怎樣處理公文

公文是傳遞信息、實施領導的重要工具。通常公文處理中的主要弊端是：文件越發越多，簡報越寫越繁，文字越來越長，周轉越來越慢，落實越來越差。這樣一來，不僅使得領導人苦于案牘，而且浪費了大量人力財力，影響工作效率，敗壞了領導機關作風，滋長官僚主義，嚴重影響社會主義現代化建設。解決的辦法是：

1．控制發文。領導者和辦公室負責人對于發文必須嚴格把關，切實控制發文頻率、發文數量和發文范圍，并努力提高發文質量。凡內容空洞、要旨不清的不發；可用口頭或電話傳達的不發；質量低劣的不發，打回去重新起草；對于那些下邊抄上邊、層層搞“轉發”的文件盡可能少發或不發；對于那些穿靴戴帽、四平八穩、無關痛癢、動輒數千言甚至上萬言的所謂“簡報”，更應堅決禁絕。對于什么部門可以辦簡報，什么部門不必辦；領導機關要統一掌握，做到少而精，防止濫辦濫發，空耗工作人員和領導的精力。必要的文件和簡報也要講求質量，開門見山，直截了當，言簡意賅。對篇幅也要有個限制，譬如簡報或一般請示報告可否以千字為限，長者不予受理或不予簽發。公文的發放范圍也要嚴格控制，該發到哪一級就發到哪一級，該發給哪些有關部門就只給哪些部門，無關的一律不送，不要不管什么內容，都發至“各廳局、各縣區”或“各鄉鎮”。

2．篩選來文。凡是來文，應該讓秘書或助手先行閱辦，讓他們從大量來文中篩選出重要的文件，再送交領導者批閱。對于篇幅過長而又必須了解的材料，應讓秘書將其重點標出，或經過綜合整理，摘要編寫成簡短的情報，再供領導者參閱。有人作過統計，一個市長每周用于審批各類書面報告的時間是20小時左右，平均每天3個多?。簳r。根據目前通行的文件格式，如果把開頭結尾的“靴子”、“帽子”都刪去，那么每周就可以節省看文件時間5小時；如果秘書能給搞成摘要，則可以節約10小時，一年就節約480小時，按8小時工作制計算，合兩個月的時間！真是一個可觀的數字！

3．快速閱文。領導者每天一上班，總是有一大堆文件和材料等著批閱，一般都有數萬字甚至更多。如果都一一閱讀，一天8小時都搭上也不夠用。怎么辦？有一個辦法：可以按文件的性質、內容和輕重緩急程度，采取精讀、粗讀和翻閱幾種不同閱文方式。翻閱就是只看看標題，在腦子里掛個號，一旦處理與其有關的工作時，再拿出來細看；粗讀就是看個主要精神和大概意思，有個基本了解就可以了；只有那些內容很重要、政策性和時間性又很強的來文，才仔細地看，反復地研究。下級來的請示報告，一般先由辦公室主任提出處理辦法，然后領導再看。另外，看文件也不一定非得用完整的時間。會前會后和間歇時間、處理問題和談話的空隙時間、等人等車時間等，都可以用來看材料閱文件，這樣可以把完整的“黃金時間”騰出來處理更重要的事情。

4．限期辦文。為克服公文長期旅行、辦事拖拉的現象，應規定處理公文的期限。比如，有的黨政機關規定，從領導機關收到下級請示報告之日起，如在15天之內不作答復，就等于許可默認，報請單位就可以自行處理，倘若產生不良后果，應由接收報告的領導機關負責。至于急件，要隨到隨辦，不在15天之列。類似的辦法，對于嚴格領導機關辦理公文各個環節的責任制，提高辦文辦事效率，都可以起到重要的促進作用。

5．催促完文。領導者對某件公文作了批示，并不等于該項公文的處理已經完結，而應繼續掌握批示的落實情況，指定秘書或助手負責查辦，看該項批示是否準時下達？有沒有付諸實行？落實結果怎樣？讓他們及時把辦理情況反饋回來，匯報給批文的領導。對于重大問題的批示，領導者還應當親自過問和督促。這不僅是加速文件周轉、發揮文件作用的重要手段，也是轉變領導作風、提高領導效能的重要措施。