第一節(jié) 認(rèn)識文書

案例導(dǎo)入

職場中的你、我、他幾乎每天都與文書面對面，或者直接使用文書辦理有關(guān)事務(wù)。

概括而言，文書是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位辦事的工具。文書是在人類社會實踐活動中形成的，其形成主體既包括各種社會組織，也包括個人；文書是為了某種特定的意圖而形成的，具有明顯的針對性，而不是隨意做出的文字記錄；文書具有直接的應(yīng)用價值，是解決實際問題的有效工具；文書是以書面文字形式并按照特定的格式表達(dá)信息的記錄。

總之，有人類活動的地方，就一定會有文書的形成和使用；有機(jī)關(guān)單位的處所，就一定會有公文的產(chǎn)生和使用。

一、文書的家族體系

文書是前述事物的總的稱謂。為了深入認(rèn)識文書，需要將文書劃分為不同的類別加以說明。

（一）文書的分類

1．按照文書的形成者不同，劃分為私人文書和公務(wù)文書

（1）私人文書。私人文書是專門用于私人事務(wù)的文書。公民個人、家庭或家族在辦理私人事務(wù)過程中，凡是為了直接應(yīng)用，按照約定俗成的格式制作和使用的書面材料，都屬于私人文書的范疇。私人文書包括日記、自傳、家譜、年譜、著作手稿、私人書信、私人契約、墓志、遺囑等。其擬制方法和使用要求基本遵循約定俗成的原則，沒有法律意義上的規(guī)定。

（2）公務(wù)文書。公務(wù)文書簡稱公文，是各級各類機(jī)關(guān)和社會組織在辦理公共事務(wù)過程中形成和使用的書面材料。例如：發(fā)布政令、傳達(dá)指示、答復(fù)意見、部署工作時，就要使用命令、決定、通知、批復(fù)等領(lǐng)導(dǎo)指揮類文書；向社會各界公布應(yīng)當(dāng)周知或遵守的事項時，要使用公告、通告等公布周知類文書；向上級機(jī)關(guān)匯報工作、請求指示和批準(zhǔn)、詢問、商洽、答復(fù)有關(guān)事項時，要使用報告、請示、公函等報請商洽類文書；等等。

2．按照公文的使用范圍，劃分為通用公文與專用公文

（1）通用公文。通用公文是指一般機(jī)關(guān)單位在辦理公務(wù)過程中普遍使用的文書。

（2）專用公文。專用公文是指在一定的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)由專門的機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)部門形成和使用的文書，如外交文書、司法文書、會計文書、計劃文書、統(tǒng)計文書、保險文書、稅收文書、商務(wù)文書等。專用公文在內(nèi)容、形式、擬制、處理和保管要求等方面，與通用文書相比，具有其自身的特點。

3．根據(jù)公文辦理時限，劃分為特急件、急件

（1）特急件。特急件是指內(nèi)容特別緊急，要求在最短時間內(nèi)傳遞與處理的文件。

（2）急件。急件是指內(nèi)容緊急，要求迅速傳遞、處理或在規(guī)定的時限內(nèi)辦理完畢的文書。

凡有明確辦理時限要求的公文，應(yīng)按照公文格式規(guī)定，在公文眉首右上角和文書封套上標(biāo)示辦理時限，提醒領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門迅速傳遞和辦理，以免耽誤工作。

4．根據(jù)公文行文關(guān)系，劃分為上行文、下行文、平行文

（1）上行文。上行文是指下級機(jī)關(guān)向所屬上級機(jī)關(guān)報送的公文，如請示、報告等。

（2）下行文。下行文是指上級機(jī)關(guān)向所屬下級機(jī)關(guān)下達(dá)的公文，如決定、通知、通報、批復(fù)等。

（3）平行文。平行文是指不相隸屬機(jī)關(guān)之間往來的公文，如公函等。

上行文、下行文和平行文反映了機(jī)關(guān)之間不同的工作關(guān)系。機(jī)關(guān)對外行文，必須正確區(qū)分收文機(jī)關(guān)與發(fā)文機(jī)關(guān)之間的行文關(guān)系，選擇不同文種，并注意語言和語氣得體。

在文書的大家族中，目前，書面形式仍然是占據(jù)主流的形式。不過，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步，非紙張形式的文件材料正在迅速崛起。尤其是在電子商務(wù)、電子政務(wù)高速發(fā)展的趨勢下，可以斷言，文書的大家族將會有更多的成員閃亮登場，文書制作、管理和使用的現(xiàn)代化大潮正在闊步向我們走來。

（二）現(xiàn)行公文文種

1．法定公文文種

根據(jù)2012年7月1日起施行的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》第八條規(guī)定，我國現(xiàn)行公文文種共有以下15種：

（1）決議。適用于會議討論通過的重大決策事項。

（2）決定。適用于對重要事項做出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。

（3）命令（令）。適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強制性措施、批準(zhǔn)授予和晉升銜級、嘉獎有關(guān)單位和人員。

（4）公報。適用于公布重要決定或者重大事項。

（5）公告。適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。

（6）通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。

（7）意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

（8）通知。適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，以及批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。

（9）通報。適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。

（10）報告。適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作、反映情況，回復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。

