一、目前合同管理中存在的主要問題

在目前公司合同管理的實踐中，存在以下九個較為普遍的問題。

1.思想觀念上仍然沒有真正重視合同管理工作。

正確的理念是做好一切工作的前提。思想上不重視，行動上肯定就不會重視。在我國現在的公司管理中，真正做到依法治企還有漫長的路要走。業務部門常常抱怨法務部門天天喊狼來了，搞得到處都是風險、到處都是敵人似的，怎么實際上這么久了也沒看見真的發生風險。覺得法務部門在人為增加工作量，影響經營效率。我們承認大部分合同都得到了有效的履行，但這和風險是不同的問題。一個大型公司辛苦經營一年，利潤也就幾千萬元，但是，一個風險，就可能帶來幾億元的損失，可以侵吞十年的利潤，甚至導致公司破產。在思想觀念上，很多公司，上至決策層、下至業務部門并沒有真正重視合同管理工作，甚至未建立相應的管理機制，沒有上升到公司全局戰略的高度看待合同管理。

公司法務的工作內容之一就是防止公司在經營活動中發生合同風險，即使因為防控風險的需要造成效率有所降低，也是必要的代價。因為這個代價和可能面臨的風險相比，明顯是值得的。

重視合同管理是必要的，但是，怎么才能做到重視呢？一個公司的領導應該怎么做才算是重視合同管理了呢？必須要做到三點：一是思想上高度重視合同管理工作，二是行動上建立相應的合同管理機構、配備必要的人員，三是支持合同管理機構和人員的工作。

2.重談判階段管理，輕履行階段管理。

許多公司在談合同的時候會派出龐大的隊伍，就合同條款進行細致磋商，法務人員也是逐字逐句地進行把控，力求合同完善。但是，在合同的實際履行中，卻往往會失去控制。實踐中，許多公司的經辦人員對合同履行到了什么階段都不清楚，甚至履行中出現了對方違約，而己方卻仍在繼續履行的案例。

具體而言，公司業務人員對履約階段的跟蹤控制沒有明確的概念，公司沒有建立具體可行的合同履約檢查機制，且業務人員因為業務煩瑣，無法對所有合同的履約進度進行有效監控。實務中，不惜違背合同約定尋求“變通”履行合同的情形普遍存在，因此怠于進行合同履約管理，反饋的履約信息不及時，履約檢查浮于形式，沒有實質內容，無法實現過程風險管控。以上種種都是這一問題在實踐中的反映。

3.重合同擬定、履行階段管理，輕履行后管理。

相對于對擬定、履行階段的管理，許多公司對合同履行后的管理更為忽視。首先，從觀念上，許多合同經辦人、管理人員錯誤地認為，合同履行完，就是萬事大吉了，對于合同履行后應該繼續做什么、怎么做，沒有一個基本的概念。因此，在許多情況下，合同履行完一段時間后，對方提起訴訟，本方卻沒有任何思想準備，甚至應訴材料都找不齊。對于在合同履行后可能存在的糾紛沒有預案，在發生訴訟或對方索賠時倉促應對，容易造成被動局面。

在實踐中，有些合同的相對方律師會建議當事人不要急于提起訴訟，而是等一段時間后再提起訴訟。這是律師訴訟管理的一個策略，就是尋找最合適的時機起訴，以最大可能地勝訴，而不必在違約一發生就急吼吼地訴訟。對此，作為公司合同管理工作的一個重要內容，就是必須做好合同履行后的管理工作，以應對可能發生的訴訟。

4.重合同正本管理，輕附件管理。

附件是合同不可分割的組成部分，和合同正本有同樣的法律意義。但是，許多公司對合同附件的管理卻并不重視，甚至出現附件丟失的現象。有些業務部門的經辦人員對什么是合同附件并不清楚，因此，對對方發來的電郵、手機短信等不能及時保存，也不及時給主管人員反饋，甚至將這些附件刪除，造成證據缺失。

事實上，在合同管理實務中，附件的數量遠遠大于合同正本。尤其是一些履行期限較長的合同，在履行中總是需要根據情勢變化不斷簽訂補充合同，或不斷通過傳真、電郵、手機短信、微信等通信方式對合同條款進行修改，這些修改同樣是合同的有機組成部分，也是合同權利義務的證據，如果不規范管理，同樣會帶來風險。

