第七節 規章制度的制定與簽署

◆ 必備知識

1.用人單位有義務制定和完善規章制度

《勞動法》第四條規定，用人單位應當依法建立和完善規章制度，保障勞動者享有勞動權利和履行勞動義務。依法制定規章制度不僅是用人單位的權利，也是用人單位的義務。

用人單位制定規章制度是推進用工管理、維護企業自主權的重要途徑，也是體現企業內部合規、保障員工管理公平性的重要體現。用人單位缺失規章制度不代表相關管理人員可以自由發揮、濫用管理自主權，相反，其管理權的行使會受到更多的限制和挑戰。

2.制定規章制度需要兼顧內容合法和程序合規

用人單位制定的規章制度內容不得與法律規定相抵觸自不待言，肆意排除勞動者權利的規章制度條款不僅無效，而且在發生損害勞動者利益的情形下，勞動者還可以規章制度違法向公司提出離職并索要經濟補償金。

另外，用人單位制定規章制度的程序也需符合法定要求，包括制定的主體應當與勞動合同主體一致，制定的過程需履行民主程序和公示告知程序。

3.規章制度內容需與勞動用工管理相關

雖然用人單位在哪些領域制定哪些具體的規則屬于用人單位自主權范疇，但任何權利均不得濫用。用人單位就勞動合同訂立履行相關的事項可設定具體義務，但如果用人單位通過規章制度干預勞動者的私生活，如規定員工在外舉債屬于違紀行為，則屬于越權設定義務，難以得到法院支持。

此外，即使與勞動用工相關的事項，用人單位的規章制度內容仍需考慮合理性，如用人單位規定遲到一次即解除勞動合同，該內容雖并非法律所禁止，但該條款對勞動者而言明顯過于嚴苛，涉嫌濫用企業管理權，在司法實踐中，對完全缺失合理性的規章制度，人民法院可行使自由裁量權否定其約束力。

◆ 典型案例

案例1.集團公司的規章制度能否適用于下屬企業職工？

案例實錄：許某于2005年10月9日入職阿里巴巴軟件公司（以下簡稱軟件公司）工作，因許某在職期間存在多次不在崗行為，軟件公司于2015年6月3日解除了與許某的勞動合同。許某申請仲裁要求支付賠償金。案件審理過程中，軟件公司提供了《員工紀律制度》征求意見和公示程序的相關公證書，公證書系由阿里巴巴（中國）有限公司和淘寶（中國）軟件有限公司申請公證。許某主張該規章制度系集團公司制定，制定主體不合法，無法適用于許某本人。

專家分析：根據《勞動法》等相關規定，用人單位應依法制定規章制度，故規章制度的制定主體通常應與勞動合同簽訂的主體相符。但是，在集團企業內部，關聯公司之間共享組織架構、共享管理權的情況亦十分常見，多家公司適用相同內容的規章制度既保障了集團內用工管理上的公平，亦未嚴重損害勞動者利益，故集團公司制定規章時已廣泛征求集團旗下公司相關員工的意見，并向所有員工履行公示告知程序的，不應輕易否定其效力。本案一審法院以制定主體不適格為由判決公司敗訴，二審法院則認為許某在與軟件公司締結書面勞動合同時，對集團公司可以成為約束其勞動行為的規章制度的制定主體明知且并未持異議，且集團公司制定規章制度時已廣泛采集各關聯公司員工的意見并向許某本人履行了告知義務，故而最終改判用人單位合法解除勞動合同，無須向許某支付賠償金。

案例2.通過辦公自動化系統征求員工意見是否視為民主程序？

案例實錄：開某于2010年12月1日至H公司工作，雙方簽訂《勞動合同書》，約定開某具體從事嬰線終端推廣員工作。2015年5月20日，H公司以開某虛假報銷違反《員工手冊》規定為由，向開某送達《解除勞動合同通知書》。此后開某申請仲裁，要求H公司支付違法解除賠償金。經查，涉案《員工手冊》（征求意見稿）系由H公司人力資源部門在2014年7月25日至8月1日期間通過OA辦公系統（辦公自動化系統）向全體員工征求意見，員工可在五個工作日內反饋修改建議或意見。期滿后，公司通過OA辦公系統正式向全體員工發布《員工手冊》，并提醒公司員工及時查閱、遵照執行。庭審中開某主張通過OA系統征求意見不能證明與全體職工進行協商，未履行民主程序。

