早春二月，物理樓門前的幾株臘梅在料峭春寒中漸次蘇醒，柔軟的細條上，米粒大小的淺綠芽苞爭先恐后地鉆了出來，勃發的生命力在清冷的春風中招搖，黃花燦爛、冰枝嫩綠，兩廂映襯之下，香樟樹上幽碧的殘葉愈發顯得滄桑。出入的師生們行色匆匆，沒人有看風景的閑情雅致，辜負了這大好春光。
國家理工大學承辦了二零一六年全國粒子物理年會，會議日期定在三月十八號到二十號，從周五到周日，總共三天。這是一次大型學術會議，全國所有參與粒子物理理論和實驗研究的單位都會參加，此外，還有不少國外來的學者參會，預計至少有四百多參會人員。江繼川院士選擇了新安省柳葉湖風景區的一家賓館作為會議舉辦地，位于廬城南部約兩百公里。
近代物理系的秘書組和后勤部門已經為此忙活了三四個月了。參會人員名單、邀請函、酒店、會議室、注冊報到、package、會議通知、會議文集、會議日程、指南、通訊錄、攝影攝像、會議記錄、茶歇、餐券、工作餐、宴會的菜品、座位排序、席次安排、發票、行程單、機場接送機、火車站接送、租用大巴、借用校車、自駕車位、名牌、指示牌、展板等等，繁瑣雜亂，不勝枚舉。
好在系里的秘書組長洪蘭有二十多年的工作經驗，經常組織各種形式和規模的學術會議。她為人認真負責，踏實能干，帶著幾個年輕秘書和后勤人員，提前一個禮拜，就將這些大大小小的事情安排得七七八八。不過洪大姐也忙得嘴上起泡、牙痛臉腫。
物理學院雖大，但是能用來干活的人卻不是很多。這是粒子物理的學術會議，和凝聚態、天文、光學等專業沒什么關系，能用來干活的主要是近代物理系的學生和教職員工。后勤可以靠系里，但學術上的事情就只能靠本專業的人了。
江老爺子才當上院士那幾年，粒子物理學科發展得比較快。但自從當上物理學院院長之后，為了平衡各專業的發展，他做事反而有點縛手縛腳。時至如今，粒子物理方向，實驗和理論加在一起，總共不過才十來個PI，和實力雄厚的凝聚態等專業不可同日而語。幾個老先生項目多，事務繁忙，年輕老師們自然就是主力。
老爺子事務繁忙，當大會主席，把控全局，但他需要一個大會秘書來操辦具體細節。他原本屬意楊光明，楊光明年富力強，情商高，人緣好，在國內粒子物理界很有名氣。去年，楊光明也參加了最早的幾次組委會會議。去年國慶前，楊光明說他三月份要去日本KEK，參加一個非常重要的國際學術會議，做一個很重要的報告。日本的會議就在柳葉湖會議前兩天，他跟江院士商量，說害怕精力不夠，沒法兼顧，壞了江院士的大事，江院士便找了關山當大會秘書。
作為兩個大會秘書之一，關山需要配合另一個大會秘書，中國粒子物理學會的錢進秘書長，把嘉賓報告的PPT題目和摘要整理出來，按主題和重要性在不同的分會場排定順序，然后還要和嘉賓確定報告順序和報告時間。
關山十八歲本科畢業就出國了，在美國一待就是八年，學術人脈全在國外。他剛回國不久，對國內學術圈不了解。為此，江院士還專門給他上了一課，“做這個大會秘書，可以幫助你熟悉國內粒子物理圈子。報告的順序一定要慎重，有拿不定主意的，可以隨時找我商量。還有生活上的事情，旅館房間，接送什么的也要精心安排，不要讓人家感覺被怠慢了。”
比起其他瑣碎的雜務，確定嘉賓報告順序和報告時間，其實是一件非常棘手的事情。一般來說，會議的報告順序顯示了報告人在學術圈內的江湖地位。第一天的第一個大會報告一般由學術地位最高的大佬來做，大會的最后一個總結報告一般也由大佬來給。這個會議的規格很高，光受邀參會的院士就有七八個。文人相輕，自古而然，到底選誰做第一天的第一個大會報告和最后的總結報告就非常敏感了。
參會名單確定以后，關山和錢進秘書長以及江院士反復斟酌推敲，排出了報告順序，還需要和日理萬機的大佬們確定題目和報告摘要等細節內容。參會的除了七八個院士之外，還有很多資深老專家，這些學術界大佬們的來回行程、房間檔次方位朝向、餐飲安排、接送車輛等等各種瑣事都要考慮周到。
關山知道，組織這次會議，對自己來說，是個極好的鍛煉機會。春季學期開學以后，他便一心一意地撲在會議的準備工作上，事無巨細、事必躬親。
除此之外，他還要采集實驗數據、做分析、寫文章、備課、上課、指導學生，每天最多睡四五個小時，吃飯的時候都在談事情。好在他年輕，身體好，凌晨一兩點上床，早起跑上三千米，洗個澡，照樣精神抖擻地去上班。
