2008年4月，為實(shí)施企業(yè)整體搬遷的需要，公司決定整合檔案系統(tǒng)。4月21日，公司黨政聯(lián)席會(huì)研究決定，任命我擔(dān)任新成立的檔案館館長(zhǎng)。4月22日下午，公司黨官員找我談話：作為百年軍工廠，公司的企業(yè)檔案汗牛充棟，數(shù)量眾多，涉及面廣，保密性強(qiáng)。由于多次企業(yè)改制和人事改革等諸多因素，公司的各個(gè)專業(yè)檔案分散在幾個(gè)部門，呈現(xiàn)多頭管理的狀況，誰(shuí)都搞不清楚整體情況，情況相當(dāng)復(fù)雜。黨官員指出：檔案管理是有法規(guī)的，要統(tǒng)一管起來(lái)。至于新檔案館的架構(gòu)，公司目前也沒有明確的設(shè)想，由你到職后先把公司檔案系統(tǒng)的基本情況摸清楚，結(jié)合企業(yè)整體搬遷的要求提出整合方案。書記特別強(qiáng)調(diào)：軍工企業(yè)的檔案保密級(jí)別高，公司組建檔案館的主要意圖就是為了所有檔案安全搬遷到新廠區(qū)。由于其它單位的搬遷準(zhǔn)備從去年就開始著手，檔案館已經(jīng)滯后了，可能困難很多，必須抓緊。同時(shí)，還要求我繼續(xù)負(fù)責(zé)發(fā)展史的編纂工作，今年打基礎(chǔ)，明年見成效。4月23日，公司下發(fā)文件，宣布在公司總部成立“建設(shè)檔案館”，為公司直屬的三級(jí)機(jī)構(gòu)。
按照公司文件中檔案館的組建方案，新成立的“建設(shè)檔案館”由人力資源部人事檔案室、財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)檔案室、科技質(zhì)量部科技檔案室、公司辦公室文書檔案室、生產(chǎn)保障部設(shè)備檔案室和黨委宣傳部公司發(fā)展史研究辦公室共六個(gè)室組成。其中五個(gè)檔案室共有八十余年積累的各個(gè)密級(jí)的部委、軍方及政府下發(fā)文件、內(nèi)部文件、請(qǐng)示匯報(bào)、上級(jí)批文、財(cái)務(wù)報(bào)表、業(yè)績(jī)報(bào)告、年度總結(jié)、會(huì)議記錄、法律文本、技術(shù)案卷、設(shè)計(jì)論證、產(chǎn)品圖紙、設(shè)備合同、項(xiàng)目招標(biāo)、工藝資料、人事檔案等各類檔案共計(jì)十幾萬(wàn)冊(cè)；實(shí)物、聲像、榮譽(yù)獎(jiǎng)狀、圖片和禮品檔案近千件。其中上世紀(jì)20年代漢陽(yáng)兵工廠技術(shù)圖紙和上世紀(jì)50年代前蘇聯(lián)軍品圖紙等老檔案上萬(wàn)冊(cè)，系統(tǒng)地保留了企業(yè)建國(guó)前后完整的生產(chǎn)軌跡和發(fā)展脈絡(luò)。
公司是國(guó)家重點(diǎn)保軍企業(yè)，軍工保密單位，又是百年老企，長(zhǎng)年累月積累的檔案數(shù)量龐大，堆積如山。但時(shí)間跨度大，機(jī)構(gòu)幾經(jīng)調(diào)整，目錄不全且散亂，一些老檔案因受潮或積灰已生霉長(zhǎng)蟲，損毀相當(dāng)嚴(yán)重。新檔案館成立初期，共接收老舊的大小庫(kù)房、辦公用房及輔助用房共30多間，分散在廠區(qū)7處，面積約1300m2（多處辦公樓內(nèi)走廊上堆放的眾多柜子、箱子未計(jì)算在內(nèi)）。檔案資料除底、藍(lán)圖資料使用密集架進(jìn)行存放外，絕大部分還是以老式的木柜、鐵柜為主存放，很多柜子年代久遠(yuǎn)，老化、銹蝕、變形、破損。另外，還有一定數(shù)量的檔案資料，由于檔案管理人員輪換與退休等各種原因，至今散放和無(wú)目錄堆放，給資料統(tǒng)計(jì)工作帶來(lái)一定難度（如辦公大樓負(fù)一樓樓梯間和走廊上堆放的幾十個(gè)木柜以及柜子上面的大量木箱，問了半天也沒有任何人知道里面存放的究竟是什么資料）。
