第二章 創(chuàng)建數據庫和表

復習要求

1.掌握數據庫和表的相關概念；

2.熟練掌握Access 2003數據庫的創(chuàng)建；

3.熟練掌握使用向導創(chuàng)建表；

4.熟練掌握使用表設計器創(chuàng)建表；

5.熟練掌握表中字段屬性及設置。

復習內容

一、創(chuàng)建數據庫

Access 2003提供多種創(chuàng)建數據庫的方法，主要有創(chuàng)建一個空數據庫、使用模板創(chuàng)建數據庫、使用向導創(chuàng)建數據庫、根據現有文件創(chuàng)建數據庫等。最常用而且靈活的一種方法是先創(chuàng)建一個空數據庫，然后向空數據庫添加表、查詢、窗體、報表等數據庫對象。

1.創(chuàng)建空數據庫

（1）啟動Access 2003，單擊工具欄上的“新建”按鈕，或執(zhí)行“文件”→“新建”菜單命令，在主窗口右側出現“新建文件”任務窗格。

（2）在任務窗格中的“新建”欄中單擊“空數據庫”，在對話框中指定文件名和保存位置，單擊“創(chuàng)建”按鈕即可創(chuàng)建空數據庫。創(chuàng)建空數據庫后就可以在該數據庫中創(chuàng)建表和其他的數據庫對象。

2.利用“本機上的模板”創(chuàng)建數據庫

Access 2003提供了10個數據庫模板，利用這些模板，可以快速建立所需的數據庫。

（1）在主窗口右側的“新建文件”任務窗格中單擊“本機上的模板”，彈出“模板”對話框。

（2）在“模板”對話框中，單擊“數據庫”選項卡，在出現的模板中，選中所需要的數據庫模板，單擊“確定”按鈕，在彈出的“文件新建數據庫”對話框中輸入文件的保存位置和文件名，單擊“創(chuàng)建”按鈕，在“數據庫向導”的提示下完成數據庫的創(chuàng)建。

3.打開和關閉數據庫

（1）數據庫的打開

Access 2003啟動后，單擊工具欄中的“打開”按鈕，或執(zhí)行“文件”→“打開”菜單命令，彈出“打開”對話框。在對話框中選擇要打開的數據庫文件的存放位置和文件名等。

（2）打開數據庫的方式

●“以只讀方式打開”，打開的數據庫只能查看但不能編輯。

●“以獨占方式打開”，當以獨占方式打開數據庫時，也就禁止了他人打開該數據庫。

●“以獨占只讀方式打開”，打開的數據庫既是只讀的，又是獨占的。

● 若沒有以上幾種情況的限制，可直接單擊“打開”按鈕。

（3）數據庫的關閉方法

● 直接單擊數據庫窗口右上角的“關閉”按鈕。

● 執(zhí)行“文件”→“關閉”菜單命令。

二、使用向導創(chuàng)建表

1.表的結構和內容

數據表由表的結構與表的內容兩部分組成。表的結構是指組成數據表的字段及其字段屬性，表的內容是指表中的具體數據。

2.主鍵

主鍵是數據表中其值能唯一標識一條記錄的一個字段或多個字段的組合。主鍵有以下幾個特征：

● 一個表中只能有一個主鍵。

● 如果表中沒有一個字段的值可以唯一標識一條記錄，那么就要選擇多個字段組合在一起作為主鍵。

● 使用主鍵可以避免同一記錄的重復錄入，還能加快表中數據的查找速度。

3.自動編號

在使用表向導創(chuàng)建表時，如果選擇系統自動設置主鍵，Access 2003會自動添加一個“自動編號”類型的字段，并將其設置為主鍵，輸入數據時，該字段自動填入阿拉伯序列數字。

4.使用向導創(chuàng)建表的步驟

（1）在數據庫窗口中選擇“表”對象，單擊“新建”按鈕，在“新建表”對話框中選擇“表向導”選項。

（2）在“表向導”的第一個對話框中，選擇相應的示例表和需要的字段，并添加到“新表中的字段”欄。在“重命名字段”對話框中給新字段重新命名。

（3）在“表向導”的第二個對話框中，輸入表名，選擇相應的主鍵設置方法。

（4）在“表向導”的第三個對話框中，根據需要進行相應的選擇。

三、使用表設計器創(chuàng)建表

1.數據類型

Access 2003數據表的字段有10種數據類型。

（1）文本

文本指文字或文字與數字的組合，或者用于不需要計算的數字等。文本類型的字段寬度不能超過255個字符。

（2）備注

由于文本類型可以表示的長度有限，所以對于內容較多的長文本信息就要選用備注類型。備注最多能存儲65536個字符。備注類型主要用于長文本，如注釋或說明信息。

（3）數字

數字用于要進行算術計算的數據，但涉及貨幣的計算除外（貨幣要使用“貨幣”類型）。

數字類型按照字段的大小又可分為字節(jié)型、整型、長整型、單精度型、雙精度型等。字節(jié)型占1字節(jié)寬度，可表示0～255的整數；整型占2字節(jié)寬度，可表示-32768～+32767的整數；長整型占4 字節(jié)寬度，能表示更大的數字范圍；單精度型可以表示小數，雙精度型可以表示更為精確的小數。

