會議主持人雖然應該嚴格紙張紀律，但需要謹記不要太嚴格，也不能太過寬松。太寬或太嚴的結果都會造成會議的技術性延遲。技術性延遲的過錯主要在于會議的主持人，他必須保證不要讓任何人占據過多的時間。時間的拖沓會使得人們，無法聚精會神地進行討論和辯論。如果某個人的發言超過了時間限制，一般情況下，我們不允許超過十分鐘。如果是大型的集會，對于每一個熱心這次集會的人都會事先準備好自己的提案，并且準備在自適當時候提出，并交由參加會議的人員辯論。

注意事項三：會議是否跑題。必須考慮在會議中是否存在著中心問題，整個會議的討論必須緊緊圍繞著中心問題進行，如果發生偏頗應該立刻糾正。必須考慮在會議中是否存在著：對中心問題的理解有不可調和的兩股絕對相反的意見。如果有這種情況，如何避免問題之爭變成義氣之爭。如果會議必然有一方絕對失敗，那么會議的組織者包括會議的主持人以及秘書和各委員會的成員都必須考慮：必須保證任何細小的環節都做到清晰化、合法化、正當化，不能留下任何程序上的問題。如果程序有問題，就將直接影響到會議的決議是否合法，失敗的一方也就很容易在另外的場合推翻決議。例如董事會的決定可以被股東大會否定；股東大會的決議可以被行政主管部門或法律部門否定等等。例如會議記錄給主持人看過后，要讓參加會議的重要成員確認。

注意事項四：會議是否擁有有效執行項目。在會議完畢后，執行過程中是否真正地按照大會的決議進行了，是否有所偏頗等等。這就需要有專門的機構來進行監督，在永久性組織內常常設立常設性機構來監督執行。例如董事會和監事會等等。它們是否正常工作，將是會議是否真正成功的關鍵所在。在決議的執行前，會議應要求承擔執行決議的人員嚴格按照決議的要求去工作，如果出現問題將如何懲罰。這些環節大會可以用公告的方式，向組織內的所有成員公示，起到共同監督的作用。

注意事項五：確定各類會議召開的具體問題。除了我們上面說的事項以外，對于第一屆會議還需要進一步確定：臨時會議的條件和程序以及每屆固定會議的間隔。如果沒有進行確定臨時會議召開的條件和程序，當發生緊急情況下我們將面對沒有規矩的召開臨時會議的問題。因為在章程中沒有確定，那么會議的合法性將沒有保證，如果出現有人持反對意見，那么會議的決議執行將無法實現。

如果沒有確定固定會議間的間隔，那么長時間的沒有召開固定會議，不但在法律上會出現問題，而且也不利于重大問題的解決。

對于永久性的組織，開會的時間一定要固定在某個時期，這個時期有多長、間隔多長時間開一次等等都要明確。

在召開第二屆會議前，需要準備的工作在上文的基礎上就應該增加一些，諸如議程和開會資料的事先寄送或發送參會人員等。

注意事項六：第二屆會議的召開。召開第二屆會議時，第一屆會議的官員應該服務到本屆會議選出本屆會議永久性官員之后才能自動離職，成為普通的參加會議人員之后。例如上屆會議的主持人和秘書。他們的離職時間應該是：本屆主持人和秘書被選出時。上屆委員會解散的時間應該是：委員會工作報告匯報完畢時。如果第一屆會議的官員在第二屆會議上被再次選中，他們同樣可以履行新一任期的應有作為。

在第二屆會議上應該宣讀上屆會議的記錄。如果有錯誤或理解方面的差異，在宣讀完畢之后，任何參會人員可以陳述自己的意見。如果沒有人反對，本屆會議的主持人可以指示會議的記錄人員對上屆會議記錄進行修正。如果有人反對，則需要對有意見的參會人員的修正意見進行辯論，經過大會表決后再進行相應的修正。工作完畢后，會議的主持人可以進行下一項議題。

注意事項七：法定人數。對于永久性會議的每次會議來說，首先就要避免出席人數太少，雖然準備了很久，但因為不夠法定人數最后卻只能休會。

注意事項八：其他細節問題。細節問題包括：諸如每個代表的名牌、簽名簿、發言條、白板等等這些都是必備的，每次會議都會用到。如果媒體的宣傳是必要的，可以事先召開媒體的見面會，說明情況，包括諸如：開會的必要性以及議程和代表情況等等。

如果為了表示對這次會議的重視以及其他情況，我們還可以邀請媒體來進行采訪。當然對于媒體這一因素，完全要看會議的目的是什么，性質是什么。是應該閉門召開呢？還是開放召開呢？例如我們的會議主要是針對“某競爭對手惡意吞并公司股票而召開的緊急董事會”，在這種情況下，如果讓媒體知道就會泄露機密，當然不能邀請新聞媒體。媒體對于組織的好與壞是不能絕對評估的，要根據具體的情況而有針對性的評估。