我立即到各個(gè)原檔案管理單位，向其領(lǐng)導(dǎo)了解情況，并在他們陪同下到幾個(gè)主要庫(kù)房實(shí)地看了看，發(fā)現(xiàn)各個(gè)庫(kù)房分散在廠區(qū)幾個(gè)角落，除了辦公大樓相對(duì)集中的部分公文、人事和科技檔案室條件稍好外，其余有的在地下室、有的在擱樓上，庫(kù)房大小不一、年久失修，門窗損壞，屋頂漏雨，設(shè)備設(shè)施陳舊老化，一些庫(kù)存的老檔案堆集如山、雜亂無(wú)章，甚至有個(gè)山洞里還存放有抗戰(zhàn)時(shí)期的技術(shù)圖紙，霉味熏人，無(wú)人問津，根本沒有保存價(jià)值。綜合來(lái)看，檔案管理各自為政，工作環(huán)境又差，員工怨氣沖天，干起活來(lái)七拱八翹，完全是一個(gè)爛攤子。整合任務(wù)之艱巨，超乎想象，要安全、保密地完成搬遷也有點(diǎn)懸，情況不容樂觀。
新的檔案館既擔(dān)負(fù)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)檔案資料和重大項(xiàng)目檔案資料等的歸檔，技術(shù)圖紙復(fù)制、更改和服務(wù)，公文、人事、財(cái)務(wù)檔案的日常管理，各種檔案的生產(chǎn)性借查閱、迎接上級(jí)檢查驗(yàn)收等基礎(chǔ)管理工作；又面臨新檔案館機(jī)構(gòu)的組建、運(yùn)轉(zhuǎn)、全面提升管理水平的艱巨任務(wù)；還要籌劃和實(shí)施檔案館的整體性搬遷和新館址的軟硬件建設(shè)。而且，我對(duì)檔案管理完全是門外漢，面臨的巨大挑戰(zhàn)可想而知。
磨刀不許誤砍柴功。我決定先外出學(xué)習(xí)，咨詢借鑒，盡快理出頭緒來(lái)。我先后走訪了CQ市檔案局和市檔案局推薦的本市檔案管理先進(jìn)企業(yè)，重慶鋼鐵集團(tuán)檔案處，還組織檔案管理人員到同行業(yè)的長(zhǎng)安廠、望江廠檔案館學(xué)習(xí)調(diào)研，邀請(qǐng)了市檔案局、兵工局相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員來(lái)廠進(jìn)行了咨詢指導(dǎo)，為公司檔案系統(tǒng)的整合提供了借鑒和參照。在深入的咨詢交流后，我心里算是有譜了。
但我在著手檔案館組建各項(xiàng)基礎(chǔ)工作時(shí)，還是遇到了很具體的困難。在清理各檔案室管理的檔案數(shù)量和類別中，除了技術(shù)檔案室有兩個(gè)老員工熟悉情況外，其它檔案室因企業(yè)改革改制，人員變動(dòng)頻繁，很多崗位都減員到一個(gè)專業(yè)只有一兩個(gè)到崗時(shí)間并不太長(zhǎng)的新人，大都說不清楚情況。比如，公文和財(cái)務(wù)檔案不清楚檔案的具體卷數(shù)，計(jì)算不出密集架的設(shè)計(jì)數(shù)量，也沒法落實(shí)搬遷方案，令人束手無(wú)策。
我分別找員工談話，希望從那些多年從事檔案管理的專業(yè)人員的交流中獲得解決問題的靈感，但我的煞費(fèi)苦心大都徒勞無(wú)功。雖說檔案管理崗位并不是什么高科技，對(duì)文憑也沒啥特殊要求。不過檔案館的員工各有所長(zhǎng)，情商高的那些經(jīng)驗(yàn)豐富，智商高的幾位井井有條，人都挺不錯(cuò)。只不過不同的員工有不同的工作經(jīng)歷和精神層面：有的出謀劃策，通過交流碰撞出思想火花；也有話不投機(jī)牢騷滿腹的，一言不合就碰撞出情緒火災(zāi)。更有甚者，一聽要加班清理檔案，一干人立即叫苦連天，紛紛搖頭拒絕。
我大光其火。要是擱在過去，我會(huì)打開天窗說亮話，動(dòng)用行政手段強(qiáng)行安排。這是公司賦予我的崗位權(quán)力，我只要這么干了，手下的員工理解的要執(zhí)行，不理解的也要執(zhí)行。可面對(duì)手下一些人列舉的一大堆家庭或個(gè)人的具體困難，我又啞口無(wú)言，像泄氣的皮球，立即打了退堂鼓。
