上次會議的回顧，既可以用書面報告的形式，也可以口頭報告，書面報告比較適合于大型會議。雖然如此，養成書面報告的習慣也是非常好的，因為這樣可以更好的培養責任意識。

3.第三項工作：說明議題

情況匯報完畢后，如果需要對它進行審批，則進行投票。如果不需要審批，則進入說明議題的環節。說明議題包括兩種情況，如果首先討論的議題是上次會議遺留的問題，就需要說明上次會議對這個議題的討論情況。

如果是進行本次會議的議題討論，雖然在會議召開前發放了會議通知。會議通知也可能進行了說明，但最好還是再由具體負責人詳細說明一次。例如可以由董事長說明公司整體情況，或由公司經理說明公司運營情況，或由財務經理說明公司資金情況等等。這要視議題的性質，才能夠決定誰來說明議題。

說明議題后，就該進行對議程的確認或對議題的辯論。

4.第四項工作：確認本次會議討論的議題順序

當大會不是只針對一個議題進行辯論和表決的時候，往往會出現一個議題先后順序的問題。有些議題需要先討論，有些議題則需要后討論。

順序安排的方法。順序無非三種情況，一種是從難到易，一種是從易到難，一種是難易間隔。從難到易是因為在開會前大家的注意力非常集中；從易到難是因為較難的問題往往代表著利益糾紛最多、達成共識最艱難。對它的討論應該保證參會人員都會精神百倍的去交流。把較容易達成共識的問題放在前邊，有利于讓參會人員明確的知道較難的問題在后面，不要耽誤時間，這樣往往會對前邊的議題較為順利地通過，集中精力對付較難的問題。難易間隔主要是為了比較好的處理一些較為集中的重大問題。

如果大家是第一次開會，事先沒有商量好會議的議程，那么可以在“議程表”上加“擬定”兩個字，在會上按照大家的意思進行安排，這樣做會讓大家增強責任感，有一種自己受到了重視的感受。但是，這當然會讓會議的時間增加，也有可能會因為先處理什么而遇到非常激烈的爭論。

足額問題的優先程序高于一切。開會時間已至，不足開會額數者，主席得宣布延后開會，延后兩次仍不足額時，主席應宣告延期開會或改開談話會，管理層聽取意見。

上次會議遺留的議題一般先進行討論。如果上次會議中有沒有討論完成的議題，則在本次會議上進行首先討論。當然，如果本次會議中的大多數人仍然不愿意討論，也可以不首先討論它。

需要三分之二同意的議題應該重點考慮。一般性的議題表決只需要有超過半數的出席人員，同意就可以了。但諸如章程的制訂與變更；會員的除名或董事監事以及經理等人的罷免；重要或重大財產的分割或合并或其他處分形式；團體的解散；其他與會員權利義務有關的重大事項等問題，則需要出席人數的三分之二以上同意才可以。對于這些，我們可以根據順序安排的三種情況，參照不同的大會形式來進行挑選。

5.第五項工作：辯論

對于議題的辯論，如果是在說明議題的時候已經給出了解決方法，那么辯論是針對這些方法的辯論，同意或者否決或者修正或者重新提出新的建議。例如，在說明議題的時候，報告人已經說了如下這些話“公司目前的現金短缺，急需充實，公司管理層經過慎重考慮，決定出售水泥廠”。根據這段說明，大會進行辯論，如果遭到否決，大會可以要求管理層再考慮其他方法，或者大會可以提出新的方法或者大會只是拒絕。

如果在說明議題的時候沒有給出解決方法，那么辯論是針對這項總議題進行新議題的提出并辯論。例如企業的領導階層對于“如何增加企業現金流”，并沒有給出具體的辦法，只是把目前的情況進行了說明。針對這項總議題，我們可以動議“出售三產”或“出售辦公設施和交通工具”或“進行融資”等等。會議再針對這些動議進行辯論，從中選出一個或多個方法來解決這個總議題。

6.第六項工作：表決方法，決議及結果

對議題進行充分辯論后，我們就可以對辯論的問題進行表決，表決之后形成大會的決議。但是在決議中我們一定要注意不要把決議執行這一環節忘記。

7.第七項工作：選舉領導人

選舉包括選舉本屆常設官員、大會的決議人員、常設機構的各委員、監察部門的負責人等等。對于這以環節可以進行變通，如果經出席人過半數同意可以列在辯論的前面，但本書不建議如此。

