會議準備包括思考會議的召開有無必要、會場的布置、參會人員的通知、參會人員的交通和生活等各個方面。任何事情都需要進行準備，才能夠做好，會議當然也不能例外。

會議準備主要是確定會議的參加人員、會議成本的確定、會議召開的意義、本人在會議中的作用等等。

會議的召開需要先行設定一些原則和方法，它主要包括會議的領導機構和人員的設置、章程和議事規則的確立、會議的程序和各類文書的制作。如果在第一次會議中進行了上述問題的得體應用，日后的任何會議都將以此作為榜樣。所以，希望各位讀者認真而細致的結合本章的內容，仔細的體會上述問題的具體應用。

第一（節）召集大會

關鍵詞準備召集原則

學習作用學習好會議召集的程序以及原則的應用，將是成功會議的前提。

思想來源《羅伯特議事規則》第1條和第9條，《公司法》等法律條文和書籍

會議的召集有既定規則和程序，只有當我們充分理解了這些規則和程序，我們才能更好地把會議開好。會議一般分為固定會議和臨時會議，對于一個組織來說，固定會議往往是法定的會議，如果不按時召開，首先就是違反法律。

有些臨時性會議法律同樣也作了硬性的規定，因此兩者都是強制性會議，作為公司或其它類型的組織必須召開。

【深入理解】

當我們要用會議探討如何解決問題的時候，首先需要考慮：對于這個問題的解決，除此之外，是否還有其他更好的方式，例如找幾個人協商。如果有其他的解決方式，會議的召開就沒有必要。

會議的舉行需要大量的人、財、物準備，因此，對于會議的成本核算也是考慮的內容之一。如果參會人員對會議的規則和原則不甚清楚的話，盲目的開會反而會徒增煩惱。因此所有到會成員都需要理解一些開會的原則和規則以及技巧，這是到會成員的義務之一，更是成功召開會議的先決條件。

現在我們就從開會前的準備開始討論，它是進行會議的第一個環節。

1.會議準備的第一步：會議召集人的清晰化

盡管“會前準備”是召開會議的第一環節，但“會前準備”仍然有其層次性，開會前的準備首先遇到的問題就是會議召集人的清晰化。人無頭不走，會議也是一樣，首先就要明確誰有權利召集會議。

《羅伯特議事規則》對會議召集人的人選問題有比較清楚的說明。認為，會議的召集人應該是會議的組織者和領導者。當然，有的會議有明確的召集人，例如我國的全國人民代表大會就由全國人大常委會召集；《公司法》也規定了企業的召集方法。例如首次股東會會議由出資最多的股東召集和主持，以后將由董事長召集和主持。而有的時候會議卻沒有明確召集人和主持人，這時候往往是公司組織內的行政領導人，甚至是公司內的意見領袖。

2.會議準備的第二步：在什么情況下應該召集會議

在會議召集前，作為組織的負責人或組織內的中堅人員，應該明白什么樣的情況才適合于開會。

《羅伯特議事規則》認為，會議的召開主要有以下六種情況。

第一，只有利用開會這種集思廣益的形式，才能解決目前迷惑的時候可以召開會議。例如：“如何才能提高員工的積極性”。

第二，法律要求必須召開的時候，例如：《公司法》中關于持股比例不足的時候。

第三，面對目前的一些情況，大家都要求解決的時候。例如：員工要求增加福利。

第四，某個問題的解決需要涉及多個部門的協商以及協作，如果不這樣就不能夠完成等等不得不召開時候。例如：公司要對主要競爭者進行一場大規模的市場進攻。這就需要公司的財務部門、法律部門、市場營銷部門（請注意現今仍有一些公司把銷售部門和市場部門對立起來，這種觀點極為錯誤，銷售部門和營銷部門以及所謂的市場監察部門都應該被歸結到市場營銷部門）等諸多部門的合作。

第五，在工作或其他活動時，發生了特殊事情，如果不召開會議將會有很大的損失。而這種情況的解決并不能由領導者單獨決定；或者領導者沒有充分了解情況需要進行問詢。例如，突然接到競爭對手將要對公司進行惡意收購。

明白了開會的必要性，你還要明白：你想從參會人員那里獲取什么信息和什么建議。在向他們要求得到建議前，你是否能向組織內的人員明白而又清晰的說明和澄清某些情況。如果你的準備不充分，那就暫時不要開會，因為資料準備不充分的話，在會上你會因為無法說清楚問題而遭到徹底否定；或者參會人員不清楚目前的問題，而徒增大量的解釋時間，增大會議舉行的各類成本。

3.會議準備的第三步：參加者應明確你要參加會議屬于哪個層次的會議

會議的舉行有大有小，會議的性質有強制性會議和非強制性會議之別，會議召開的情況也不相同，因此會議有層次的區分，參會人員應該明白，會議層次不同，參會人員的權利與義務就會有所不同。

