3.2 商務談判的組織準備

在現代社會中，一場商務談判往往比較復雜，涉及的范圍較廣。就涉及的知識而言，包括產品、技術、市場、金融、運輸、保險和法律等許多方面。若是國際商務談判，還涉及海關條例、外語等知識。這些知識絕非個人的精力、知識、能力所能勝任的。所以，商務談判除了一對一的單人談判外，更多情況下是在談判團體、談判小組之間進行。這個談判團體或小組就是商務談判組織，它是指為實現一定的談判目標，依照某種方式結合的集體。商務談判組織放大了個人力量，并且形成一種新的力量，這種新的力量同個體的力量有著本質的差別。它是組織的總體效應，僅僅依附于組織的存在。組織力量的來源：一方面是組織成員的個人素質和能力，另一方面是組織成員之間的協調能力。

商務談判組織準備工作主要包括兩個方面：組織成員的結構和規模。它貫穿于商務談判活動的全過程，目的是資源成本最小化，組織功能最大化。

3.2.1 談判小組的結構和規模

1）談判小組的結構

（1）談判小組人員構成的原則

①知識具有互補性。知識互補包含兩層意思：一是談判人員各自具備自己專長的知識，都是處理不同問題的專家，在知識方面互相補充，形成整體的優勢。二是談判人員書本知識與工作經驗的知識互補。談判隊伍中既有高學歷的專家學者，也有身經百戰具有豐富實踐經驗的談判老手。高學歷專家學者可以發揮理論知識和專業技術特長，有實踐經驗的老手可以發揮見多識廣、成熟老練的優勢，這樣知識與經驗互補，才能提高談判隊伍的整體戰斗力。

②性格具有互補性。談判隊伍中的談判人員性格要互補協調，將不同性格的優勢發揮出來，互相彌補其不足，才能發揮出整體隊伍的最大優勢。性格活潑開朗的人，善于表達、反應敏捷、處事果斷，但是性情可能比較急躁，看待問題也可能不夠全面，甚至會疏忽大意；性格穩重沉靜的人，辦事認真細致，說話比較謹慎，原則性強，看問題比較全面，善于觀察和思考，理性思維比較強，但是他們不夠熱情，不善于表達，反應相對比較遲鈍，處理問題不夠果斷，靈活性較差。如果這兩類性格的人組合在一起，分別擔任不同的角色，就可以發揮出各自的性格特長，優勢互補，協調合作。

③分工明確。談判小組每一個人都要有明確的分工，擔任不同的角色。每個人都有自己特殊的任務，不能工作越位，角色混淆。遇到爭論不能七嘴八舌爭先恐后發言，該到誰講就誰講，要有主角和配角之分、中心和外圍之分、臺上和臺下之分。談判小組要分工明確、紀律嚴明。當然，分工明確的同時要注意大家都要為一個共同的目標而通力合作，協同作戰。

（2）談判小組的人員構成

這是一個如何搭建談判小組的問題。要使談判小組高效率的工作，一方面，參加談判的人員都應具有良好的專業基礎知識，并且能夠迅速有效解決隨時可能出現的各種問題；另一方面，參加談判的人員必須關系融洽，能求同存異。談判小組的人員應專家齊備，否則將影響談判的質量。談判小組應由以下人員構成：

①商務人員。由熟悉商業貿易、市場行情、價格形勢的貿易專家擔任，商務人員要負責合同價格條件的談判，幫助談判方整理出合同文本，負責經濟貿易的對外聯絡工作。

②技術人員。由熟悉生產技術、產品標準和科學發展動態的工程師擔任，在談判中負責對有關生產技術、產品性能、質量標準、產品驗收、技術服務等問題的談判，也可為商務談判中價格決策作技術顧問。

③財務人員。由熟悉財務會計業務和金融知識，具有較強的財務核算能力的財務人員擔任。主要職責是對談判中的價格核算、支付條件、支付方式、結算貨幣等與財務相關的問題把關。

