5.4　人力資源信息系統

很明顯，當今能夠導致人力資源規劃成功的一個重要因素是信息。我們在這一章里討論的所有內容都是假定組織能夠收集、儲存和評價那些關于組織內部和外部環境的大量信息。對于許多組織而言，能夠處理這些大量信息的技術工具已經不能滿足需要了。幸運的是，我們已經擁有了非常先進的計算機系統來幫助組織應付這些信息需求。

一套人力資源信息系統（human resource information system，HRIS）絕對不是一份計算機化的技能清單所能比擬的。人力資源信息系統要求對組織中的信息流進行整體性的獲取、儲存、分析和控制。高度發達的人力資源信息系統幾乎可以在一切人力資源管理職能中發揮作用，而且可以極大地提高人力資源管理活動的效率和效果。這個系統包括追蹤求職者的程序、技能清單、職業規劃項目以及員工服務項目比如電子布告欄等。它的應用范圍幾乎是無限的。

人力資源信息系統的一個廣泛運用是招聘和追蹤求職者。通過使用這個追蹤求職者程序，配合使用供給和需求分析，印度塔塔咨詢服務在6個月內招募和培訓了25000名會多種語言的員工，由于這一突出成績，塔塔咨詢公司在2010年榮獲印度“最優秀將軍獎”。

許多其他組織開發了相當復雜的追蹤求職者程序，而且其中大部分已經被證明是卓有成效的。比如說，默克公司取消了這樣一個過程：正式的求職者在求職過程中必須在至少22個不同的場合下輸入自己的社會保險號。取消了這個冗余程序之后，默克公司能夠節約可觀的費用。MCI通信公司運用SmartSearch2軟件（一種自動跟蹤系統）來便捷地確定合格的求職者。很多公司都反映，在運用人力資源信息系統之后，人力資源規劃工作變得更加有效率了。

相對于這些專業的人力資源信息系統，計算機化技術也使得組織能夠從整體上整合系統的多項人力資源需求。蘋果公司的員工可以直接從他們的個人電腦上報名參加福利計劃。各級管理人員能夠處理傳統的交易，如雇員加薪；能夠使用學習模塊來指導他們如何改進技能項目，比如開展性能分析等。過去雪佛蘭公司有200多種不同的人力資源管理系統，但是大部分彼此之間不能兼容，現在則有了一個系統的數據庫，其全球員工的數據都在上面。有了這個系統，公司估計至少可在每個員工身上節約2000美元，而公司有超過5萬員工，這將是一筆龐大的金額。

有3種類型的人力資源信息系統。一種是蘋果電腦公司運用的讓所有員工使用的人力資源信息系統，另一種是僅僅服務于某一個職能部門的人力資源信息系統，還有一種是專門為高層管理者服務的人力資源信息系統，也叫作管理者信息系統（executive information system，EIS）。比如，一次公司結構重組之后，一些管理層級被取消掉了，菲利普斯石油公司建立了管理者信息系統來幫助其管理層擴展控制范圍。該公司聲稱這套系統能夠促進分權以及迅速將必要的信息傳送到高層，而使得公司節約的費用超過1億美元。

引入人力資源信息系統可以讓組織擴展其人員置換規劃的視角。繼任安排（succession planning）絕對不僅僅是簡單地將特定職位的潛在接替人記錄在案。許多專家認為直接指定特定職位的候選人是沒有效果的，因為企業的環境變化太快了。目前，繼任安排已經被認為是綜合性職業規劃項目的組成部分，而人力資源信息系統可以在其中扮演非常重要的角色。

有一些因素導致高層管理者的繼任安排尤其顯得重要。在許多高層管理者的心目中，到了一定年齡，就可以選擇退休了。在標準普爾列出的500家公司中，有20%的高層管理者年齡超過63歲。在中層管理者（其中相當一部分人有機會晉升到高層的位置）當中，選擇提前退休已經變得越來越時髦。當美國電話電報公司實施其提早退休的減員策略時，有超過50%的中層管理者接受了這個建議，而這個數字是大大出乎公司意料的。

如果我們再考慮最近一個調查的話，那么上面這些資料可能會顯得更加有意思。這個調查表明，大部分人力資源管理者不覺得自己的組織已經為其所面臨的管理層變動做好了準備，因為它們普遍缺乏有效的繼任安排計劃。很明顯，許多公司還需要加強對繼任安排計劃的重視度。可是另外許多成長型企業現在也已經意識到任何成功的繼任安排計劃都包含全面的留任計劃。減少高層管理者更替的一種方式是戰略性地吸引他們推遲退休時間，或者改變他們的工作安排。比如說，一些企業如雪佛蘭、保誠人壽和孟山都都為其高層管理者提供咨詢和兼職任務，以防他們離開公司。這些企業將類似的人力資源靈活性視為它們未來成功的一部分。

繼任安排計劃不僅僅考慮如何安排好高層的更迭，而且需要應對那些出乎意料的離職，例如跳槽或者去世，這些都是老年高層管理者經常遇到的事情。如果我們借鑒美國著名職業中介公司德伯摩的一份最新研究報告，那么我們對于好的繼任安排計劃會有更深的理解。根據德伯摩的研究，在全球最大的450家企業中，大約一半的CEO在其職位上只停留3年。另外，結合2005年全美最大的企業中有35%更換了它們的CEO這一事實，我們就會發現提早準備好未來的領導者是多么重要。