第7章 會議召開(5)
- 羅伯特議事規則操作指南
- 趙濤編著
- 5451字
- 2014-11-24 13:05:06
明白了主持人的行為準則,其他的事情相對來說就比較容易了,比如主持人在會議中的行為禮節。只要嚴格遵守行為準則,行為禮節便會迎刃而解。
3.會議主持人行為原則三:行為禮節
在會議的主持過程中,有一個非常重要的問題需要解決:如何才能有禮貌的主持會議。因為會議主持人的超然地位,他應該讓針對某一議題同意與否定的雙方,都覺得你很公正。
主持人應該禮貌的應對雙方,不能有偏見的認為,哪一方對哪一方錯。我們都知道這樣一種情況:當兩個人發生激烈爭吵之后,勸架方某一個并沒有針對性的行為,可能會被其中一方或雙方理解成對自己的挑釁。這就是說:當會議進程中,由于雙方或各方激烈的爭論,會議主持人的某種行為會被一方理解為對對方的偏袒,甚至雙方都極為不滿主持人的行為和言辭。因此,這就涉及到會議主持人的一個禮節問題。
陳述的禮節。在針對問題進行辯論時,應該明白什么時候應站起來辯論或陳述,什么時候坐著說就可以了。例如,如果組織有會歌或會旗的時候,所有參會人員都應該起立,正如我們聽到國歌奏起的時候,看到國旗升起的時候一樣。當然這也要視情況而定,如果是小規模的會議則也沒有必要站起來,小規模會議的氣氛在某種程度上更顯得重要。但是起立這一禮節,在主持大型的審議性會議的時候,則應該必須先行確定并堅持。
禮貌地傾聽。在針對問題進行辯論時,如果一名會員因為對某項問題的不理解,提出了一項不適當的動議,主持人應有禮貌地提示他什么是適當的動議,而不應該嘲笑他,同時也不能允許其他人嘲笑他。
在針對問題進行辯論時,只要發言人發言合乎次序和規則,主持人就不應該打斷他。如果你打斷他,就會被別人認為你有傾向性。如果你是組織的中堅人,有些人也許就會投你所好,最終會議會變成你一個人的會議。
以上這些禮節其實很容易做到,當然這要有個前提:就是你必須清清楚楚地知道行為準則是什么,并且你愿意始終貫徹如一。如果,準則和禮節對于你來說都比較容易做到,那么下面的主持人任務就更加的容易了。
4.會議主持人行為原則四:主持任務
關于主持人主持會議的任務,《羅伯特議事規則》中有一句經典的話。羅伯特說:“主席或會長的職責在于約定時間召集開會,主持一切集會,按適當次序宣布會議議程,陳述并提交會議的一切問題并使之付諸表決,維持秩序和禮節,并決定一切對之可以申訴問題的次序。”
從上面的話語中我們可以理解到如下內容:
主持人應該按照規定的程序開會和散會以及休會。本書的會議主持人并非是我們通常參加的領導講話中遇到的那類主持人。領導講話隨機性很強,領導說累了,就意味著散會了,主持人的角色一般也僅僅是聽眾。但我們這里所說的會議主持人則不能這樣,他必須按照規定和規則去主持會議。在整個會議中,任何參會人員的權利都是相同的,會議主持人不能讓組織的領導有特殊的權利。例如組織領導也要準時開會,也要遵守議事規則。例如,組織的議事規則中就應規定:“針對議題進行辯論時,參會人員的發言時間不能超過五分鐘”,會議的主持人就應該阻止領導者在辯論時的違規行為。
主持人應該按照規則程序主持會議,維持會場秩序。在會議的進行中,因為各種利益或訴求的原因,對于動議的爭論會非常激烈,因此為了保證會議的正常進行,我們必須按照規則的要求,一步一步地進行,凡是有違規章制度的要求的行為都必須立刻制止,只有這樣才能維護好會場秩序,更好地審議提案。例如組織的議事規則中應有這樣的規定:“在進行議題辯論時,任何參會人員不能針對反對方的道德問題進行辯論”。參會人員某甲因為聽到某乙對自己的動議進行了批駁,某甲勃然大怒,高舉著拳頭高聲對某乙說:“你這個偽君子,你不要在這里高唱什么‘我是為了組織的利益’,其實你真實的意圖是為了你個人的利益”。在這種情況下,某甲顯然違背了規則,會議主持人應該對某甲進行批評。
主持人應該按照規則和程序的要求,承認發言人的地位。參會成員要發言時首先要經過主持人的同意,也即首先獲得發言地位,擁有發言地位要求的評判不是以主持人的意志為標準,而是以應有的標準為標準,這些標準就是:是否到了發言的時間和次序等,如果到了你就必須讓他發言,他的發言權利不可剝奪。會議的主持人不應該為了自己的利益,或是為了所謂的組織利益而否定正當的發言地位。
