1.1 公文的概念和特征

公文一詞初見于《三國志·魏志·趙儼傳》：“輒白曹公，公文下郡，綿絹悉以還民。”可見，在我國，公文的歷史源遠流長。如今，公文已是辦公中最重要、最基礎的工作文件。一篇好的公文，能夠幫助單位或個人樹立良好的形象，獲得各方的認可。

1.1.1 公文的概念

公文是一種應用文體。應用文體在日常生活中主要發揮著傳遞信息、溝通公共關系、處理具體事務、交流思想、分享經驗的作用，而公文最主要的任務就是傳遞信息、溝通公共關系和處理具體事務。

在日常生活中，人們接觸頻率最高的公文主要有公告和通告兩種，人們經常會在《新聞聯播》或者是在黨政機關媒體上看到“國務院發布最新公告”這樣的字眼，這是對政府公文最直接的傳播。而通告則與人們的生活關系更為密切，例如“某地方政府發布霧霾橙色預警”“某地道路出現塌方，請過路車輛采取緊急避險措施”等就屬于通告的范圍。

公文是黨政機關、企事業單位等組織和機構使用的文字材料，是各類公務文書的簡稱。為了規范和管理公文的寫作，政府部門出臺了一系列相應的處理辦法和寫作規范。

2012年4月16日，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發了《黨政機關公文處理工作條例》（下文簡稱為“《條例》”），《條例》指出，黨政機關公文是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的方針政策，公布法規和規章，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。

《條例》明確了決議、決定、命令、公報、公告等15種法定公文種類，并且就公文的密級及保密期限、發文字號、標題等行文格式做了要求。

公文帶有強烈的行政色彩，是貫徹落實政策方針、指導安排和商談工作、互通信息的重要手段。

1.1.2 公文的主要特征

公文是政府管理國家的重要工具之一，與生活中的其他文字材料相比，其特征更為明顯（見圖1-1）。

1.真實的政策性

同新聞的真實性原則一樣，公文的真實性也很重要。為求證新聞，會通過三種以上的方式來進行。而公文真實性的體現就是公文內容與事實、方針、政策三者的真實性與統一性。因此公文所涉及的所有材料和數據都不能存在邏輯上的錯誤，并且要絕對真實可靠，不能有半點虛假。

2.法定的權威性

公文由明確的法定作者來進行撰寫和發布，這類作者大多都是黨政機關、企事業單位等組織機構的公文撰寫者以及法定代表人，他們都具有一定的社會公權力和應盡的社會義務，并且為了表明公文具有法定效用，在發布公文時必須標明發文機關和作者署名，并加蓋發文機關的印章或領導人簽名。

由法定的組織機構發布的公文都具有權威性，這些組織機構發出的公文在它們各自的領域里具有指導權和指揮權。

3.鮮明的時效性

公文作為推動日常工作的重要工具，都是具有時效性的，只有時效的長短之分而已。比如制度性的文件時效性可能會長一些，而通知、通報、請示等形式的公文，可能在事件結束后就失去了效用，其時效性較短。

4.處理流程的規范性

作為管理社會的重要工具，公文有一套既定的處理方式，這既是公文權威性的體現，又提高了相關工作的效率。

2012年頒布的《條例》對公文處理原則、公文文種、公文格式、行文規則等方面做了全面明確的規定，要求各個組織機構嚴格執行《條例》中的規定，以保障公文工作的正常開展。

以公文格式為例，公文的格式包含了標題、行文關系、明確的日期、紙張的選用等，每項規定都非常細致。

1.1.3 公文的六個基本作用

如果將社會的運轉比喻成一臺機器的話，那么公文就是其中的一個重要的齒輪，在人們看不見的地方推動著社會有序地前進。而這個齒輪之所以能夠在這臺機器上發揮作用，則離不開其自身的基本作用。

1.領導和指導作用

公文主要體現的是黨和政府的意志，國家的方針、政策都是通過一份份的公文來進行傳遞的。

上級單位通過下發公文，對下級單位進行管理。不論是宣傳思想、發布政策、組織開展各類活動等強制性的文件，還是提出具體建議或意見等指導性的文件，下級單位都必須嚴格執行。一旦公文無法發揮領導和指導的作用，就會導致上級單位對下級單位的管理陷入混亂，因為管理上無法找到依據。

2.規范和約束作用

我們常見的法律法規、行政命令，各類條例、辦法、規定等都是以公文的形式發布的。這類公文在一定的范圍內給人們提供了行為的準則，起到規范和約束的作用。只有維護其權威性，公文才能更好地維護社會的穩定和經濟的發展。

3.宣傳教育作用

要想使文件的內容得以順利地貫徹落實，除了公文內容本身要具備科學性外，還需要讓人們都了解這些內容，這就需要進行公文內容的宣傳教育。

不論哪個層級的組織機構，在發布重要的具有指導性的公文時，都要對當前的環境和形勢進行分析，告訴文件的受眾應該如何去做這件事情，以便統一認知，形成合力。

4.依據和憑證作用

作為處理公務的專門文書，公文反映了制發部門的意圖，具有法定效力，是收發文機關做出決策、開展工作的依據和憑證。

5.溝通和聯系作用

任何一個組織的公務活動都不可能獨立完成，不論是一個組織的不同部門，還是組織與組織間的溝通聯系都離不開公文。制發公文可以聯系和商洽工作，傳遞和反饋信息，介紹和交流經驗。公文架起了溝通和聯系的橋梁。

6.組織和協調作用

不僅是上級機關可以通過決定、通知等公文向下級機關下達命令、意見、決議，進而指導和指揮下級機關的工作，下級機關同樣也可以通過請示、報告等方式向上級機關表達自己的想法。當下級機關在工作過程中遇到或發現問題時，可以向上級機關報告情況并征求解決意見，從而有利于工作的推進。

公文的協調作用更為重要，可以協調各個機關和組織之間的關系，讓它們能夠和諧、有序地推動社會發展。