④法律人員。由精通經濟貿易各種法律條款，以及法律執行事宜的專職律師、法律顧問或本企業熟悉法律的人員擔任。職責是做好合同條款的合法性、完整性、嚴謹性的把關工作，也負責涉及法律方面的談判。

⑤翻譯人員。由精通外語、熟悉業務的專職或兼職翻譯擔任，主要負責口頭與文字翻譯工作，溝通雙方意圖，配合談判運用語言策略，在涉外商務談判中翻譯的水平將直接影響到談判雙方的有效溝通和磋商。

除了以上幾類人員之外，還可配備其他一些輔助人員，但是人員數量要適當，要與談判規模、談判內容相適應，盡量避免不必要的人員設置。

2）談判小組的規模

從實踐經驗來看，由于商務談判涉及內容較多，所以大多數較為重要的商務談判均由多人組成。那么談判小組應有多少人組成較為合適呢？國內外談判專家普遍認為，一個談判小組的理想規模以4人左右為宜。這是因為：

①4人左右談判小組的工作效率最高。一個集體能夠高效率工作的前提是內部必須進行嚴密的分工和協作，而且要保持信息交流的暢通。如果人數過多，成員之間的交流和溝通就會發生障礙，需耗費更多的精力統一意見，從而降低工作效率。從大多數談判情況看，4人左右時工作效率是較高的。

②4人左右是最佳的管理幅度或跨度。管理學研究表明，一個領導能夠有效地管理其下屬的人數是有限的，即存在有效管理幅度。管理幅度的寬窄與管理工作的性質和內容有關。在一般性的管理工作中，管理幅度以4～7人為宜，但在商務談判這種緊張、復雜、多變的工作中，既需要充分發揮個人獨創性和獨立應付事變的能力，又需要內部協調統一、一致對外的活動，故其領導者的有效管理幅度在4人左右才是最佳的。超越這個幅度，內部的協調和控制就會產生困難。

③4人左右能滿足一般談判所需的知識范圍。多數商務談判涉及的業務知識領域大致是下列4個方面：第一，商務方面，如確定價格、交貨風險等；第二，技術方面，如確定質量、規格、程序和工藝等；第三，法律方面，如起草合同文本，合同中各項條款的法律解釋等；第四，金融方面，如確定支付方式、信用保證、證券與資金擔保等。參加談判的人員主要是這4個方面的人員，如果每個人是某一方面的專家，恰恰是4人左右。

④4人左右便于小組成員調換。參加談判的人員不是一成不變的，隨著談判的不斷深入，所需專業人員也有所不同。如在洽談的摸底階段，生產和技術方面的專家作用大些；而在談判的簽約階段，法律方面的專家則起關鍵性作用。這樣，隨著談判的進行，小組成員可以隨時調換。因此，談判小組保持4人的規模是比較合理的。

上述談判小組4人的規模，只是就一般情況而言，并且只是一種經驗之談。有些大型的談判，領導和各部門的負責人都可能參與，再加上工作人員如秘書等，隊伍可能達20人左右。在這種情況下，可以進行合理的分工，可由4人左右作為正式談判代表，與對方展開磋商，其余人只在談判桌外向其提供建議和服務。

【案例3-7】

范蠡的選擇

戰國時期，范蠡（陶朱公）的次子在楚國殺了人，收在監牢里。范蠡得知消息后說：“殺人者死，這是本分。不過我聽說千金之子不會在大庭廣眾之下被處死。”準備派自己的小兒子帶著千金去楚國解救。就要出發時，范蠡的長子拼死拼活地不同意，說：“家里出了事應該由長子出面解決。父親不派我去，這是對我的不信任，說明我不孝順，我不如死了算了。”

范蠡被攪得沒有辦法，只好派長子去。范蠡寫了一封信給楚國的故交莊生，讓長子帶著信直接去找莊生，又再三叮囑長子，到了楚國后不論任何事情都要由莊生安排，千萬不要與之爭執。長子答允出發了。