（4）日期/時間

日期/時間用于表示日期和時間。這種類型的數據有多種格式可選，如常規(guī)日期（yyyy-mm-dd hh:mm:ss）、長日期（yyyy年mm月dd日）、長時間（hh:mm:ss）等。

（5）貨幣

貨幣用于表示貨幣值，并且計算時禁止四舍五入。

（6）自動編號

自動編號在添加記錄時自動給每一個記錄插入的唯一順序編號（每次遞增1）或隨機編號。

（7）是/否

是/否用于只可能是兩個值中的一個（如“是/否”、“真/假”、“開/關”）的數據。用這種數據類型可以表示是否團員、婚否、是否在職等情況。

（8）OLE對象

OLE是對象嵌入與鏈接的簡稱。該數據類型字段中可保存聲音、圖像等多媒體信息。

（9）超鏈接

超鏈接用于存放鏈接到本地或網絡上的地址。

（10）查閱向導

查閱向導用于實現查閱其他表中的數據，它允許用戶選擇來自其他表或來自值列表的值。

2.設置主鍵的方法

（1）將表中的一個字段設置為主鍵

打開表的設計視圖，用鼠標右擊要設置的字段，在快捷菜單中選擇“主鍵”，該字段左側的按鈕上會出現鑰匙形的主鍵圖標。

（2）將表中的多個字段組合設置為主鍵

按住【Ctrl】鍵，用鼠標單擊字段左側的按鈕，選中多個字段后，單擊鼠標右鍵，在快捷菜單中選擇“主鍵”，這時所有被選擇的字段左側的按鈕上都會出現鑰匙形的主鍵圖標。

3.使用設計器創(chuàng)建表的步驟

（1）在數據庫窗口中，雙擊“使用設計器創(chuàng)建表”，打開表設計器。

（2）在表設計器中，輸入各個字段的名稱，單擊在“數據類型”中的下拉列表框按鈕，選擇各個字段的數據類型；并設置各個字段的相關屬性。

（3）設置好每個字段后，單擊工具欄中的“保存”按鈕，在打開的“另存為”對話框中，輸入表的名稱，單擊“確定”按鈕。

（4）創(chuàng)建完表的結構后，執(zhí)行“視圖”→“數據表視圖”菜單命令，打開表的數據表視圖，輸入數據。

四、通過輸入數據創(chuàng)建表

1.數據表的視圖及其切換

數據表有兩種視圖：設計視圖和數據表視圖。

（1）設計視圖

設計視圖是用來編輯表結構的視圖。在設計視圖中，可以輸入、編輯、修改數據表的字段名稱、字段類型、字段說明，還可以設置字段的各種屬性。

（2）數據表視圖

數據表視圖是用來瀏覽和編輯數據表數據內容的視圖。在數據表視圖中，不僅可對數據表進行數據的輸入、編輯、修改等操作，還可以查找和替換數據，并且可以對數據表按某個字段、某種方式進行排序和篩選。

（3）數據表視圖的切換

● 右鍵單擊當前視圖的標題欄，在快捷菜單中可選擇切換到另一種視圖。

● 單擊Access 2003窗口的“視圖”，在下拉菜單中選擇切換到其他視圖。

2.通過輸入數據創(chuàng)建表的步驟

用戶可以先不創(chuàng)建表的結構，而是直接在數據表視圖中輸入表中數據來創(chuàng)建表。

（1）在數據庫窗口中雙擊“通過輸入數據創(chuàng)建表”，打開數據表視圖。

（2）根據需要雙擊“字段1、字段2、字段3……”，將其名稱修改為具體的字段名稱，在字段名稱下面直接輸入數據。

（3）數據輸入完成后，單擊工具欄上的“保存”按鈕，在“另存為”對話框中輸入表的名稱，在彈出的“創(chuàng)建主鍵”提示框中設置主鍵。

（4）打開已創(chuàng)建表的設計視圖，根據實際需要對表的字段名稱、字段類型、字段大小等屬性進行修改和調整，完成后保存即可。

五、字段屬性的設置

字段的屬性除了包括基本的字段名稱、字段類型、字段大小外，還包括字段標題、數據的顯示格式、字段默認值、有效性規(guī)則、有效性文本及輸入掩碼等屬性。在表的設計視圖下面的“常規(guī)”和“查閱”選項卡中可完成字段屬性的所有設置。