（11）請示。適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。

（12）批復(fù)。適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)請示事項。

（13）議案。適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。

（14）函。適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。

（15）紀(jì)要。適用于記載會議主要情況和議定事項。

上述文種反映了公文所具有的不同性能。正確使用文種，不僅是撰寫公文的要求，而且有助于提高公文管理的規(guī)范化水平，準(zhǔn)確表達(dá)發(fā)文意圖，便于受文機(jī)關(guān)及時處理，切實發(fā)揮公文的作用。

2．其他實用文種

各類社會組織在處理公務(wù)過程中，除了應(yīng)用上述法定公文文種外，還大量使用下列實用文種傳達(dá)意圖、記錄活動、溝通情況、發(fā)布消息。

（1）總結(jié)：是本單位針對以往一段時間的工作進(jìn)行回顧和概括性評價，歸納出規(guī)律性的認(rèn)識，以指導(dǎo)今后工作的書面文件。總結(jié)的實質(zhì)是人們對人類實踐活動規(guī)律性的再認(rèn)識。

（2）計劃：是本單位對未來一段時間的工作或即將開展的某項活動所做出的預(yù)想性安排的書面文件。計劃對機(jī)關(guān)工作、活動具有直接的指導(dǎo)和規(guī)范作用。

（3）簡報：是各類社會組織在日常工作中普遍使用的，用于簡要匯報工作、交流信息的書面文件。

（4）大事記：是按照時間順序記錄一定時空范圍內(nèi)發(fā)生的重大事件、重要情況以供查考的實錄性事務(wù)文書，是一個單位、一個行業(yè)、一個地區(qū)、一個政黨乃至一個國家各個領(lǐng)域大事要事的簡要記載。

（5）會議記錄：是領(lǐng)導(dǎo)指定的記錄人員在開會過程中同步完成的會議情況的實錄性文書，是會議情況的原始憑證。

（6）倡議書：是社會組織或個人向公眾或某些組織成員公開提倡和建議開展某項有意義活動的書面文件。

（7）邀請書：是為了邀請別人前往某地聚會或參加某項社交活動而專門擬制的具有禮儀性質(zhì)的書面文件，又稱請柬。

（8）聘請書：是為了聘請某人擔(dān)任某一職務(wù)或承擔(dān)某項重要工作而向受聘人發(fā)出的具有禮儀性質(zhì)的書面文件，又稱聘書。

（9）感謝信：是為了感謝對方的支持、幫助和關(guān)心而專門擬制的書面文件。

（10）表揚信：是為了表彰某些集體或個人的先進(jìn)事跡、思想、風(fēng)格等優(yōu)良品質(zhì)而專門擬制的書面文件。

（11）歡迎辭：多數(shù)情況下用于禮儀場合，是領(lǐng)導(dǎo)人為了表達(dá)對來訪客人或新到成員的歡迎之情所發(fā)表的講話。

（12）歡送辭：也屬于領(lǐng)導(dǎo)人在禮儀活動中發(fā)表的講話，但內(nèi)容與歡迎辭有較大區(qū)別。

（13）答謝辭：是代表一定的機(jī)關(guān)、社會組織或本人在接受歡迎、歡送或表彰、獎勵時表達(dá)感謝之情的書面文件。

二、文書的基本特點和重要功能

文書是人類社會特有的產(chǎn)物。自從人類進(jìn)入文明時代以來，文書就在人類社會實踐中擔(dān)當(dāng)著極其重要的角色。廣大公務(wù)人員在日常工作中幾乎每天都要與文書打交道。要真正使用好文書，必須深刻認(rèn)識文書的基本特點與重要功能。

（一）文書的基本特點

1．文書具有對實踐活動的客觀記錄性

文書與人類的實踐活動密不可分，有人類實踐活動，就必然有這種性質(zhì)的記錄。從文書形成的過程來看，文書是伴隨人們的社會實踐活動產(chǎn)生的，它真實地記錄了形成者在特定時間和空間范圍內(nèi)的所思所想、所作所為，并非事后收集和編寫而成。就整體意義上而言，文書內(nèi)容與人類社會實踐活動的同步性，決定了文書所記錄的內(nèi)容在本質(zhì)上的真實性與客觀性。這是其他信息載體無法取代的。

2．文書具有突破時空局限的信息傳遞性

文書作為一種信息載體，首要功能在于傳遞信息。這是由人們制作文書的目的決定的。可以說，人們制作文書的直接目的是向受文者傳遞某種信息。這種信息的傳遞范圍，從縱向說，可以超越時間的限制；從橫向說，可以跨越空間的限制。文書的價值就在于將其形成主體的意圖告知有關(guān)組織和個人。離開信息傳遞過程，文書就失去了自身的價值。

總之，文書的客觀記錄性和信息傳遞性，是密不可分的兩個方面。記錄是傳遞的條件，傳遞是記錄的目的。沒有客觀記錄性，文書的傳遞就失去了意義；沒有信息傳遞的價值，文書就失去了記錄的必要。因此，文書的客觀記錄性和信息傳遞性，既相輔相成，又互為因果，共同構(gòu)成了文書的基本特點。

（二）文書的重要功能

文書的客觀記錄性與信息傳遞性，決定了文書具有下述重要功能。

1．文書的信息傳播功能

無論是社會組織還是公民個人，制作文書的目的不是滿足自我欣賞的需求，而是將特定的信息傳播給特定的受文者。無論這種傳播的距離是遠(yuǎn)是近、傳播的范圍是大是小，離開傳播都會失去制作文書的意義。因此，傳播信息是文書的首要功能。

