outlook中利用Word應用程序打開該文檔并進行相關處理，和其他文檔沒有什么區別。為了使用戶可以更加方便地存取這些可編輯的文檔，Outlook將這些文檔存放到單獨的文件夾中。當處于聯機狀態時，用戶可以很容易地識別出這些編輯過的文檔，并將文檔的更新同步到服務器中。

（2）RSS訂閱

Office Outlook 2007支持本地的RSS訂閱，用戶可以利用該功能獲取最新的站點新聞和博客信息。訂閱各種類型信息的提醒，可以使用戶保持對相關商業和產業信息的關注，或者是獲取與個人興趣愛好相關的一些最新信息。在Office Outlook 2007中管理RSS訂閱的方法與處理郵件沒有什么差別，用戶可以為訂閱的信息標注后續標記，指派顏色類別，或者利用規則來自動化處理流程。

與現有的郵件賬戶進行整合，使用戶可以非常方便地在Outlook中管理這些信息。同時Outlook 2007為RSS與郵件工作流的整合提供了最佳方案。如圖1-10所示。如果你以前從未使用過RSS訂閱，Microsoft Office Online內置了RSS向導，并給出了在Web中應用訂閱的示例，用戶根據向導的步驟可以很快學會訂閱的相關操作。

（3）自動完成賬戶的配置

用戶可以在Office Outlook 2007界面中設置、訪問所有的郵件賬戶。郵件賬戶的自動化配置使一切工作都變得非常容易。在Office Outlook 2007中配置Exchange Server、POP、IMAP郵件賬戶的時候，用戶只需要輸入郵件地址和密碼就可以了。Office Outlook 2007會自動完成賬戶配置的其余工作。你無須記住服務器的名稱或其他任何信息，也無須對端口等選項進行配置。

利用Exchange 2007，用戶的賬戶保持動態更新，因為與Exchange Server的連接本身就是動態的。因此，當用戶的郵箱從一個服務器轉移到了另一個，Office Outlook 2007會自動對賬戶信息進行更新處理，不會影響到用戶的日常工作。

2．隨時隨地與他人進行信息共享

以前實現信息共享是非常困難的事情，除非每個用戶都使用Outlook和Exchange Server。隨著Office Outlook 2007在功能與特性上的改進，這已經不再成為問題了。

這主要體現在以下幾個方面：

（1）增強日歷共享功能

Office Outlook 2007增強了日歷共享的功能，現在你可以將日歷信息共享給公司內或公司外的其他用戶，使重要的聯系人可以隨時瀏覽到你的日程安排。隨著Internet日歷功能的引入，用戶可以在Office Outlook 2007中輕松創建Internet日歷并將其發布到Microsoft Office Online中。安全的身份認證機制使用戶可以對訪問者進行授權，這樣，每一個擁有訪問權限的用戶都可以隨時掌握最新信息。或者你也可以將HTML格式的日歷快照通過郵件進行發送，以使得會議日程的安排更加方便、快捷。如圖1-11所示。

（2）日歷平鋪視圖

當你以平鋪的方式瀏覽日歷時，可以對多個日歷同時進行查看，這樣就可以比較容易地將自己的日程安排與同事或團隊的日程安排進行對比，從中找到適當的協作時間。如圖1-12所示。

（3）電子名片

Office Outlook 2007允許用戶創建并共享自定義的電子名片，這樣用戶就可以通過個性化的方式來展現個人信息。用戶可以通過附件或郵件簽名的方式來共享名片。同時還可以在電子名片中加入自己的聯系方式、公司的徽標以及照片，使名片變得更加個性化而且也便于其他用戶查找，如圖1-13所示。

通過郵件的方式可以很容易地與對方交換電子名片，并將名片保存到聯系人文件夾中。通過與Windows SharePoint Services的整合應用，用戶可以將團隊在SharePoint站點中的聯系人信息連接到Office Outlook 2007中。建立在Office Outlook 2007與Windows SharePoint Services之間的連接是動態的，所以每當有新的聯系人被添加到團隊聯系人文件夾中時，Outlook的聯系人也會同步更新，反之亦然。你可以直接通過Outlook來更新聯系人信息，這樣，當聯系人信息發生變動時其他連接到該聯系人文件夾的用戶會同時接收到更新信息。

3．與InfoPath2007的整合應用

在以前的Outlook版本中，向同事發送請求信息并不是一個很直觀的流程。現在Office Outlook 2007與Office InfoPath 2007經過全面整合，你可以將InfoPath表單嵌入到郵件信息中，并將其發送給其他用戶，同時明確要求其他用戶填寫所需信息。接收到郵件的用戶只需要答復你的郵件并完成表單的填寫就可以了。當你收集到接收者的反饋信息以后，可以將數據導入到Office Excel 2007中進行分析，也可以將所收集的表單信息合并到同一個表單中。

這主要體現在以下幾個方面：

（1）共享請求

在利用Exchange Server進行工作的過程中，共享請求可以幫助用戶簡化與他人進行個人信息共享操作的流程。你可以將共享請求發送給其他用戶并授予這些用戶讀/寫Office Outlook 2007中除郵件文件夾以外任何信息（如日歷、聯系人、任務、便箋等）的權限。同時，你可以請求對方共享某個文件夾中的信息。共享請求是從他人那里共享和獲取信息的操作，只需要一個步驟就可以完成。如圖1-14所示。

（2）改進的外出時功能

Office Outlook 2007改進了Exchange 2007外出時的功能。你可以為公司內或公司外的人員設置不同的自動回復信息，這樣，重要的聯系人就可以清楚地了解到你現在不在辦公室中。另外，為了能夠更加有效地控制信息，你可以在指定的時間范圍內開啟或關閉自動回復信息的功能。

（3）借助Exchange Server 2007統一通信環境

利用Exchange 2007和Office Outlook 2007，用戶可以在收件箱中接收語音郵件和傳真，從而獲得更多的便利。Exchange 2007功能空前提升，統一的通信環境使用戶可以不再將時間浪費在電話語音信箱的收聽上，也不需要再利用傳真機收發傳真了。這些通信的方式與郵件工作流進行了緊密的整合。另外，在接收語音郵件的時候，還可以利用便箋的功能將重要的信息記錄下來，以便于今后查看。

Office Outlook 2007為用戶提供了一個功能全面的時間和信息管理工具。利用全新的功能，如即時搜索和待辦事項欄，用戶可以組織并快速定位到所需信息。利用全新的日歷共享功能、Exchange 2007技術和改進的Windows SharePoint Services信息存取功能，用戶可以將存儲在Office Outlook 2007中的數據共享給同事、朋友或家人，無論他們身處何地。Office Outlook 2007可以輕松對日程進行管理和控制，從而使用戶可以將更多的精力投入到關鍵問題的處理上。