1.“字段大小”屬性

“字段大小”屬性可控制字段使用的空間大小。只能對“文本”或“數字”型的字段大小設置該屬性。“文本”型字段的取值范圍是0～255內的整數，默認值為50；要設置“數字”型字段的大小，可以通過單擊“字段大小”屬性框中的按鈕，從下拉列表框中選取某一類型完成。

2.“格式”屬性

“格式”屬性用以確定數據的顯示方式和打印方式。對于不同數據類型的字段，其格式的選擇有所不同。“數字”、“自動編號”、“貨幣”類型的數據有常規(guī)數字、貨幣、歐元、固定、標準、百分比等顯示格式；“日期/時間”類型的數據有常規(guī)日期、長日期、中日期、短日期、長時間等顯示格式；“是/否”類型的數據有真/假、是/否、開/關等顯示格式。

“OLE對象”類型的數據不能定義顯示格式，“文本”、“備注”、“超鏈接”類型的數據沒有特殊的顯示格式。

“格式”屬性只影響數據的顯示方式，而原表中的數據本身并無變化。

3.“輸入掩碼”屬性

“輸入掩碼”是一種輸入格式，由字面顯示字符（如括號、句號或連字符）和掩碼字符（用于指定可以輸入數據的位置及數據類型、字符數量等）構成。“輸入掩碼”可以在輸入數據時保持統一的格式，還可以檢查輸入錯誤。使用“輸入掩碼向導”可以為“文本”和“日期”型字段設置“輸入掩碼”。

（1）常用的掩碼字符及含義見表2-1。

（2）常用的輸入掩碼

● 郵政編碼：000000；

● 身份證號：000000000000000999；

● 長日期（中文）：9999年99月99日；

● 短日期（中文）：99年99月99日；

● 長時間：99:00:00

● 短時間：00:00。

4.“標題”屬性

標題是字段的另一個名稱，字段標題和字段名稱可以相同，也可以不同。當未指定字段標題時，標題默認為字段名。

字段名稱通常用于系統內部的引用，而字段標題通常用于顯示。在表的數據視圖中，顯示的是字段標題；在窗體和報表中，相應字段的標簽顯示的也是字段標題。而在表的“設計”視圖中，顯示的是字段名稱。

5.“默認值”屬性

表中一些字段的數據內容相同的可以將其設置為默認值，以簡化輸入，提高輸入速度。

6.“有效性規(guī)則”和“有效性文本”屬性

“有效性規(guī)則”是用于限制輸入數據時必須遵守的規(guī)則。利用“有效性規(guī)則”屬性可限制字段的取值范圍，確保輸入數據的合理性，防止非法數據輸入。“有效性規(guī)則”要用表達式來描述。

“有效性文本”與“有效性規(guī)則”配合使用。當輸入的數據違反了“有效性規(guī)則”時，系統會用設置的“有效性文本”來提示。

六、在表中輸入數據的注意事項

在表中輸入數據時，需要注意以下幾點。

（1）輸入一個字段值后，按回車鍵或【Tab】鍵，輸入下一個字段值。

（2）輸入一條記錄時，表會自動添加一條新的空記錄，并在該記錄最左方的“選擇器”中顯示出一個“*”號，表示這是一條新記錄。

（3）對于選定準備輸入的記錄，其最左方的“選擇器”中顯示出一個箭頭符號，表示該記錄為當前記錄。

（4）對于正在輸入的記錄，其最左方的“選擇器”中顯示出一個鉛筆符號，表示該記錄正處在輸入或編輯狀態(tài)中。

（5）輸入“是否型”字段的值時，復選框選中表示“是”，未選中表示“否”，如果已設置該字段的默認值為“yes”，則復選框自動選中。

（6）OLE對象字段使用“插入對象”命令來輸入，“插入對象”對話框中有 “新建”和“由文件創(chuàng)建”兩個選項。選擇“新建”，則創(chuàng)建一個文件插到表中，這個文件可以是位圖、Excel圖表、PowerPoint幻燈片、Word文檔中的圖片等；選擇“由文件創(chuàng)建”，即可插入已經存在的文件中的對象。