2．文書的原始憑證功能

文書的內(nèi)容是文書形成主體當(dāng)時的思想意圖和實踐活動的歷史記錄，作為一種信息記錄的形式，記錄過程是客觀的，記錄結(jié)果是真實的，因此，原始憑證功能是文書區(qū)別于和優(yōu)越于其他信息載體功能的重要體現(xiàn)。這種原始憑證功能，是文書能夠轉(zhuǎn)化為檔案的決定性因素。

三、公文的特點與功能

（一）公文的特點

公文與其他文書相比，有其鮮明特點，主要表現(xiàn)在下述幾方面。

1．公文具有鮮明的政治性

公文是階級社會的產(chǎn)物。它是以書面形式為特征的政治性書面工具。它是基于國家政治目的的需要而產(chǎn)生和使用的。鮮明的政治性是公文在形成原因和使用目的上的突出特征。

公文不是一種普通文章，撰寫公文是一項十分嚴(yán)肅的具有政治性的工作。這是學(xué)習(xí)公文寫作首先要認(rèn)識到的一個重要問題。

2．公文由法定作者制成和發(fā)布

由法定作者制發(fā)，是公文在作者上的突出特征。公文的法定作者是相對于文章的自然作者而言的，指的是公文所代表的一定的社會組織，通常用社會組織及其領(lǐng)導(dǎo)人的名義來表明公文作者。公文作者有機(jī)關(guān)組織的名義和領(lǐng)導(dǎo)人的名義兩種形式。用機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人名義發(fā)布文件是領(lǐng)導(dǎo)人行使職權(quán)的一種表現(xiàn)。領(lǐng)導(dǎo)人的職務(wù)是經(jīng)過法定機(jī)關(guān)任命或依法選舉產(chǎn)生的，因此，他們也是法定作者，但領(lǐng)導(dǎo)人對外行文并不是以個人身份行文。

法定作者只有在法定職權(quán)范圍之內(nèi)行文，公文才能有效。超越職能權(quán)限行文是違法行為，這樣的行文不能產(chǎn)生法定效力。

3．公文具有法定的權(quán)威性和現(xiàn)行效用

法定權(quán)威性和現(xiàn)行效用是公文在作用上的特征。公文法定的權(quán)威性，是指公文在特定的時空范圍內(nèi)能對受文者的行為具有強制性影響，如必須貫徹執(zhí)行、閱讀與辦理、予以復(fù)文等。公文的法定權(quán)威性在于公文傳達(dá)了制發(fā)機(jī)關(guān)的決策與意圖，體現(xiàn)了制發(fā)機(jī)關(guān)的意志與權(quán)力。

公文的現(xiàn)行效用，是指公文在現(xiàn)實工作中所發(fā)揮的現(xiàn)實執(zhí)行、指導(dǎo)和規(guī)范作用。即它總是著眼于現(xiàn)實工作，在現(xiàn)實工作中使用，為推動現(xiàn)實工作服務(wù)。一旦現(xiàn)實工作完成，公文用于指導(dǎo)現(xiàn)實工作的現(xiàn)行效用也隨之結(jié)束。

4．公文具有特定體式和處理程序

公文的特定體式和處理程序是公文在外觀形式和處理過程方面的突出特征。

公文體式，即公文的文體和格式。公文采用應(yīng)用文體，兼有記敘文、議論文、說明文的一般表達(dá)特點。為了維護(hù)公文的嚴(yán)肅性、權(quán)威性、準(zhǔn)確性和有效性，國家規(guī)定了統(tǒng)一的公文格式，并且發(fā)布了國家標(biāo)準(zhǔn)《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB／T 9704-2012）。任何機(jī)關(guān)都要按照統(tǒng)一的格式制發(fā)公文，不得自行其是，標(biāo)新立異。

公文處理程序，是指機(jī)關(guān)內(nèi)部公文運轉(zhuǎn)與處理的一系列程序。公文處理的各個環(huán)節(jié)之間前后銜接，環(huán)環(huán)相扣，共同構(gòu)成公文運轉(zhuǎn)處理的整個流程。科學(xué)地組織與安排公文處理程序，有利于保證公文制作過程的合法性和保證公文的正常運轉(zhuǎn)，有利于文書工作的科學(xué)化、系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化，有利于提高公文質(zhì)量與辦文效率。

綜上所述，公文是由法定的作者出于特定的政治與公務(wù)目的，按照特定體式與一定程序制發(fā)的具有法定權(quán)威和現(xiàn)行效用的特殊文章形式。這是公文區(qū)別于其他文書、圖書、檔案、資料等文獻(xiàn)形式的基本特征。正是這些特征使公文具有了不可替代的社會功能。

（二）公文的功能

1．領(lǐng)導(dǎo)功能

公文是上級機(jī)關(guān)對下級機(jī)關(guān)的工作進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)的一種工具。領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)將領(lǐng)導(dǎo)意圖、政策界限、管理方法、工作部署見諸文字，形成公文，對下級機(jī)關(guān)的工作具有明顯的領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用。

2．規(guī)約功能

公文是各種法規(guī)文件的體現(xiàn)形式。法規(guī)性文件一經(jīng)制定發(fā)布生效，即由國家權(quán)力保證或強制執(zhí)行，在沒有廢止之前始終有效。在有效的時間和空間范圍內(nèi)，人人必須遵守，違者要追究法律責(zé)任。

