五、質量采購控制法

所有的公司不論其規模和業務大小都需要采購各種材料。如用于深加工的原材料、半成品、元件、子系統、工具、儀器和其他項目等，幾乎所有采購來的材料都直接或間接地影響最終產品的質量。因此，應對采購活動進行適當控制。公司的責任是確保從外部得到的所有材料和服務充分滿足公司及其客戶的要求。這里需注意的是，來自公司本單位或兄弟公司的供應應與來自外部來源的供應都要服從相同的控制。

對ＩＳＯ有關采購控制標準的應用涉及下列方面：

(1)選擇合格的分供方或賣主。

(2)采購訂單所附帶的規范、圖紙。

(3)在招標過程中對未來的分供方或賣主發布有關質量數據的程序。

(4)從質量的觀點分析報價單。

(5)向選定的供應商闡明要求和驗證及質量保證程序的協定。

(6)對采購產品的驗證。

(7)通過培訓、技術咨詢、專用工具、量規和檢測設施(適用時)對分供方或賣主進行幫助的規定。

(8)產品質量和分供方或賣主的質量保證體系的監督。

(9)完成訂貨后對分供方或賣主情況的評定。

□ 對分銷商或賣主的評定

這對采購控制是很關鍵的，因為采購產品的質量完全取決于供應者。建立評定這些供應者的制度化的程序是基本的。對供應者的評估應基于下列依據：

(1)他們滿足產品或服務質量要求的能力。

(2)在所要求的技術水平上對機械、工具和人力的可獲得性。

(3)他們在商業上和財政上的生命力。

(4)他們的生產能力和保證規定的交貨計劃的能力。

(5)他們質量保證體系的有效性。

評定未來供應者的方法有很多。供應者在以往供應相同或相似種類產品的表現是很有用的評定參考。從這一點說，保持對進貨以及他們質量狀況的詳細記錄是很重要的。至少，這個記錄應包括詳細的供貨數量、拒收數量、履行交貨計劃和在復審期間對公司總供應(所提及的材料或服務的)的占有量。

由主要買主如國防企業或由認證機構對分供方或賣主的質量保證體系的批準可以作為評估的起始點。然而，還需要確定分供方的工廠和設備的加工能力是否符合所供應產品的質量要求。另外，評價其生產能力和財政來源是否符合其對客戶的交貨承諾也是很重要的。

對一次性購買或當購買量很小時，買主應在批準產品投入使用前對其做詳細的檢查和檢驗。

上述方法不適用于新的供應者。因此，需要進行正式的能力評價。

□ 能力評價方法

既然能力評價是一種采購功能，采購部門要對這一活動負總的責任。通常，由公司的專家訪問分供方或賣主的工廠。在組織這一訪問之前，應要求分供方或賣主提供關于其生產設施、組織、人員和財政等方面的數據和就所要求的質量水平提供有關產品的數據。

對供應商的評定需要有不同領域，如加工工程、質量控制和財政方面的專家參加，在采購部門可能缺少一些專家，所以通常指定一個委員會來承擔這項任務。這個委員會由各個功能單位的專家組成；由采購部門負責總體協調。該委員會核查由供應商提交的數據。也許，這種核查會發現某供應商不具備執行訂貨的能力，而不再向這類供應商訂貨。

對選定的供應商，專家組要到其工作場地對其設施、結構和質量保證體系進行實際評價。這種評審應機敏地進行。當評審組需要獲得他所需要的數據時，不要扮演檢查員的角色，不要對供應商及其設施提出批評。評審組應親自確認直接影響供應商執行相關訂貨的能力的區域。通常，建議使用標準的詢問單。以下是評審期間所涉及的一些重要方面：

(1)該分供方或賣主的工廠和設備能否按要求生產？

(2)機器是否能夠保持可接受限度內的質量參數？

(3)該公司是否具有人員素質良好的質量組織和有效的質量控制程序？

(4)該公司是否大量使用來自商業方面或來自分供方的零部件？如果是，他是如何控制這些零部件的質量的？

(5)該公司的原材料來源是什么？他是否有足夠的儲備以防材料供應中

斷的影響？他如何保證原材料的供應？

(6)該公司是否具備與目前生產有關的完整的檢驗設施？如果沒有，在進行裝貨前檢查時有什么替代措施？

(7)該公司是否已執行了一個與正在考慮的產品相類似的產品訂單？若是，應獲得該訂單的詳細情況。

(8)該公司的財政地位如何？

(9)是否有其他能反映該公司執行訂單能力的詳細情況？

(10)該公司領導層對其產品質量的態度是什么？他對自己滿足訂單要求的能力自信嗎？

采購部門根據評審委員會對供應商的評審結果可采取下列行動之一：

①如果被評審的公司具有合理的質量保證體系，他的名字就該在注冊供應商的名單上。②如果他具有少量缺點，建議他采取補救行動，通過進一步評價后予以注冊。

③如果該公司具有重大缺陷，則通知他在目前不能以供應商注冊。

應針對特定產品對分供方或賣主實行注冊并限定期限，如兩年。除監督他們提供的產品外，公司還要定期檢查所注冊的分供方或賣主是否保持規定的作業標準。采購部門應組成專門小組來執行這種對分供方或賣主的定期監督。

所有的發現都應做適當的記錄，并依據這個數據更新注冊分供方或賣主。應建立適應的增加或刪除注冊名單的指南和標準。

□ 采購資料

采購的成功起始于采購要求的確定。通常，這些要求包含在提交給分

供方或賣主的合同規范、圖紙和采購訂單中。

應制定適當的辦法來保證明確對供應品的要求，更重要的是讓分供方或賣主完全地理解。這些辦法可包括制訂規范、圖紙和采購訂單的書面程序；發出采購訂單前公司與分供方或賣主的協議；其他與所采購物品相適應的方法。