即在中國目前的國情下，如果這樣辦很可能造成許多不必要的麻煩。例如過早的暴露問題的核心、是真正的問題不能得到有效解決。當然，如果會議的主要目的就是此項工作，當然可以提前。

8.第八項工作：其他重要事宜，散會，記錄應由會議的主持人及記錄人員等分別簽署

如果在結束會議之前，會議的主持人或組織的領導者需要對會議進行總結，這一項一般被稱為閉幕詞。散會后，會議的記錄一定要由會議的主持人和記錄人員以及其他重要人員簽字，方才完成最后的手續。其他重要人員包括：重要議題的提出者以及被獎懲的人員等。

【實戰練習】

1.想一想

下面是一次會議的議程表，在這里有我們上文沒有詳細說明的重要問題，請問這個問題是什么？

2.問題思考

如何處理時間和議程之間的關系，保證在某個時間段內完成會議，降低會議的成本？

3.選一選

下面的議程表缺少什么項目？

參考答案：

想一想。最值得學習的是在會議的召開中，確定了時間分配和方案的執行人員，明確了獎懲。合理分配時間是非常重要的，首先要做到任何人都要嚴格遵守時間的規定，其次要做到每個議程都要確定時間。會議的時間不能太長，每一項議程都要確定時間的長短，時間長短并不是會議能否成功的關鍵。雖然合理的分配時間很難，但是如果我們長期堅持，一定會從中摸索出一種不成文的規定。

問題思考。先把所有的問題都寫出來，給每個問題確定所需方法，估算出所需要的時間，但是暫時不要考慮各個問題的先后順序。然后把估算出來的時間加在一起，看是否超過會議的總體時間。你經常會發現問題多而時間少，但最好在會議開始前就發現這一點。很多會議失敗告終，就是因為開會者的期望太多，不實際。如果超出了，那就請把你認為需要時間最多的議程先刪除，當然如果它是你的問題的核心，那就不能刪，往下看看，你也許會發現，議題說明的時間比較長，那就縮減它。也許你會發現，閉幕詞和開幕詞的時間如果刪去，會有利于會議議程的安排，那就毫不猶豫的刪去它們吧。

選一選。缺少會議議題的確認（確認包括，上次會議議題解決的確認，本次議題解決問題的確認，決議執行人員工作確認等）和會議記錄人員的簽字以及其他重要人物的簽字。

第七（節）閉幕前文書的寫作

關鍵詞內容要求注意

學習作用有些文書是法律規定必須要進行的，對于這些文書的寫作如果不符合規則，將會對會議產生嚴重的影響；有些文書雖然沒有法律規定，但是它們也有著自己的要求，在本節中我們將對它們有一個總體的簡單介紹。

思想來源各類文書的寫作

會議的各類文書寫作，雖然不是會議的本質，但文書寫的好與壞，往往會促進會議召開并且有利于會議的進行，更會對會議成果進行進一步的確認。

【深入理解】

會議中的文書，有些是為了召開會議，有的是為了更好地進行會議，有的是為了評價會議，有的是為了宣傳會議。我們先介紹為了召開會議而寫作的文書，以及為了更好地進行會議而準備的各類文書。