長子到了楚國找到莊生，按照范蠡的交代，把千金交給莊生。莊生聽明來意，便說：“你現在趕快離開，千萬不要逗留，即使弟弟放出來了，也不要問之所以然！”然而長子并沒有離開楚國，而是偷偷留在了朋友家。

莊生雖然貧窮，但以廉潔正直聞名天下，連楚王都把他當老師一樣尊崇。至于范蠡送來的黃金，他并不想接受，但怕范家人以為他不想辦事，就暫時收下了，而且想等事成以后歸還，表明信譽。

莊生找了一個適當的時機見楚王，說：“某星宿移動到某個位置，對楚國有危害。”楚王向來相信莊生，問莊生如何是好。莊生說只有做好事才能消除，楚王表示明白了。之后，楚王下令大赦天下。

躲在別人家的長子得知楚王要大赦天下的消息，但并不知道是莊生的功勞。只想，既然楚王要大赦天下，自己的弟弟自然會被釋放，那么自家的千金豈不是白花了？于是，他又回到莊生家。

莊生見到長子，大驚說：“你怎么還沒有離開呀？”長子說：“我聽到楚王要大赦天下的消息，特地來向先生辭行。”莊生明白了他的意思，讓他拿回千金走了。

事后莊生非常生氣，也非常委屈，認為自己被一個小孩子給騙了。莊生又去見楚王，說：“我上次說星宿的事情，王說要用修德的方法來回報，這當然很好。但現在我在街市上聽很多人說，陶朱公的兒子殺了人被囚在楚國，他的家人拿了許多金錢賄賂了王的左右，所以王并不是為了體恤國民而實行大赦，而是因為陶朱公兒子的緣故！”楚王一聽，大怒說：“胡扯！我雖然沒什么德行，但怎么會因為陶朱公兒子的緣故而特別施恩大赦呢？”就命令先殺掉了范蠡的兒子，第二天才下達赦免的命令。

范蠡的長子最終帶著他弟弟的尸體回來。到家以后，全家人都很悲傷，只有范蠡說：“我早就知道他一去必然會害死他弟弟的！不是他不愛他的弟弟，只是舍不得錢財呀！他年少時和我一起創業，知道錢財來之不易，所以不輕易花錢。至于小兒子，出來就看見我很富有，坐著好車，騎著良馬，去追逐狡兔，哪里懂得錢財是怎樣積累的，所以不會吝惜。我原想派小兒子去，就是因為他能舍棄財物呀！而大兒子是做不到的，所以最后必然導致他的弟弟被殺死，這是合乎常理的，沒什么好悲傷！我原本就日日夜夜在等著喪車的到來！”

范蠡的大兒子固然在談判中存在著很多不足之處，但對大兒子非常了解的范蠡卻成全了他，不能不說這是嚴重的失誤。正應了古話“智者千慮，必有一失。”前車之轍，當為后人明鑒。

英國哲學家培根說過：“如果你為某人工作，你必須知道他的個性習慣，以便順著他，引導他；知道他的需求，從而說服他；知道他的弱點，從而使他有所畏懼；知道他的喜好，從而支配他。”所以，如果你是談判小組的負責人，就必須對每一位小組成員進行全方面的了解。一般來說，考察他們的性格特征、能力特征，選擇情緒穩定、沉著冷靜、責任心強的人員進入談判小組，會推動談判的進程，達到最佳的效果。

3.2.2 確定談判小組負責人和談判小組成員

1）談判小組負責人應具備的條件

談判小組負責人應當根據談判的具體內容、參與談判人員的數量和級別，從企業內部有關部門中挑選，可以是某一部門的主管，也可以是企業最高領導。談判小組負責人并不一定是己方主談人員，但他是直接領導和管理談判隊伍的人。選擇談判小組負責人應具備以下條件：

