4.技術：溝通計劃

很多工作需要充分溝通才能完成。確立目標，達成共識需要溝通；明確職責，分工協作需要溝通；工作匯報、交流還是離不開溝通。溝通不暢，是很有可能勞而無功的。

一位教授正精心準備在一個重要會議上的演講。為此，他老婆專門為他選購了一套西裝。晚飯時，老婆問西裝合身否，教授說上身很好，褲腿長了兩厘米。

晚上教授早早就睡了。教授的媽媽卻睡不著，琢磨著這么重要的演講，西褲長了怎么行，于是翻身下床，把褲腿剪掉了兩厘米，縫好燙平，然后安心入睡了。

早上五點半，教授的老婆睡醒了。因為家里有大事，所以她起得比往常早些。想起教授的西褲，心想時間還來得及，便拿來西褲又剪掉兩厘米，縫好燙平，愜意地去做早餐了。

不一會兒，女兒也早早起床，看到媽媽的早餐還沒做好，就想起爸爸西褲的事情，尋思自己也要為爸爸做點事，便拿來西褲，剪短兩厘米，縫好燙平……

大家說說，這條褲子還能不能穿？

故事中的人物因為溝通不到位，付出了三倍的勞動，得到的結果卻是廢了一條褲子，還影響了教授的演講。究其原因，首先教授沒有明確目標和分工——褲子要不要剪短，由誰來剪；其次家庭成員在行動之前沒有向其他成員確認由誰執行剪褲腿的任務。

（1）溝通原則

在項目溝通中，應遵守及時、準確以及信息量恰到好處三個原則。

①及時。必要的信息要在第一時間向利益干系人傳達，要保證上下、平行溝通渠道的順暢。此外，項目溝通應在合適的時間將適當的信息，通過當前的渠道發送給適當的利益干系人，并確保利益干系人理解。

②準確。不論是書面的還是口頭的，信息傳達一定要準確。為了保證信息傳遞的準確性，可以借助金字塔思維來表述（見圖2-18）。

圖2-18 金字塔思維

金字塔思維完全適用于書面寫作和口頭上的溝通，無論是正式的還是非正式的。

③信息量恰到好處。信息量的傳遞要恰到好處，信息過多，傾聽者容易忘記；信息過少，則降低信息傳遞效率。信息量的傳遞應遵守7±2原理。

即年輕人的記憶廣度大約為7個單位（阿拉伯數字、字母、單詞或其他單位），稱為組塊。

因而我們在溝通和書寫中應遵守這個原則，例如向某位下屬傳達一項任務時信息組塊最好不要超過7個；同樣，成員之間的溝通（限于一個問題）也要保持在7個信息組塊左右。

（2）溝通計劃

首先，要明確溝通的兩個層面，一是針對項目組內部的溝通；二是針對與高層和顧客的溝通。分析這些利益干系人，確定他們的需要和期望是什么之后，對這些期望進行管理和施加影響，并確定溝通計劃。溝通相關方及溝通方式如表2-6所示。

表2-6 溝通相關方及溝通方式

其次，制訂溝通管理計劃。說明待分發信息的形式、內容、詳細程度和要采用的符號規定與定義，制訂出信息發生的日程表。華為的客戶考察溝通計劃如表2-7所示。

表2-7 華為的客戶考察溝通計劃

應隨著項目的進展程度而對溝通計劃進行更新和細化，以保證其可行性和準確性。