2.開好會議的小技巧

如果沒人反對會議的主持人宣布下一項議題。經過以上問題的討論，一個永久性團體的會議基本上就可以定型了，日后的會議就是這些運作方式的重復。

規則制定應具有可操作性，不能籠統。以上問題都是關于會議的各類規則，但在實際操作中規則的執行是需要一些技巧來輔助的。如果僵硬的執行會議規則，會議同樣會出現各種問題。例如在開會的時候往往會因為各種原因，會議開得很冷清沒有很好的溝通。雖然我們在議事規則中可能規定了諸如“參會人員應該積極參加討論”這樣的詞句，但具體操作卻無法徹底明確。

會議冷場和過激的應對。議事規則中不可能硬性規定每個人必須發言，更不可能制定出積極地評價標準。因此在這種情況下，會議的主持人或動議的提出者或其他人則可以挑選某些人，向他們提出一些直接的問題。例如：“老李，你談談我們該如何應對競爭對手的惡意并購吧”。

對某些發言不積極地參會人員進行引導性的提問，便是我們常常采用的一種會議技巧。

會議的沉默是可怕的，因為這種情況會使得我們無法討論。但是如果情況相反，會議的激烈程度超過了某個限度，出現了無味的爭吵乃至人身攻擊，我們除了要掌握會議的紀律性和規則以外，還可以用一些小的技巧來解決。例如我們可以用片刻的沉默把會議從爭吵中帶回到正軌上來。事情往往就是這樣，當我們冷靜下來后，會突然覺得我們剛才的舉動太可笑了。

如果這個辦法我們不能達到正常會議進行的目的，我們不妨改變一下議題，先把爭論的問題放一放，等大家都冷靜下來后再進行討論。這樣做還有個優勢，那就是如果我們后邊的會議開得非常的圓滿，為了鞏固后邊的成果，我們往往會各退一步，這樣問題就可以圓滿地解決了。

如果這樣做仍然不能解決問題，某些人依然的阻撓會議的進行，這往往就是我們前面所說的一種情況的出現。即小集團為了自己的利益而與整體利益進行較量。在這種情況下，會議的主持人和會中的領導者應該：盡量把大多數與會者團結在自己的周圍，從而孤立那些破壞會議進程的參會人員。如果這些人嚴重的違反了紀律，嚴重阻撓了會議的進行甚至對組織造成了某種威脅，在這種情況下應考慮把他們驅逐出大會。

如果仍然不能解決問題，雖然已經不能在大會上阻撓會議進行，但因為仍是組織的成員，他們便在大會外捏造大會的消息，從旁阻撓大會的進行，在這種情況下，只能把他們開除出組織。

無論是驅逐出大會還是開除出組織，會議主持人和會中的領導者要記住，這兩條一定要慎重，除非大多數人同意，你不能利用自己的權利來強行進行。這樣做會造成你自己成為會議本身，會議將成為一個人或幾個人的會議，那樣做你就不會達到你的目的。更危險的是，它將使你日后召開的任何會議都將如此，在日常的工作中，不會有人再與你爭辯了，因為與你爭辯是件危險的事情。最終你會成為孤家寡人，失敗離你將不遠。

