一個人做事應(yīng)有條理，有方法，更應(yīng)分清主次，分清輕重緩急，一個只知道埋頭苦干而分不清東西南北和輕重緩急的人，只會陷入生活的泥沼而難以自拔。分清輕重緩急，就得把急的先攻破，緩的暫且丟在一邊，這樣才能避免胡子眉毛一把抓，撿了芝麻反而丟了西瓜的蠢事發(fā)生。

1.做到點子上，不要瞎忙

辦事分清主次，分清輕重緩急，這句話看似簡單，人人都會，但一旦落到實處，卻完全不是那么回事了。有的人整天忙東忙西，到頭來發(fā)現(xiàn)忙得一團(tuán)糟，什么都沒把握好。做事有“心計”，懂得做事的條理和脈絡(luò)為一“計”。

很多人辦事，最常見的阻礙也許就像很多人所表示的這個感覺：“我不太確定自己要干什么，所以我只是做一天算一天。”缺乏主次關(guān)系的指引，往往使一個人不能集中沖刺的力量，不知道什么事應(yīng)該辦，什么事可以暫時放棄。成功人士斷言，先準(zhǔn)備好再上路，是很重要的。

卡耐基在授課期間，有一位公司的經(jīng)理去拜訪他，看到卡耐基干凈整潔的辦公桌感到很驚訝。他問卡耐基說：“卡耐基先生，你沒處理的信件放在哪兒呢？”

卡耐基說：“我所有的信件都處理完了?！?

“那你今天沒干的事情又推給誰了呢？”老板緊迫著問。

“我所有的事情都處理完了?！笨突⑿χ卮稹？吹竭@位公司老板困惑的神態(tài)，卡耐基解釋說：“原因很簡單，我知道我所需要處理的事情很多，但我的精力有限，一次只能處理一件事情，于是我就按照所要處理的事情的重要性，列一個順序表，然后就一件一件地處理，結(jié)果，完了。”說到這兒，卡耐基雙手一攤，聳了聳肩。

“噢，我明白了，謝謝你，卡耐基先生?！睅字芤院螅@位公司的老板請卡耐基參觀其寬敞的辦公室，對卡耐基說：“卡耐基先生，感謝你教給了我處理事務(wù)的方法。過去，在我這寬大的辦公室里，我要處理的文件、信件等等，都是堆得和小山一樣，一張桌子不夠，就用三張桌子。自從用了你說的法子以后，情況好多了，瞧，再也沒有沒處理完的事情了?！?

這位公司的老板，就這樣找到了辦事的辦法，幾年以后，成為美國社會成功人士中的佼佼者。我們?yōu)榱藗€人事業(yè)的發(fā)展，也一定要根據(jù)事情的輕重緩急，制出一個事情表來。人的時間和精力是有限的，不制訂一個順序表，你會對突然涌來的大量事務(wù)手足無措。

根據(jù)你的人生目標(biāo)，你就可以把所要做的事情制訂一個順序。有助你實現(xiàn)目標(biāo)的，你就把它放在前面，依次為之，把所有的事情都排一個順序，并把它記在一張紙上，就成了事情表。養(yǎng)成這樣一個良好習(xí)慣，會使你每做一件事，就向你的目標(biāo)靠近一步。

我們可以每天早上制訂一個先后表，然后再加上一個進(jìn)度表，就會更有利于我們向自己的目標(biāo)前進(jìn)了。

辦事難成功的人，最大的原因就是大家每天都稀里糊涂，一點不曉得生命中真正對他們有意義、有價值的東西是什么，無怪乎他們在得到所追求的東西之后內(nèi)心依然空虛，嘆道：“難道人生就是如此？”

許多人之所以在辦事中走偏了路，歸根結(jié)底是沒有弄清楚主次目標(biāo)的正確含義，常常耗費心力于那些并非真正想要實現(xiàn)的目標(biāo)上，因此才會遭受那么多的痛苦。

2.速度決定一切

我們?yōu)槭裁磸脑绲酵磉@樣忙礙不堪，而收效卻為零？這種做事的方式使你無法控制自己的時間和精力。當(dāng)你趴在桌子上叫苦時，你毫無效率可言，而你正是這么做了。速度決定一切，沒有速度，死路一條！

看看你面前所堆積的東西，然后查閱一下其內(nèi)容。在這些文件中，哪些對你仍有用處？如果你跟周圍的人一樣，那么你可能會有75%的文件是沒有用的。除非你在找資料，否則你是不會去看它的。如果沒有這些文件放在你面前，你也不會有失落的感覺。而當(dāng)你堆放的舊年度報告和上個月的文件不見時，你將因此而降低工作效率。

