商務技巧2：根據重要程度而不是緊急程度來確定工作的優先級

你的“大石頭”是什么

接下來筆者將介紹確定工作優先級的方法。

能完成工作卻無法做到井然有序的人有一個共通點。即他們總是看起來工作繁忙。在這些人中，有人因長時間工作而取得業績并被肯定從而成為管理者，于是他產生了必須長時間工作的連鎖反應。他的成功模式就是進行長時間工作。其結果是他所管理部門的下屬也常常很忙碌，部門員工長時間地工作成為常態。

他們的工作標準，也就是確定優先級的標準是什么呢？不管本人是否意識到，他們確定工作優先級的標準就是工作的緊急程度，例如，這件事必須今天做或這件事要在明天之前完成。

對于以緊急程度為標準來確定工作優先級的人來說，即使建議他們停下手上的工作來重新設定工作的優先級，也沒有意義。他們的回答肯定是：“因為這項工作必須在明天之前完成，所以我無法輕易說出重新設定優先級之類的話。”

于是，這個人（或者這個公司）在下周、下個月，極端情況下甚至下一年都被工作追趕著度日，而且他們還在為自己的忙碌感到些許得意。

除非他們被公司勒令改變長時間工作的狀態或者有人因為過勞而病倒，否則這種模式不會改變。

你或是你的公司情況如何呢？

其實筆者在進入公司的前幾年也是這樣。

除緊急程度之外，你可以用什么標準確定工作的優先級呢？

用“大石頭”填滿日程表

思考這個問題的有效方法是用富蘭克林·柯維博士提出的“7個習慣”，它曾在日本商業界掀起一股熱潮。筆者想應該有很多人聽說過“7個習慣”。柯維博士說：“把工作按緊急程度和重要程度兩個維度分成4類，然后把緊急程度低而重要程度高的工作優先列入日程表。”

柯維博士把這種緊急程度低而重要程度高的工作稱為“大石頭”，他建議人們“用大石頭填滿日程表”。

按照一般的思維，人們也許會想：“重要程度高的工作優先級高，這點可以理解，但是緊急程度高的工作優先級不是應該也高嗎？”筆者最初也是這么想的。然而，重要程度和緊急程度都高的工作不是柯維博士所說的“大石頭”。

這一點你可以通過下文的例子來理解。

考慮到全球化進程不斷加快，中國正在迅速發展，想要學習英語和漢語的人應該不少。可以說現在的人們意識到了這一點，但其實早在幾年前就有人產生了這種想法。

然而，就算人們有學習語言的意識，如果當前的工作中沒有直接使用英語或漢語的場合，那么沒有多少人會真正開始學習。其結果會怎么樣呢？多年后的今天，人們的英語和漢語水平依然沒有達到在商務場合中熟練使用的程度。只要這個習慣不變，明年、后年也會呈現同樣的結果。

這個例子真是諷刺。

這就是柯維博士所說的“大石頭”，即重要程度高而緊急程度低的工作。如果人們多年前就開始接受一周1～2次的語言課程，那么如今會怎么樣呢？人們到現在肯定已經能熟練掌握英語或漢語了。

“大石頭”式思考方式在商務領域之外也很有效

把“大石頭”式思考方式運用在實際工作中也一樣。

雖然不是今天必須做的事，但是參加學習、培訓，還有建立人際關系等都是人們在提前為自己的將來做準備。針對重要客戶進行關于你公司的滿意度調查也是如此。

從短期來看，明天前完成必需的工作對于你來說是極其重要的。但是，只做明天之前必須完成的工作，這種不合理的工作分配方式是筆者想提醒大家應該解決的問題。

因此，培養商務技巧1中介紹的“不做已經決定不做的事”這個習慣很重要。同時，其前提是如何確定正確的工作優先級，可以參考本章中的“大石頭”式思考方式。這一思考方式不僅適用于商務領域，在確定各種事物的優先級時，也是十分值得借鑒的。

因此，筆者在思考自己的日程表時會更加用心。

筆者會盡力忽視某件事的緊急程度。在日常生活中人們容易在不知不覺中養成按照緊急程度來決定做事順序的習慣。因此，請你鼓起勇氣，嘗試只根據重要程度這一標準進行思考。

如果從投資回報率的角度來解釋，這是一種通過獲得更多回報來提高投資回報率的方法。

對筆者來說“大石頭”有三種：一是通過閱讀不斷輸入；二是經常去健身房以保持健康的體魄；三是花時間維系和家人、朋友的感情。你的“大石頭”是什么呢？