強制性會議，有特殊的法律身份界定，只有符合規定的人才能夠參加并由表決的權利，凡是符合這些身份規定的成員，其權利與義務相同。例如股東代表大會和職工代表大會以及董事會等等。不符合身份界定的人員，可以列席會議，但權利和義務會受到限制。例如董事會可以讓監事會人員列席，但監事人員沒有投票權等等。

非強制性會議，沒有明確的身份界定，但公司可以通過章程來確定身份，例如經理辦公會議。公司章程可以確定中層以上干部參加。但其權利與義務并不對等，主持人員或領導者往往擁有決定權。

公司有時還會出現一些市場營銷性質的會議，例如招商洽談會。這種會議有的是會議，有的則純粹是市場活動。其權利與義務更會不同。

因此，作為參加人員我們應該了解會議的層次區分，這樣有助于識別會議是否合法，例如強制性會議中有不符合身份界定的人出現，而且其權利與義務與其他人相同。再如，招商洽談會中作為參加人員的公司職工就會明白，會議的參加人員只有企業的領導和客戶，自己并非是成員，而只是工作人員。

4.會議準備的第四步：會員資格的判定

如果公司規模比較小，又不涉及商業秘密，會員可以包括全體公司員工。如果涉及商業秘密，則需要設定身份限制，例如股東或者公司管理層等等。上述兩種情況都不需要成立專門的機構進行審查。

如果公司規模比較大，事務比較繁多，那么就必須要設定參會人員身份。標準是采取按照貢獻的大小？還是按照資歷的大??？還是按照品德的高低？是由公司領導指定還是由員工選舉？等等都是身份的選擇標準。公司可以選擇其中之一，也可以選擇上述標準的組合，這就要看公司的具體情況和商討事務的性質來安排。

當然，如果是開股東大會，那樣反而簡單了：按持股的比例就可以了。

在這類情況下，如果是臨時會議或第一次會議，就應該把會員資格的判定標準告知參會人員。這種行為往往以“會議通知書”的形式表達。

本書將參會人員到達會場并接受身份檢查這一行為視為“會議召開時”。因此，“會議通知書”發送完畢后，會議召開的準備就結束了。

5.會議準備的第五步：會員的權利與義務的判定

參加會議的人中全都有投票權嗎？誰擁有表決權？這些代表采取什么樣的形式來挑選？開會為的是來解決問題，那么參會人員采用何種方式解決問題？是用少數服從多數？還是一致決定？還是公司領導最終決定？如果會議的組織者是永久性的組織，那么應該明確了解會議的章程或各種議事規則。對于違反章程和規則的任何和處罰等等。

6.會議準備的第六步：會議召開地點的選擇

會議的召開地點比較簡單，一般來說都會選擇在公司所在地進行會議。如果是規模非常大的企業，如國內連鎖企業或跨國公司的情況，選擇的地點無非是在那個公司召開。對于上述兩種情況，會議地點還要進一步明確：即在哪個會議室召開。會議召開的地點，還有一種比較特殊的形式。

當創業者進行會議的時候，往往因為還沒有對公司進行注冊，應該采用到某個公共場所或家中開會。公共場所的選擇應該是：比較僻靜的地方，沒有人過多打擾。在家中開會的選擇應該是：創業集團成員中出資最多、人緣最好、對每個人的到來比較方便、每個人相對來說都比較熟悉的地方進行。本書建議，最好采用，對大家來說都比較方便或熟悉的地方進行會議。

7.會議準備的第七步：會議通知書的發送

會議通知書的發送，往往包括：信件或公文、電話、電子郵件、媒體公告等多種形式，對于具體的會議和公司來說，應該采用不同的方式。但總體上說：審議性會議應采用公文或媒體公告的形式；非審議性會議可以采用電話或電子郵件的方式。對于本部分知識，本書將針對具體情況，給出適合的通知發送方式。

當通知書發送之后，會議的準備階段就完成了，會議將進入第二個環節，即會議的召開階段。以上部分，主要講述的是會議準備階段的工作原則，也就是作為會議的召集者或領導者或參加者，必須明白的事情。

8.會議召開前應該知道的三個小技巧

會議召開前，有一些技巧會議是召集人和公司的領導者應該明確的。這些技巧，雖然不是會議成功召開的充分必要條件，但對會議的順利有其不可估量的促進作用。

記住參會人員或積極分子的名字。如果會議的規模不大，而且設施不全，會議的核心人物們，應該記住參會人員的名字。沒有權利（或權力?。┑娜巳绻挥袡嗬ɑ驒嗔Υ蟮娜耍┑娜擞涀?，沒有權利的人一定會在驚奇中帶著自豪，他會對你產生某種尊重。

記住參會人員的名字至少有兩個好處：其一，在開會的時候可以讓會議連貫，讓人看出你是真的把每個人都看重了。否則，叫錯名字的事情出現會引起某些會員的不滿，他們會認為：“為什么別人的名字你不叫錯，偏偏叫錯我的？”其二記住參會人員名字這一行為，在與會人員看來，是你對他很看重。在你的同僚看來，他會認為你這個人可以接近。在你的上級看來，他會認為你這個人工作積極?？傊?，記住參會人員的名字永遠不會有害處，它會使你站在某種情感高度。

