二、WPS表格的工作界面

在“新建”窗口選擇“新建表格”選項后，首先會進入一個存放著各種表格模板的窗口，包括工作計劃、財務會計、個人常用、人事行政、供應鏈等模板，用戶可根據需要進行選擇，選擇好后即可進入WPS表格的工作界面。

WPS表格的工作界面由首頁、文件標簽、控制按鈕、“文件”菜單、快速訪問工具欄、功能區選項卡、搜索框、功能區、編輯欄、工作表編輯區、狀態欄等組成，如圖1-1所示。

1.首頁

首頁用于管理WPS表格，包括新建表格、打開表格、查看最近打開的表格、創建共享表格、查看云端保存的表格等功能。

2.文件標簽

文件標簽用于顯示當前新建或打開的WPS表格名稱。單擊某個文件標簽，就可切換到相應的表格編輯窗口。

3.控制按鈕

控制按鈕位于工作界面的右上角，包括“工作區/工作列表”按鈕（用于顯示當前窗口中文件標簽的數量）按鈕、“最小化”按鈕、“最大化”按鈕（“向下還原”按鈕）、“關閉”按鈕、“同步”按鈕（表格未保存時顯示為“未保存”）、“協作”按鈕、“分享”按鈕、“更多操作”按鈕和“隱藏功能區”按鈕。

4.“文件”菜單

“文件”菜單為用戶提供了“新建”“打開”“保存”“另存為”“輸出為PDF”“輸出為圖片”“打印”“分享”“文檔加密”“備份與恢復”“文檔定稿”“幫助”“退出”等選項，用戶可以通過該菜單進行相應的操作。

5.快速訪問工具欄

常用命令（如“保存”“輸出為PDF”“打印”“打印預覽”“撤消”“恢復”等）均位于快速訪問工具欄，也可以根據需要自行添加命令。

6.功能區選項卡

功能區選項卡位于文件標簽下方，包括“開始”選項卡、“插入”選項卡、“頁面布局”選項卡、“公式”選項卡、“數據”選項卡、“審閱”選項卡、“視圖”選項卡、“開發工具”選項卡和“會員專享”選項卡。用戶可根據需要自行選擇選項卡中功能區的各項工具來制作工作表。