3．溝通功能

公文是機(jī)關(guān)之間協(xié)商、聯(lián)系工作以及協(xié)調(diào)行動的重要手段。對不同機(jī)關(guān)，公文這一橋梁可以起到交流思想、溝通情況、接洽工作的知照聯(lián)系作用。

4．宣傳功能

公文是進(jìn)行宣傳教育的極好的教材。很多公文在頒布政策法規(guī)、布置工作任務(wù)的同時，不僅規(guī)定了人們怎么做，而且說明了為什么要這樣做，使人們了解領(lǐng)導(dǎo)意圖、掌握政策方針、提高思想認(rèn)識、統(tǒng)一協(xié)調(diào)行動。

5．憑據(jù)功能

公文是各級機(jī)關(guān)意圖的最真實的憑證。一份公文既是制發(fā)機(jī)關(guān)意圖的憑證，也是收閱機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行、開展工作的依據(jù)。可見，公文就是為傳達(dá)、貫徹意圖時作為憑證和依據(jù)的需要而出現(xiàn)的。有些公文本身就是為了作為文字憑證而存在的。在現(xiàn)實使命完成之后，公文還要轉(zhuǎn)化為檔案保存，繼續(xù)發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

四、公文格式、頁面規(guī)范與稿本

（一）公文格式規(guī)范

公文格式就是公文所特有的一種表現(xiàn)形式。它不僅從外觀上能夠區(qū)分公文與其他文體，也為擬寫和處理公文提供了重要規(guī)范。

為了保證公文的準(zhǔn)確性和完整性，維護(hù)其嚴(yán)肅性和權(quán)威性，國家有關(guān)部門以國家標(biāo)準(zhǔn)的形式對公文格式做了統(tǒng)一規(guī)定。在撰寫、處理和管理公文的過程中，必須嚴(yán)格遵守公文格式規(guī)范。

根據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》和《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB／T 9704-2012）的規(guī)定，參照中國標(biāo)準(zhǔn)出版社2012年7月出版的《〈黨政機(jī)關(guān)公文格式〉國家標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用指南》的解讀精神，現(xiàn)將公文格式構(gòu)成要素及相關(guān)要求介紹如下：

公文格式要素總體劃分為版頭、主體、版記三個部分。公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭部分；公文首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分稱為主體部分；公文末頁首條分隔線以下、末頁分隔線以上的部分稱為版記部分。

1．版頭部分

版頭部分包括份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、版頭中的分隔線7個要素。

（1）份號。

份號是指根據(jù)同一定稿印制的若干份公文依次編制的順序代碼。公文如需標(biāo)注份號，一般用6位3號阿拉伯?dāng)?shù)字。實際編號時，推薦采用36位阿拉伯?dāng)?shù)字，編虛位補齊，即第一份公文可以編為“001”“0001”“00001”“000001”，而不應(yīng)編為“1”“01”。份號應(yīng)頂格編排在版心左上角第一行。涉密公文應(yīng)當(dāng)編制份號，發(fā)文機(jī)關(guān)認(rèn)為有必要，也可以對不帶密級的公文編制份號。編制份號可以準(zhǔn)確掌握每一份公文的去向，為分發(fā)、清退、查找公文提供依據(jù)，便于對公文進(jìn)行統(tǒng)計和管理，明確交接責(zé)任。

（2）密級和保密期限。

密級和保密期限是表明公文涉密程度的標(biāo)志。根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》的規(guī)定，公文按涉密程度由高到低分別為“絕密”“機(jī)密”“秘密”，采用3號黑體字，頂格標(biāo)于版心左上角第二行。密級和保密期限之間可用“★”分隔。密級和保密期限的作用在于表明公文內(nèi)容涉及國家秘密的程度，規(guī)定公文的閱讀范圍及傳遞、處理要求，以便將密件與平件分開收發(fā)和管理，確保秘密公文的安全。

（3）緊急程度。

緊急程度是表明公文送達(dá)和辦理時限要求的標(biāo)志。緊急公文應(yīng)分別標(biāo)注“特急”或“加急”。其作用在于表明公文傳遞、處理的時限，引起重視，并為催辦公文提供依據(jù)，確保緊急公文得以優(yōu)先處理，避免延誤。緊急程度采用3號黑體字，頂格編排在版心左上角。具體排在第幾行，有下面三種情況：

1）如果只有份號，沒有密級和保密期限，緊急程度就排在版心左上角第二行。

2）如果有份號、密級和保密期限，緊急程度就排在版心左上角第三行，三個要素在版心左上角的第一、二、三行依次編排。

3）如果既沒有份號又沒有密級和保密期限，緊急程度就排在版心左上角第一行。

（4）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志。

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字構(gòu)成，如“北京市人民政府文件”；也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志居中排布，無論是下行文、上行文還是平行文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的上邊緣至版心上邊緣的距離均為35mm，推薦使用小標(biāo)宋字體，顏色為紅色。聯(lián)合行文時，應(yīng)將主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前。如有“文件”二字，應(yīng)當(dāng)置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱為準(zhǔn)上下居中排布。

當(dāng)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志文字較少時，要適量拉寬字間距；文字較多時，應(yīng)適量壓縮字間距，總體上要小于版心的寬度，以醒目、美觀、莊重為原則。其作用在于表明公文的責(zé)任者，顯示公文的權(quán)威性與莊重性。