千萬不要念錯參會人員的名字。如果參加會議的人很多，而且設施比較齊備，會議的核心人員，應該保證不在召開會議時，念錯參會人員的名字。

巧妙運用休會，尊重參會人員。上述問題屬于尊重參會人員的情感，盡管它很重要，但尊重參會人員的生理更重要。會議不可能長期地進行，一定要暫?；蛐菹⒒虺燥?。在這里就有一個會議時間安排問題。一次會議的結束盡量安排在午餐或晚餐之前。如果半日開不完，可以暫時休會。在具體的運用中休會有許多好處，它可以暫時把分歧擱置在一邊。利用吃飯和休息的時間，可以做許多公關，解決不少問題。諸如因為見解分歧而導致的氣氛緊張或義氣之爭等等。在會議開始前，我們就要告訴與會者會議計劃需進行多長時間。在某些時刻我們還需要在中途提醒代表，這樣做的目的是要他們注意自己的發言長短。

【實戰練習】

1.想一想

在召開會議之前，作為會議的組織者應該詳盡的考慮會議的目的、成員、進行狀況等等問題，請你思考一下，下面的《會議準備檢查表》中缺少什么應該思考的項目。

2.選一選（不定項）

在以下會議召開前的準備中，應包括哪些項目？為什么？

A.挑選參會人員

B.向參會人員發送參會通知

C.召開臨時的會議籌備小組

D.挑選會議地點并布置會場E.定制午餐或晚餐

3.提升訓練

在現實生活中，因為一些問題，往往出現委托他人出席會議的情況，特別是股東大會這的會議上，請問，委托他人出席是否可以？應該有什么程序嗎？

參考答案

想一想：缺少項目很多，但比較重要的有如下幾項，只要答出這幾項就可以了。會議的主要解決問題是什么？會議討論后提出的解決方案由誰執行，從什么時間執行，執行的效果誰來監督？會議的天數等等。

選一選：ABCDE。前三項本小節都已經介紹了，第四項主要是挑選會議召開在公司內的什么地方，在一些公司內往往有幾個會議室，因此有必要明確具體的會議室，防止參會人員按照自己約定俗成的習慣去非會議地點的辦公室；第五項則是考慮會議時間延長時，應該給參會人員做的基本義務。

提升訓練：可以委托代理人代為出席和表決，應當以書面形式委托代理人，由委托人簽署或由其以書面形式委托的代理人簽署；委托人為法人的，應當加蓋法人印章或者由其董事或者正式委任的代理人簽署。授權委托書代理人的姓名；是否具有表決權；委托書簽發日期和有效期限。委托書應該備案。具體可以參見《公司法》（2005年修訂版）

第二（節）臨時性會議

關鍵詞開會程序委員會決議

學習作用臨時性大會因為緊急情況的出現，往往有一些具體的形式。如果對它們不能有一個清晰的認識，那么就會使會議開得急促而凌亂，不能有效率地進行會議審議，達不到開會的目的。

思想來源《羅伯特議事規則》第九條第四十六節

臨時性會議在本質上與永久性會議相同，所以我們可以把它看作是永久性會議的第一次會議。在現實生活中，還會有一些不固定的公司組織，例如網絡加盟。沒有具體的公司物質形式，也不用經常性的聯系，只會因為某個特殊的原因需要而召開會議來商定問題，這就牽涉到臨時性大會這一形式。

臨時性會議的召開的第三種情況是兩次永久性會議期間的會議，它是因為某種特殊情況的發生需要召開的會議。如果上次會議選舉了會議決議的監督執行常設機構，那么此次臨時會議的召集人往往就是監督執行常設機構。這種情況下就不需要選舉主持人和記錄人，只需要按照議程表進行就可以了。

【深入理解】

臨時會議的召集要求和永久性會議的召集并沒有本質的區別，兩者的進程基本相同。當遇到諸如網絡加盟、公司股份比例較為接近，并且沒有明確召集人等松散結構的情況時，我們就需要召開臨時性會議。

1.臨時會議的第一項工作：會議主持人的選舉

在召開臨時性會議時，首要的任務就是選舉“臨時主持人和秘書（記錄）”。根據臨時會議的不同，臨時主持人分為兩種情況。

臨時主持人的分類。在召開臨時性會議的時候，“選舉會議臨時主持人”應該有人提請。第一個提出“選舉會議主持人”動議的人（提請人），分為以下五類。

組織負責聯系的人。無論是緊密的公司組織，還是松散的公司性組織；無論是臨時性會議還是永久性會議，既然要召開，必然要有聯系人。聯系人并非當然領導或股份最多的人，他可能是因為個人品德、人緣、甚至開會地點的主人（但需要是公司成員）。