四、某研究院內部控制審計發現缺陷及管理建議案例

（一）控制環境

1.組織架構

經審計，組織架構方面存在以下缺陷。

（1）未建立風險評估機制（設計缺陷）。

缺陷描述：審計期間，某研究院尚未建立風險評估方面的制度，未制定明確的風險評估方案，未啟動風險定期評估機制，風險評估工作開展不到位。

內控依據：《行政事業單位內部控制規范（試行）》第八條規定，單位應當建立經濟活動風險定期評估機制，對經濟活動存在的風險進行全面、系統和客觀評估。

管理建議：進一步完善單位層面的制度體系的建設，完善風險評估機制。

（2）部分制度無發布時間和開始實施時間（設計缺陷）。

缺陷描述：審計期間，某研究院部分已制定的制度或辦法，無發布時間和開始實施時間，如《項目管理辦法》《科研成果管理辦法》《固定資產管理辦法》等。

管理建議：建議制定《制度管理辦法》以規范制度的起草、修訂、審核及頒布工作。

2.人力資源管理

某研究院人力資源由人力資源部歸口管理。人力資源部主要負責人員的日常管理，包括招聘選拔、崗位聘任、人員調配、薪酬福利管理、考勤、考評、獎懲等。

在制度方面，某研究院制定了《人員考核管理辦法》《考勤制度》《編制外聘用人員管理暫行辦法》《聘用合同制辦法》《正科級、副科級干部選拔任用工作實施辦法》《正科級、副科級干部競聘上崗實施方案》《一般崗位雙向選擇實施方案》相關制度，通過崗位職責形式明確了崗位職責權限，但未制定關鍵崗位人員管理制度，以對關鍵崗位任職資格要求、關鍵崗位人員考評工作、關鍵崗位定期輪換等內容予以明確。

在執行方面，某研究院根據內部控制業務流程，設置了經辦人、課題/部門負責人、歸口審核、財務審核、分管領導、單位領導為關鍵崗位，并明確了關鍵崗位職責，但未涵蓋全部的業務模塊。該部分除以上設計缺陷外，未發現其他重要缺陷。

（二）預決算管理

經審計，預決算管理方面存在以下缺陷。

（1）預算編報的科學性欠缺（執行缺陷）。

缺陷描述：年度批復預算事業收入1 430.89萬元，決算數為2 232.36萬元，決算收入比預算增加801.47萬元，增加約56%。

內控依據：《預算管理辦法》第三章第七條預算編制要求，要據實合理測算單位的收入規模。

管理建議：進一步加強預算編報的科學性、合理性。

（2）預算執行分析機制欠缺（設計缺陷）。

缺陷描述：《預算管理辦法》中未對預算執行分析的內容等做出詳盡的規定；預算分析方式以年度分析為主，具有較大的時滯性，未見半年度、季度或月度預算執行情況分析資料。

內控依據：《行政事業單位內部控制規范（試行）》第二十二條規定，單位應當建立預算執行分析機制，定期通報各部門預算執行情況，召開預算執行分析會議，研究解決預算執行中存在的問題，提出改進措施，提高預算執行的有效性。

管理建議：完善預算執行分析機制，補充預算分析流程、分析范圍、預算分析頻次、解決方案落實情況反饋等內容，根據項目重要程度和影響進行定期分析。

（三）固定資產管理

經審計，固定資產管理方面存在以下缺陷。

（1）制度體系建設不夠完善（設計缺陷）。

缺陷描述：第一，管理辦法、資產流程圖及流程手冊內容銜接不夠完善。①流程手冊中包含“固定資產使用流程”部分，而管理辦法中不包含資產使用的內容；②管理辦法中有“關于年度構建計劃”的內容，而流程手冊中沒有這部分內容；③《固定資產管理辦法》第二十四條規定“資產使用人員的變更由資產管理員申請變動”，而固定資產內部調撥流程中提出申請的責任崗位卻為調出人員，二者存在矛盾。經了解，在實際執行中，資產使用人的變更由調出人員提出申請。

第二，固定資產設備采購審批表未能體現財務部門審核記錄，與流程圖要求不符。例如，資產流程圖中采購由業務部門提出申請，歸口管理部門負責審核采購依據，財務部審核經費科目，分管領導、中心主任及主任辦公會根據授權進行審批。查閱固定資產設備采購審批表，該表中缺少財務部審核記錄，與流程圖描述不一致。

