1.2 認識Excel界面

Excel 2007與以往版本相比，在界面上有較大的差異。若是老版本用戶，需要花些時間來適應Excel 2007的新界面。

Excel界面的元素組成：Office選項按鈕、快速訪問工具欄、功能區、上下文選項卡、編輯欄、名稱框、行標、列標、滾動條、工作表標簽、狀態欄、視圖按鈕與顯示比例調節按鈕、剪貼板、任務管理器，等等。某些按鈕或者對話框不可能多個同時顯示，只有在特定條件下才能呈現出來。

Excel界面外觀如圖1-6所示。

1.2.1 功能區Ribbon

Excel 2007界面與2003版或者2000版相比，最大的改變就是用功能區代替了以往的工具欄和下拉菜單。熟悉功能區的功能按鈕將有助于快速掌握Excel 2007的常用功能。

功能區的英文名稱為Ribbon，意即絲帶、帶狀物，Excel 2007的功能區就像一條絲帶浮于Excel工作區的上方。

功能區是一條橫向的帶狀區域，可以通過單擊功能區標題（選項卡）來切換到不同的功能區；功能區也可以自定義，添加自己的功能區項目。如圖1-7所示為Excel 2007的功能區，其“百寶箱【第5版】”即作者自行添加的新選項卡，選項卡中有新定義的功能區。

功能區由很多邏輯組組合而成。每個邏輯組中集中存放某一種類型的命令，如字體選項組中有字體加粗、字體顏色、字體大小和字體下劃線等。組與組之間有明顯的方框以示區別。例如，如圖1-7所示，開始選項卡的功能區有剪貼板選項組、字體選項組和對齊方式選項組等。

在功能區中還有一種元素被稱為庫。庫用于某功能執行結果的即時預覽。即從庫中可以預先看到執行該功能后的效果，如圖表庫和樣式庫，如圖1-8所示為Excel的圖表庫。

1.2.2 屏幕提示

學習Excel 2007時，如果對于某些功能不太了解或者想查看其快捷鍵時，可以調出功能按鈕的屏幕提示來協助學習與記憶。

Excel 2007的屏幕提示有以下五大功能。

● 按鈕名稱

● 功能介紹

● 快捷鍵提示

● 功能預覽

● 功能鍵使用舉例

1．名稱與功能提示

對于Excel用戶來說，記憶功能區中的所有按鈕名稱及功能是不必要的，只需將光標指向按鈕，屏幕上即顯示該按鈕的名稱和功能提示，如圖1-9所示，提示框中左上角顯示了光標所指的功能按鈕的名稱，名稱下方是功能說明。

2．快捷鍵提示

Excel功能區有數百個功能按鈕，并非所有按鈕都有快捷鍵。如果某按鈕具有快捷鍵，則光標指向該按鈕時將在名稱后提示該功能的快捷鍵，如圖1-10所示，為字體添加下劃線的快捷鍵是【Ctrl+U】。

3．功能預覽

對于某些僅通過名稱難以理解其功能但可以用圖標來表現其功能的按鈕，Excel為其添加了功能圖示，如圖1-11所示，用戶可以通過功能介紹和圖示正確地理解“填充”的含義。

4．功能舉例

部分功能除功能名稱和功能說明外還有應用舉例，使用戶可以更快地理解功能按鈕的用途，如圖1-12所示。

1.2.3 編輯區

可編輯區域即工作表的正文區域，如圖1-14所示，用于存放用戶的數據、圖表和圖片等信息。工作表編輯區上面的編輯欄用于顯示和修改單元格數據。

1.2.4 狀態欄

Excel 2007的狀態欄功能非常強大，可以顯示的內容有22項。

狀態欄處于Excel程序的最下層，用于顯示當前操作狀態。每一個選項都可通過狀態欄右鍵中相應的命令來控制，狀態欄信息及控制按鈕如圖1-15所示。

狀態欄最重要的功能是選區計算和視圖縮放。而且與以往的版本相比，其增強之處在于可以同時顯示多種計算結果，如圖1-15所示，選區數據為1、2、3，狀態欄中顯示了選區的平均值、計數、數值計數、最大值、最小值和求和等運算結果。

1.2.5 快速訪問工具欄

Excel 2007的功能區不像以往版本中的工具欄按鈕一樣可以隨心所欲地定制。但可以通過自定義快速訪問工具欄來添加功能按鈕，使之適應用戶的習慣。

快速訪問工具欄中可以添加功能區中的任意功能按鈕，也可以添加所有功能區中未列出的功能按鈕。甚至可以通過錄制宏來添加Excel本身不存在的功能。

如圖1-16所示，即在快速訪問工具欄中添加了一個新的名稱為“建立工作表目錄”的按鈕，且可以通過【Alt+7】組合鍵來調用該按鈕的功能。

1.2.6 Office按鈕

Office按鈕是位于Excel界面左上角的圓形按鈕。主要有兩個用途：提供工作簿常用的功能菜單；提供Excel選項用于定制Excel。

Office按鈕及其下拉菜單如圖1-17所示。

1.2.7 Excel選項

“Excel選項”對話框需要通過單擊Office下拉菜單中的【Excel選項】按鈕來打開，主要功能是根據用戶習慣或者需求而定制Excel。

“Excel選項”對話框中可以設置的選項如圖1-18所示。