一個人工作是否有效率、是否具有滿足感或如愿以償，這完全視結(jié)果而定。如果你明確自己所追求的是什么，則得到的成果既多又好。

當(dāng)你專注于自己的一生和職業(yè)目標(biāo)時，需要思考如何從許多可能的事情中找出幾件，并加以完成。而當(dāng)你作出“基本決定”時，這就是一種執(zhí)行：“我下一步該怎么做？”其目的在于激起你的統(tǒng)馭力——即使你只引導(dǎo)你自己一人。

（1）清理所有文件并加以處理

文書工作是個容易處理的問題。包括表格、信件、備忘錄、報告或那些要填、讀、分析、寫和討論的東西。可是有些人卻對這一問題束手無策。

除非你的工作像謄寫員工作一樣，得分類、歸檔、修正或處理文件，否則你的文書工作應(yīng)該是做得完的。因此，這些工作不該占據(jù)你太多的時間。

如果你現(xiàn)在或即將成為主管，希望你盡可能減少不必要的文書工作。你不妨試著提高那些必要的工作的效率，并將所有文件集中在一個適當(dāng)?shù)牡胤酱娣拧?

同時，讓我們看看該如何處理這些工作。

大多數(shù)人常把文件堆在身旁，如桌上、衣櫥上、柜子上、咖啡桌上、樓梯——只要是能放東西的地方。只要瀏覽一下一個人的辦公室或住處，就可以猜出一個人辦事情的能力。

如果你的面前總有一大堆文件，這暗示著你一定經(jīng)常受到困擾。零亂的文件表明你需要別人的幫助，可是情況還不算太壞。有一位會計師，他的辦公室里總是堆積了好幾疊文件。最底下的一疊文件大約有6英寸厚，用橡皮筋或紙繩捆在一塊兒。有時一疊文件放在其他兩疊的中間，而有時則三四疊堆在一起，其中有些已無從辨認(rèn)。甚至?xí)嫀熞膊恢?，更不在乎里面寫的是什么。其實，只要翻翻里面的文件，就可以發(fā)現(xiàn)，有些文件根本就沒有用處。這些文件全記載著過期的法律規(guī)定和已去世的客戶資料，而這些人的遺產(chǎn)早就處理好了。這位會計師喜歡這些堆積的文件，對他來說，再也沒有比這更好的資料了。

如果你喜歡堆積文件——假使你心里覺得有必要保留的話——那勸你改掉這些習(xí)慣，你需要的是另一種方式的協(xié)助。

假如你是因疏忽或缺乏訓(xùn)練而養(yǎng)成這種習(xí)慣，或者你覺得這些文件若擱在手邊，做起事來會更有效率的話，那么你還有藥可救。

老實說，這些文件對你來說無疑是一項重?fù)?dān)。試著加以處理吧，否則它們會降低你的工作效率。就像一輛汽車上，如果凈是舊零件，你就無法迅速把車修好一樣。

看看你面前所堆積的東西，然后查閱一下其內(nèi)容。在這些文件中，哪些對你仍有用處？如果你跟周圍的人一樣，那么你可能會有75%的文件是沒有用的。除非你在找資料，否則你是不會去看它的。如果沒有這些文件放在你面前，你也不會有失落的感覺。而當(dāng)你堆放的舊年度報告和上個月的文件不見時，你將因此而降低工作效率。

從現(xiàn)在起，每當(dāng)你翻閱文件，尋找你所要的資料時，隨手拿支筆或簽字筆，在文件邊上輕輕地做個記號。而在你下次找別的資料時，同樣也在上面做個記號。

不妨用一種好玩的心理，寫下你預(yù)估翻閱的次數(shù)。我們敢說，你算得一定不夠。你所得到的記號必然會比你所想像的來得多。在某種情況下，有人曾經(jīng)翻閱同一份文件達(dá)137次，然而文件依然對他構(gòu)成妨礙。因此在你尋找資料時，開始計算一下你翻閱這些文件的次數(shù)吧。一旦你確定這些文件會妨礙你的工作效率，你就能找出補救措施。

（2）消除各種降低效率的因素

試著養(yǎng)成在一張十分干凈、簡潔的桌子上工作的習(xí)慣。而放在桌子上的文件，也一定要是最重要的，而且對你有益。把其他不相關(guān)的東西擱置一旁吧。