（5）發(fā)文字號。

發(fā)文字號是發(fā)文機(jī)關(guān)對一年內(nèi)所發(fā)公文依次編排的文件代號，是公文的身份標(biāo)志，在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置居中排布，使用3號仿宋體。發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年份、發(fā)文順序號構(gòu)成。發(fā)文年份、發(fā)文順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全四位數(shù)并用六角括號“〔　〕”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即“1”不編為“01”），在阿拉伯?dāng)?shù)字后面加“號”字。如“國發(fā)〔2014〕30號”，表示是國務(wù)院2014年所制發(fā)的第30號文件。

編寫發(fā)文機(jī)關(guān)代字要力求做到明確、簡潔、規(guī)范，且不產(chǎn)生歧義和沖突，特別是不能與上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)的代字相互重復(fù)。發(fā)文機(jī)關(guān)代字選擇最具代表性的文字，指代發(fā)文機(jī)關(guān)。如中共中央的代字為“中”、國務(wù)院的代字為“國”、中共北京市委的代字為“京”、北京市人民政府的代字為“京政”等。

上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與右側(cè)最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。

一份公文只編一個發(fā)文字號，聯(lián)合行文時只標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。

發(fā)文字號在文件登記、文件查詢引用、文件歸檔管理等環(huán)節(jié)都有重要作用，為引用和檢索文件提供便利，也便于對文件進(jìn)行統(tǒng)計和管理。

（6）簽發(fā)人。

簽發(fā)人是指代表機(jī)關(guān)核準(zhǔn)公文對外發(fā)出的領(lǐng)導(dǎo)人姓名，由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置。“簽發(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名使用3號楷體字。

簽發(fā)人標(biāo)志只用于上行文。聯(lián)合發(fā)文時，所有聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人都稱為簽發(fā)人，都需要注明簽發(fā)人姓名，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，主辦機(jī)關(guān)的簽發(fā)人排在第一行第一位。簽發(fā)人標(biāo)志旨在表明機(jī)關(guān)發(fā)文的具體責(zé)任者，督導(dǎo)各級領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)真履行職責(zé)，確保公文內(nèi)容真實準(zhǔn)確，提高公文質(zhì)量，并為聯(lián)系查詢有關(guān)事項提供方便。

（7）版頭中的分隔線。

版頭中的分隔線是在發(fā)文字號之下4mm處所印的一條與版心同寬的紅色分隔線。這條紅色分隔線是印制空白紅色文件紙時所必需的。

2．主體部分

主體部分包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件9個要素。

（1）標(biāo)題。

標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由、文種三部分構(gòu)成，如“國務(wù)院關(guān)于加強道路交通安全工作的意見”，“國務(wù)院”是此文的發(fā)文機(jī)關(guān)，“加強道路交通安全工作”是主題（事由），“意見”是文種，在發(fā)文機(jī)關(guān)與事由之間常用介詞“關(guān)于”連接，在事由與文種之間用結(jié)構(gòu)助詞“的”連接，從而構(gòu)成以文種為中心詞、以發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和事由為限定成分的偏正詞組。

公文標(biāo)題使用2號小標(biāo)宋體，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布，回行時要做到詞意完整、排列對稱、長短適宜、間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)采用上梯形、下梯形或菱形排布。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號，標(biāo)題結(jié)尾不加標(biāo)點符號。

標(biāo)題的主要作用在于概要揭示公文主要內(nèi)容與行文目的，引導(dǎo)閱讀，因此要求做到準(zhǔn)確、概括、簡明。

（2）主送機(jī)關(guān)。

主送機(jī)關(guān)是指公文的主要受理機(jī)關(guān)，即對公文負(fù)有執(zhí)行、辦理、答復(fù)責(zé)任的對方機(jī)關(guān)。應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。對于上行文，原則上只能標(biāo)寫一個主送機(jī)關(guān)，以便公文的辦理。屬于普發(fā)性的下行文，要標(biāo)注同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱，如“各省、自治區(qū)、直轄市人民政府”“國務(wù)院各部委、各直屬機(jī)構(gòu)”“各區(qū)、縣委”“各區(qū)、縣人民政府”“市委、市政府各委辦局”“各總公司”“各人民團(tuán)體”“各高等院校”等。

主送機(jī)關(guān)用3號仿宋體字，在標(biāo)題下空一行，頂格編排，回行仍然頂格。當(dāng)主送機(jī)關(guān)過多導(dǎo)致公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中，置于抄送機(jī)關(guān)的上一行，與抄送機(jī)關(guān)之間不加分隔線。

主送機(jī)關(guān)的排序一般先寫綜合領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，再寫具體職能部門。各單位之間用頓號或逗號分清層次，同類型機(jī)關(guān)之間用頓號分隔，不同類型機(jī)關(guān)之間用逗號分隔，最后一個主送機(jī)關(guān)之后標(biāo)全角冒號。

除規(guī)定性、公布性、計劃性公文等受文者不言而喻或普發(fā)性公文之外，其他公文都應(yīng)標(biāo)明主送機(jī)關(guān)。

標(biāo)寫主送機(jī)關(guān)，旨在明確對公文負(fù)有法定辦理或答復(fù)責(zé)任的機(jī)關(guān)，以保證公文效用的實現(xiàn)；同時明確公文的發(fā)送范圍，使有關(guān)機(jī)關(guān)及時了解公文內(nèi)容，以便予以協(xié)助、配合。