主持人應該按照規則和程序的要求,接受并陳述動議。當會議的主持人接到書面的提案或口頭的動議之后,會議的主持人應該全面地闡述動議的內容。如果動議的內容不準確,會議的主持人應該提醒動議人明確自己的提案或動議。會議的主持人對于某些動議可以直接要求表決而不需要附議。例如在會議召開的時候,突然發生員工某丁為了保護公司財產而與竊賊發生沖突,并受重傷的事情。參會人員某丙非常激動,舉手要求發言并得到主持人同意后對主持人說:“尊敬的主持人,我動議為了表示對某丁同志的尊敬,公司應該對他進行物質和精神的雙重表揚”。會議的主持人應該進一步詢問,“某丙同志,你動議對某丁同志進行物質和精神的雙重表揚是否應該更具體一些?”如果某丙沒有準備好,會議的主持人可以拒絕這一動議,但現實生活中這種情況最好不要拒絕。主持人應該這樣陳述較為合適:“對于某丁保護公司財物的行為,參會人員深受感動。某丙同志動議對某丁進行物質和精神的雙重表揚,現在大會是否同意對其進行表揚?(停頓,看看有無反對意見,如果沒有則繼續)如果沒人反對(在此以前如果有人反對,大會都將針對是否進行雙重表揚而辯論),我們將討論具體的表揚措施”。
主持人應該按照規則和程序的要求,將議案陳述并討論和表決,宣布表決的結果。當會議的主持人把議案陳述完畢后,就會有各類辯論的發生,但并不排除因為大家基本上都同意這一議案,而出現沒有辯論的環節。例如上面所舉的例子。這時會議的主持人就應該宣布進行表決,在宣布表決的時候,還應該明確表決方法是舉手還是投票。參會人員表決完畢后,經過清點票數,會議主持人應把表決的結果公布出來。
主持人應該按照規則和程序的要求,答復一切有關會議的質詢或詢問,并決定權宜問題和秩序問題。會議主持人主持一次會議的成功與否,就在于其是否合乎規矩和禮儀的解決上述問題。因此,會議主持人應該對質詢和權益問題以及秩序問題有一個深刻的了解。權益問題和秩序問題本書將在第三章中具體闡述。
主持人的最后一項任務就是,簽署會議記錄以及有關的會議文件。當會議的議案獲得通過后,并不是一次會議的結束,只有當會議的主持人簽署了會議記錄之后,這一次會議才能算正式的完成,如果沒有這道程序,就代表程序的缺失,程序的缺失就等于這項決議沒有效力,因此我們不要忘記這一“小節”。
會議的主持人往往是會員之一,他擁有各種各樣的權利和義務,因此他就有對會議或組織提各種建議的權利。既然會議主持人可以允許他人表決和發言,那么是不是說:他同樣可以擁有允許自己發言和表決的權利?答案是否定的。
會議主持人行為準則告訴他:處于超然的最好辦法就是遵守大會的規則和程序。因此,會議主持人的發言和表決也要遵守一定的規則。
5.會議主持人行為原則五:參加表決和發言的規則
會議主持人發言和表決規則可以告訴我們在什么樣的情況下可以發言和表決,如何發言和表決。
會議主持人原則上不參加表決。只有當會議主持人參加表決,可能影響到最終結果時,會議主持人才可以參加表決。之所以這樣規定主要是為了避免因為主持人的特殊地位,而影響到其他人的表決決心。在大部分情況下,會議的主持人一般不參加表決。例如當要求半數以上通過時,支持與否定正好是對等;當要求三分之二票數或四分之三票數通過時,主持人的一票正好是這一標準,會議主持人則可以支持或否定。當然,會議主持人可以選擇棄權,然而棄權的結果和否決在這兩種情況下是相同的。
如果表決的方式是采用投票的方法,會議主持人則可以不受上述原則的約束。因為投票表決時,會議主持人和其他參會人員同樣無法獲知別人的表決結果。
會議主持人原則上不參加發言或討論。同上述問題同理,會議的主持人作為參加會議的人員,同樣有表達自己利益和訴求的權利。會議的主持人如果認為自己必須參與討論時,可以讓其他人先臨時替代自己的角色。其他人替代主持人的地位后,原主持人就應該恢復自己作為普通參會人員的一切權利與義務,接受臨時主持人的領導。例如會議的主持人如果是董事會的主席,在他發言時就應由副主席暫時代理主持人這一角色。
【實戰練習】
1.選一選
(1)下面哪句話應該是會議主席應該說的話?
A.先生,你說的話代表你是個野蠻的人,你怎么能這樣說!
B.你停下來,STOP!
C.尊敬的朋友,請你注意你的言詞。
D.每個人都有自己的想法,但并不意味著什么愚蠢的想法都可以說出來。
()
(2)哪個問題是會議主席應該考慮的?
A.我的這個想法能否被最有權勢的人接受?
B.我應該嚴格保護我同意的決議獲得通過?
C.這個人實在是討厭,我應該想辦法不讓他發言。
D.我怎樣才能把會議和諧的順利召開完畢呢?
(3)我們應該嚴格避免怎樣的想法出現?