第三，未建立固定資產維修保養制度，未對維修事項進行事前預算控制。

內控依據：《固定資產管理辦法》《制度流程手冊（2017版）》及資產管理與風險控制流程圖。

管理建議：進一步建立健全固定資產管理制度，對相關制度及流程進行全面系統的梳理，做到流程與制度協調統一。

（2）資產維修申請表簽批手續不全（執行缺陷）。

缺陷描述：經抽查，發現10月31日計量部門關于USB接口不能使用的維修申請表中無辦公室主任、分管辦公室領導簽字。

內控依據：《行政事業單位內部控制規范（試行）》第四十一條規定，按照規定應當由有關負責人簽字或蓋章的，應當嚴格履行簽字或蓋章手續。

管理建議：建議嚴格履行簽字手續，完善審批流程。

（3）公務用車無派車單（執行缺陷）。

缺陷描述：經了解，在公務用車管理方面，未執行公務用車憑派車單出車的規定。

內控依據：《公車的使用及管理辦法》第一章第五條規定，車輛使用人憑派車單出車，完成任務后必須將車輛停放在單位，未按規定停放造成車輛受損或丟失等情況，由本人承擔一切后果。

管理建議：嚴格執行派車制度，憑派車單出車。

（四）支出管理

經審計，支出管理方面存在缺陷，即支出事項事前申請控制不嚴，審批手續不完善（執行缺陷）。

缺陷描述：第一，部分費用報銷單、經費申請審批單、借款審批單未經分管領導或中心主任審批；第二，存在審批流程倒置，支出事項在前、經費申請在后的情況。

內控依據：《費用管理及報銷辦法》第三章第十條、第四章第十三條及《會議費管理辦法》第二章第十條等。

管理建議：建議進一步加強支出業務審批流程管理，完善簽批手續。

（五）合同管理

經審計，合同管理方面存在以下缺陷。

（1）合同簽訂不規范，存在滯后現象（執行缺陷）。

缺陷描述：第一，項目涉及的合同由項目負責人簽訂，缺少法人授權委托書；第二，缺少合同簽訂日期，無法確定合同生效的準確時間，如與北京BKBJ招標代理有限公司簽訂的《委托代理協議》；第三，簽訂合同未加蓋騎縫章；第四，個別合同簽訂日期晚于合同開始執行日期，合同簽訂滯后。

內控依據：《合同管理辦法（試行）》第十一條、第十二條等。

管理建議：建議進一步規范合同簽訂程序，確保對外簽訂的合同規范合法。

（2）合同管理臺賬記錄不完整（執行缺陷）。

缺陷描述：合同臺賬中登記的合同編號不連續，部分合同未進行登記，部分合同無合同編號；科研項目臺賬登記內容不完整，無立項時間、結題時間、執行進度或目前狀態等信息。

內控依據：《合同管理辦法（試行）》第十七條規定，合同管理員應當將合同的有關情況在合同管理臺賬中記錄。

管理建議：進一步健全合同管理臺賬，以提高合同的規范化管理水平。

（六）采購管理

經審計，采購管理方面存在以下缺陷。

（1）投標人遞交的投標文件，部分敘述異常一致，服務方案雷同（執行缺陷）。

缺陷描述：針對創新網絡系統開發及數據加工項目，3個投標單位提供的服務方案均只是對技術需求稍加修改，其他內容完全一樣。

內控依據：《招標投標法實施條例》第四十條規定，不同投標人的投標文件異常一致或者投標報價呈規律性差異的視為投標人相互串通投標。

管理建議：建議嚴控招標流程以防范招標風險。

（2）驗收、出入庫手續不完善（執行缺陷）。

缺陷描述：第一，個別采購項目未經驗收就支付全款；第二，驗收單數量與出入庫登記表數量不一致，出入庫登記表未列明品名。

內控依據：《政府采購管理辦法》第十三條規定，中心應當組織對供應商履約的驗收，驗收方成員應當在驗收書上簽字，并承擔相應的法律責任。

管理建議：建議進一步完善驗收出入庫手續，規范采購管理工作。

（七）科研項目管理和財政專項項目管理

經審計，科研項目管理和財政專項項目管理存在以下缺陷。

（1）項目實施過程和監理資料欠缺、項目績效審計工作落實不到位（執行缺陷）。

缺陷描述：經了解，科研項目績效跟蹤管理及績效考評工作落實不到位，部分項目未執行績效跟蹤報告、中期檢查記錄、自主選題撰寫分析報告的規定。

內控依據：《行業定額年度報告與績效考評制度（試行）》第六條、第七條、第八條。

管理建議：建議進一步加強科研項目實施過程及績效管理。

（2）信息公開時間滯后、公開形式不規范、公開內容不完整（執行缺陷）。

缺陷描述：第一，信息公開時間滯后，并未全部在自信息正式形成之日起20個工作日內公開；第二，自立課題的結題信息在OA（辦公自動化）系統中進行公示，未同時在公告欄中公示；第三，科研項目信息公開缺少績效考評結果和決算信息的內容。

內控依據：《信息公開管理辦法》第四條、第五條。

管理建議：建議進一步加強項目信息公開公示工作，完善公開內容并按規定形式在規定時限內公開。