（3）正文。

正文是公文的主體部分，用于闡述公文內(nèi)容，使受文者具體、明確地掌握文件傳遞的信息。公文首頁必須顯示正文，一般用3號仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格，自然段之間不空行。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1．”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字，第二層用楷體字，第三層和第四層用仿宋體字。層次序數(shù)可以越級使用，如果公文結(jié)構(gòu)層次只有兩層，第一層用“一、”，第二層既可以用“（一）”也可以用“1．”。

正文中需要引用其他公文時，按照先引標(biāo)題、后注明發(fā)文字號的方式進(jìn)行引用，例如：“根據(jù)《國務(wù)院關(guān)于加強食品安全工作的決定》（國發(fā)〔2012〕20號）的要求”。

正文中關(guān)于阿拉伯?dāng)?shù)字和漢字?jǐn)?shù)字的用法，應(yīng)按照國家標(biāo)準(zhǔn)《出版物上數(shù)字用法》（GB／T 15835-2011）中的有關(guān)要求執(zhí)行。

正文的內(nèi)容一般要求做到一文一事。

公文正文的表達(dá)形式主要有篇段合一式、分層表達(dá)式、條款式三種類型，分別適用于不同種類的公文。公文正文要求表達(dá)準(zhǔn)確、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、層次分明、通俗流暢。

（4）附件說明。

附件說明是指公文附件的順序號和名稱。公文如有附件，用3號仿宋體字在正文下空一行左空二字標(biāo)注“附件”，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有多個附件，需使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號，如“附件：1．××××××××××”，附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件名稱較長需要回行時，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對齊。

正文中的一些內(nèi)容，如圖表、名單等，如果穿插在公文正文中，往往隔斷公文前后的聯(lián)系，造成閱讀的不便。因此需要將其從公文正文中抽出來單獨表述，即為附件。公文附件是正文內(nèi)容的組成部分，與正文具有同等效力。因此，在正文中涉及附件內(nèi)容處要加括號注明“見附件”或“附后”。

需要說明的是，在標(biāo)題或正文中寫明報送、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)等字樣的公文，在其生效標(biāo)志后附的內(nèi)容不是公文的附件，因此在附件說明處不必標(biāo)注相關(guān)內(nèi)容。

附件與正文屬于一份公文，注意不能把二者分開保存。

（5）發(fā)文機(jī)關(guān)署名。

發(fā)文機(jī)關(guān)署名，應(yīng)當(dāng)用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。公文一般以發(fā)文機(jī)關(guān)署名，命令、議案等特殊文種需要由簽發(fā)人署名，應(yīng)當(dāng)寫明簽發(fā)人職務(wù)并加蓋簽發(fā)人簽名章。發(fā)文機(jī)關(guān)署名應(yīng)當(dāng)與發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、標(biāo)題中的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱相一致。聯(lián)合行文時，發(fā)文機(jī)關(guān)署名的順序應(yīng)與版頭部分的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志順序相一致。

（6）成文日期。

成文日期是黨政機(jī)關(guān)公文生效的重要標(biāo)志。確定成文日期的原則是：會議通過的決議、決定等公文以會議正式通過的日期為準(zhǔn)；經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的公文以簽發(fā)日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文的成文日期署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期。成文日期在公文中的標(biāo)注位置有兩種：一是會議通過的決議、決定等公文，在公文標(biāo)題之下的括號“（）”中寫明通過文件的會議名稱及年、月、日；二是在公文正文或附件說明右下方標(biāo)注，寫全年、月、日。各機(jī)關(guān)發(fā)文的成文日期統(tǒng)一使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。

（7）印章。

印章是體現(xiàn)公文效力的重要形式，是公文生效的標(biāo)志，是鑒定公文真?zhèn)巫钪匾囊罁?jù)。公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。上行文必須加蓋印章，會議紀(jì)要不加蓋印章。聯(lián)合下行文時，所有聯(lián)署機(jī)關(guān)均須署名并加蓋印章。

發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期與印章三個要素緊密相關(guān)，編排位置相互影響，共同構(gòu)成了公文的生效標(biāo)志。如何體現(xiàn)在公文落款部分，可以按照用印情況具體掌握，以下分三個部分做特別說明：

1）加蓋印章的公文。成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。單一機(jī)關(guān)行文時，一般在成文日期之上，以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文或附件說明一行之內(nèi)。

聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對應(yīng)，端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期；印章之間排列整齊，互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文或附件說明一行之內(nèi)。

2）不加蓋印章的公文。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文可以不加蓋印章。單一機(jī)關(guān)行文時，在正文或附件說明下空一行右空二字編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機(jī)關(guān)署名右移二字；如果成文日期長于發(fā)文機(jī)關(guān)署名，應(yīng)當(dāng)將成文日期右空二字編排，并相應(yīng)增加發(fā)文機(jī)關(guān)署名右空字?jǐn)?shù)。

聯(lián)合行文時，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機(jī)關(guān)署名，其余發(fā)文機(jī)關(guān)署名依次向下編排。

