會議紀要及其它

部門管理者主持召開會議，注意利用好“會議紀要”這一工具是很必要的。

實際工作中，有新手部門領導存在不重視會議紀要的情況。研究完了事項，卻沒有安排專人擬出會議紀要，要么草草出份會議紀要為的僅是應付痕跡管理。這本質上是對會議紀要重要性認識的不足。

應該看到，會議紀要既是部門管理者推行其意志的重要載體，也是部門管理者高效推進下屬工作的重要依托。

《忙總管理筆記·管理閑談》一書中說：我的會議紀要經常與會議記錄相去甚遠，甚至風馬牛不相及，但是又是會議討論的范疇。很多時候，在開會前我就把會議紀要和會議決議都寫好了。

你是否如此借鑒，也許你有自己的看法。但這其中把“會議紀要”當成推行管理意志重要工具的把握，卻是值得稱許的。

通過“會議紀要”這一方式，你把待解決事項的任務書、路線圖、時間表進行了專項列明，事項的保質保量完成就與領導意志有機地做了融合。其次，會議紀要也是高效推進工作的重要依托。待解決的事項，在部門召開會議研究部署后，后續進展如何，是否按計劃完成，日后的督促督查工作，其所依托即是本次會議形成的“會議紀要”。

就部門管理而言，“會后要落實”是管理常識，會后的落實比會議本身更重要?；诖?，以下的做法就很有必要：

一是“會后”要立即形成會議紀要，并抄送涉及到的部門或個人。法約爾在《工業管理與一般管理》中說：每次會議都要做筆錄，并且在下次會議開始時進行宣讀，這種筆錄一般是由一個部門經理以外的、被稱為秘書的人來做。

二是對會議紀要列明的代辦事項，要由專人形成書面督辦事項，明確辦理時限、責任部門、責任人等，并按照辦理時限的50%、75%時段下發完成或進展情況反饋。責任到人，人、崗、責相對應，就會較大程度上實現壓力自注。知名企業萬達對會議結果的追蹤機制值得學習，比如目前完成了哪些工作、還需要做哪些工作、下次開會預計進度是百分之多少、能否在預定時間完成整個項目目標等，記錄員會將這些數據一一錄入系統，下次開會一一核對復盤，并再次建立新的任務進度；此外，手機會在快接近任務節點時，自動提醒負責同志加快項目進程。

三是對及時完成的事項，可以予以書面排名表揚（但要知道，善于表揚，是領導者有效用權的一種手段。在特定的時間內，領導表揚下屬的次數要適當。否則邊際效用遞減）。對未及時完成的，要求負責人寫出原因以及下步計劃，并承諾完成時間。