1.1.2　什么是好的管理軟件

需求分析的工作目標是設計出好軟件，從事管理軟件的需求分析工作，當然就是設計出好的管理軟件。好軟件在人們的工作、學習、生活中俯拾皆是，百度、淘寶、QQ、微博、微信、Office等，使用好軟件的感覺就是一個字——爽，看起來舒服，使用起來流暢，不拖泥帶水，不磕磕絆絆，功能總是出現(xiàn)在需要的地方，總是能解決問題等。但究竟什么是好軟件呢？作為軟件行業(yè)的專業(yè)人士，對軟件是好是壞的認識自然不能僅僅滿足于此。

在正式討論需求分析相關工作之前，先來看看究竟什么樣的軟件是好軟件，以此作為未來工作的努力目標。

1．好軟件是有用的

所謂的有用，就是指軟件真正能夠解決問題，不能解決問題的軟件絕不是好軟件。從企業(yè)管理的角度來看，或者可以增加收入，或者可以節(jié)約成本，最終反映在它能夠促進利潤的提升，這個利潤可以是短期的，也可以是長期的。如果軟件提升的利潤大于軟件的成本，那么這個軟件是有用的，否則就不能說是有用的。

不過，利潤是由多方面的因素決定的，大部分情況下很難說得清楚一個小軟件對企業(yè)的利潤有什么影響，也就很難說得清楚它是有用還是沒用，因此可以嘗試從一些更具體的方面來界定一個軟件是不是有用。

有用的軟件解決問題而不是制造問題。可以用軟件解決的問題很多，小到簡單地保存某種信息，大到為企業(yè)建設管理平臺。但要知道，在用軟件解決問題的同時一定會帶來全新的問題——軟件本身的問題，對于一個不是搞軟件的企業(yè)來說，這種問題處理起來并不容易。有很多單位，好像是為信息化而信息化，目的不是解決現(xiàn)實問題，而是為了面子好看，結(jié)果導致使用軟件不但沒有解決問題，反而帶來了許多額外問題。還有的時候，軟件確實解決了某些小問題，但相對這些被解決的問題來說，軟件本身帶來的問題要嚴重得多，得不償失。例如，為了獲得某種報表開發(fā)了一款軟件，卻需要專人錄入數(shù)據(jù)，專人維護系統(tǒng)，如果讓這些人進行手工統(tǒng)計，報表不但可以按時出來，工作量還會小得多，這種軟件實在不能說是有用的軟件。

有用的軟件可以提高工作效率。計算機的長處在于運算更快、更準，存儲更多、更久，分享更全、更易，無論用戶的要求多么無理它也不會鬧情緒。利用好計算機的這些特點，沒有理由不能提高工作效率。如果軟件不能提高工作效率，絕對不能說是有用的軟件。提高工作效率一般體現(xiàn)在這些方面：同樣一件事情，完成的速度大大提高了，例如一個審批流程，以前可能需要三天，現(xiàn)在三個小時就可以完成了；或者經(jīng)過軟件優(yōu)化后，有些工作根本就不需要了，例如使用財務軟件后，登記明細賬簿的工作就可以取消了；或者有些工作需要的人力資源大大減少了，例如編排生產(chǎn)計劃，以前需要計劃助理到車間收集生產(chǎn)狀態(tài)，用了軟件后可能這種崗位就不需要了；或者相同的人員，可以完成更多的工作，例如采用作業(yè)成本法計算生產(chǎn)成本，通過軟件可以完成非常復雜的計算過程，并且快速、準確，在以前，同樣一個成本會計不可能做到這一點；或者可以降低工作難度，例如生產(chǎn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計員，使用軟件后很多生產(chǎn)數(shù)據(jù)可以直接從生產(chǎn)過程中獲得（如生產(chǎn)任務完成時間、機器號等），而不需要統(tǒng)計員再去進行手工統(tǒng)計。