【實戰練習】

1.想一想

會議的召開為的就是解決問題，當會議完成后，我們應該對會議進行分析，下面是一個“會議成效分析表”，請你想一想它還缺少什么項目？

表1.4會議成效分析表

1.會議是否如預定的進行？

2.會議的目的及議題是否徹底？

3.會場或設備是否安全和正常？

4.必要的資料是否齊全？

5.會議是否如計劃進行？

6.會議是否如預定的散會？

7.全體人員是否了解主題？

8.開始時，是否簡要地述敘議題的重點？

9.開會時的氣氛是否很熱烈？

10.會議討論時，是否有偏離議題的論點？

11.是否有很多生動且建設性的發言？

12.參加人員是否有所抱怨？

2.測一測

下面是一項決定的執行表，你個人認為，應該在哪些方面需要加以改進？

把你的改進意見寫在下面：

3.選擇題（不定項）

（1）會議開成功有許多因素，下面的選項中有哪些不是會議成功的重要因素？

A.開會的過程中應該圍繞著一個中心議題來進行。

B.會議的過程中要嚴格的維護議程和規則。

C.辯論是正常的，但不能讓辯論成為義氣之爭。

D.會議的參加人員應該全都發言。

E.會議不能開成一言堂，也不能開成集貿市場，什么問題都可以說。

F.會議的主持人不應該參加辯論，應該保持中立。

（2）下面的這些言論，有哪些“跑題”了，也就是說偏離了“如何增加書友會的收入”。

A.尊敬的會長，我們書友會的名字太不好了，我們應該改個名字。

B.我們現在的管理人員水平太低，我們應該招收一些新的管理人員。

C.我們應該增加會費，但同時也要增加服務，當然服務要適當，否則會增加成本。

D.昨天，我看到了一本書，很好的，我們應該把它加入到書友會圖書目錄中。

（3）請選出哪些不是“一言堂”的壞處？

A.會議中的一言堂不能達到“開會是為了集思廣益，解決問題”的宗旨。

B.一言堂會把許多有創新建議的人嚇退，造成利益的流失。

C.會議的一言堂的出現，可以證明組織日常生活中也有一言堂。

D.一言堂往往是組織的領導者或創建者的專利。

參考答案：

想一想：作為會議效果的確定，應該延續到會議后。所以，在這份會議的檢查表中缺少會議的后續工作。諸如：問題是怎么解決的？決策是如何作出的？做出的決策是靠群體還是單個人，大家在參加會議的過程中有沒有感覺到自己的言論受到了擠壓，有沒有做到集思廣益，會議的解決方案由誰來執行，由誰來監督？如果執行不好有什么懲罰措施？如果沒有監督好，有什么懲罰措施？

測一測：在提醒一下，會議的決議如果沒有執行人員更好地執行，等于會議沒有開過，所以執行人的挑選非常的重要。執行是關鍵，所以要非常地慎重。對于執行的監督就是最好的慎重方法，在上面的表格中，我們并沒有發現監督部門，所以應該將監督部門填上。對于公司來說，對于一項議題的決議往往落實在數字上面，執行也同樣需要數字，所以說執行的評判最好用數字來說明。

選一選：（1）D（2）C（3）CD

第五（節）主持人的工作

關鍵詞會議主持人任務主持禮（節）主持人參加發言和表決

學習作用當您成為某項會議的主持人時，您應該全面理解它的內涵

思想來源《羅伯特議事規則》第五十節

會議的主持人是一場會議能否開好的關鍵因素之一，會議主持人的要求很高，他必須是位心思縝密的人、必須是一位博學多才的人，同時又是善于傾聽善于妥協的人。他需要了解參加會議的人員的背景以及利益訴求所在，同時也要明白自己在何時應該成為一名強者，面對違反紀律的參會人員他有時可以進行強行處罰，而不必通過大會的表決。

【深入理解】

在現實生活中，會議的主持人往往是組織的最高領導或領導成員之一，他需要在組織中擁有一定的威望和地位。無論是已經成為會議的主持人還是組織的會議沒有選定主持人，作為組織的領導者都需要思考諸多問題。

為了鞏固上面的知識，我們再系統的總結一下，會議的主持人應該思考的問題都有什么。

1.會議主持人行為原則一：開會前的思考

在開會前，我們需要思考我們為什么要開會，是為了解決什么問題。

會議的目的。這個問題是單一問題還是群體問題。例如討論工資增長幅度問題就是單一問題，討論的中心問題就是幅度大小，涉及的問題主要是企業的狀況。如果是群體問題，例如公司經理的工作報告。

雖然報告會涉及企業的盈利狀況、員工的福利狀況、市場情況等諸多問題，但哪個問題是阻礙通過的關鍵問題呢？如果我們是為了說明企業發展問題，就要要求參會人員提供解決方案等等。

目的的表達。明白了會議的目的和參加人員，我們還要思考開會的具體議題是什么，如何表述。會議目的往往是復雜的，如果不容易處理，就需要我們把復雜的問題分化成獨立存在的簡單問題。如何劃分而不傷害或妨礙會議目的的達成。此時具體的思考就是“我怎樣才能把這些議題說得簡潔明確？”

會議制度如何貫穿會議。清晰的表達會議的目的后，就需要按照某種規則進行會議。無論是臨時性會議還是永久性會議，無論是否確定了議事規則，都需要臨時制定某種特殊的規則。如果是臨時性會議且沒有確定議事規則，可以先向參會人員說明一下，如果參會人員認可，那就先臨時采用這些規則。

如果參會人員不認可，可以用簡單多數的方式先確定會議的議事規則。確定議事規則后，無論是臨時主持，還是正式主持，所秉持的目的就只有一條了：讓會議順利而有效進行，達到這一目的就只有嚴格而有技巧的執行規則。

以上問題思考完畢之后，就進入了會議進行階段。假設你自己就是會議的主持人，我們首先應該思考的就是會議主持人應有的行為準則。

2.會議主持人行為原則二：行為準則

會議的主持人作為組織中的核心人物（或之一），他思考的應該是：如何更好的解決問題。對于會議中出現的因為如何解決問題而產生的不同見解，應該泰然處之，處在超然的地位。然而在現實生活中我們很難做到超然，原因就在于我們有著各種各樣的利益和我們自己的心理因素。例如我們總覺得別人不如我們強，他們的意見簡直毫無益處。

我們往往因為過于自信，覺得自己是組織的靈魂，缺了自己似乎地球都不能運轉了。因此往往拒絕聽取我們認為不好的意見。還有，當我們的意見與其他人的意見相同時，我們常常會不自覺地傾向于他們。這些都是會議的主持人應該絕對避免的，這就是主持人的行為準則，絲毫不能動搖。