第一部分 數據庫技術——Access 2003

復習指導

第一章 認識Access 2003

復習要求

1.掌握數據庫及數據庫對象的基本概念；

2.掌握Access 2003的啟動和退出；

3.掌握Access 2003的用戶界面；

4.掌握Access 2003幫助系統。

復習內容

一、數據庫的基本概念

1.數據

數據是描述客觀事物特征的抽象化符號，既包括數字、字母、文字及其他特殊字符組成的文本形式的數據，還包括圖形、圖像、聲音等形式的數據。實際上，凡是能夠由計算機處理的對象都可以稱為數據。

2.數據庫

數據庫是存儲在計算機存儲設備上、結構化的相關數據的集合。數據庫不僅包含描述事物的具體數據，而且反映了相關事物之間的關系。在Access數據庫中，數據以二維表的形式存放，表中的數據相互之間均有一定的聯系。

3.數據庫管理系統

數據庫管理系統是對數據庫進行管理的軟件。其主要作用是統一管理、控制數據庫的建立、使用和維護。

4.數據庫系統

數據庫系統由計算機的軟、硬件組成，它主要解決3 個問題：有效地組織數據；將數據輸入到計算機中進行處理；根據用戶的要求將處理后的數據從計算機中提取出來。

數據庫系統由5 部分組成：計算機硬件系統、數據庫、數據庫管理系統及相關軟件、數據庫管理員、用戶。

5.數據模型

數據模型是指數據庫中數據與數據之間的關系。任何一種數據庫系統都是基于某種模型的。數據庫管理系統常用的數據模型有層次模型、網狀模型和關系模型3種。

層次模型：用樹形結構表示數據及其聯系的數據模型稱為層次模型。

網狀模型：用網狀結構表示數據及其聯系的數據模型稱為網狀模型。

關系模型：用二維表表示數據及其聯系的數據模型稱為關系模型。關系模型建立在關系代數基礎上。關系模型具有數據結構單一、理論嚴密、使用方便、易學易用的特點，因此目前絕大多數數據庫系統都采用關系模型。

6.關系數據庫

按照關系模型建立的數據庫稱為關系數據庫。關系數據庫中的所有數據均組織成一個個的二維表，這些表之間的聯系也用二維表表示。

（1）數據元素：關系數據庫中最基本的數據單位。

（2）字段：二維表中的一列稱為一個字段。每一個字段均有一個唯一的名字（稱為字段名），字段是有寬度的，不同數據類型對應的最大寬度也不同。

（3）記錄：二維表中的每一行稱為一個記錄，每一個記錄具有一個唯一的編號（稱為記錄號）。每個記錄中不同字段的數據可能具有不同的數據類型，但所有記錄的相同字段的數據類型一定是相同的。

（4）數據表：具有相同字段的所有記錄的集合。一個數據庫往往由若干個數據表組成，每一個數據表都有一個唯一的名字，稱為數據表名。

二、啟動和退出Access 2003

1.啟動Access 2003

啟動Access 2003的常用方法有3種。

（1）通過“開始”菜單啟動

執行“開始”→“所有程序”→“Microsoft Office”→“Microsoft Office Access 2003”菜單命令，即可啟動Access 2003。

（2）通過“開始”菜單中的Access 2003選項啟動

如果在“開始”菜單中加入Access 2003選項，則直接單擊“開始”菜單中的“Microsoft Office Access 2003”選項圖標，即可啟動Access 2003。