專家分析：《勞動合同法》第四條規定，用人單位制定規章制度應履行法定民主程序，具體指“應當經職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協商確定”。然法律并未對討論、協商的具體形式作出規定，亦未規定民主程序存在瑕疵將導致規章制度無效。但探究規章制度民主程序的本旨，乃是充分保障職工在規章制度制定過程中的知情權和發言權，而非滿足與員工協商一致的條件。隨著現代化辦公方式的普及，用人單位通過OA辦公系統、單位局域網、電子郵件等方式與勞動者進行信息溝通與交流已成常態。本案中，H公司將《員工手冊》（征求意見稿）通過OA辦公系統向全體員工發布，征詢員工的意見或建議，員工如認為內容不適當，完全有權利向H公司提出，進而通過協商予以修改完善，員工未提修改意見或建議并不意味著平等協商的民主程序未履行。最終，法院認定涉案《員工手冊》已履行民主程序，具有法律效力，可以作為處理員工的依據。

案例3.禁止攜帶手機進入車間，是否侵犯通信自由？

案例實錄：楊某于2008年2月18日入職深圳某音響生產企業（以下簡稱音響公司），工作崗位為調試機器技術人員。2016年6月22日及9月6日，音響公司分別發出通知，稱基于其與客戶簽訂保密協議和合理防止產品技術外泄風險，規定禁止員工攜帶手機進入車間，如有攜帶手機的，上班前必須交與各班組長存在保安室儲物柜以待下班領回，有違上述規定者予以開除。楊某確認收到上述通知，并且在2016年9月6日的通知上簽名。11月21日，音響公司在例行巡線檢查時發現楊某攜帶手機，后基于上述規定對楊某作出開除處理。楊某遂申請仲裁要求給付賠償。

庭審中，楊某主張禁止攜帶手機涉嫌侵犯通信自由，剝奪了勞動者的即時通信權，在未給公司造成損失的情況下難以認定嚴重違紀且相關制度規定未履行民主程序。音響公司則提供了與第三方公司簽訂的保密協議，證明基于客戶的保密要求，如公司違約需承擔相關責任并因此可能喪失客戶訂單。

專家分析：當前，勞動者隨時攜帶手機已經成為普遍的生活習慣，也是實現個人通信自由的主要方式。在勞動者個人通信自由權與企業用工自主權發生沖突時，應作合理的權利平衡，避免過分夸大一方的權利而損害另一方的權利。本案中音響公司基于客戶保密、控制產品信息泄密風險等需要，要求員工在工作時間內不得攜帶手機進入車間，未禁止員工在其他場所或時間段使用手機，應屬行使公司自主權范疇，音響公司就相關制度的必要性、合理性提供了與第三方簽署的保密協議等予以佐證，即違反保密協議可能因此喪失客戶訂單，而訂單丟失不僅影響到公司的經營，也直接影響到全體員工的利益。故涉案的相關規定難言過于嚴苛，尚未構成權利濫用，楊某在上述行為可導致開除的情況下仍實施公司明令禁止的行為，應承擔相應的后果。最終法院判定楊某敗訴，法院認為主張禁止員工攜帶手機進入車間是“剝奪勞動者即時通信權”的意見，過分強調員工的個人權利，忽略了公司應享有的經營管理自主權和員工在工作期間、工作場所使用手機可能對公司造成的不良后果，法院不予采納。

◆ 專家建議

綜合上述案例以及企業在制定規章制度中的潛在法律風險，如下建議可供參考：

1.用人單位應依法制定、完善規章制度

從員工入職到離職，員工與公司之間會在諸多方面產生權利義務關系，用人單位有必要在重點領域建立和完善規章制度。需指出的是，規章制度并非員工手冊，而是涉及對員工管理規范的統稱。