有用的軟件可以降低資源消耗。利用軟件來降低資源消耗體現(xiàn)在許多方面，例如，可以通過庫存管理減少倉庫物料的無故丟失；可以通過計劃管理軟件提高庫存的周轉(zhuǎn)率降低資金的積壓；可以通過辦公管理軟件降低辦公物品的消耗；可以通過生產(chǎn)管理軟件降低生產(chǎn)材料的消耗；可以通過調(diào)度軟件讓任務安排得更科學，降低生產(chǎn)能耗；等等。

軟件的有用性還表現(xiàn)在很多方面，如規(guī)范流程，提升客戶感知，增加企業(yè)核心競爭力，幫助決策等，這里不再贅述。

有用，是好軟件的最基本條件，其他方面做得再好，如果缺少有用性，這個軟件也不能說是一個好軟件。軟件開發(fā)之前為什么要進行需求調(diào)研呢？最重要的目的就是為了保證軟件的有用性。

2．好軟件是易學的

好軟件充分考慮易學性。所謂易學，就是指軟件功能方便學習，容易上手。對于易學性，需求分析者的終極目標是，所設計的軟件功能不需要任何培訓，用戶看著界面就可以學會操作，用戶通過自學有什么問題都能自己解決。當然，管理軟件與面向公眾的社交軟件還是有很大區(qū)別的，要想達到這個境界不大可能，但在做設計的時候，設計人員應該時刻提醒自己，這里如果再努力一把，是不是用戶就可以不用學習了？或者，是不是可以減少用戶的學習難度？容易學習的功能，對于用戶來說，使用中會覺得是一種享受，也就更加容易接受軟件，對于后面的實施來說，可以大大減少培訓成本。

比起十多年前，如今的用戶對軟件的易學性要求越來越高。由于一批又一批軟件人的努力，現(xiàn)在的用戶對軟件體驗的要求越來越高，對軟件的期望也越來越高，對于學習軟件的耐性卻越來越少了。這些因素決定了，在易學性方面下多少工夫都是值得的。

3．好軟件是易用的

好軟件充分考慮易用性。所謂易用，就是指軟件用起來舒服、趁手，處理問題全面、容易、方便、快捷，犯了錯誤容易糾正。請注意易用性與易學性之間的區(qū)別，易學性指軟件容易學會，而易用性指學會之后，使用軟件處理問題的感受，這是兩個完全不同的概念。有些軟件容易學會，但確實不易用，也許它容易學習的原因只是因為功能簡單罷了，而功能簡單往往預示著處理問題不全面，有一些問題甚至處理不了。軟件的易用性一般體現(xiàn)在以下這些方面。

（1）在操作層面，界面美觀大方，錄入或操作快速、方便，功能出現(xiàn)在需要的地方，處理同一件事鼠標點擊、鍵盤擊鍵次數(shù)最少。

（2）在業(yè)務層面，處理問題容易、快捷，不需要切換一大堆界面，處理問題全面，一些異常業(yè)務也可以方便處理。

（3）在性能層面，軟件反應速度快，占用資源少。

易學性是針對沒有學會軟件的新用戶，易用性是針對已經(jīng)學會軟件并可以熟練操作的老用戶。

4．好軟件是靈活的

好軟件充分考慮靈活性。所謂靈活，就是指軟件不僅滿足于能夠?qū)崿F(xiàn)用戶當前的需求，還會充分考慮其他的特殊需求，充分考慮軟件的發(fā)展，讓軟件易于擴展，易于應對可能的需求追加與變更。無論開始的需求工作做得多完善，用戶的需求終究會有變化，或者需要修改某些需求，或者需要增加某些需求，或者需要取消某些需求，而靈活的軟件具有柔性，即使用戶的需求發(fā)生了變化，軟件不修改也可以解決很多問題。當然，任何軟件都不可能解決所有問題，作為設計者，能做的是盡量設計出可以應對更多需求變化的軟件，也就是盡量增加軟件的靈活性。

使用字典代替寫死的數(shù)據(jù)，使用參數(shù)開關控制程序的代碼分支等，這些都是提高軟件靈活性的常用手段，人們所看到的幾乎每一款好軟件都有大量的參數(shù)開關（一般都在“設置”的功能中），這就是軟件開發(fā)者為了軟件的靈活性所做的努力。