7.搜索框

搜索框位于功能區選項卡的右側，用戶可通過搜索框搜索需要執行的操作命令，還可以選擇獲取有關查找內容的模板或幫助，或者查看搜索內容的操作技巧。

8.功能區

在WPS表格中，單擊任意一個選項卡都可以打開對應的功能區，每個功能區中又包含了相應的功能集合，下面以“開始”選項卡為例進行介紹。

（1）粘貼：將剪貼板中的內容移動或復制到當前選擇的區域或文檔中。

（2）剪切：將選擇區域中的內容轉移到剪貼板中暫存，再將剪貼板中暫存的內容轉移到工作表的其他選擇區域或其他文檔中，原區域中的內容在進行剪切操作后消失。

（3）復制：將選擇區域中的內容在剪貼板中暫存，再將剪貼板中暫存的內容復制到工作表的其他選擇區域或其他文檔中，原區域中的內容在進行復制操作后保持不變。

（4）格式刷：復制所選內容的格式，并將其應用到不同位置的單元格或單元格區域中。

（5）字體：為選擇區域內的文字設置字體。

（6）字號：為選擇區域內的文字設置字號。

（7）增大字號：增大選擇區域內文字的字號。

（8）減小字號：減小選擇區域內文字的字號。

（9）加粗：將選擇區域內的文字加粗。

（10）傾斜：將選擇區域內的文字傾斜。

（11）下劃線：在選擇區域內的文字下方增加下劃線。

（12）邊框：為選擇區域增加框線。

（13）繪圖邊框：為選擇區域手動繪制框線。

（14）填充顏色：為選擇區域設置背景顏色。

（15）字體顏色：為選擇區域內的文字設置顏色。

（16）清除：清除單元格中的所有內容，或者選擇性地只清除格式、內容、批注或特殊字符等。

（17）頂端對齊：沿單元格頂端對齊選擇區域內的內容。

（18）垂直居中：使選擇區域內的內容在單元格中上下居中。

（19）底端對齊：沿單元格底部對齊選擇區域內的內容。

（20）減少縮進量：減少單元格中邊框與文字之間的距離。

（21）增加縮進量：增大單元格中邊框與文字之間的距離。

（22）左對齊：將選擇區域內的內容靠左對齊。

（23）水平居中：將選擇區域內的內容居中對齊。

（24）右對齊：將選擇區域內的內容靠右對齊。

（25）兩端對齊：將文字左右兩端同時對齊，并根據需要增加字間距。

（26）分散對齊：將段落兩端同時對齊，并根據需要增加字符間距。

（27）合并居中：將選擇的多個單元格合并為一個單元格，且將合并后的單元格內容居中顯示。

（28）自動換行：當單元格中內容過多時，自動顯示為多行，以顯示單元格中的全部內容。

（29）數字格式：為選擇區域內單元格中的內容設置格式，如數值、文本、百分比、貨幣、日期或時間等。

（30）中文貨幣符號：為選擇區域內各單元格中的數值型數據前加上中文貨幣符號。

（31）百分比樣式：將選擇區域內各單元格中的數值型數據設置為百分比，小數位數為0。

（32）千位分隔樣式：為選擇區域內各單元格中的數值型數據添加千分位分隔符，小數位數為2。

（33）增加小數位數：使選擇區域內各單元格中的數值型數據的小數位數增加。

（34）減少小數位數：使選擇區域內各單元格中的數值型數據的小數位數減少。

（35）條件格式：根據條件使用數據條、色階和圖標集，以突出顯示相關單元格、強調異常值，以及實現數據的可視化效果。

（36）表格樣式：將單元格區域快速轉換為具有自己樣式的表格。

（37）單元格樣式：突出顯示單元格，讓工作表上的重要數據更加醒目。

（38）求和：對選擇的連續單元格中的數值進行求和。

（39）篩選：快速提取表格中需要的信息。

（40）排序：將選擇區域內的內容按升序或降序排列。

（41）填充：按照一定的規則，朝任意方向將單元格的內容填充至相鄰單元格中。

（42）單元格：更改所選單元格的格式，將文本格式的單元格內容轉換為數值格式或者超鏈接。

（43）行和列：對所選行列進行調整行高列寬、插入、填充、隱藏等操作。

（44）工作表：對當前工作表進行插入、刪除、更改名稱、更改工作表標簽顏色等操作。

（45）凍結窗格（取消凍結窗格）：鎖定工作表中某一部分的行和列，使其在滾動其他部分時可見（取消所有行和列的鎖定，以滾動整張工作表）。

（46）表格工具：將選擇區域內的文本型數字轉換為數字或將數字轉換為文本型數字，或在選擇單元格中錄入當前日期。

（47）查找：對工作表中文本或其他內容進行查找。

（48）符號：在工作表中插入鍵盤中未提供的符號，如序號、單位、表情符號等。

9.編輯欄

編輯欄從左到右依次是名稱框、工具按鈕和編輯區。

（1）名稱框

名稱框可用于顯示當前單元格的地址（也稱單元格的名稱）。單元格地址由行和列組成，如A2單元格表示的是第一行第二列所在的單元格。另外，也可在輸入公式時單擊名稱框右側的下拉按鈕，在打開的下拉列表中選擇常用函數。

（2）工具按鈕

當用戶在單元格中輸入內容時，名稱框右側的工具按鈕就會出現“取消”按鈕、“輸入”按鈕和“插入函數”按鈕，分別用于撤銷和確認在當前單元格中的操作，以及在當前單元格中插入函數。

當公式輸入完成后，若用戶想在選擇運用公式的單元格時，編輯區內只顯示結果而不顯示公式，則可以單擊“瀏覽公式結果”按鈕，運用公式的單元格中將只顯示結果，再次單擊該按鈕則可以返回公式的表現形式。

