在組織中較有聲望的人。聲望是一種資本，特別是品德和知識與能力。即使他不是領導者，在組織生活和會議中都要注意它的言行。

組織的創建者。組織的創建者是理所當然的會議臨時主持人。

公司的領導者。領導者往往是股份最多的人、具體行政負責的人等，他也是當然得會議臨時主持人。

上次會議的主持人。如果有上次會議的主持人出現，那么此人是第一臨時主持人。

在某種程度上，以上會議的臨時主持人只是約定俗成的臨時主持人，我們把它稱為“潛性臨時主持人”。與之對應，經過選舉而出現的臨時主持人稱為“顯性臨時主持人”

會議主持人的選舉。因為主持人的重要作用，提請人應該有約定俗成的用語。我們采用比較便于理解的對話形式，討論主持人的選舉。

假設某甲是這個公司的主要創建人，第一次會議由他進行召集，那么他就是臨時會議主持人。選舉主持人時可以由某甲提名并經參會人員任命，也可以由參會人員提名并任命。我們假設由某甲提名并經參會人員任命。

某甲（以下同）應該說：“我首先提議由某乙先生擔任這次會議的會議主持人”。如果沒有人提出同意（術語叫做“附議”），那就證明他的提議遭到了否決，需要重新提名其他人，重新提名既可以是某甲本人也可以是其他人。

我們假設有人附議。

某丙說：“我附議。”

那么某甲就可以接著說：“我和某丙已提議和附議由某乙先生擔任這次會議的主持人，贊成的請說同意”。

之后就要由負責點票的人，點清贊同人數。點請人數后，點票人或者記錄在紙上交給某甲，或者念出，或者只說“點票完畢”。

某甲：“反對的人現在請說不同意。”

點清否定的人數后，如果同意的多余否定的，則會議繼續進行。反之，則需要繼續提名會議的主持人。我們假定會議可以繼續進行。

作為臨時主持人的甲就應該說：“提議通過，某乙先生將擔任此次會議的主持人”。為了表示對會議主持人的尊敬，提名的會員可以和另外一名會員一起，陪同會議的主持人就座，會議的主持人可以作一個簡短的發言，感謝大家給他的榮譽。當然，這要看會議的規模以及性質。如果是小型的會議則沒有這個必要。

選舉的主持人將作為本次會議或本屆會議永久性的主持人，除非在主持過程中違反了主持規則，被參會人員表決廢除。

以下便是會議主持人的工作要點，臨時主持人應該作為普通會員參加會議。作為永久性主持人的第一項工作就是選舉會議的記錄人員。

2.臨時會議的第二項工作：會議記錄人員的選擇

選舉記錄人員的程序和選舉主持人是相同的，只不過此時某甲將作為一般的參會人員，某乙將完成上述某甲的任務。

當某乙先生就坐后，他應該說：“現在的首要任務是選舉一位會議記錄人員。”

在此情況下，可以由某乙任命后參會人員同意，也可以參會人員提名并同意，我們假設由參會人員提名并同意。

選舉會議主持人和秘書的時候，如果是參會人員提名，往往會出現有幾名會員同時提名幾個人選的情況。在這種情況下，應該由主持人依照動議的先后順序就行表決。主持人說：“某先生，某女士，某某先生三人分別獲得了提名，現在請贊成某先生擔任這次秘書的請說同意。”之后再請反對的人說不同意。如果同意的人達到半數以上（不包括半數），那么這個人就將成為會議秘書。如果同意的人沒有達到半數以上則證明沒有通過，大會應該繼續進行表決。臨時主持人或主持人應該繼續說：“請贊成某女士擔任這次記錄人員的請說同意。”之后是反對的人，如果還沒通過，再繼續說某某先生。

三人中選出一人后，此人作為會議的秘書就應該坐到靠近主席的地方，擔任記錄工作。如果會議的人員比較多，可以選出多名秘書，程序同上。

選舉出上述兩名重要人員后，下一步的工作就是設立“會員資格審查委員會”。

3.臨時會議的第三項工作：選舉會議機構和委員會

如果會議規模比較大，可以先成立一個“領導機構或小組”，他們的第一個任務就是成立“會員資格審查委員會”。

不成立“會員資格審查委員會”的壞處。在以上各程序中，會員資格的審查是非常關鍵的。如果審查不得體、不透明、不公正，就會帶來各種麻煩。例如大會沒有開始，被剝奪參會資格的人也許會前來質問甚至采取激烈的措施；在開會過程中，也許有人會因為某人沒有資格參會而進行質問；在會議完畢后，有人也許會以到會人員參會資格有疑問，質疑大會的權威性等等，如果糾纏不清的會員的資格問題層出不窮，那么大會不要說開好，恐怕連能不能開都成疑問。

如果會員的資格由某一個人點名，例如由組織的創建者，那么人們會疑問：“這個大會能稱為大會嗎？應該說是你一個人的大會吧！”

