1.1.3　管理軟件的發展

隨著IT技術的普及，越來越多的企業管理者傾向于使用計算機輔助自己的管理工作。誰都知道，沒有好的軟件，計算機、網絡這些硬件設備是沒有任何價值的，正如有鐵軌卻沒有火車，有公路卻沒有汽車一樣。管理者剛開始使用的軟件偏向于一些工具類的軟件，如Word、Excel、郵件系統等，這些系統有一個共同的特點，就是可以明顯提高某些具體工作的效率，同時由于有很強的同質性（大家使用的都是相同的軟件），可以大量復制，采購成本很低，因此使用起來非常容易，普及起來也很快。

后來管理者發現，軟件可以幫助自己做更多的事情，有些事情，軟件做起來比人要快得多、正確得多。企業規模越大，管理起來越復雜。幾十個人的小公司，巡查一圈，吆喝一嗓子，基本上把該了解的東西都了解了；如果是幾千人、幾萬人的大公司，員工分布在各個地方工作，管理者要想了解自己所管理的這些人的情況委實不易。管理者做決策，最重要的也是最麻煩的事情就是獲得信息——快速地獲得正確的信息。為什么你的領導總是比你看得遠些，總是顯得比你高明些？大部分情況下不是因為他比你聰明，而是因為他掌握的信息比你多。

于是，越來越多的管理者重視起長于處理各種信息的管理軟件了。開始時管理軟件的重點在信息的錄入與收集，因為這是管理過程中最需要的東西，也是管理軟件比較容易處理的部分。很多公司的管理信息化都是從Excel開始的，管理者最關心的信息，如客戶、訂單、回款、工資、物料之類的信息，都可以通過Excel進行錄入與管理，而Excel購買成本低，學習、使用非常方便，使用它作為管理信息的錄入、收集系統最好不過了。Excel本身是一個工具軟件，不能稱為管理軟件，但是卻可以使用Excel建立一個管理軟件系統，不管這個系統多么簡單。不過，使用Excel進行管理，卻有很大的局限性：Excel錄入太隨意，錄入數據容易出錯；Excel往往只能充當數據的收集軟件，不能直接使用到工作中，勢必需要專人進行數據的整理與錄入，導致信息滯后還浪費人力；Excel不太適合集體作業、流程作業；Excel的信息比較零散，如果要進行綜合性的分析需要在數據處理上耗費大量的時間與精力等。

認識到Excel的局限性后，管理者開始將眼光放到真正的管理軟件上來。通過采購或開發，財務部使用財務軟件管理財務數據，人力資源部使用人力資源軟件管理工資、考勤數據，倉庫使用倉庫管理系統管理倉庫物料信息等。這些管理軟件可以徹底解決Excel面臨的那些困難，它們可以真正使用到工作中，在工作過程中自然地獲得信息；還可以對工作起到規范作用（有些事情，不按照系統的規范要求就沒法處理）；也支持不同崗位的協同作業，例如，上了財務軟件后，支持現金會計在系統中錄入現金、銀行存款收支記錄，支持成本會計在系統中錄入成本核算記錄，支持總賬會計根據這些記錄生成會計憑證結賬等；還可大大提高某些崗位的工作效率，例如，在手工記賬時，會計人員根據記賬憑證登記賬簿的工作量很大，有了財務軟件后這項工作就完全由軟件替代了。

隨著這些軟件的使用，越來越多的各級管理者發現了軟件帶來的好處，于是紛紛決定使用管理軟件來協助管理，軟件越用越多，管理者也越來越離不開軟件，然而，管理信息化到了一定階段后，管理者就會遇到一個無法逾越的鴻溝——信息孤島。在這個階段，企業里存在著許多管理軟件，不同的軟件管理不同的業務，車間有個軟件管生產任務，倉庫有個軟件管庫存物料，計劃部有個軟件管生產計劃，銷售部有個軟件管銷售訂單等，它們各自為政，“老死不相往來”，這就形成了所謂的“信息孤島”。這個島上存放著庫存信息，那個島上存放著訂單信息，那個島上存放著回款信息，無法溝通。注意這里的信息孤島與數據存放的物理位置沒有關系，存放在同一服務器甚至同一數據庫中也可能是信息孤島，存放在世界各地服務器上的數據也可能不是信息孤島，關鍵不在于數據存放的位置，而在于這些數據是不是一個有機體的一部分。由于有信息孤島的存在，給管理者獲得信息帶來了巨大的困難，越是高層的領導，受信息孤島的影響越大。或者信息格式不一致，在不同的系統中無法統一處理；或者相同的信息，在不同的系統中的結果矛盾，不知道哪一個是正確的；或者有些信息，明明另外一個系統中存在，卻不得不在這個系統中重新錄入才能運行下去；或者為了統計某些數據，不得不從不同的系統中手工摘抄，浪費人力且影響士氣等。

為了解決信息孤島的問題，管理者需要一攬子集成解決方案，通過軟件將公司的信息統一管理，統一設計格式，統一編碼，統一管理數據流向，統一數據入口，避免數據的重復錄入等。在這個階段，企業的統一數據建模顯得異常重要。對于一個企業來說，在管理過程中存在大量的數據實體（可以理解成對應于數據庫中的表），少則數百多則成千上萬，它們有著千絲萬縷的關聯關系，也有著復雜的業務背景。隨著軟件規模的擴大，數據的關聯復雜程度呈指數級上升。這種集成解決方案的實施難度絕不是簡單的一個個小系統的累加，它要復雜得多。從MIS到ERP，都屬于這種解決方案。一般企業總是在存在了若干信息孤島后才會著手實施這種解決方案，于是就會有一個非常麻煩的事情等著管理者——如何處理已經存在的信息孤島？很多麻煩事需要處理：以前的操作已經成了習慣，員工改變習慣很難；以前的歷史數據與新軟件的數據格式不兼容，很難導入新系統，歷史數據又不能放棄；以前的特定軟件雖然不能集成，但有些功能確實相當強大，真不情愿放棄等。許多集成方案最終歸于失敗的原因都是因為沒有解決好信息孤島問題。

成功實施集成解決方案后，企業信息獲得了最大限度的集成，各種信息可以非常順暢地流動，所有崗位的信息可以相互共享，各種資源可以充分整合，軟件系統植根于工作中，成為工作中不可或缺的工具，工作流程被軟件所規范，由于信息得到了及時、充分、系統的收集與整合，使得大量的智能運算成為可能，可以給各級管理者提供決策分析工具，大大提高了管理效率。但是，管理者認識到，企業并不是獨立在市場中生存的，一般都是某條價值鏈（所謂的價值鏈，就是從原料到消費者的路徑，例如紡織價值鏈，是由種棉花、紡紗、織布、染色、制衣等各個環節構成的）中的一環或幾環，自己管理得再好，如果這條價值鏈其他的環節出了問題，自己的企業一樣可能出問題，這樣就誕生了供應鏈管理的思想。通過供應鏈軟件系統，企業可以跟自己的供應商、客戶分享信息，抱團取暖，從而提高這些企業群體的共同競爭力。

最后要注意的是，以上所說的管理軟件的發展過程只是一種行業性的示意過程，并不是說每個企業都一定會經過這些過程，對于具體的企業，使用管理軟件的發展過程是由其行業特性、管理方式、管理者思想、地區習慣、競爭對手等各方面因素決定的。正如馬克思為人類社會發展劃分的階段，并不是每個民族都經過那些發展階段的，例如，非洲很多民族就是從原始社會直接發展到資本主義社會的。