（3）編輯區

編輯區也稱為公式欄區，用于顯示當前單元格中的內容，也可以直接在欄內對當前單元格進行輸入和編輯操作。

10.工作表編輯區

工作表編輯區是由多條垂直和水平的線段組成的表格區域，位于編輯欄的下方。表格中行與列的交叉部分叫作單元格，是組成表格的最小單位，單個數據的輸入和修改都可在單元格中進行。工作表編輯區的左上角是全選按鈕，右上角是水平拆分框，頂部是列標簽，底部是工作表標簽、水平滾動條與滾動框和垂直拆分框，左側是行標簽，右側是垂直滾動條與滾動框，它們可以用于單元格和工作表的編輯操作。

（1）“全選”按鈕

“全選”按鈕位于行標簽與列標簽的交叉位置，單擊該按鈕可選中工作表中的全部單元格，相當于按【Ctrl+A】組合鍵的操作效果。

（2）拆分框

當工作表內容較多、不能完全顯示但又希望看到多個位置的數據時，可以通過單擊拆分框來實現拆分窗口的操作。拆分后的工作表右側和底部各自形成一個新的垂直/水平滾動條或滾動框，再次單擊拆分框則可取消拆分。

（3）行標簽

行標簽用于顯示工作表中的行，以1、2、3、4…的形式編號。

（4）列標簽

列標簽用于顯示工作表中的列，以A、B、C、D…的形式編號。

（5）工作表標簽

打開新建的WPS表格時，系統默認只有一張工作表Sheet 1（Sheet 1是WPS表格打開的一個空白工作簿的工作表標簽暫定名）。工作表名稱顯示于工作表標簽上，單擊工作表標簽可進行工作表的切換；雙擊工作表標簽可重命名該工作表；選擇工作表標簽，單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中可對當前工作表進行插入、刪除、復制、移動、重命名、保護、隱藏或取消隱藏等操作。

（6）滾動條與滾動框

滾動條與滾動框有垂直與水平之分：單擊垂直滾動條，可使工作表在垂直方向移動；單擊水平滾動條，則可使工作表在水平方向移動。利用滾動條，用戶可以很方便地在工作界面中查看整張工作表的內容。滾動條與滾動框的使用方法如下。

①單擊上、下、左、右箭頭，表格將往上、下、左、右各移動一個單位。

②拖曳滾動條，移到想要的位置上。

③單擊滾動框：如在滾動框上方區域處單擊，則往上移動一個屏幕；如在滾動框下方區域處單擊，則往下移動一個屏幕；左右移動方式與之類似。

11.狀態欄

狀態欄位于工作界面的底部，包括“JS宏”按鈕、自定義狀態欄、“護眼模式”按鈕、“閱讀模式”按鈕、視圖切換按鈕、縮放滑塊和“全屏顯示”按鈕。

（1）“JS宏”按鈕

單擊“JS宏”按鈕可執行錄制宏的命令，然后系統將根據設置的一系列預定義規則來替換一定的文本模式，但其在會計與財務管理中使用較少。

（2）自定義狀態欄

在狀態欄空白區域處單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中可更改狀態欄中所顯示的信息，如平均值、計數、最大值、最小值和求和等。當用戶選擇了單元格或單元格區域后，其相應的計算結果將會根據用戶在快捷菜單中選擇的選項在狀態欄中顯示。

（3）“護眼模式”按鈕

在日常辦公中，長時間使用計算機會造成使用者用眼疲勞，不利于后續的工作，此時，可單擊“護眼模式”按鈕，工作表編輯區將變為綠色的背景，可以很好地緩解使用者的用眼疲勞，再次單擊該按鈕則可取消護眼模式。

（4）“閱讀模式”按鈕

財務工作者常常會面臨數據龐大的表格，查找數據時很容易出現差錯，此時，可單擊“閱讀模式”按鈕，然后會發現當前單元格同一行和列的數據都被填充顏色突出顯示，查找數據也更方便。同時，用戶還可通過該按鈕右側的下拉按鈕來改變填充的顏色，再次單擊該按鈕則可取消閱讀模式。

（5）視圖切換按鈕

視圖切換按鈕包括“普通”按鈕、“頁面布局”按鈕和“分頁預覽”按鈕3種，通過單擊該按鈕可快速更改工作表的顯示方式。

（6）縮放滑塊

拖曳縮放滑塊可以縮放整個工作表編輯區。

（7）“全屏顯示”按鈕

單擊該按鈕可以全屏顯示工作表，退出時可單擊按鈕或按【Esc】鍵。