綜上所述，會員資格審查委員會的成立與否極為關鍵的問題，不能掉以輕心。

“會員資格審查委員會”的人數確定。如果組織的人員較多，參加會議的人員較多，那么審查委員會人員的人數自然也要比較多。委員會的委員應該是在會中具有某種影響力的人，或者是權力型的層級領導或者是精神領袖型的民間領導，甚至是會員資格型的（老會員）或者是貢獻型的（對組織的貢獻大小）。

委員會工作的原則。對于以上原則的確定，應該做到公開、公正、公平的“三公”原則。資格審查委員會的審查原則確立之后，就應該按照原則來進行挑選會員的工作。諸如：什么樣的人擁參會資格？允許旁聽人員出現嗎？允許所有參會人員都有發言權和表決權嗎？哪些人不允許參加會議，為什么？等等。

會員資格審查完畢后，如果會議的目的是召集大家討論某個專門題目的大會，這時組織中的中堅人物（相當于公司的創建人或主要出資人）就應該提出這個問題。這個問題既可以作為一個系列的動議（名詞叫做議程）或提案交給大會連續表決，也可以任命一個委員會來對這個題目先作出一個決議案之后交給大會表決。第一種情況適合于問題并不太復雜而且較為集中的情況。第二種情況則是作為大型會議常常采用的方法。

4.臨時會議的第四項工作：議程的確定。

對于一系列動議這樣的情況，我們可以通過下面的例子來進行說明。同上，會議的主持人為某乙，提出動議的人為某甲。

某甲站起來（或舉手）說：“主持人先生。”

某乙：“某甲先生，您有什么提議？”

某甲：“我動議大會通過以下決議案。”（議案可以是議程也可以是專門的議案）

（某甲可以口頭提出動議，也可以書面宣讀提案并交給會議主持人。）

這時某丙先生站起來說：“我附議。”

某乙：“某甲先生和某丙先生已經提出了某動議。現在請記錄先生把動議再重述一遍，以備各位會員可以更清楚的了解決議的內容。”

記錄人員站起來宣讀。

某乙：“現在要通過剛才復述的動議有人反對嗎？”

（假設沒人反對）

某乙：“大家對表決這一問題準備好了沒有？”

（假設沒有人站起來表示反對，或舉手或發言反對）

某乙：“贊成剛才宣讀的決議案的人請說（或舉手表示，請注意表決的方式應該是單一的，或者直接說或者舉手或者站起，不能兩種或三種一起使用，這樣會造成新會員迷惑）‘贊成’。”

秘書站起清點贊成票數。

某乙：“反對剛才宣讀的決議案的人請說（或舉手表示）‘反對’。”

記錄站起清點反對票數。

記錄：“報告會議主持人，贊成票數為X，反對票數為X/3，棄權票X/6。”

某乙：“經過表決：決議已經通過。”

5.臨時會議的第五項工作：決議起草委員會

同樣，為了更形象的表現會議的進展，我們仍將作為案例來展示。

某甲站起身來，面向會議的主持人：“主持人先生好，我請求發言。”

某乙或同意或點頭。

某甲：“我動議任命一個委員會來起草決議案。”（決議案可能關于會議議程，也可能是具體的某項決議。）

（某甲需要說明這次會議要處理的問題，以及成立委員會的好處。）

某丙：“我附議。”

某乙：“某甲先生動議和某丙先生附議成立一個專門起草決議的委員會，由他們起草后交由大會表決。大家準備好表決了嗎？”

（假設無人反對）

（過程同上，假設通過）

某乙：“決議起草委員會的動議已經通過，那么委員會應由多少人組成？”

（如果人數的提議只有一種，那么立刻進入下一程序。）

（如果人數的提議有多種，那么就應該對每個提議人數進行先后表決）

某乙（假設）：“經過表決委員會人數限定為五人，那么怎樣任命委員會呢？”

如果有人提議并經附議后參會人員同意由會議主持人提名，主持人就可以任命委員會成員了，那么主持人說出名字后，把這個委員會作為一個整體交付表決。即使某些會員只反對這些候選委員中的一人，但是也需要對整個決議提反對。

小型會議上也可以讓會議主持人任命。

如果會員提議，由每個會員各自提名每個會員只能對某一個職位提名一個人。會員提名的結果可能是姓名數比委員人數多，這種情況下，就需要對每一個姓名進行表決。

委員會產生后退席擬定報告。

委員會也如同一個小型會議，主持人一般不用單獨進行選舉，或者是提名成立某委員會的非大會主持人的參會人員，或是選票最多的委員，或是第一個被提名并通過的委員。

乙：“委員會現已退席擬定報告，哪位會員還有其他動議？”

（假設沒有人提出其他議案）

乙：“既然沒有其他議題，現在我們是否可以聽取一下未參加會議人員的來信？”

在委員會退席期間，如果沒有其他議題，可以聽取會員演說，宣讀賀信等等，但這不代表會員們可以閑聊，會議主持人在此期間應當繼續主持會議。

當會議仍在進行時，如果委員會經過討論和表決已經完成了自己的任務，并且在委員會主持人的帶領下回到了大會現場，那么大會的主持人應該立刻停止上述行為，接收委員會的報告。