通常，涉及員工管理的規章制度會涉及以下內容，來確保相關規范的完整性：

（1）制度的適用范圍（如勞務派遣人員、實習生、退休返聘人員、外籍員工是否適用）；

（2）聘用原則與入職程序；

（3）個人信息和隱私保護規范；

（4）工作時間（如上下班時間、工時制度等）；

（5）休息休假（如各類假期的待遇、申請和審批程序）；

（6）薪酬福利（如工資發放時間、獎金、商業保險的使用）；

（7）工作表現評估（涉及績效考核、評估等）；

（8）商業道德準則（涉及誠信、反腐敗等）；

（9）培訓與職位發展（涉及職位調整、晉升、調動等）；

（10）獎勵與懲戒（涉及常見違紀行為的界定、處罰措施和處理程序）；

（11）問責制度（涉及員工失職的處理）；

（12）內部溝通與申訴；

（13）行政管理及公司各類資源使用規定（如辦公物品、電子資源等）；

（14）相關術語的定義。

此外，業務部門也可從業務角度制定相關規章制度，以確保公司的各項經營活動有序規范。

2.規章制度應當避免張冠李戴、內容違法或程序違規

如前所述，規章制度制定過程中，應避免以下常見的誤區：

（1）制定主體不適格。如用人單位發生變更后，應及時簽署新公司的規章制度；又如使用集團公司的規章制度，應在集團公司層面明確規章制度的適用主體清單，同時在履行民主和公示程序時應廣泛采集下屬公司所有員工的意見。

（2）內容不合法或排除勞動者權利。如規定員工拒絕加班可作違紀處理，加班調休未申請自動作廢等。

（3）制度內容越權設定義務。即對于與勞動合同訂立、履行無關的事項設置懲戒條款，如員工拒絕參加公益活動作紀律處分，或員工乘坐黑車上下班可作開除處理等。

（4）內容過于苛刻。對于嚴苛的條款，用人單位在制定制度時應明示設置的目的和原因，并在日常用工管理過程中加強培訓，重申其重要性，以便于發生爭議后予以合理解釋。

（5）未履行民主程序。用人單位可通過與工會、職工代表或全體職工協商的方式履行民主程序，具體可通過會議紀要、群發郵件、員工溝通會等多種方式固定相關證據。

（6）未履行公示告知程序。雖法律規定用人單位可采取公示或告知任意一種方式以確保員工知曉制度內容，但從控制證據風險角度，宜公示和告知雙管齊下，如安排培訓簽到，同時通過OA系統、電子郵件群發、張貼公示欄等履行公示程序。用人單位還可以在勞動合同中約定具體的公示渠道，并要求員工及時查閱等。

3.用人單位更新規章制度也需履行法定程序

有些用人單位在制定規章制度時較為嚴謹并注意相關民主公示程序的證據固定，但就規章制度更新則往往草率了事，導致在發生爭議用人單位試圖使用更新后的制度約束員工時遭遇阻力，員工或主張不清楚更新后的內容，或主張未履行民主程序更新后的制度無效，給用人單位帶來較大的法律風險。

雖然目前從各地司法實踐來看，未履行民主程序的制度并非一律無效，或無制度規定就無法懲戒員工，但制度的程序瑕疵仍將導致爭議結果的不確定性，或造成損失，或影響后續員工管理，對企業弊大于利。

◆ 相關法規

《勞動法》

第四條 用人單位應當依法建立和完善規章制度，保障勞動者享有勞動權利和履行勞動義務。

《勞動合同法》

第四條 用人單位應當依法建立和完善勞動規章制度，保障勞動者享有勞動權利、履行勞動義務。

用人單位在制定、修改或者決定有關勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛生、保險福利、職工培訓、勞動紀律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規章制度或者重大事項時，應當經職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協商確定。

在規章制度和重大事項決定實施過程中，工會或者職工認為不適當的，有權向用人單位提出，通過協商予以修改完善。

用人單位應當將直接涉及勞動者切身利益的規章制度和重大事項決定公示，或者告知勞動者。

最高人民法院《關于審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋》

第十九條 用人單位根據《勞動法》第四條之規定，通過民主程序制定的規章制度，不違反國家法律、行政法規及政策規定，并已向勞動者公示的，可以作為人民法院審理勞動爭議案件的依據。