5．好軟件是健壯的

好軟件充分考慮健壯性。所謂健壯性，是指軟件在用戶使用過程中有很強的容錯性，可以幫助用戶少犯錯誤，犯了錯誤可以糾正，可以反悔，用戶在使用軟件的過程中沒有心理負擔。在這里，“健壯”的反義詞是“脆弱”，脆弱的軟件，用戶使用時需要小心翼翼，神經(jīng)繃得緊緊的，數(shù)據(jù)不能錄錯，不能刪錯，操作順序不能顛倒，不該點的按鈕不能亂點，不該打開的界面不能隨便打開等，一不小心犯了錯誤，就會付出很大的精力處理，有時候甚至只能由軟件維護者在后臺才能修好，總之，軟件中仿佛布滿了地雷，一不小心就會“引爆”，輕者“皮破肉爛”，重者“殘廢喪命”。

6．好軟件是高效的

好軟件考慮性能要求，追求高效性。所謂高效性，指程序執(zhí)行速度快，占用的IT資源少。IT資源一般包括數(shù)據(jù)存儲能力、服務器運算能力、網(wǎng)絡傳輸能力、客戶端運算能力等方面，不同的業(yè)務系統(tǒng)，不同的架構(gòu)方式，甚至針對不同的用戶，關于這幾個方面的考慮重點并不相同。

軟件功能再強大，能解決的問題再多，執(zhí)行起來如蝸牛般緩慢，讓人等得幾乎要崩潰，也不算好軟件。高效的軟件會努力提高功能的運行效率，降低IT資源的消耗，讓軟件系統(tǒng)運行得更快速、更經(jīng)濟。

7．好軟件是方便交互的

好軟件方便用戶與系統(tǒng)之間交互，具有交互性。交互性，指程序在執(zhí)行過程中可以與用戶進行友好溝通，讓用戶順利獲得應該知道的系統(tǒng)信息，讓系統(tǒng)順利獲得用戶提供的信息。例如，執(zhí)行某一項操作需要用戶等待很長時間，用戶就會覺得煩躁，不知道是不是系統(tǒng)出了問題，不知道還要等待多久，但是，如果有進度條顯示執(zhí)行進度，那么就會大大減少用戶的煩躁情緒，也就是通過進度條讓用戶知道系統(tǒng)內(nèi)部的信息（執(zhí)行進度），從而提高交互性。

當用戶在界面上操作時，一個友好的系統(tǒng)會將執(zhí)行信息根據(jù)需要反饋給用戶，有些信息只是告訴用戶一段程序執(zhí)行的狀態(tài)，如常見的告訴用戶保存成功的提示消息，而有些是用于接受用戶額外指令的，如讓用戶確認是否刪除某記錄的提示消息。系統(tǒng)反饋給用戶的信息，可以通過各種方式表達出來，如彈出消息框、顯示在某固定區(qū)域、寫入日志文件等，有的時候也會通過組件形狀變化、位置變化、顏色變化、文字字體變化之類的方式向用戶傳達。

8．好軟件是可重用的

好軟件具有可重用性。可重用性，指軟件對不同環(huán)境的適應性。重用，可能是整個軟件的重用，也可能是軟件中某些功能的重用。有些產(chǎn)品型的軟件，可以原封不動地用到多個企業(yè)中，不需任何修改，或者只需要進行少量修改，這就是整個軟件的重用；有些軟件的某些功能，可以復制到別的軟件中繼續(xù)使用，如很多團隊的“用戶管理”“權(quán)限管理”之類的功能。對于功能的重用，有些功能自成體系，跟本功能之外的功能、數(shù)據(jù)沒有任何關系，具有最強的可重用性；有些功能隸屬于某個環(huán)境，離開這個環(huán)境就沒有任何意義，那么這種功能就沒有任何可重用性。注意，這里所說的重用，是指功能級別的重用，跟代碼級別的重用（封裝函數(shù)、過程、類等）是兩碼事，不可混為一談。

增加可重用性，可以大大降低團隊的開發(fā)成本，提高開發(fā)速度，增加軟件系統(tǒng)的穩(wěn)定性等。