第一部分 數(shù)據(jù)庫技術(shù)——Access 2003

復(fù)習(xí)指導(dǎo)

第一章 認(rèn)識Access 2003

復(fù)習(xí)要求

1.掌握數(shù)據(jù)庫及數(shù)據(jù)庫對象的基本概念；

2.掌握Access 2003的啟動(dòng)和退出；

3.掌握Access 2003的用戶界面；

4.掌握Access 2003幫助系統(tǒng)。

復(fù)習(xí)內(nèi)容

一、數(shù)據(jù)庫的基本概念

1.數(shù)據(jù)

數(shù)據(jù)是描述客觀事物特征的抽象化符號，既包括數(shù)字、字母、文字及其他特殊字符組成的文本形式的數(shù)據(jù)，還包括圖形、圖像、聲音等形式的數(shù)據(jù)。實(shí)際上，凡是能夠由計(jì)算機(jī)處理的對象都可以稱為數(shù)據(jù)。

2.數(shù)據(jù)庫

數(shù)據(jù)庫是存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備上、結(jié)構(gòu)化的相關(guān)數(shù)據(jù)的集合。數(shù)據(jù)庫不僅包含描述事物的具體數(shù)據(jù)，而且反映了相關(guān)事物之間的關(guān)系。在Access數(shù)據(jù)庫中，數(shù)據(jù)以二維表的形式存放，表中的數(shù)據(jù)相互之間均有一定的聯(lián)系。

3.數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)

數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)是對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行管理的軟件。其主要作用是統(tǒng)一管理、控制數(shù)據(jù)庫的建立、使用和維護(hù)。

4.數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)

數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)由計(jì)算機(jī)的軟、硬件組成，它主要解決3 個(gè)問題：有效地組織數(shù)據(jù)；將數(shù)據(jù)輸入到計(jì)算機(jī)中進(jìn)行處理；根據(jù)用戶的要求將處理后的數(shù)據(jù)從計(jì)算機(jī)中提取出來。

數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)由5 部分組成：計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)及相關(guān)軟件、數(shù)據(jù)庫管理員、用戶。

5.數(shù)據(jù)模型

數(shù)據(jù)模型是指數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)之間的關(guān)系。任何一種數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)都是基于某種模型的。數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)常用的數(shù)據(jù)模型有層次模型、網(wǎng)狀模型和關(guān)系模型3種。

層次模型：用樹形結(jié)構(gòu)表示數(shù)據(jù)及其聯(lián)系的數(shù)據(jù)模型稱為層次模型。

網(wǎng)狀模型：用網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)表示數(shù)據(jù)及其聯(lián)系的數(shù)據(jù)模型稱為網(wǎng)狀模型。

關(guān)系模型：用二維表表示數(shù)據(jù)及其聯(lián)系的數(shù)據(jù)模型稱為關(guān)系模型。關(guān)系模型建立在關(guān)系代數(shù)基礎(chǔ)上。關(guān)系模型具有數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)單一、理論嚴(yán)密、使用方便、易學(xué)易用的特點(diǎn)，因此目前絕大多數(shù)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)都采用關(guān)系模型。

6.關(guān)系數(shù)據(jù)庫

按照關(guān)系模型建立的數(shù)據(jù)庫稱為關(guān)系數(shù)據(jù)庫。關(guān)系數(shù)據(jù)庫中的所有數(shù)據(jù)均組織成一個(gè)個(gè)的二維表，這些表之間的聯(lián)系也用二維表表示。

（1）數(shù)據(jù)元素：關(guān)系數(shù)據(jù)庫中最基本的數(shù)據(jù)單位。

（2）字段：二維表中的一列稱為一個(gè)字段。每一個(gè)字段均有一個(gè)唯一的名字（稱為字段名），字段是有寬度的，不同數(shù)據(jù)類型對應(yīng)的最大寬度也不同。

（3）記錄：二維表中的每一行稱為一個(gè)記錄，每一個(gè)記錄具有一個(gè)唯一的編號（稱為記錄號）。每個(gè)記錄中不同字段的數(shù)據(jù)可能具有不同的數(shù)據(jù)類型，但所有記錄的相同字段的數(shù)據(jù)類型一定是相同的。

