領導者要科學運籌時間

時間，是領導者最寶貴的財富。凡是有成就、有作為的領導者，都有強烈的時間觀念和運籌時間的本領。每個人一天都只有24小時。但有些人能夠在有限的時間里多做一些事情，就是由于在時間的使用上十分講求效益。下面介紹科學使用時間的12個技巧，供領導者參考：

1．強迫自己每天都要有所成就。有一位名人給自己立了這樣一條座右銘：“不教一日空過。”有了這樣一個強制性命令，就會自覺地珍惜每一小時，每一分鐘，使每天都在緊張的追求中度過，使第二天在前一天成果的基礎上和新的追求中開始。齊白石在85歲那年的一天上午，連續畫了四幅畫，并在上面題道：“昨日大風，心情不安，不曾作畫，今朝特此補充之”。原來他在用第二天的加倍工作來彌補前一天的損失。有了這種精神，何愁時間不為我所用？

2．做好時間消耗記錄。要想科學地運用時間，首先必須善于檢查自己的時間使用狀況。辦法是在做完每一件事的“當時”，立即記下所耗的時間，每天一小結，連續記兩周或一個月，然后進行一次總結分析，看看自己的時間究竟用到了什么地方，從中找出浪費時間的原因。據專家研究證明，凡是這樣做的人，對于節省時間、提高效率收效甚大。如果能抓住大量容易溜掉的時間，就能按時完成更多的工作。

3．當日事當日畢。檢查時間消耗的目的是為了更好地利用時間。昨天已經過去，明天只是帶有一定概率的可能，只有今天，才是我們可以采取行動的惟一時間。世界上所有的成就都是“今天”所創造的。所以，從現在做起，從今天做起，當日事當日畢，應該成為一切領導者的行動準則。今天的事不要等到明天，上午的事不要拖到下午，白天的事不要延至晚上。某項工作一旦開始，就要一鼓作氣地完成它，完成一項，然后再做下一項，這樣會使你加快速度，并不斷享受到完成任務的喜悅。事實表明，精力在成功之中更新，而在拖延之中衰竭。如果一個領導者在上班伊始就拖拖拉拉，不在乎什么上午下午、今天明天，那就絕不會作出什么令人矚目的成就。

4．善于從工作的反復中節約時間。對領導者來說，有許多工作是周期性地反復出現的，如閱文、開會、會客等。這些反復性的工作占用了領導者的大部分時間。如果是有心人，在每一次循環中都能節約點滴時間，那么就會通過多次反復比別人多贏得大量時間。比如，一周開三次會，每次都準時開始，而不是每次都遲開15分鐘，那么一年就可以節省39個小時！反之，在每次反復中都不自覺地浪費一些時間，加起來就是一個很大的數字。

5．敏捷地捕捉時機。無數事實表明，善于抓住時機，是最大的節約，最高的效率。農民只有不違農時，才有豐收的希望；軍隊只有抓住戰機，才有勝利的可能。辦任何事情，都有一個最佳時機問題。抓住了這個時機，辦得及時，就省時省力，事半功倍；錯過時機，費力費時，事倍功半。

6．善于處理輕重與緩急的關系。也就是重要性與緊迫性的關系。事實表明，重要的事不一定都緊急，緊急的事也不一定都重要。如果總習慣于先辦緊迫的事，就常常使一些重要的事情流產，而且會經常處于緊急應付的狀態之中。所以領導者在一般情況下，應先考慮事情的輕重，然后再考慮事情的緩急。首先是先辦重要而又緊迫的事；其次是重要的但不緊迫的事；再次是緊迫但不重要的事；最后是既不重要又不緊迫的事。這也符合“重要的少數與次要的多數”的原理。日常生活中常常可以體會到，80％的看報時間往往花在20％的版面上；80％的看電視時間集中在20％的節目上；80％的教師輔導時間用在20％的學生上；領導者工作效果的80％，往往集中在20％的重要事情上。這就是領導時間的“二八律”。如果有十件事，完成了頭兩件最重要的，即可收到80％的效果。所以，領導者要學會把有效時間的80％，集中在那些重要工作上，兼顧其他。這樣做，效益較高。

7．凡事應做好準備。有無準備，做起事來效率大不一樣。有準備，就會使工作一開始就進入“重負荷運轉”，減少“空運轉”時間。所以對每個時期的工作應有預見性，走上步，看下步，免得“現上轎現裹腳”，消極被動，貽誤時間。每天的工作也是這樣。如果頭一天做好計劃，當天又能提前一會兒上班，不僅能為下級和群眾樹立良好榜樣，還可以對當天的安排進行思考，使一天的工作處于主動狀態。再如，領導者要在辦公室里盡可能多準備一些必需的手冊、參考資料和各種工具書，以便在需要時隨手拈來，減少時間上的浪費。

8．設法保持時間利用的連續性。根據心理學家的研究，當人專心做一項工作或思考某一問題時，最好能夠一氣呵成，不要間斷，因為被中斷的注意力通常需要很長時間才能恢復。有人曾在上班時間對25位經理作過調查，發現大多數經理幾乎無法持續工作一小時以上而不受干擾。所以，當需要集中精力、專心致志地思考重要問題或處理關鍵工作時，事先要估計到可能出現的干擾，預先安排出一段相對集中的、不受干擾的時間，以保證其相對連續性。

9．養成快速準時的習慣。領導者要提高時間利用率，必須縮小時間計算單位。用“分”計算時間的人，比用“時”計算時間的人，效率要高得多。做每項工作都要給自己定出一個時間限度，何時起，何時止，能用半小時辦完的，絕不拖到一小時。開會和約見要準時，要養成開短會、說短詩、寫短文的良好習慣。同一位健談的人商量工作時，最好能站著談，迫使他開門見山，免得口若懸河，沒完沒了。

10．養成隨時記錄的習慣。當有好的創意、設想和觀點時，應立即記錄下來，以便需要時隨時利用。開會、聽匯報、談話、討論中的要點也要注意記錄。有些事件、人名、數字以及下面的要求、意見等，最好隨時記在本子上。有個“備忘錄”在手，處理問題就快多了，時間也就大大地節約了。

11．學會“暫停”休息。在做一件復雜的工作時，如果一頭扎進去，毫不間斷地一直干下去，效率不一定高。如果能在“百忙”中暫停一下，拿出點時間冷靜思索，暫時中斷原來的思路，探索一下新的途徑，常常會收到意想不到的效果。從生理上講也是這樣，拼命干，連軸轉，效率往往很低。只有適當進行調節，用片刻休息(抽支煙、喝杯茶甚至伸個懶腰)把工作間隔起來，高度緊張的狀態就會得到緩和，新的精力就會從這片刻休息中煥發出來。這是在有限的時間里提高工作效率的一個重要方法。

12．摸清自己一天中的最佳工作時間。人在一天中的精力就像大海的潮水一樣，有高潮也有低潮。只是因每個人生理素質不同，高低潮的時間有很大差異。有的人早晨精力最充沛，有的人晚上能動性最高。領導者要留心摸清自己的精力漲落規律，把一天中最重要的事情放在最佳工作時間里辦，而把一些較簡單的事情放在其他時間處理。