我在自己的單位是說一不二的領(lǐng)導(dǎo)不假，但單位的組織架構(gòu)和人員設(shè)置我卻作不了主，我必須運(yùn)用公司的組織流程以及人事部門安排給我的現(xiàn)有人員，來(lái)完成所轄領(lǐng)域的專業(yè)工作。我明知有的員工是失言，但所謂失言不過是一不小心說了的實(shí)話；我也知道有的員工是借口，但借口有理沒理也用不著追究；因?yàn)槲以缇蛯W(xué)乖了，已經(jīng)把換位思考作為了處事原則之一，可不能再干為了工作強(qiáng)人所難的傻事了。我宣布實(shí)行加班自愿的原則，自己以身作則，帶領(lǐng)愿意干的部分骨干天天加班苦干，連五一節(jié)放假都沒有休息。
本來(lái)是無(wú)奈之舉，不料歪打正著，那幾個(gè)要到托兒所接娃兒的、到菜市場(chǎng)買菜的、住家遠(yuǎn)要趕公交車、家里的老人要照顧的員工，對(duì)我的折中處理方式歡呼擁護(hù)，還不好意思地表示上班時(shí)間一定努力多干些工作，好讓加班的同事早點(diǎn)下班。我的威望不降反升，“這個(gè)領(lǐng)導(dǎo)好說話”就是從那時(shí)悄悄傳開的。
5月12日（星期一）下午一上班，我一邊思考檔案館組建工作，一邊面對(duì)電腦寫方案，我專心致志地敲擊鍵盤，操作鼠標(biāo)，電腦顯示屏上不斷變換著黑白的數(shù)字和彩色的圖表。大約2點(diǎn)半，突然感覺房子在晃動(dòng)，開始我以為是自己的錯(cuò)覺，但隨后又晃動(dòng)了幾次，并且頭暈得厲害。那段時(shí)間因?yàn)楣ぷ鞫^痛似乎成了我的職業(yè)病，可頭暈確實(shí)是從來(lái)沒有過的體驗(yàn)。
正在詫異，就聽到辦公樓的走廊上人聲嘈雜。仔細(xì)一聽，大家在紛紛往樓下跑。我意識(shí)到情況有異，也趕快奪門而出，連電腦都沒有來(lái)得及關(guān)機(jī)。
沖下4樓到壩子里，只見高大的黃桶樹四周，已經(jīng)聚集了不少的同事。大家又發(fā)現(xiàn)手機(jī)信號(hào)也中斷了，都不曉得是怎么回事。半小時(shí)左右，議論紛紛的人群才逐漸散去。
回到辦公室用座機(jī)打電話詢問朋友，大多數(shù)人告訴我“他在工作”，各地傳來(lái)的信息都感覺到了很厲害的晃動(dòng)，但都不知詳情。我坐到椅子上，辦公桌上的電腦還開著，處于聯(lián)網(wǎng)狀態(tài)。我上網(wǎng)查詢，很快查到四川汶川2點(diǎn)28分發(fā)生了里氏8.0級(jí)強(qiáng)烈地震的消息。
原來(lái)如此。
據(jù)后續(xù)報(bào)道：這是新中國(guó)成立以來(lái)，破壞最強(qiáng)，波及范圍最大（地震破壞地區(qū)超過10萬(wàn)平方千米），也是唐山大地震后傷亡最嚴(yán)重的一次大地震。成都震感強(qiáng)烈，重慶、西安、昆明等全國(guó)多個(gè)城市均有震感。全國(guó)人民眾志成城的抗震大救災(zāi)全面展開，電視里24小時(shí)進(jìn)行了直播。
就在汶川發(fā)生大地震的那天下午，人力資源部把檔案館人員的調(diào)令開了過來(lái)，同時(shí)下達(dá)到我手里的還有25%的減員指標(biāo)。
我犯難了，又開始頭痛起來(lái)。主持單位的下崗減員，也不是第一次了，說起來(lái)優(yōu)勝劣汰是改革的初衷，其實(shí)也不盡然，我知道此事看似簡(jiǎn)單，實(shí)則復(fù)雜無(wú)比。人力資源部移交給我的共17個(gè)人。有檔案管理、資料管理、科技圖書管理、編研、技術(shù)資料更改、曬圖6大類；文書檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、軍、民品技術(shù)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、技術(shù)資料更改、檔案編研、曬圖10個(gè)專業(yè)崗位。誰(shuí)不曉得國(guó)有企業(yè)的檔案室哪是隨便什么人都能混進(jìn)來(lái)的，背后的裙帶關(guān)系一時(shí)半會(huì)也弄不清楚。反正手下的員工均非等閑之輩，個(gè)個(gè)趾高氣揚(yáng)，一個(gè)比一個(gè)牛逼，讓我這個(gè)當(dāng)館長(zhǎng)的傷透了腦筋。