這里我們用“離久情疏”這句話可能比較合適了。如果是重要文件，大多數(shù)人都會把文件放在醒目的地方，以免自己忘了。他們擔(dān)心，假如他們把文件存檔的話，他也會忘了文件上所提到的工作或職責(zé)。

他們這么做也許并沒錯?？墒沁@不能構(gòu)成積壓文件的理由。你是否得和親戚住在一塊，才能記得他們呢？你是否也得時時看到這些文件，才能把它們記在心里呢？

這些文件的真正作用是讓你無法專注于某一件相當(dāng)重要的工作。每當(dāng)你掃視面前堆著文件的桌子，你會因惦記著去做某件事而分心。從復(fù)雜凌亂的記憶中選擇自己應(yīng)該記住的某一要事，這是相當(dāng)重要的。其關(guān)鍵就在“有選擇性”這四字上。假使你經(jīng)常或普遍用它的話，這種方法會產(chǎn)生負(fù)面效果——就跟你積壓的文件一樣。

你也許跟一位在會議桌上疲憊不堪的推銷員一樣，一天到晚忙得動彈不得。你開始向一位想要買東西的人游說，但在緊要關(guān)頭，卻阻止了另一人擺弄貨品。你急著想把東西推銷出去，可是當(dāng)客人在訂貨單上簽字時，又有一個人抓住了你的袖口，問了一個你難以回答的問題，就在你要回答問題時，你突然想起你原本要告訴第二位客人一些事的。所以你擱下手邊的事情，趁著在這件事情還沒忘掉之前，打個電話告訴他?？墒蔷驮谀愕人与娫挼漠?dāng)兒，不斷有人走進(jìn)攤位向你詢問產(chǎn)品……

從早到晚，你就這樣一直忙碌不堪。你忙個不停地向數(shù)以百計的人推銷，卻沒有達(dá)成一宗交易，收效為零。

這種做事方式使你無法控制自己的時間和精力。當(dāng)你趴在桌上叫苦時，你根本毫無效率可言，而你正是這么做了。

最好的方式首先是保持桌面的整潔。將文件撇在一旁，讓你能專注于某一件重要的事，而不受其他因素的干擾。不用擔(dān)心你會忘了下一步該怎么做，你絕對不會忘的。

第二，有些相當(dāng)有用的記憶術(shù)，能讓你記得這些事，而不致耽誤你的進(jìn)度。

用不著多久，你將養(yǎng)成每天制定計劃的習(xí)慣。這些計劃將取代那些文件，卻不至于讓你分心。

3.做就要做好，做就要做快

辦事講究效率是做事的一個基本原則，作風(fēng)拖沓對于一個人來說無疑是葬送前程最好的毒藥，因為拖沓的人永遠(yuǎn)只會落在別人后面。甘為人后又豈能跑在別人的前頭？辦事講究效率，頭等大事要優(yōu)先照顧好，這樣的做事方法才能讓你在競爭中輕松勝出。

美國的成功學(xué)者格雷曾寫過《成功的公分母》一書，他一生探索所有成功者共享的分母。他發(fā)現(xiàn)這個分母不是勤奮地工作、好運氣或精明的人際關(guān)系——雖然這些都是非常重要的，而是一個似乎超過所有其他因素的因素——把首要的事放在首位。

1.設(shè)定事情的優(yōu)先順序

時間管理的一種簡單而有效的方法是去設(shè)定事情的優(yōu)先順序，一般可以分為以下四種類型：重要而緊急；重要但不緊急；緊急但不重要；不緊急也不重要。

重要而且緊急的工作是指事情的重要性高，而且需要立即的行動。此類事情帶給人們較高的壓力。比如老板緊急交辦的工作、重要客戶來訪、家人臨時生病住院、不擅長的必修科目隔天要期末考試等。

重要但不緊急的事情對個人而言是很有意義的，可能是許久的盼望或長遠(yuǎn)的目標(biāo)。通常這類事情挑戰(zhàn)性高，困難度也高。最常見的例如參加明年的重要考試、年底的婚禮、下星期應(yīng)聘工作面試等。

緊急但不重要的事情本身重要性不高，但因為時間的壓力，需要趕快采取行動，例如接電話、換尿布、煮飯、處理郵件等。

不緊急而且不重要的事情，本身沒有迫切完成的壓力，而且重要性不高，例如打電話和老同學(xué)閑聊、唱卡拉OK、逛街、看電視、寫問候信等。

基本上，我們可以先記錄每周的時間流水賬，然后將每周的事情依重要性與急迫性分為上列四種類型。設(shè)定事情的優(yōu)先順序很簡單，重要的是要克服這種一般人常有的心理傾向：逃避壓力，想要處理那些容易、快速完成的事情。