①具備較全面的知識。談判小組負責人本身除應具有較高的思想政治素質和業務素質之外，還必須掌握整個談判涉及的多方面知識。只有這樣才能針對談判中出現的問題提出正確的見解，制訂正確的策略，使談判隊伍朝著正確的方向發展。

②具備果斷的決策能力。當談判遇到機遇或是遇到障礙時，能夠敏銳地利用機遇，解決問題，作出果斷的判斷和正確的決策。

③具備較強的管理能力。談判小組負責人必須具備授權能力、用人能力、協調能力、激勵能力、總結能力，使談判小組成為擁有高度凝聚力和戰斗力的集體。

④具備一定的權威地位。談判小組負責人要具備權威性，有較大的權力，如決策權、用人權、否定權、簽字權等；要有豐富的管理經驗和領導威信，能勝任對談判小組的管理。談判小組負責人一般由高層管理人員或某方面的專家擔任，最好與對方談判小組負責人具有相對應的地位。

2）談判小組負責人的職責

①負責挑選談判人員，組建談判小組，并就談判過程中的人員變動與上層領導取得協調。

②負責管理談判小組，協調談判隊伍各成員的心理狀態和精神狀態，處理好成員間的人際關系，增強隊伍凝聚力，團結一致，共同努力，實現談判目標。

③負責組織制訂談判執行計劃，確定談判各階段目標和戰略策略，并根據談判過程中的實際情況靈活調整。

④負責己方談判策略的實施，對具體的讓步時間、幅度，談判節奏的掌握，決策的時機和方案作出決策安排。

⑤負責落實交易磋商的記錄工作。

⑥負責向上級或有關的利益各方匯報談判進展情況，獲得上級的指示，貫徹執行上級的決策方案，圓滿完成談判使命。

3）確定談判小組成員

由于人的素質的差別，決定了不同的人組成的談判小組其工作效率和談判結果大不相同。為此，就必須精心挑選談判小組成員，保證其是高質量的，完全能夠符合談判的要求。

①談判小組成員選擇應根據談判內容和重要性而定。每一項談判都有其特定的內容；其重要程度也各異。因此，在選擇談判小組成員時，一方面要充分考慮談判內容涉及的業務知識面，使得談判小組的知識結構滿足談判內容的需要；另一方面，如果談判對企業至關重要，談判小組的負責人應由企業決策層的有經驗的談判高手擔任。

②談判成員的選擇還應考慮談判的連續性。如果某些成員已與對方打過交道，并且雙方關系相處良好，則這項談判優先選派這些人員參加。由此，可以增加對方對我方的了解和贏得對方的信任，從而大大縮短雙方的距離和談判的時間。

③談判成員在素質上要形成群體優勢。談判小組成員的組合，在性格、氣質、能力以及知識方面應優勢互補，形成群體優勢。

④談判成員之間應形成一體化氣氛。要想贏得談判的成功，在組成高質量的談判小組的基礎上，最重要的工作就是保證小組內通力合作，關系融洽，形成合力。否則，內耗必將導致談判的失敗。因此，選擇談判小組成員應避免曾經或現在正鬧矛盾或沖突的人選。

【案例3-8】 據報道，遼寧省政府組織駐該省的外資金融機構的20多名代表考察該省的投資環境，整個考察活動是成功的。然而，給這些外資金融機構代表們留下深刻印象的除了各市對引進外資的迫切心情及良好環境外，也出現了一些令國人汗顏的小片段。在某開發區，在向考察者介紹開發區的投資環境時，不知是疏忽，還是有意安排，由開發區的一個副主任做英語翻譯。活動組織者和隨行記者都認為一個精通英語的當地領導一定會增強考察者們的投資信心。不料想，那位副主任翻譯起來結結巴巴、漏洞百出，幾分鐘后，不得不換另外一個翻譯，但水平同樣糟糕。下午在某市內考察，市里另外安排了翻譯，幾個考察人員都對記者說：這個翻譯的水平還行。言外之意不言而喻。