3）加蓋簽發(fā)人簽名章的公文。簽發(fā)人簽名章屬于印章的一種特殊形式，以機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人名義制發(fā)的命令、議案等公文需要加蓋簽發(fā)人的簽名章。單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文需要加蓋簽名章時，在正文或附件說明下空二行右空四字蓋章，簽名章左空二字標(biāo)注簽發(fā)人職務(wù)，以簽名章為準(zhǔn)上下居中排布；在簽名章下空一行右空四字編排成文日期。

聯(lián)合行文時，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章，其余機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章依次向下編排，與主辦機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章上下對齊；每行只編排一個機(jī)關(guān)的簽發(fā)人職務(wù)、簽名章，簽發(fā)人職務(wù)應(yīng)當(dāng)標(biāo)注全稱。簽名章一般用紅色。

需要特別說明的是，當(dāng)公文排版后所剩的空白處不能容下印章或簽名章、成文日期時，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決。

（8）附注。

附注是指對文件內(nèi)容或有關(guān)事項、要求的注解與說明。為使正文集中表述主要內(nèi)容，涉及公文的印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說明的事項、使用方法等，通常置于附注中加以說明。印發(fā)傳達(dá)范圍一般針對平行文和下行文，如“此件公開發(fā)布”“此件發(fā)至縣團(tuán)級”等，對發(fā)送范圍和閱讀對象進(jìn)行限定。“請示”件應(yīng)在附注處注明聯(lián)系人及聯(lián)系電話，其作用在于方便受文者閱讀、理解。如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。

（9）附件。

附件是指公文正文的說明、補充或者參考資料。附件是附屬于正文的其他文字、圖表等材料，對公文起說明、解釋、補充、證實、參考作用，是公文正文的有機(jī)組成部分。附件主要包括與正文內(nèi)容相關(guān)的文字材料、數(shù)據(jù)、名單、表格、圖形等。

附件首頁要在版心左上角第一行頂格編排“附件”二字，如有多個附件，后面必須緊跟附件順序號，順序號后無須加冒號。附件標(biāo)題以及附件中行、字、段落等編排要領(lǐng)與主體部分相應(yīng)格式的要求一致。

附件需要另起一面編排，附件應(yīng)在版記之前編排，并與正文一起裝訂。如果附件不能與正文一起裝訂，則應(yīng)在附件首頁版心左上角第一行頂格標(biāo)注公文的發(fā)文字號加“附件”二字以及附件順序號。如正文中的附件標(biāo)志為“附件：1．2017年度公務(wù)員初任培訓(xùn)大綱修訂項目調(diào)查問卷”，在與正文不一起裝訂的附件的左上角應(yīng)頂格標(biāo)注“×人發(fā)〔2017〕68號附件1”。

3．版記部分

版記部分屬于公文結(jié)束的標(biāo)志，包括版記中的分隔線、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等要素。

（1）版記中的分隔線。

版記中的分隔線與版心同寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線，中間的分隔線用細(xì)線，首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一頁版心下邊緣重合。

版記一定在偶數(shù)頁上。假如公文內(nèi)容很少，即使首頁可以放下版記內(nèi)容，由于公文是雙面印刷，版記也必須移至第2頁上，即便第2頁除了版記沒有其他任何內(nèi)容也須如此。

（2）抄送機(jī)關(guān)。

抄送機(jī)關(guān)是指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。抄送機(jī)關(guān)應(yīng)按照一定順序排列。首先是上級機(jī)關(guān)，其次為同級機(jī)關(guān)，最后為下級機(jī)關(guān)。按照黨、政（地方黨委政府在前，部門和廳局在后）、軍、群的順序排列。

抄送機(jī)關(guān)是版記中的第一個要素，使用4號仿宋體字，左右各空一字。首先標(biāo)注“抄送”二字，后加全角冒號，隨后標(biāo)注抄送機(jī)關(guān)名稱。回行時與冒號后的第一個抄送機(jī)關(guān)首字對齊。一般情況下，抄送機(jī)關(guān)之間標(biāo)點符號的使用方法是：同一系統(tǒng)內(nèi)同級機(jī)關(guān)之間用頓號分隔，不同系統(tǒng)機(jī)關(guān)之間用逗號分隔，最后一個抄送機(jī)關(guān)之后標(biāo)句號。

（3）印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。

印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期是指公文的送印機(jī)關(guān)和送印日期，使用4號仿宋體字，如有抄送機(jī)關(guān)，編排在抄送機(jī)關(guān)下一行，用機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。

印發(fā)機(jī)關(guān)不是指公文的發(fā)文機(jī)關(guān)，而是指公文的印制主管部門，一般應(yīng)是各機(jī)關(guān)的辦公廳（室）或文秘部門。有的發(fā)文機(jī)關(guān)沒有專門的文秘部門，則發(fā)文機(jī)關(guān)就是印發(fā)機(jī)關(guān)。

標(biāo)注印發(fā)日期是為了準(zhǔn)確反映公文的送印時間。一般來說，公文在負(fù)責(zé)人簽發(fā)之后，往往需要經(jīng)過打字、校對、復(fù)核等環(huán)節(jié)，因此成文日期與印發(fā)日期通常存在時間差。通過標(biāo)注印發(fā)日期，既可以使發(fā)文機(jī)關(guān)掌握制發(fā)公文的效率，也可以使受文機(jī)關(guān)掌握公文傳遞時間，有利于提高辦文效率。

版記中如有其他要素，應(yīng)將其與印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期用一條細(xì)分隔線隔開。