A.會議在進行無味的辯論,這些人都太幼稚了,我必須禁止他們。
B.某一個人長時期的發言,但他的發言很合我的想法,我不糾正他。
C.我不知她說的是什么,所以我不回答她。沈默是金。
D.維持市場秩序,嚴格按照程序走。
(4)當一個決議的通過必須要有三分之二贊成票數時,會議的計票結果是:29通過:15不通過。會議主席作為其中一票將決定著這個決議的命運,他該如何?
A.不投票B.投票c.太激烈了,我還是溜之大吉吧D.放棄這次表決
(5)當會議主持人因為各種事情不能出現的情況下,會議該如何進行?
A.我授權某某作為會議的主持人。B.誰都可以當臨時主持人。
C.讓秘書作為臨時主持人。D.如果第一副會長在由他主持。
2.想一想
(1)在開會的時候我們應該嚴格要求按照會議的進程和規則,但是這是否是沒有絲毫回旋余地的問題呢?有時候如果太嚴格了,反而造成很多不必要的爭吵。請問,你同意這種想法嗎?
3思考
(2)許多會議的主持人因為身份特殊,如他本身就是董事長或會長,往往在別人發言的時候,粗暴的打斷他。請問在這種情況下,會有什么事情發生?
3.提升訓練
任何組織都會出現這樣一種情況,“三五一群”“五六成黨”等組織內的小組織。中國歷史上也曾出現過這種“黨錮禍國”的事情發生,在現代社會的日本自民黨內各種各樣的派別很多。例如“橋本派”“竹下派”等等。組織的規模是不同的,有多數派和少數派。同理,在國會內這樣的情況更是如此,美國有兩大黨,英國有三大黨等等,聯合國更不要說了,一百九十多個會員,各種派別更多。請問如果你是會議的主持人,你該如何處理少數反對派對多數派議案的反對?
參考答案
選一選CDDBD
想一想(1)基本同意這一觀點,但要注意在大型的復雜的會議上,這種思想是危險的。小型簡單的會議則是更好的想法。規則不能代替主持人的機智和常識,目的只有把會議開好而不是規則。(2)因為會議主持人的特殊身份,往往造成會員不敢說話發言,會議無法進行。會員因為這種情況,日后會漸漸的不愿意參加會議。會議往往出現一邊倒的情況,如此以往會造成組織的分裂。
提升訓練(1)會議的主持人應該清楚的意識到任何組織中都會出現這樣的情況:當兩種對立觀點出現后,如果參會人員基本分為少數派和多數派,中間派基本沒有的情況下。如果議題涉及核心利益,那么參加會議的少數派的目的就是給多數派制造麻煩,延緩表決的時間,等待某種時機的到來。(2)如果這種情況發生,我們應該拒絕少數排在細微問題上的反復糾纏。他們如果申訴,主持人則可以直接拒絕而不必經過表決。(3)如果少數派沒有這個目的而是正常的進行會議,會議主持人應該正常履行職責,按照程序去做。
第六(節)開會的程序
關鍵詞程序嚴格理順
學習作用在本章中我們將對會議的程序進行詳細地解釋,不但會議的領導者和主持人應該詳盡的理解它,所有的會員都應該熟悉它。
思想來源散見《羅伯特議事規則》各條節
記住開會程序可以使我們按部就班的研究如何保證團體的和自己的利益,如果不熟悉這些,那么當有人違反程序,損害自己的利益時候,我們卻認為他這樣做是正當的。
【深入理解】
任何事情都需要有程序和規則,開會更是這樣,如果沒有程序和規則,那么所有人都可以談自己關心的事情,所有人都可以隨便插言等等,那么會議該如何進行呢?會議的程序和規則是有明確規定的,我們就將按照程序的先后逐一介紹。好的議程有助于討論的問題走上正軌,可以較好的處理小的瑣碎問題。不好的議程也同樣會因為過多的討論瑣碎的問題而脫離正軌。比較好的會議議程應該遵循下面所談的順序。
1.第一項工作:由主持人報告出席人數并宣布開會
如果是臨時性集會或者是永久性會議的第一次會議,會議上進行的第一項工作就是選舉會議的主持人,再由主持人進行下面的工作。
如果會議的性質不是臨時性的集會或第一次會議就應該有固定的主持人,或者是上屆的主持人宣布開會,并宣讀會議名稱及會次以及開會的時間地點,出席人的姓名及人數,列席人員的姓名。如果參加會議的人員比較多,就可以省去念會議人員姓名的環節。有些公司會制作公司歌曲或旗幟等,宣布人數后就要升旗幟奏歌曲。沒有的一般會宣讀企業章程作為替代。這之后如果是第一次會議則進入說明議題環節,如果不是第一次會議,就要進行上次會議回顧。
2.第二項工作:會議回顧
上次會議回顧主要是說清上次會議的成果。包括確認上次會議的會議記錄以及上次會議的決議和決議的執行情況。如果上次會議中還有委員會,那么委員會應該報告交給委員會要求書寫的報告或執行(或監督)大會決議執行的情況。最后是報告其他應該報告的情況。