上編 公文寫作基礎知識

第一章 公文概述

第一節 公文的含義和分類

一 公文的含義

“辦理公務的文書”是“公文”一詞的基本含義。具體來說，公文的含義又有廣義和狹義之分。

廣義的公文，是國家機關、社會團體、企事業單位在處理日常工作時廣泛應用、具有直接效用和規范體式的文字材料。廣義的公文外延十分廣闊，除通用文書外，還包括法律、財經、外交、軍事、稅務、工商等各種行業專用文書。目前，還沒有人能夠統計出來廣義的公文到底有多少種類，隨著社會的發展進步，還會源源不斷地產生新的公文文種。

狹義的公文，是中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯合下發的《黨政機關公文處理工作條例》中規定的15種公文，通常稱作黨政機關公文。黨政機關公文，是黨政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的公務文書，是傳達貫徹黨和國家的方針政策、發布行政法規和規章、施行行政措施、請示和答復問題、指導和商洽工作、報告情況、交流經驗的重要工具。

在日常機關工作中，需要解決的問題是實際的，需要處理的事務是具體的。公文是充分體現機關職能的文字材料，注重實用，是公文的主要標志。

在長期的應用實踐中，公文形成了規范化的體式。依照這些文體規范進行閱讀和寫作，既方便快捷又簡練明白。

二 公文的分類

從廣義上來說，公文的文種非常豐富，不勝枚舉。為了了解它們的全貌，掌握它們的特點和寫法，有必要對林林總總的公文進行分類。由于標準不同，分類的結果也不一樣。根據公文的使用范圍來分，可以將公文分為以下兩大類：

（一）通用文書

這類公文是國家機關、社會團體、企事業單位處理日常工作時所使用的公文，具有廣泛的適用性。主要包括以下三種：

1.機關公文

指機關、團體、企事業單位根據各自的職權范圍和隸屬關系制發的具有法定效力和規范體式的文書。

這類公文的主要特點是具有法定效力，需要行文和辦理，具有規范體式。因此，機關公文是國家機關和社會團體行使職權、處理公務的最為正規、有效的工具，是公務文書的主體部分。為了保障其規范化、制度化、科學化，特制定了《黨政機關公文處理工作條例》，對公文的作用、種類、格式、行文規則、發文和收文辦理等都做出了明文規定。

2.事務文書

指機關、團體、企事業單位在日常公務活動中形成和使用的文書。

事務文書包含的范圍非常廣泛，種類豐富，在公務活動中發揮著重要作用。記錄、大事記可以記載公務活動內容，簡報、調查報告可以交流情況，證書、介紹信具有憑證作用，等等。事務文書一般都不是用來行使職權的具有法定效力的文書。有的事務文書如計劃、規章制度等也可以成為具有約束力的文書，但它們不單獨行文，而是使用相應的公文印發。

事務文書不像黨政機關公文那樣具有法定的體式，只有慣用的種類和格式。如計劃、總結、調查報告、述職報告等，都是按照一般文章的常規寫法來寫的，由標題、正文、落款構成，既無眉首部分的各種標識，也無版記部分的各個項目，體式上有比較大的靈活性和自由度。

3.經濟文書

經濟文書是公文的重要組成部分，是經濟管理工作中處理業務、交流信息的重要工具。經濟文書主要包括協議書、合同、經濟預測報告、經濟活動分析報告、廣告等。

改革開放以來，隨著經濟建設活動的發展，經濟交往活動越來越頻繁，經濟文書的使用越來越多，種類也日益豐富，已成為現代經濟管理工作的重要組成部分。

（二）專業性文書

指各專門機構在各自的專職工作中形成和使用的文書。

專職機構極多，可以說任何機構都是專職的，因為每個機構各有分工，各有職權范圍，是其他任何機構無法替代的。雖然專職機構繁多，但專業文書并不復雜，因為大多數機構都是使用通用文書種類，只是內容和作用有所不同。具體來看，專業性文書主要有以下幾類：

1.外交文書

外交文書是外事機關在外交活動中形成和使用的文書。如國書、護照、簽證、條約、議定書、照會、備忘錄、最后通牒等。

2.司法文書

司法機關（公、檢、法）在執法活動中形成和使用的文書。如起訴書、判決書、裁決書、調解書、筆錄等。

3.科技文書

科研機關、院校、企事業單位在科學、技術活動中形成和使用的文書，如實驗報告、技術鑒定書、專利申請書、診斷書等。

公務文書種類豐富，難以窮盡。本書為避免繁雜，突出重點，主要講述15種黨政機關公文的寫作及6種事務文書的寫作。