1.2 公文的種類

《條例》中明確了決議、決定、命令、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要共15種公文。這些文體的使用范圍廣泛，類型繁雜，具體來說，可以將其劃分為以下五種類型，如圖1-2所示。

1.2.1 指示性公文

指示性公文由上級機關制發，是對下級機關布置工作任務、闡明工作方法和工作原則的公文。指示性公文主要包括命令、意見、批復這三種類型。

其中，命令類的公文因為帶有鮮明的行政色彩，所以它具有另外兩種公文所沒有的強制性和權威性。命令一旦發出，接受命令的一方必須要做到“令必行、禁必止”。

意見類的公文不像命令類公文那樣具有硬性的規定，允許下級機關在服從指導性原則的前提下，根據自身的實際情況來開展工作。

批復類的公文是只有在上級機關答復下級機關的請示事項時才會使用的公文，是與請示存在呼應關系的公文。因此批復具有更強的針對性和時效性。

1.2.2 告知性公文

告知性公文是日常生活中最常見的公文文種，其中有通知、通報、通告、公告、公報和紀要這六種類型。

以上六種公文都具有典型的公布性和告知性，但是這些公文在適用范圍、制發機關、發布方式、行文內容方面還有很多差異。

通知和通報都是上級機關下發到下級機關的文件，和通知只是把有關事項告知下級機關不同，通報的內容更重要，更有針對性，通報還會對先進的人物和事跡進行表揚。

而通告的使用頻率比通知和通報高些，因為通告的內容更加廣泛，大至國家政策，小至停水、停電都會涉及。通告是為了告知在一定范圍內的受眾應當遵守和了解的事項而使用的一種公文。

公告和公報都具有絕對的權威性。公告是國家機關或者國家機關指定的發言人向國內外宣布重要事項或法定事項時所使用的一種公文。而公報使用的范圍更加廣泛，國家、政府、政黨、團體或其領導人所發表的關于重大事件的觀點，或是會議內容、決議等正式文件，都屬于公報。

公文當中的紀要主要是指會議紀要，這是典型的在一定范圍內公開的公文類型，主要是對會議的情況、過程、結果進行摘要記述的文件，是會議主要內容的真實記載。

1.2.3 決議性公文

決議性公文是經過會議討論通過的公文，決定、決議、議案都屬于此類。

其中決定和決議都擁有絕對的權威性。決議具有立法作用，同時，不論是國家層面的還是組織層面的相關法規和規定都是通過會議生效的，而會議還具有群策群力的效果，因此，決議的成果更加科學。

而議案在決議性公文中算得上是一個“另類”，因為議案并不直接體現在最終的結果上。議案是指向國家議事機關提出議事原案，是具有提案權的組織和個人向本級國家機關提出的，其適用范圍相對單一。

1.2.4 請示和報告

請示和報告在公文中都屬于上行文，即下級機關寫給上級機關的公文。其中報告用來向上級機關匯報工作、反映問題，而請示更多的是請求指示或批準的內容，因此兩者雖然都是寫給上級機關的，但還是存在以下四個方面的區別。

1）審批終點不同。雖然都有著上下級機關溝通、傳遞信息、保留憑證的作用，但是請示需要從下級機關到上級機關形成一個完整的閉環，上級機關必須對下級機關的請示做出批復，而報告不會硬性要求上級機關進行回復。

2）寫作時間不同。請示必須在事前行文，而報告具有總結性質，一般都是在事情結束之后或者遇到問題時進行總結和分析。

3）內容事項不同。請示的寫作要求是，一個請示只能寫一件事情，而報告可以將很多的事情放在一起集中反映。

4）主送機關不同。請示的主送機關只能有一個，報告則可以有多個主送機關。

1.2.5 函

函是指不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項時所使用的公文。作為公文文種中唯一的平行公文，函具有獨特的性質。

1.靈活性

函的靈活性，主要表現為其承載的公文可以自由地來往于不同級別、不同性質的組織機構中，不受隸屬關系以及行業的制約。

2.便利性

一般情況下，函處理的事情相對較小，在沒有要求的情況下從事公文管理的人員可以直接簽發，省去了不少較為復雜的環節。

3.機動性

函具有的靈活性和便利性，使得函擁有其他公文文種所不具備的機動性。因此當需要越級上報或者跨行業行文的時候就可以采用函的形式來進行。