4．頁碼

頁碼一般用4號半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文版記頁前有空白頁的，空白頁和版記均不編排頁碼，公文附件與正文一起裝訂時，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。

（二）公文頁面規(guī)范

公文頁面規(guī)范是對公文外觀形態(tài)的總體設(shè)計與安排，包括用紙規(guī)格、排版規(guī)格、字形字號、行款格式等諸多要素。版面安排的總體原則是莊重嚴(yán)肅、清晰整潔、美觀大方、規(guī)整劃一。

公文采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙（幅面為210mm×297mm），對外張貼的公文用紙規(guī)格根據(jù)需要確定。天頭（上白邊）為37mm±1mm，訂口（左白邊）為28mm±1mm，版心尺寸為156mm×225mm。如無特殊說明，公文格式各要素一般用3號仿宋體字。一般每面排22行，每行排28個字，特殊情況可做適當(dāng)調(diào)整。要求版面干凈，字跡清晰，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，雙面印刷，頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。印品著墨實在均勻，字面不花不白、無斷劃。左側(cè)裝訂，不掉頁，兩頁頁碼之間誤差不超過4mm，裁切后的成品尺寸允許誤差±2mm，四角成90°，無毛茬或缺損。騎馬訂均訂在折縫線上，平訂與書脊間的距離為3～5mm，要確保無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固。

辦文人員要熟練掌握公文格式各要素的標(biāo)寫要求以及不同文種標(biāo)寫方法的差別之處，自覺遵守公文格式標(biāo)準(zhǔn)。

（三）公文的稿本

在文件起草和印制過程中，同一份文件會形成具有不同性能的多種文稿和文本。其中，草稿和定稿統(tǒng)稱為文稿；正本、副本、試行本、暫行本、修訂本、多種文字稿本等，統(tǒng)稱為文本。它們反映了文件的草創(chuàng)、修改、定型、印制、校對、正式發(fā)出的全部過程。這些稿本在形成過程上互有聯(lián)系，在性質(zhì)、作用與保管要求等方面各不相同，要區(qū)別不同情況妥善對待，以便更加科學(xué)規(guī)范地管理和使用公文。

1．草稿

草稿是公文撰擬過程中形成的最初文稿，主要供討論、修改、審批之用，不屬于正式文件，不具備現(xiàn)實執(zhí)行效用。多數(shù)草稿經(jīng)過一次修改即可成熟定稿。有的重要文稿經(jīng)過反復(fù)修改產(chǎn)生多次草稿。草稿又稱草案、征求意見稿、送審稿、初稿、二稿、三稿、四稿等。

2．定稿

定稿是經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)或會議討論批準(zhǔn)的最后文稿，是繕印正本的依據(jù)。草稿一旦經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)便成為定稿，不經(jīng)其同意不得再做修改。定稿留有領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的手跡，反映了文稿審核、簽發(fā)的過程，具有重要的原始憑證作用。因此，一般應(yīng)予立卷保存。

3．正本

正本是指根據(jù)定稿繕印的供向外發(fā)出的正式文本。正本具有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的公文格式和生效標(biāo)志，具有法定現(xiàn)行效用，其證據(jù)價值得到法律的認(rèn)可和保護(hù)。

4．副本

副本過去叫作“抄本”，是根據(jù)正本抄寫或復(fù)制的文本。由于現(xiàn)代印制技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)在的副本一般與正本同時印制而成，在內(nèi)容上和形式上與正本完全相同，供抄送、傳閱、存檔備查之用。

5．試行本

試行本是正本的一種特殊形式，主要用于法規(guī)性文件，是指發(fā)文機(jī)關(guān)認(rèn)為公文內(nèi)容尚不成熟，有待進(jìn)一步通過實踐檢驗后再做修訂時而先行發(fā)布的文本。試行本在試行期間與一般公文的正本一樣，具有正式的法律效用，受文機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)認(rèn)真執(zhí)行。當(dāng)經(jīng)過修訂的正本開始生效后，試行本即行失效。

6．暫行本

暫行本是正本的一種特殊形式，主要用于法規(guī)性文件，是指發(fā)文機(jī)關(guān)認(rèn)為一時來不及制定長期執(zhí)行的詳細(xì)完善的規(guī)范性文件時暫且制發(fā)的文本。暫行本在暫行期間具有正式的法律效力。暫行本經(jīng)過一段時間的執(zhí)行后，經(jīng)過修訂再發(fā)布正式文本。

7．修訂本

修訂本是正本的一種特殊形式，是指對已經(jīng)發(fā)布生效的規(guī)范類文件，經(jīng)過實踐檢驗后進(jìn)行進(jìn)一步修訂而再行發(fā)布的文本。修訂本發(fā)布后，原文本即行失效。

8．多種文字稿本

為了便于少數(shù)民族閱讀和使用公文以及外交工作的需要，常將同一份公文用兩種或兩種以上文字制成。公文稿本中使用的不同文字主要指國內(nèi)使用的漢字與少數(shù)民族文字，或涉外公文中使用的中文與外文。一般來說，不同文字的稿本具有同等效用。如對文字解釋發(fā)生爭議，則以事先指定的某種文字或第三種文字稿本為準(zhǔn)。

綜上所述，必須明確公文各稿本的特點、效用，以及各個稿本之間的區(qū)別和聯(lián)系，確保在文件的整個生命周期中正確發(fā)揮各種稿本的功效。