（3）通過桌面快捷方式啟動

如果在桌面上創建了Access 2003的快捷方式，則在桌面上雙擊Access 2003的快捷方式圖標，即可啟動Access 2003。

2.退出Access 2003

退出Access 2003通常有5種方法。

（1）單擊Access 2003用戶界面主窗口的“關閉”按鈕。

（2）雙擊Access 2003標題欄左邊的控制菜單圖標。

（3）單擊Access 2003的控制菜單圖標，在彈出的下拉菜單中，單擊“關閉”命令。

（4）在菜單欄中單擊“文件”→“退出”命令。

（5）按【Alt+F4】快捷鍵。

3.在桌面上創建Access 2003快捷方式

步驟如下：

（1）執行“開始”→“所有程序”→“Microsoft Office”→“Microsoft Office Access 2003”命令。

（2）單擊鼠標右鍵，在快捷菜單中選擇“發送到”→“桌面快捷方式”命令。

三、Access 2003的用戶界面

Access 2003的用戶界面由標題欄、菜單欄、工具欄、工作區和任務窗格組成。

1.標題欄

標題欄在Access主窗口的最上面，依次顯示“控制菜單”圖標、窗口的標題Microsoft Access和控制按鈕。

2.菜單欄

菜單欄中所包含的子菜單根據當前工作狀態的不同而不同，子菜單中各菜單項的名稱顯示的方式不同，其表示的含義也不相同。

（1）命令名稱的右側帶有三角符號（）：該命令下有相應的子菜單。

（2）命令名稱的左側帶有圖標：說明該命令已經被設置為工具欄中的按鈕。

（3）命令名稱的右側帶有字母：打開該命令的快捷方式。

（4）命令名稱的右側帶有省略號（…）：該命令執行后會出現對話框。

（5）命令名稱顯示為淺灰色：當前狀態下該命令無效。

3.工具欄

工具欄位于菜單欄的下面，Access 2003將常用的命令以工具按鈕的形式放在工具欄里。可以使用工作欄中的按鈕快速執行命令，提高工作效率。要顯示工具欄，可使用“視圖”菜單中的“工具欄”選項。

4.工作區

工作區占Access 2003主窗口的大部分面積，對數據庫的所有操作都在工作區中進行，其操作的結果也都顯示在工作區中。

5.任務窗格

任務窗格是Microsoft Office 2003所有組件中都具有的功能之一。當打開Access 2003的主窗口時，標題為“開始工作”的“任務窗格”會自動地顯示在窗口的右邊，可以通過“視圖”菜單中的“任務窗格”命令打開或關閉“任務窗格”。

Access 2003中有“開始工作”、“幫助”、“搜索文件”等7個任務窗格，在對數據庫進行操作時，單擊“任務窗格”右上角的“其他任務窗格”按鈕，則彈出“其他任務窗格”下拉菜單，用鼠標單擊所選任務窗格標題，即可打開相應的任務窗格。

四、Access 2003的數據庫窗口

當創建一個新的數據庫文件或打開一個已有的數據庫文件時，在Access 2003工作區上就會自動打開數據庫窗口。數據庫窗口是Access 2003數據庫文件進行操作的中心，從這里可以創建和使用Access 2003數據庫的任何對象，數據庫窗口包含了當前所處理的數據庫中的全部內容。

數據庫窗口包括標題欄、工具欄、數據庫對象欄和對象列表窗口。

1.標題欄

標題欄顯示數據庫的名稱和文件格式。

2.工具欄

工具欄列出了操作數據庫對象中的一些常用工具，共有“打開”、“設計”等8個常用工具。

（1）“打開”按鈕：可以打開所選擇的對象進行查看。

（2）“設計”按鈕：可以對打開的對象進行編輯修改。

（3）“新建”按鈕：可以創建一個新對象。

其他5個按鈕分別是“刪除”、“圖標列表”（3種）和“屬性”，將鼠標指針移到按鈕上，可以顯示該按鈕的名稱。

3.數據庫對象欄

數據庫對象欄中給出了7 個數據庫對象和“組”與“收藏夾”兩個特殊對象。在對象欄中選擇一種對象，則在右側的對象列表窗口中顯示相應的對象列表，從而可以對選擇的對象進行操作。