1.為了召開會議而寫作的文書

在諸多為了召開會議而寫作的文書當中，首先就是會議通知書的寫作。

會議通知書。請看下列會議通知書，里面已經構建了我們需要所有注意的事項，本文就不再贅述。

標題：關于召開本年度股東大會的通知

各位股東（通知對象）：

祝大家身體健康。本公司將召開第某次定期股東大會（會議性質），敬請各位股東出席，特此通告。

（通知時間）2006年3月22日

（公司地點）北京市朝陽區某某街某某號

（發布通知單位，通常為單位）某某股份有限公司董事會

開會時間2006年4月25日（星期二）上午九點

開會地點：北京市朝陽區某某街某某號某某股份有限公司會議室

會議議題：1公司總經理匯報年度公司運營情況。

或議程2董事會主席作工作報告

3監事會主席作工作報告

4增選董事（董事資料見附錄）

會議預案。會議的預案是會議的籌備方案，也就是召開會議的設想以及各類事務的總體預計。

標題：關于召開本年度股東大會的預案

（1）會議名稱：本年度股東大會

（2）會議內容：上同。

（3）會議時間：2006年4月25日（星期二）上午九點

（4）會議出席人員。略，總人數a。

會議列席人員。略。總人數b。

總人數a+b

（5）會議地點。北京市朝陽區某某街某某號某某股份有限公會議室。

（6）經費預算。某元。

（7）主辦單位。公司秘書處，負責人某甲。

（8）承辦人。秘書某乙，文書某丙，會務某丁，聯絡某戊。

對于比較大的公司的股東會議或其他會議，對于上述各項可以在進行具體細分，只不過是更詳細而已。

2.為了更好的進行會議而準備的文書

一些小型會議往往參會人員大家都知道，但是一些大型會議則需要檢查參會人員的證件。

各類參會證件。各類參會證最好格式統一，為了區分，可以讓不同的證件有不同的顏色。例如，代表正是紅色；列席證是藍色；通行證是綠色；工作證是白色等等，這樣工作人員就可以非常清楚的知道對方參加會議的目的。

證件名稱的種類包括出席證、代表證、列席證、來賓證、記者證、工作證等，對于龐大型公司會議還需要有通行證和簽到證。

開幕詞的要點。在某些大型會議上為了更好地進行會議，還需要準備開幕詞和閉幕詞。對于小型會議除了某種特殊的需要，則不必對兩者進行過多的潤色，只需要簡短的總結就可以了。但無論怎么簡短都需要有如下要素。

對于開幕詞來說，應首先說明到會人數以及符合法律程序和規章制度等程序語言，之后宣布“現在正式開幕”，后介紹會議召開的背景以及籌備情況，介紹議程任務并提出希望。對于大型會議開幕詞應該進行審批，因為它是會議的正式文件需要保存。如果處在某種特殊時期，例如公司目前很艱難，開幕詞應該寫得富有號召力、催人奮進。

閉幕詞的要點。閉幕詞同開幕辭的要求基本一樣，不過在閉幕詞中應該對會議進行總結。諸如會議的成就以及影響；會議議程的完成情況；重點說明會議議程中沒有完成的情況，將如何處理；會議的決議情況并提出如何貫徹執行會議的諸多決議；如果會議中有不正常的情況應該點明，如果適合于公開批評可以批評，如果不適合就用委婉的話講出；最后還要向參會人員和工作人員致謝并宣布閉幕。

嘉賓演講稿的要點。在某些情況下無論是大型會議或是小型會議，會要求組織的領導者或來賓進行演講或即席講話。講話稿除了用詞要符合講話人的身份以外，還需要對某個問題進行清晰的表達，對問題要剖析得有條理、有步驟和完整。最好用口語化，能簡短的句子就不要拉長。

演講嘉賓的演講除了要對組織的會議表示祝賀外，如果與組織有某種關聯，就需要對關聯環節進行細致的演講。例如嘉賓當年曾是組織的成員，嘉賓就應該回憶一下過去。在演講時不應該總說客套話，應該富有感情。演講嘉賓的演講不必過于理性，可以適當感性但也不能失態。

領導臨時演講。領導臨時演講分為禮節性的演講和引導性的演講。

禮節性的往往應該三言五語，不要交代諸如開會的背景，因為會議主持人或者其他領導已經在開幕詞談及，此時的重點應該是談談自己的希望。

引導性的演講則可能是會議中出現了某種問題，例如爭論過于激烈或者過于冷清；或者討論的問題解決方法違規或不合時宜或其他因素；或者會議進行中出現了某些特殊事情，例如公司發生了什么不幸的事情等等；或者發生了某種特殊情況，足以導致會議討論的問題成為沒有必要或者應該重新討論等等。這種引導性的臨時演講，應該層次清晰、有條不紊，但絕不能有大量的空洞話語。根據我們上面分析的各類情況，可以采用不同的演講色彩。例如發生了不幸的事情，演講就應該圍繞不幸的事情，用悲痛的聲音烘染。

【實戰練習】

1.想一想