改革與創(chuàng)新是解決難題的唯一出路。體制機(jī)制的改革那是組織的事，我能做的只有在創(chuàng)新上動(dòng)腦筋。我先摸底梳理了現(xiàn)有工作元素，發(fā)現(xiàn)檔案館各室和各業(yè)務(wù)板塊的職能職責(zé)、工作內(nèi)容、業(yè)務(wù)流程和人員構(gòu)成并不是單一結(jié)構(gòu)，而是一個(gè)相互關(guān)聯(lián)的組合。我把這些元素拆解成原始的狀態(tài)，把不同的功能分解出來(lái)，去除重復(fù)的東西，再嘗試以新的方式重新組合起來(lái)，對(duì)那些必要的元素多次拆解重組后，最終整合調(diào)整為檔案管理、技術(shù)資料更改、曬圖、編研4大類；合并設(shè)備與基建檔案、文書與人事檔案等4個(gè)專業(yè)崗位，將原來(lái)的10個(gè)專業(yè)崗位減為7個(gè)，崗位價(jià)值得到了升級(jí)。由于我有了前車之鑒，不再冒失行事，特地悄悄留了后手。
這可不是不講原則，而是工作經(jīng)驗(yàn)給予的一種智慧，這種智慧讓人謙卑，讓人尊重他人也尊重自己，是彼此的尊重與體諒。我將調(diào)整重組方案事先呈報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字才實(shí)施，以相關(guān)崗位合并為依據(jù)，共精減了3人、辭退2人，減員達(dá)到原有員工總數(shù)的五分之一。
盡管我費(fèi)盡心機(jī)，這次下崗減員還是驚動(dòng)了一位上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。不過接到電話時(shí)我顯得從容不迫多了，按早已準(zhǔn)備好的說辭，胸有成竹地作了解釋。由于我語(yǔ)氣卑謙，句句在理，沒有任何廢話，特別是我有意無(wú)意把公司分管領(lǐng)導(dǎo)的指示照貓畫虎地說了一遍，客觀上成了很好的擋箭牌。打電話的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)只得打了幾句哈哈，沒有對(duì)我興師問罪，總算僥幸過關(guān)。
恰如其分地完成了最難辦的減員工作，我總算松了一口氣，又提出了新檔案館的工作方針“在調(diào)整中規(guī)范，在重組中創(chuàng)新”和工作思路“嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度，全面落實(shí)責(zé)任制”，相繼建立了每月工作例會(huì)制度；每個(gè)室以及員工個(gè)人的月、周工作計(jì)劃和小結(jié)制度；定期安全防火檢查制度；員工生日慰問制度。根據(jù)國(guó)家《檔案法》和CQ市《檔案法實(shí)施細(xì)則》的精神和兵裝集團(tuán)的要求，制定了《固定資產(chǎn)投資檔案管理辦法（試行）》；編制了公司行政業(yè)務(wù)管理員、圖書資料管理員的培訓(xùn)資料和考試題；實(shí)行了“四不歸檔”和“五不查閱”等制度。加強(qiáng)了檔案管理和利用的各個(gè)環(huán)節(jié)，理順了工作思路，夯實(shí)了管理基礎(chǔ)，建立健全了卓有成效的工作秩序，加強(qiáng)了檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，有序的推進(jìn)各項(xiàng)工作的順利開展。
5月16日上午，我主持召開了建設(shè)檔案館組建后的第一次員工大會(huì)，講了四點(diǎn)：一是講了公司當(dāng)前的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)形勢(shì)。二是介紹了檔案館搬遷工作的總體任務(wù)。三是對(duì)員工提出的技術(shù)崗位設(shè)置、吃保健等等問題講了到相關(guān)業(yè)務(wù)部門咨詢的答復(fù)。四是強(qiáng)調(diào)了團(tuán)結(jié)，提出了工作要求。總之，想辦法穩(wěn)定員工的思想，盡快把新單位的工作開展起來(lái)。至此，新檔案館組建完成，開始正式運(yùn)行。