5.重合同制度建設，輕制度執行。

在現階段，大部分公司的合同管理制度都比較健全，起碼基本的合同制度是有的。但是，中國公司一個共同的問題是大部分制度的執行都難以落實，合同管理制度也面臨同樣的問題。業務部門，甚至一些公司領導，往往都會以提高效率為名，要求對合同管理制度進行變通。從公司的經營實踐來說，有時做出變通也是必要的。但是，變通必須是個例，絕對不應成為常態。如果變通成為常態，合同管理制度就失去了存在的意義，公司的風險將不可控。

制度一旦制定并頒發，就應該得到嚴格執行。公司的風險管理實踐證明，嚴格執行制度的公司，風險都能得到有效控制，而那些經常變通的公司，最后都會面臨重大的風險。許多重大的風險往往是由一次變通引起的。

這里特別要注意集體決策違反制度的問題。在強調集體決策的情況下，一些公司領導會通過班子會、辦公會等形式形成違反制度規定的決策，從而逃避自己的決策責任。這種所謂以集體決策的形式違反規定的行為是不可接受的。任何集體決策都必須建立在遵守制度規定的基礎上，集體決策絕不能成為違反制度規定的借口，就像我們不能集體決策去偷盜、搶劫一樣。

6.合同管理機構不健全，人員不到位。

合同管理是一項專業性很強的工作，并不是隨意找一個人來都可以管好的，專業的工作必須由專業的人來做。管好一項業務的基本條件是要有相應的機構和人員。但是，許多大型公司，就是舍不得設立一個法律事務部來處理法律事務。一些公司的領導人在觀念上仍然認為法律程序阻礙了公司的決策效率。

而法律人才的短缺又加大了這種風險。因此，許多大型公司不得不讓非專業人員來做合同管理工作，有些公司的法務人員還是由擔負著別的工作的人員兼職的，這樣肯定就沒法管好合同。

7.合同管理主體多元，分工不明確。

任何一項工作，如果交給兩個以上的人去管，百分之百是管不好的。兩個以上的人去管一項工作，與其說是為了加強工作力量，不如說是為了讓他們更好地互相扯皮、內斗。也許這是領導藝術，但對做好工作沒有任何積極意義。

分工要有明確的界限，要把責任落實到個人，不落實到個人，實際上就沒有人負責。目前存在的一個普遍現象是部門之間分工界限不夠明確，責任未能落實到個人，從而導致細致的工作較難落實。各個業務部門管什么要有明確的界限，職責要落實到個人頭上，這樣才能做到分工明確，出了問題可以找到負責任的人，也才能有效防范風險。

8.盡職調查工作不全面，流于形式。

這是一個極其普遍的問題。時下，許多公司慣用的盡職調查方式是由一個分管副總經理帶隊，組織業務部門到對方目標公司去進行盡職調查。流程一般是這樣的：首先由對方介紹一下公司情況，一般是觀看一段由對方精心制作的宣傳短片，然后看看賬目，翻翻合同，吃個飯，喝幾杯酒就回來了。時間往往不超過一天，許多投資上億元甚至幾十億元的項目就是這樣進行盡職調查的。這種走馬觀花式的盡職調查，所得全為表面現象，根本不能深層次、全方位地了解對方公司。這樣的盡職調查根本不能客觀揭示風險、起到盡職調查的作用，純屬浪費時間和金錢。

有些公司把盡職調查全部委托給中介機構進行，己方不派人參加，全部以中介機構的工作成果為決策依據。有些公司做盡職調查時，誰立項誰進行盡職調查，運動員和裁判員是同一群人，這樣的盡職調查，客觀性都值得質疑，實際上沒有任何意義，白白增加了公司的支出。

9.合同面簽制度很少得到有效落實。

重要的合同必須要對方法定代表人或其委托代理人在己方人員面前當面簽字、蓋章。這樣做的目的是確保在合同上簽字的人確實是對方的法定代表人或其委托代理人，避免冒名頂替的事發生。實務中這樣的案例非常多，發生合同詐騙后，對方聲稱不是自己簽字，所蓋印章亦不是自己的印章，或者堅稱是自己方面的工作人員冒用自己名字，違規使用印章造成的。出現這樣的情況，一般是合同詐騙的概率大，一旦發生，所造成的損失是難以挽回的。

合同面簽制度之所以難以落實，很重要的一個原因就是經辦人員抹不開面子，覺得要對方法定代表人當面簽字難為情。尤其當對方是名氣大的企業，法定代表人又是所謂名人時，更覺得難以開口要對方面簽。對此，我們要堅守商場規矩，不管多大的公司，多有名的人，在合同關系中都是平等的。