（4）數(shù)據(jù)表：具有相同字段的所有記錄的集合。一個(gè)數(shù)據(jù)庫往往由若干個(gè)數(shù)據(jù)表組成，每一個(gè)數(shù)據(jù)表都有一個(gè)唯一的名字，稱為數(shù)據(jù)表名。

二、啟動(dòng)和退出Access 2003

1.啟動(dòng)Access 2003

啟動(dòng)Access 2003的常用方法有3種。

（1）通過“開始”菜單啟動(dòng)

執(zhí)行“開始”→“所有程序”→“Microsoft Office”→“Microsoft Office Access 2003”菜單命令，即可啟動(dòng)Access 2003。

（2）通過“開始”菜單中的Access 2003選項(xiàng)啟動(dòng)

如果在“開始”菜單中加入Access 2003選項(xiàng)，則直接單擊“開始”菜單中的“Microsoft Office Access 2003”選項(xiàng)圖標(biāo)，即可啟動(dòng)Access 2003。

（3）通過桌面快捷方式啟動(dòng)

如果在桌面上創(chuàng)建了Access 2003的快捷方式，則在桌面上雙擊Access 2003的快捷方式圖標(biāo)，即可啟動(dòng)Access 2003。

2.退出Access 2003

退出Access 2003通常有5種方法。

（1）單擊Access 2003用戶界面主窗口的“關(guān)閉”按鈕。

（2）雙擊Access 2003標(biāo)題欄左邊的控制菜單圖標(biāo)。

（3）單擊Access 2003的控制菜單圖標(biāo)，在彈出的下拉菜單中，單擊“關(guān)閉”命令。

（4）在菜單欄中單擊“文件”→“退出”命令。

（5）按【Alt+F4】快捷鍵。

3.在桌面上創(chuàng)建Access 2003快捷方式

步驟如下：

（1）執(zhí)行“開始”→“所有程序”→“Microsoft Office”→“Microsoft Office Access 2003”命令。

（2）單擊鼠標(biāo)右鍵，在快捷菜單中選擇“發(fā)送到”→“桌面快捷方式”命令。

三、Access 2003的用戶界面

Access 2003的用戶界面由標(biāo)題欄、菜單欄、工具欄、工作區(qū)和任務(wù)窗格組成。

1.標(biāo)題欄

標(biāo)題欄在Access主窗口的最上面，依次顯示“控制菜單”圖標(biāo)、窗口的標(biāo)題Microsoft Access和控制按鈕。

2.菜單欄

菜單欄中所包含的子菜單根據(jù)當(dāng)前工作狀態(tài)的不同而不同，子菜單中各菜單項(xiàng)的名稱顯示的方式不同，其表示的含義也不相同。

（1）命令名稱的右側(cè)帶有三角符號（）：該命令下有相應(yīng)的子菜單。

（2）命令名稱的左側(cè)帶有圖標(biāo)：說明該命令已經(jīng)被設(shè)置為工具欄中的按鈕。

（3）命令名稱的右側(cè)帶有字母：打開該命令的快捷方式。

（4）命令名稱的右側(cè)帶有省略號（…）：該命令執(zhí)行后會(huì)出現(xiàn)對話框。

（5）命令名稱顯示為淺灰色：當(dāng)前狀態(tài)下該命令無效。

3.工具欄

工具欄位于菜單欄的下面，Access 2003將常用的命令以工具按鈕的形式放在工具欄里。可以使用工作欄中的按鈕快速執(zhí)行命令，提高工作效率。要顯示工具欄，可使用“視圖”菜單中的“工具欄”選項(xiàng)。

4.工作區(qū)

工作區(qū)占Access 2003主窗口的大部分面積，對數(shù)據(jù)庫的所有操作都在工作區(qū)中進(jìn)行，其操作的結(jié)果也都顯示在工作區(qū)中。