這次會議是江院士的主場，江院士非常希望大家都去參會，和業界的同行們建立聯系，所以他鼓勵粒子物理方向所有的老師和學生都深度參與這次大會。
關山組里所有的人都被發動起來了。
張博和趙寧負責維護會議網站，整理參會者提交的論文摘要，然后提交專家組評審，最后進行發布。
趙寧和張博有分會報告，關山需要做一個大會報告并主持一個環節。
曹方和馬天昊各有一個poster。
王浩宇、林志文、朱櫻等學生需要配合大會秘書處，做參會人員的接待工作。
開會前，江院士還特意囑咐趙寧，一定要把報告做好，找機會多認識一些同行，“多和大家交流，多認識一些人，說不定就有工作機會。”
周三上午，洪秘書帶著幾個人一早就去柳葉湖賓館，再次確認幾百號人的住宿、飲食、接送車輛，以及各會場的音響、投影等設施是否都安排妥當。
周四，參會人員開始報到，所以組里的學生們周三下午上完課就要去會場，但這個時候已經沒有去柳葉湖的火車和汽車了。
張博拿了駕駛證好幾年了。前兩年，他把他老爸的那輛福特蒙迪歐借到廬城開過一年多，但外地車牌總是不太方便，所以盡管囊中羞澀，他還是自己買了一輛車。兩周前，他剛剛提了他的黑色哈弗H6，這幾天正好手癢得緊，便強烈建議自己開車去，而不是找學校的車隊送他們去。于是關山便開著他的那輛黑色邁騰，和張博一起，兩輛車，拉著組里的人去了柳葉湖。
廬城到柳葉湖的高速修得非常好，南下的兩百多公里的路程，三個小時不到就夠了，下午四點出發，到了賓館還不到七點。幾個人找了個路邊小店吃了點東西，到房間放下東西，便被洪蘭大姐捉去當苦力，忙忙碌碌地折騰到晚上十一點多，終于把各種細節都安排好了。
第二天，參會人員陸陸續續開始報到，幾個人更是忙的連吃飯喝水的時間都沒有。大家各負其責，把會議的方方面面都照顧得很妥妥帖帖。
周五是大會第一天，關山主持下午的主會場會議。主題報告嘉賓是國家粒子物理研究所所長方文昌院士。大會原本計劃請方院士做周五上午的第一場大會報告，也就是本次大會最重要的報告。方院士工作非常忙，百忙之中抽了大半天時間來參加這個會議，但是周四晚上他有要事，脫不開身，只能參加周五下午的會，“你們江老師和燕大的高老師都是德高望重的老前輩，他們做比我更合適。我周五下午做就可以了。”后來，大會安排了燕大的高院士做了大會的第一場報告。
燕京到柳葉湖飛機大約需要一個半小時左右，但原本計劃早上八點半從燕京機場起飛的航班由于沙塵暴而晚點，到了上午十點多，方院士的飛機還沒有起飛，機場也沒有準確消息說什么時候可以起飛。
方院士給大會秘書處發消息：下午兩點的報告有可能趕不上。關山連忙和原定于周六上午做主題報告的鄧華明院士協調，鄧華明院士爽快地答應：如果方院士飛機晚點，他可以頂上。
解決了這個事情，關山又想起另外一件事。方院士一早就告訴大會組委會，周六一大早，他便要帶團飛美國，去參加一個重要的國際合作會議，所以他早就定了下午六點從柳葉湖到燕京的高鐵票。但是如果他來晚了的話，趕晚上六點的高鐵就有點懸。
柳葉湖機場是個小機場，到燕京的最后一班飛機下午四點起飛。關山趕緊查了查最近的宜城機場，發現宜城機場最晚飛燕京的航班是晚上八點三十分的，便急忙請洪大姐找旅行社，給方院士預留一張機票，以備不時之需。
方院士只能在柳葉湖呆一個下午，如果他來晚了，該怎么安排他的報告時間和討論內容？作為中國粒子物理的領軍人物，方院士日理萬機，如果不能充分利用他在這里的一下午，對與會人員和這次大會都是個大損失，原本計劃討論的的重要話題就很難有大的進展。
關山找到江院士，和老爺子討論應急預案。正說話間，方院士打電話說飛機準備上跑道，接著就關了機。航班動態APP顯示方院士的航班馬上起飛，幾分鐘后，APP顯示飛機在十一點順利起飛，預計下午十二點四十分到柳葉湖機場，關山懸著的心才放了下來。旁邊看著的洪大姐立刻安排機場接機人員聯系貴賓通道，安排接送車輛。從柳葉湖機場到會場大約需要半個小時，抓緊一點的話，時間還來得及。
關山讓人取消了預留的從宜城機場到燕京的機票，又找到鄧華明院士說：方院士下午兩點可以做報告，不需要您幫忙了，非常感謝！鄧華明院士直說：不要客氣，老天爺的事情誰都無法控制，咱們齊心協力，把會開好最重要。