2.充分利用最顯效率的時間

辦事不講效率，有時甚至不如走時不準(zhǔn)的鐘表。

如果你把最重要的任務(wù)安排在一天里你干事最有效率的時間去做，你就能花較少的力氣，做完較多的工作。何時辦事最有效率？各人不同，需要自己摸索。

大部分的人在工作接近結(jié)束時，效率都會提高。因為“快結(jié)束了”這種心理上的安定感，對工作效率有很好的影響，心理學(xué)上稱為“周末效果”。另外在一星期當(dāng)中，大多是在等到星期五，一度低落的工作效率，才會漲高。這也是“周末效果”。

日本成功學(xué)大師多湖輝指出：“周一病”，“藍(lán)色日子”，是因為周日剛休息后，有種乏力的感覺；再加上“今天開始，又要工作一星期”的壓力，通常周一工作效率都不高。到了星期二這種心情會消失，再度精力充沛。星期三、四后，工作效率又逐漸降低。但是，到了星期五就會覺得“這個星期快結(jié)束了，可以休息”，這種“結(jié)束效應(yīng)”可使工作效率上升。這就是多湖輝所說的“周末效果”，人們應(yīng)該善加利用。

要使一個星期的工作維持一定水準(zhǔn)，就要安排擅長的工作于周一開始去做；不擅長或太過厭惡的工作，則安排在周末做，我本身也常如此安排。

周末做些厭惡、不擅長的事，即使工作不順利，也會認(rèn)為反正明天休息，可以再做。心情也就平靜下來，反而做得更好。因為阻礙工作效率的元兇之一，就是“焦躁”。因此，應(yīng)多加利用“周末效果”。

一般人都有自己情況最佳的時段。例如：早上到中午的“早晨型”；午后才有精神的“白晝型”；等別人都睡了才起來的“夜貓型”等各類型。但一般人都是上午精神較好，下午兩點最差的“早晨型”。

能夠知道自己情況最好的時段，對提高工作效率很有效。例如：有人找你做棘手的事情，前一天晚上先提早入睡，天一亮就開始工作，結(jié)果會有令人意想不到的順利。如果堅持工作、功課應(yīng)在白天進(jìn)行，晚上要輕松地睡覺，這種機械化的方式，很難提高效率，徒然浪費時間而已。

當(dāng)然，有些人因身體或精神上的特殊情形，可能要到午后才有精神，所以自己要找出情況最好的時段——在這時段內(nèi)做些棘手的工作，工作起來，困難的事也變得不難。所以要突破機械化的工作方式，而在你自己情況最好的時段內(nèi)去試試看。

值得注意的一點是，在任何時候都不要讓消極情緒苦惱自己?！疤煜卤緹o事，庸人自擾之”。只有以積極態(tài)度投身于工作學(xué)習(xí)中，才能給我們以歡樂和激情。

4.優(yōu)柔寡斷，必將一切完蛋

中國有句老話，叫做“當(dāng)斷不斷，反受其亂”，一個辦事優(yōu)柔寡斷的人，常常會使機會從眼皮底下溜走，讓成功從身邊擦肩而過。做事要有“心計”，便要克服這一成功路上的大敵，讓做事干凈利索，行動果斷成為我們的辦事原則，那么也就真正地抓住了成功的鑰匙。

遇事優(yōu)柔寡斷，拿不定主意，這是辦事中常見的現(xiàn)象。心理學(xué)家認(rèn)為，人在辦事時所表現(xiàn)的這種拿不定主意、優(yōu)柔寡斷的心理現(xiàn)象是意志薄弱的表現(xiàn)。

優(yōu)柔寡斷就是浪費辦事的機會，成功就會與其擦肩而過。

不要追求盡善盡美?！敖馃o足赤，人無完人”，只要不違背大原則，就可以決定取舍。

為什么有些人辦事易反反復(fù)復(fù)、優(yōu)柔寡斷？這主要是因為：

（1）心理學(xué)認(rèn)為，對問題的本質(zhì)缺乏清晰的認(rèn)識是使人辦事拿不定主意，并產(chǎn)生心理沖突的原因。只要留心觀察，就不難發(fā)現(xiàn)優(yōu)柔寡斷多發(fā)生在青年人身上，這是因為青年人涉世未深，對一些事物缺乏必要的知識和經(jīng)驗的緣故。