5.任務(wù)窗格

任務(wù)窗格是Microsoft Office 2003所有組件中都具有的功能之一。當(dāng)打開Access 2003的主窗口時(shí)，標(biāo)題為“開始工作”的“任務(wù)窗格”會(huì)自動(dòng)地顯示在窗口的右邊，可以通過“視圖”菜單中的“任務(wù)窗格”命令打開或關(guān)閉“任務(wù)窗格”。

Access 2003中有“開始工作”、“幫助”、“搜索文件”等7個(gè)任務(wù)窗格，在對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行操作時(shí)，單擊“任務(wù)窗格”右上角的“其他任務(wù)窗格”按鈕，則彈出“其他任務(wù)窗格”下拉菜單，用鼠標(biāo)單擊所選任務(wù)窗格標(biāo)題，即可打開相應(yīng)的任務(wù)窗格。

四、Access 2003的數(shù)據(jù)庫窗口

當(dāng)創(chuàng)建一個(gè)新的數(shù)據(jù)庫文件或打開一個(gè)已有的數(shù)據(jù)庫文件時(shí)，在Access 2003工作區(qū)上就會(huì)自動(dòng)打開數(shù)據(jù)庫窗口。數(shù)據(jù)庫窗口是Access 2003數(shù)據(jù)庫文件進(jìn)行操作的中心，從這里可以創(chuàng)建和使用Access 2003數(shù)據(jù)庫的任何對象，數(shù)據(jù)庫窗口包含了當(dāng)前所處理的數(shù)據(jù)庫中的全部內(nèi)容。

數(shù)據(jù)庫窗口包括標(biāo)題欄、工具欄、數(shù)據(jù)庫對象欄和對象列表窗口。

1.標(biāo)題欄

標(biāo)題欄顯示數(shù)據(jù)庫的名稱和文件格式。

2.工具欄

工具欄列出了操作數(shù)據(jù)庫對象中的一些常用工具，共有“打開”、“設(shè)計(jì)”等8個(gè)常用工具。

（1）“打開”按鈕：可以打開所選擇的對象進(jìn)行查看。

（2）“設(shè)計(jì)”按鈕：可以對打開的對象進(jìn)行編輯修改。

（3）“新建”按鈕：可以創(chuàng)建一個(gè)新對象。

其他5個(gè)按鈕分別是“刪除”、“圖標(biāo)列表”（3種）和“屬性”，將鼠標(biāo)指針移到按鈕上，可以顯示該按鈕的名稱。

3.數(shù)據(jù)庫對象欄

數(shù)據(jù)庫對象欄中給出了7 個(gè)數(shù)據(jù)庫對象和“組”與“收藏夾”兩個(gè)特殊對象。在對象欄中選擇一種對象，則在右側(cè)的對象列表窗口中顯示相應(yīng)的對象列表，從而可以對選擇的對象進(jìn)行操作。

4.對象列表窗口

對象列表窗口的上半部分顯示的是新建對象的快捷方式列表，使用快捷方式可以方便、高效地創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫對象，創(chuàng)建不同的數(shù)據(jù)庫對象時(shí)其列表也不一樣。對象列表窗口的下半部分顯示的是所選對象的列表。

五、Access 2003的數(shù)據(jù)庫對象

Access 2003的數(shù)據(jù)庫對象有7種，分別是表、查詢、窗體、報(bào)表、頁、宏、模塊。

1.表

表是Access 2003存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的地方，是數(shù)據(jù)庫的核心和基礎(chǔ)，其他數(shù)據(jù)庫對象的操作都是在表的基礎(chǔ)上進(jìn)行的。Access 2003數(shù)據(jù)庫中的表是一個(gè)二維表，以行和列來組織數(shù)據(jù)，每一行稱為一條記錄，每一列稱為一個(gè)字段。在一個(gè)數(shù)據(jù)庫中，存儲(chǔ)著若干個(gè)表，這些表之間可以通過有相同內(nèi)容的字段建立關(guān)系，表之間的關(guān)系有一對一、一對多和多對多。

對于表中保存的數(shù)據(jù)，可采用不同的方式進(jìn)行查看，如從表中查看、從查詢中查看、從窗體中查看、從報(bào)表中查看、從頁中查看等。當(dāng)更新數(shù)據(jù)時(shí)，所有出現(xiàn)該數(shù)據(jù)的位置均會(huì)自動(dòng)更新。