新檔案館一開館，立即高速運(yùn)行起來(lái)。當(dāng)時(shí)正值公司“雙過半”（時(shí)間過半和任務(wù)過半）沖刺階段，公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)用圖達(dá)到高峰。我合理調(diào)配，抽調(diào)人員，集中精力趕制生產(chǎn)用圖。到8月上旬放夏休假前，共趕制完成基層單位8000余張民品圖紙和6000張軍品圖紙的曬印，確保生產(chǎn)的順利進(jìn)行。
其間，根據(jù)公司的要求，對(duì)有關(guān)檔案鑒定銷毀的程序咨詢了CQ市檔案局和西南兵工局，由公司軍研所、技術(shù)中心、7車間和檔案館組成檔案鑒定委員會(huì)，專家和技術(shù)人員天天待在待鑒定銷毀資料的舊庫(kù)房，戴著口罩和手套抽、拿資料，逐一翻閱、討論、研究，每個(gè)人都是滿面塵土，滿身汗水，一冊(cè)冊(cè)的對(duì)待銷毀老檔案資料分別進(jìn)行鑒定，并對(duì)鑒定相關(guān)表格進(jìn)行了逐項(xiàng)填寫。9月，匯總鑒定表和銷毀意見表報(bào)送了相關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批后，趕在檔案館搬遷前對(duì)可以銷毀的檔案資料進(jìn)行了集中鑒定銷毀。
8月底，上級(jí)對(duì)公司一個(gè)信息化項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收。兵裝集團(tuán)首次實(shí)行項(xiàng)目檔案單獨(dú)驗(yàn)收。由于項(xiàng)目檔案的歸檔數(shù)量大、時(shí)間緊、人手不夠，算來(lái)算去都存在很大問題，眼看大概率完不成任務(wù)。
我連續(xù)組織檔案館的技術(shù)骨干，利用晚上和星期天加班歸檔，大家相互協(xié)助，團(tuán)結(jié)一致，克服了很多困難。9月3日那天晚上，加完班出廠時(shí)已經(jīng)很晚了，公交車早就收班了，朦朧的夜空中絲絲細(xì)雨飄落，水滴很快沾濕了行人的頭發(fā)。住得遠(yuǎn)的員工只得打車回家，沒有絲毫的怨言，令我十分感動(dòng)。
大概是天意吧，看似不可能的事，默默中出現(xiàn)轉(zhuǎn)機(jī)。半個(gè)多月的時(shí)間，我們累計(jì)加班捌拾人次、近三百小時(shí)，分類、組卷、歸檔合計(jì)百多卷近四百份兩萬(wàn)八千余頁(yè)，光盤兩百余張。9月16日，檔案館組織員工迎接了上級(jí)檔案驗(yàn)收組對(duì)檔案資料歸檔工作的驗(yàn)收，并順利獲得一次性通過。
從新檔案館運(yùn)行到年底，人事檔案室完成了檔案入庫(kù)100多冊(cè)；辦理檔案移交200多冊(cè)；外單位檔案采集200余人次；辦理查閱、借出2600余冊(cè)。
文書檔案室完成文件、資料、證書、獎(jiǎng)狀的收集2000多本；收集、整理、立卷、裝訂歸檔文件等近500本；完成借查、閱文件、審計(jì)報(bào)告等600余份。
財(cái)務(wù)檔案室配合審計(jì)和財(cái)務(wù)檢查18次；完成了憑證、帳冊(cè)歸檔2000冊(cè)；配合公司相關(guān)單位對(duì)憑證、帳冊(cè)、報(bào)表、報(bào)告等檔案借查閱2600人次；整理、裝訂憑證、報(bào)表1500冊(cè)。
技術(shù)檔案室建立資料發(fā)放目錄2000余條；更改產(chǎn)品圖1600張；完成22個(gè)軍民品科技檔案的歸檔共2000多冊(cè)（卷）50000頁(yè)；接受軍品質(zhì)量體系論證檢查和民品質(zhì)量體系內(nèi)審各1次。
新檔案館在困難中艱難起步，逐漸走上正軌。