采購文件應包含清晰地描述所訂產品或服務的數據。其重要因素如下：

(1)產品的精確辨認和等級。

(2)檢查規程。

(3)應用的質量標準。

所有檢查檢驗方法和技術要求應指明相應的國家和國際標準。訂購單中提到的所有文件的狀態應清楚地說明。當要引用技術要求、圖紙和檢查程序時，最基本的是要確定這些文件的編號以免造成混淆。

應在訂貨單上詳細說明質量要求，任何中間檢驗要求以“要點”的形式在訂貨單或檢查規程單上表明。“要點”是指制造過程中的環節。此外，沒有得到買主明確的同意，分供方或賣主不能違背“要點”要求。例如，壓力容器的焊接必須在下一步處理前進行檢驗，在訂貨單中應規定由分供方或賣主提供檢驗證書的副本。在將訂貨單發放給分供方或賣主之前，買主應充分審查訂貨單的正確性和準確性。實施這種審查的人員應有明確授權。對訂貨單的修改應經過審查和授權，最好由發布原訂單的人來進行。

□ 采購資料的控制

每一個公司應在其訂貨單發出之前有進行評價的程序。具體方法介紹如下：

(1)所有規范(如技術的、冶金的、機械的和其他質量要求)應在圖樣上明確說明，以保證這些規范能在訂購單上再現。

(2)圖樣上給定參考編號，并要求分供方或賣主在所有規范中指明該圖樣。

(3)要求質量保證部門對訂貨單的完整性和所有規范的準確性進行檢驗。

(4)在將要求寫入訂貨單之前，與設計部門和質量保證部門進行商討。

需要遵守的其他程序也應在訂貨單上明確下來，以防止有時對這些程序的錯誤執行。例如，買主希望在正式生產前看一下樣品或使用特定形式的包裝，如事先未予明確，分供方或賣主也許根本沒把這些要求當回事。這種程序的細節應仔細地寫出來。下面是訂單處置時要注意的一些方面：

(1)對重要的材料，購買者應明確地聲明是否希望在材料使用前進行批準。在鑄造的

情況下，若買方的質量保證部門有要求，則應寫明檢查試樣的程序。

(2)若對生產前的樣品有要求，則要讓分供方或賣主知道樣品的型號規格、發送形式

和對樣品進行檢驗的細節。

(3)應明確規定對圖紙、規范或與質量要求有偏離的批準程序。分供方或賣主不能假

定買方可能接收對圖紙或規范有微小的偏離。如果買方希望分供方或賣主嚴格地執行規范，

也必須在訂單中聲明。

(4)應清楚表明接受檢查的地點和方法。若要求抽樣檢查，應事先明確抽樣計劃的細節。被否決產品的處置和糾正批次的再送程序也應事先確定。

(5)用名稱、零件號和其他內容標志產品的方法應讓分供方或賣主知曉。

(6)擔保條件以及優惠客戶和解決爭議的程序應詳細規定以避免不同的解釋。

□ 采購物資的驗證

訂貨單上應明確產品驗證體系。該驗證體系應在訂貨單完成之前由供方和分供方達成協議。下面方法的任何一種均可用于產品驗證：

(1)買方信賴分供方或賣主的質量保證體系。

(2)分供方或賣主提交檢查檢驗數據和統計的過程控制記錄。

(3)當收到產品時由買方進行抽樣檢查或檢驗。

(4)在發送前或在規定的過程中由分供方或賣主進行檢查。

(5)由獨立的認證機構進行認證。

買主必須在訂貨單上明確指出最終用戶(若有最終用戶參與)是否在分供方或賣主的場地進行驗證活動。分供方或賣主應提供所有設施和記錄來協助檢驗。檢驗活動的規模應與被檢產品的類型相適應。

ＩＳＯ標準明確規定分供方或賣主不能對買主在分供方或賣主的場地進行的檢驗采取庇護。分供方或賣主對向購買者送交合格產品承擔最后責任。

有關檢驗程序的協議應規定檢查或檢驗數據的交換，其目的是促進質量的提高。檢驗程序的協議要盡量減少對質量要求和所使用的檢查、檢驗和抽樣方法的各種假設。

□ 采購材料的質量記錄

應保留對采購材料恰當的質量記錄，這不僅可作為采購控制的證明，還是監督分供方或賣主表現的一種手段。大公司應有一套依據客觀標準評價分供方或賣主的體系。與分供方或賣主共同使用評價體系能幫助他們提高質量和送貨方面的能力。

采購材料的質量數據也可成為以后采購中的接收規范和檢查的基礎。應編制標準程序和表格以便記錄和使用。可能時，這些數據應計算機化以便處理和使用。

□ 與分供銷商或賣主的關系

近年來，“供應者管理”的概念有了很大的變化，主要是日本的一些公司經驗的結果。早期的多渠道供貨選擇和通過促使分供方或賣主之間的競爭來獲得最佳選擇為合作和伙伴關系提供了途徑，并可建立長期的關系。一個公司應盡量使其分供銷商或賣主認清其質量要求：其目的是為了達到對各自要求的相互理解。在共同尋求解決質量問題方面，公司應向分供銷商或賣主提供技術指導。必要時，應對分供銷商或賣主就諸如統計質量控制和提高生產率等領域進行培訓。從長遠看，這將有益于合作伙伴雙方。