2.查詢

查詢是Access 2003數(shù)據(jù)庫的一個(gè)重要對象，使用查詢可以按照不同的方式查看、分析和更改數(shù)據(jù)，通過查詢可以篩選出所需要的記錄，構(gòu)成一個(gè)新的數(shù)據(jù)集合，而查詢的結(jié)果又可以作為數(shù)據(jù)庫中其他對象的數(shù)據(jù)來源。

3.窗體

窗體是數(shù)據(jù)庫和用戶之間的接口，使用窗體可以方便快捷地輸入、編輯、查詢、篩選和顯示數(shù)據(jù)。在一個(gè)完善的數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)中，用戶都是通過窗體對數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行各種操作的，而不是直接對表、查詢等進(jìn)行操作。

4.報(bào)表

在許多情況下，數(shù)據(jù)庫操作的結(jié)果是要打印輸出的，報(bào)表就是把數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)打印輸出的特有形式。使用報(bào)表，不僅能夠以格式化的形式顯示數(shù)據(jù)、輸出數(shù)據(jù)，還可以利用報(bào)表對數(shù)據(jù)進(jìn)行排序、分組、求和及求平均等統(tǒng)計(jì)計(jì)算。

5.頁

頁也稱為數(shù)據(jù)訪問頁，使用它也可以將數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)發(fā)布到網(wǎng)絡(luò)上去。使用數(shù)據(jù)訪問頁既可以在網(wǎng)絡(luò)上靜態(tài)地查看數(shù)據(jù)，還可以通過網(wǎng)絡(luò)對數(shù)據(jù)進(jìn)行添加、修改、刪除等操作。

6.宏

宏是Access 2003數(shù)據(jù)庫中的一個(gè)重要對象，但與其他數(shù)據(jù)庫對象不同的是，宏并不直接處理數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)，而是一個(gè)組織其他5 個(gè)對象（表、查詢、窗體、報(bào)表和頁）的工具。例如，可以建立一個(gè)宏，通過宏打開某個(gè)窗體、打印某份報(bào)表等。宏可以包含一個(gè)或多個(gè)宏命令，也可以是由幾個(gè)宏組成的宏組。

7.模塊

模塊是用VBA（Visual Basic for Application）語言編寫的程序段，用來完成利用宏處理仍然很困難的操作。將宏與報(bào)表、窗體等對象相結(jié)合，可以開發(fā)出高質(zhì)量、高水平的數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)。

六、Access 2003的幫助系統(tǒng)

Access 2003提供了方便、功能完善的幫助系統(tǒng)，可以幫助用戶更快地掌握Access 2003的使用，使用幫助系統(tǒng)主要有3種方法。

1.使用“幫助”任務(wù)窗格

單擊工具欄上的“幫助”按鈕，或單擊菜單“幫助”→“Microsoft Office Access幫助”命令；或按下【F1】鍵，都會(huì)在Access 2003用戶界面的右側(cè)出現(xiàn)“Access幫助”任務(wù)窗格。在該任務(wù)窗格的搜索欄中輸入相關(guān)的主題信息，可以查找到本機(jī)或網(wǎng)上的相應(yīng)主題的幫助內(nèi)容。

2.使用“Office助手”

執(zhí)行“幫助”→顯示“Office助手”菜單命令，可以顯示“Office助手”的動(dòng)畫形象和對話框，在框中輸入需要幫助的關(guān)鍵詞，再單擊“搜索”按鈕，則可在“搜索結(jié)果”任務(wù)窗格中得到相應(yīng)的幫助信息。右鍵單擊“Office助手”動(dòng)畫圖像，則可以對“Office助手”進(jìn)行相關(guān)的設(shè)置。

3.使用上下文幫助

Access 2003在很多地方提供上下文即時(shí)幫助，在某個(gè)對話框或窗口中按下【F1】鍵，則可以打開與該對話框或窗口有關(guān)的上下文幫助信息。