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[1] 《就業服務與就業管理規定》第十九條第二款規定：“用人單位招用人員，除國家法律、行政法規和國務院衛生行政部門規定禁止乙肝病原攜帶者從事的工作外，不得強行將乙肝病毒血清學指標作為體檢標準。”

[2] 詳見最高人民法院《關于增加民事案件案由的通知》（法〔2018〕344號）。

[3] 《深圳經濟特區和諧勞動關系促進條例》第十七條規定：“用人單位與勞動者在用工前訂立勞動合同，尚未用工，有《中華人民共和國勞動合同法》第四十條第（三）項、第四十一條第一款第（一）、（二）、（三）、（四）項規定情形之一的，用人單位可以提前通知勞動者解除勞動合同，不需支付經濟補償，但是應當支付勞動者為訂立和準備履行勞動合同而支出的必要費用。用人單位與勞動者在用工前訂立勞動合同，尚未用工，用人單位違法解除勞動合同，勞動者要求繼續履行勞動合同的，用人單位應當繼續履行；勞動者不要求繼續履行勞動合同或者勞動合同無法履行的，用人單位應當支付勞動者相當于一個月工資標準的賠償金和為訂立、準備履行勞動合同而支出的必要費用。用人單位與勞動者在用工前訂立勞動合同，尚未用工的，勞動者可以提前通知用人單位解除勞動合同。”

[4] 本書所指的“申請仲裁”是指向有管轄權的勞動人事爭議仲裁委員會提出仲裁申請，如最終表述為“法院認為”或“法院判決”，則系因當事人不服仲裁裁決起訴到法院，由法院作出最終判決的情形，下同。

[5] 北京市高級人民法院、北京市勞動爭議仲裁委員會《關于勞動爭議案件法律適用問題研討會會議紀要（二）》規定：“34.用人單位與勞動者連續訂立二次固定期限勞動合同的，第二次固定期限勞動合同到期時，用人單位能否終止勞動合同？根據《勞動合同法》第十四條第二款第三項規定，勞動者有權選擇訂立固定期限勞動合同或者終止勞動合同，用人單位無權選擇訂立固定期限勞動合同或者終止勞動合同。上述情形下，勞動者提出或者同意續訂、訂立無固定期限勞動合同，用人單位應當與勞動者訂立無固定期限勞動合同。”

[6] 上海市高級人民法院《關于適用〈勞動合同法〉若干問題的意見》（滬高法〔2009〕73號）規定：“……四……（四）用人單位與勞動者連續訂立幾次固定期限勞動合同以后，續訂合同應當訂立無固定期限合同。《勞動合同法》第十四條第二款第（三）項的規定，應當是指勞動者已經與用人單位連續訂立二次固定期限勞動合同后，與勞動者第三次續訂合同時，勞動者提出簽訂無固定期限勞動合同的情形。”

[7] 如前所述，上海市司法實踐中對于兩次簽訂固定期限合同后是否應續訂無固定期限合同存在例外解釋。

[8] 如浙江省高級人民法院民事第一庭關于印發《關于審理勞動爭議案件若干問題的意見》第三十五條規定：“用人單位為規避《勞動合同法》第十四條而采取下列行為的，應認定無效，勞動者的工作年限和訂立固定期限勞動合同的次數應連續計算：（一）采取迫使勞動者辭職后重新簽訂勞動合同的方式，將勞動者工齡‘清零’的；（二）采取注銷原單位、設立新單位的方式，將勞動者重新招用到新單位，且工作地點、工作內容沒有實質性變化的；（三）通過設立關聯企業，在與勞動者簽訂合同時交替變換用人單位名稱的；（四）通過非法勞務派遣的；（五）其他明顯違反誠信和公平原則的規避行為。”

[9] 最高人民法院《關于貫徹執行〈中華人民共和國民法通則〉若干問題的意見（試行）》第一百九十八條第一款規定：“當事人約定的期間不是以月、年第一天起算的，一個月為三十日，一年為三百六十五日。”