委員會主持人某甲來到主持人面前說：“主持人先生，經大會任命的決議起草委員會現在工作完畢，準備向大會作工作報告請大會予以接收”。

主持人乙：“可以。請宣讀報告內容。”

某甲宣讀報告內容并交給大會主持人，此時決議起草委員會便自動解散，委員會成員應作為普通代表參加會議，請注意委員會成員的自動解散是不需要大會進行表決的。

乙：“委員會的大會決議已經宣讀完畢，各位會員有無建議？”

丙：“我動議通過此決議。”

乙：“有無反對？”

（假設沒有人反對）

如果剛才的決議是大會的議程，那么就按照通過的決議上所列的議程順序逐項進行討論。如果通過的決議是某個具體的動議或提案，大會通過了委員會的報告就等于通過了這個動議或提案。

如果大會進行討論的只是單個動議或提案，通過它后如果沒有其他的提案了，那么主持人就可以宣布結束會議。如果有其他的提案，大會將按照上述的內容繼續進行討論和表決，最終討論完所有的動議或提案，直到大會結束。

結束會議這項動議既可以由會議主持人提出，也可以由會議的其他參會人員提出。假設參會人員某丁提出。

某丁：“我動議結束會議。”

（假設沒有人反對）

某乙：“動議通過，此次會議正式結束。”

【實戰練習】

1.想一想

在會議的進行過程中，為了更好地進行會議討論，我們往往在事前就列出一項《會議進行檢查表》，請仔細查看每項的內容，當某項內容出現問題時，應當采取怎樣的措施。

2.測一測

會議的類型有許多，例如從規模上說有大型、中型和小型三類會議；從準備階段上來說，有預備會議和正式會議；從形式上說，有單場會議和定場會議以及移動場所會議；從內容上說，有政治性的會議、經濟性的會議、軍事性的會議等等；從會議的舉辦目的或性質上說，有法定性會議、審議性會議、工作性會議、學術性會議、彰顯性會議等。從第一章的各標題看，我們這種臨時性會議和永久性會議是從什么角度劃分的。

3.提升訓練

不論是臨時性會議還使永久性會議，在進行會議前都需要進行會議的策劃。請問在進行會議的策劃時，需要進行那些準備？

參考答案

想一想

（1）守時是任何事情能否開好，能否開的健康的保證。如果開會和散會不守時，又不能有合理的理由，那么將是很嚴重的問題。

（2）精簡的議題可以讓參會人員更加得明白議題，減少不必要的問題，集中處理核心問題，可以避免不必要的拖延。

（3）告訴程序是為了讓參會人員合理安排時間，更好的集中精神。

（4）公平是關鍵的，沒有公平就沒有一切。

（5）強迫特定的人發言時專門針對那些違反會議議事規則或對組織造成破壞的人。對于一般會員決不能應用。

（6）批評某人的發言只有在發言人不符合發言次序，發言內容跑題，發言時對人不對事，發言人的行為破壞了會議的進程等情況發生時，才能出現。

（7）發言人的自賣自夸行為對于會議的進展是非常有害的，這種行為既可以延誤會議的進程，又可能因為新參會人員對于其人的不了解而被蒙蔽，在這種情況下，會議的主持人應該提醒自賣自夸的人注意按照大會的程序來發言，盡量的注意時間。

（8）發言人的辯論是正常的，不正常的是感情用事，這樣做很可能讓會議陷入到無畏的爭論中，如果感情用事的事情出現，會議的組織者或主持人應該立刻提醒，如果提醒不行就要把他或他們驅逐出會場。

（9）特定的獨自發言人主要包括：請來的嘉賓、會議和委員會的主要報告人、給與犯了嚴重錯誤的人申訴的機會。

（10）如果在會議中出現閑談的情況，有三種原因：第一種會議的主要議題已經完畢，表決已經完成，正等待著公布結果。如果是大型的嚴肅會議，這種情況不能允許，如果是小型的會議則可以。但需要不能干擾統計票數的工作人員。第二種是會議的主要議題不能夠吸引會議的參加人員，出現這種情況后，會議的組織者和會議的主持人應該尋找為什么不能夠吸引參會人員，如果議題選擇沒有錯誤，那么嚴格制止這種行為。如果議題選擇錯誤，那么就應該，提議更改議題，經過投票表決后改變議題方向；第三種是因為會議的參會人員認為自己發言也沒有用，這種情況下，如果會議的組織者和會議的主持人為的是開好會議，解決問題，就應該引導參會人員改變這種思想，適當的策略也是可以的，例如要自己屬下或關系較為密切的人，進行一些比較出人意料的動議，主動與某個動議的提議人進行辯論等等。

（11）在會議的進行中，如果有人自始至終都沒有發過言，同樣有三種情況。第一種他沒有想好，第二種他不敢發言，第三種他不愿意發言。會議的主持人應該引導他發言。

（12）在一個既定的時間內完成發言時保證會議按時完成的關鍵。

（13）如果沒有完成發言，在一般情況下不允許繼續發言，發言人可以等到其他時間繼續發言，如果很重要則可以提請大會進行延長的表決，表決通過則繼續發言。