1.1 微軟Outlook簡介

微軟Outlook通信和協作客戶端提供了一個整合的解決方案，用于幫助用戶更好地管理日程和信息，與團隊建立超越邊界的連接，同時保持整個管理流程的安全性。功能全面的信息和日程管理工具可幫助用戶組織并快速定位到所需信息。利用微軟Outlook你可以很安全地將信息共享給位于其他地理位置的用戶，如同事、朋友、家人。同時，用戶還可以輕松對日程進行管理與控制，從而將更多的精力投入到關鍵問題的處理上。

比如，也許你經常為收發郵件或查看已收到郵件一次次地登錄郵件服務商網站而感到煩惱。其實大可不必。使用微軟Outlook就可以讓你輕松通過安裝在個人計算機上的客戶端軟件使得收發郵件變得十分簡單。

微軟Outlook是專用軟件，收發電子郵件十分方便、快捷。在使用前要設置好賬號，其中包含與電子郵件服務商提供的賬戶密碼一致等內容，然后經過測試，登錄即可。單擊“接收/發送”，即可進行收發電子郵件。同時微軟的Outlook可以脫機瀏覽，這是非常突出的特點，如果你是撥號上網，可以省去很多費用。另外微軟Outlook還可設置新聞組，利用新聞組，分專題地進行交流和學習，十分便捷。最為重要的一點，微軟Outlook作為Office家族的一員和其他兄弟產品，像Word, Excel等兼容性特別好。

1.1.1 微軟Office的發展歷程

1．微軟經典版本介紹

微軟的Office家族進入中國差不多有十個年頭了，自其先鋒產品Word 97把金山WPS逐出辦公軟件產品陣營后，幾年來不斷推出新的產品，并且在原有產品上升級換代，給予廣大用戶嶄新體貼的使用體驗。直到今天在辦公軟件這個巨大的市場上，微軟一直獨占鰲頭！

下面介紹一下Office經典版本的特點：

Microsoft Office 2005中文版于2005年11月13日正式發布，Microsoft Office 2005產品中包括Word, Excel、Outlook、PowerPoint和Access產品組件，以及兩個新的Office附加產品，Microsoft Office InfoPath和Microsoft Office OneNote。而Microsoft Office FrontPage、Microsoft Office Publish也包含在不同的產品版本中，當一起使用這些產品時，更可以體會到提高生產效率的優勢。全新的Microsoft Office 2005應用程序套件可以大大提高信息工作者的工作效率。用戶可以在任何時候訪問當前數據，也可以從幾乎任何數據源中提取數據。工作組成員可協同工作并協調一致，而不管他們每個身在何處。并且Microsoft Office 2005提供了允許創建解決方案的構建模塊，來幫助企業實現有效的操作，并且提供了新的方法實現相互之間的通信、創建和共享文檔，以及組織利用信息。

Microsoft Office 2005與同樣占據大部分市場的Microsoft Windows Server、SQL Server、Exchange Server, SharePoint Server等后臺服務器產品或服務進行整合。開始由單純的桌面辦公軟件向網絡協作，協同辦公發展。Microsoft Office 2005為知識工作者提供了豐富而強大的功能，使其在捕獲信息、處理信息、組織信息和共享信息的過程中，充分體驗信息化帶來的工作體驗。在Microsoft Office 2005中收件箱是管理郵件的中心，用戶對郵件的很多處理過程都是在收件箱文件夾里完成的。Microsoft Office 2005中的收件箱不僅可以提供用戶想要閱讀的郵件材料，還可以對郵件信息進行有效的組織和管理．Microsoft Office 2005最大的改變是增強客戶之間的協同工作以及深度駕馭客戶關系的能力，“互動協作”的概念滲透到所有組件，成為新版Office的核心理念。

特別是到了Microsoft Office 2007，協同、共享、搜索等個性化功能進一步深入體現到產品中，從而更大程度地提升了用戶的體驗。

2.OutlookExpress與微軟Outlook的區別

Outlook Express是屬于Windows XP系統所附贈的軟體，功能比較簡單。微軟Outlook是屬于Office家族中的一員，它比Outlook Express的功能多，比較適合辦公室人員使用。表1-1說明了兩者的區別。

1.1.2 微軟Outlook的適用人群

Office Outlook 2007面向需要時間和信息管理解決方案的任何人。例如：

（1）每天接受大量郵件，不僅需要及時回復，還需要根據郵件的內容處理事務的職場人士。

（2）每天通過電腦來處理各類事務往來，特別是要通過軟件來記錄、管理、提醒自己行程及工作安排的IT人士。

（3）每天接收大量信息，譬如郵件、上級工作安排、各類資訊等，同時要在規定的時間內，和同事協同完成的人們。

（4）那些在家中需要和Internet電子郵件服務商提供程序配合使用的人們，以及在工作中需要與Microsoft Exchange Server配合使用的協調工作組的人們。

1.1.3 微軟Outlook的應用領域

為什么要考慮使用微軟Outlook？微軟Outlook可以幫助你組織電子郵件、日歷、聯系人和任務，并進行快速查找。使用微軟Outlook可以：

（1）與你所屬組織的內部和外部人員建立聯系。

（2）快速搜索微軟Outlook的信息。

（3）對任務和帶標記的郵件項目加以組織。

（4）共享日歷和聯系人信息。

（5）與Windows SharePoint Services數據建立聯系，并使用這些數據。

（6）簡化跟蹤敏感信息或惡意信息的方式。

總體來說，微軟Outlook可以實現如下兩個功能：

1．提高事務處理的效率

通過使用微軟Outlook，可以讓你在整個工作日內，保持井然有序。高效完全集成的收件箱可幫助你在日歷和任務列表所在的同一個視圖中查看電子郵件和語音郵件。你可以輕松地將任務拖放到日程表上，更快地完成所有任務。

微軟Outlook 2007提供了一個用于管理時間和信息的集成解決方案。你幾乎可以與同事、客戶、朋友和家人共享所有類型的信息。通過共享你的日歷信息可以讓你的同事或者家人了解你在什么時間段有空，從而可以安排他們的行程，這樣你和你的朋友、家人就可以高效地處理日常事務，不會有相互沖突的現象。通過預覽、打開、更改和保存附件，可以實現文件的共享。將即時消息服務與Outlook配合使用，可以讓資訊快速傳遞。從SharePoint網站打開、編輯和更新文件，在Sh arePoint列表或庫中搜索項目或文件，使用Outlook在SharePoint網站上查看和創建任務，可以讓你的同事通過廣域網在全球范圍內與你協同工作！

2．團隊協作

微軟Outlook 2007可不僅用做收發電子郵件的日常程序，而且它在需要集成多種信息的更高級的應用場合中也可以表現得同樣出色。利用微軟Outlook 2007可以實現：

（1）隨時隨地使用Windows SharePoint Services中存儲的數據。

（2）通過多種機制（如Microsoft Office Online、日歷快照和發布Internet日歷）共享和發布日歷。

（3）同事之間可以通過Exchange共享請求，輕松共享信息。

另外微軟Outlook 2007和Exchange Server 2007的集成不僅簡化了通信、改進了信息共享方式，而且讓你在消息更加安全和遵從性選項更好用的情況下，與他人建立聯系。微軟Outlook 2007與Exchange Server 2007的組合為你提供了一個綜合性的時間和信息管理解決方案，它可以讓你更好地與員工、客戶以及合作伙伴進行協作。