4.對象列表窗口

對象列表窗口的上半部分顯示的是新建對象的快捷方式列表，使用快捷方式可以方便、高效地創建數據庫對象，創建不同的數據庫對象時其列表也不一樣。對象列表窗口的下半部分顯示的是所選對象的列表。

五、Access 2003的數據庫對象

Access 2003的數據庫對象有7種，分別是表、查詢、窗體、報表、頁、宏、模塊。

1.表

表是Access 2003存儲數據的地方，是數據庫的核心和基礎，其他數據庫對象的操作都是在表的基礎上進行的。Access 2003數據庫中的表是一個二維表，以行和列來組織數據，每一行稱為一條記錄，每一列稱為一個字段。在一個數據庫中，存儲著若干個表，這些表之間可以通過有相同內容的字段建立關系，表之間的關系有一對一、一對多和多對多。

對于表中保存的數據，可采用不同的方式進行查看，如從表中查看、從查詢中查看、從窗體中查看、從報表中查看、從頁中查看等。當更新數據時，所有出現該數據的位置均會自動更新。

2.查詢

查詢是Access 2003數據庫的一個重要對象，使用查詢可以按照不同的方式查看、分析和更改數據，通過查詢可以篩選出所需要的記錄，構成一個新的數據集合，而查詢的結果又可以作為數據庫中其他對象的數據來源。

3.窗體

窗體是數據庫和用戶之間的接口，使用窗體可以方便快捷地輸入、編輯、查詢、篩選和顯示數據。在一個完善的數據庫應用系統中，用戶都是通過窗體對數據庫中的數據進行各種操作的，而不是直接對表、查詢等進行操作。

4.報表

在許多情況下，數據庫操作的結果是要打印輸出的，報表就是把數據庫中的數據打印輸出的特有形式。使用報表，不僅能夠以格式化的形式顯示數據、輸出數據，還可以利用報表對數據進行排序、分組、求和及求平均等統計計算。

5.頁

頁也稱為數據訪問頁，使用它也可以將數據庫中的數據發布到網絡上去。使用數據訪問頁既可以在網絡上靜態地查看數據，還可以通過網絡對數據進行添加、修改、刪除等操作。

6.宏

宏是Access 2003數據庫中的一個重要對象，但與其他數據庫對象不同的是，宏并不直接處理數據庫中的數據，而是一個組織其他5 個對象（表、查詢、窗體、報表和頁）的工具。例如，可以建立一個宏，通過宏打開某個窗體、打印某份報表等。宏可以包含一個或多個宏命令，也可以是由幾個宏組成的宏組。

7.模塊

模塊是用VBA（Visual Basic for Application）語言編寫的程序段，用來完成利用宏處理仍然很困難的操作。將宏與報表、窗體等對象相結合，可以開發出高質量、高水平的數據庫應用系統。

六、Access 2003的幫助系統

Access 2003提供了方便、功能完善的幫助系統，可以幫助用戶更快地掌握Access 2003的使用，使用幫助系統主要有3種方法。

1.使用“幫助”任務窗格

單擊工具欄上的“幫助”按鈕，或單擊菜單“幫助”→“Microsoft Office Access幫助”命令；或按下【F1】鍵，都會在Access 2003用戶界面的右側出現“Access幫助”任務窗格。在該任務窗格的搜索欄中輸入相關的主題信息，可以查找到本機或網上的相應主題的幫助內容。

2.使用“Office助手”

執行“幫助”→顯示“Office助手”菜單命令，可以顯示“Office助手”的動畫形象和對話框，在框中輸入需要幫助的關鍵詞，再單擊“搜索”按鈕，則可在“搜索結果”任務窗格中得到相應的幫助信息。右鍵單擊“Office助手”動畫圖像，則可以對“Office助手”進行相關的設置。

3.使用上下文幫助

Access 2003在很多地方提供上下文即時幫助，在某個對話框或窗口中按下【F1】鍵，則可以打開與該對話框或窗口有關的上下文幫助信息。