第一訣：學——腹有詩書氣自華

對于文秘人員來說，學習的重要性、必要性不言而喻，關鍵是學什么、怎么學的問題。或許你讀過很多書，擁有多方面的知識，但到了現在的崗位，還得從實用的角度出發，調整和優化自己的知識結構，該集中的集中，該充實的充實，該彌補的彌補，增強學習的針對性和有效性。也就是說，停留于原有的知識結構是不夠的，饑不擇食、亂學一氣也是不可取的。那么，重點要學習掌握哪些方面的知識呢？

一、學習掌握公文寫作知識，把基本的“套路”摸清楚

這對于所有寫作新手都是最關鍵、最基本的第一堂必修課，必須學好、學深、學扎實，否則無論你有多么扎實的文字基礎都對不上路。這方面的教材有很多。首先必須精讀、深讀中共中央辦公廳、國務院辦公廳制定印發的《黨政機關公文處理工作條例》，熟練掌握有關公文種類、公文格式、行文規則、公文擬制、公文辦理、公文管理各項規定和要求。其中，決定、決議、意見屬于表述重大決策部署的文件，尤應認真學習掌握。其余絕大多數法定公文都有相對固定的格式、規則可循，也應熟記于心。

其次要認真學習掌握機關應用文寫作知識。它屬于廣義上的公文，包括工作報告、領導講話、調研文章、匯報材料、工作總結、考察報告、經驗介紹材料等眾多文種，而且每一文種又因時期不同、主題不同、對象不同、領導的要求和風格不同而在寫作上各不相同，可謂色彩繽紛、變化萬千，一時難以全面把握、完全吃透。作為初學者，首先要去了解和認識它們。目前報刊上、書架上、網絡上這方面的論著、教材、文章可謂汗牛充棟，要注意選取那些通俗易懂而不是故弄玄虛、有實踐經驗而不是空談理論、源于自己提煉總結而不是模仿抄襲的有實用價值的書籍、文章進行研讀，從中汲取營養，豐富感性和理性認識。同時，要從機關現有各種文稿中選取那些大家一致認為寫得好的范文式稿子進行研究、琢磨，看看人家是怎么寫的，為什么這么寫，究竟好在哪兒。這一點特別重要，因為這多半是實戰示范、現成管用的教材，把它們吃透弄通，對自己日后駕馭這類稿子大有好處，至少可以少走一些彎路。

再次，要特別注意把握機關文稿與其他各類文章的種種區別。一些同志以為，只要文字基礎好，起草機關類文稿肯定沒問題。這話并不準確。文字基礎好，只能說具備了寫好機關文稿的基本條件。為什么這樣說呢？起草機關文稿固然離不開扎實的文字基礎，包括怎樣立意、怎樣結構、怎樣遣詞造句等等，但光有這些還遠遠不夠。作家、記者、語文教師們的文字基礎好不好？當然好，但他們在其各自的領域盡可縱情發揮、占盡風騷，卻未必能寫好機關文稿。這是因為，機關文稿有其獨特的性質、特點和作用，起草機關文稿有其獨特的思維方式和寫作要求，如果把握得不好、不準，即使你駕馭文字的能力再強，文章也未必能對得上路。而這種“把握”又非一朝一夕之功，要經過一定時期的觀察、實踐和積累才能完成。為此，有必要將機關文稿與其他文章的特點作一比較：

作用不同。顧名思義，機關文稿是為領導活動和社會實踐服務的，或作為決策的載體，或作為上傳下達的紐帶，或作為工作實踐的書面反映，因而具有較強的政治性、政策性和指導性、實用性。比如領導講話和文件的作用，就是對某項工作或某項重大活動作出部署安排；調研報告的作用，是反映情況、分析問題、總結經驗或教訓，為決策提供依據。而其他文體如文學作品、理論文章、新聞報道等雖然都是為現實服務的，但都各自有其獨特的作用，不可混為一談。

表達主體不同。機關文稿雖然由文字秘書執筆寫作，但不能夾雜個人的感情色彩，不能由個人想怎么寫就怎么寫，而必須按照領導的意圖，站在一級黨政組織或一個單位、部門的角度想問題和提出問題，即公文姓“公”。當然，個人的思想覺悟水平、是非觀念和好惡愛憎，會在寫作過程中有所反映，但最終都得納入“公”的軌道，而不可能也不應該有個人的完全“自由”。即使你在文稿中摻雜了某些個人的不同意見和看法，領導審稿把關時也會給你改掉。其他一些文體就不同了，文學作品可以直抒個人胸臆，學術研究文章可以坦陳一家之言，個人的情感和見解有著廣闊的發揮空間。

文章語氣不同。人們常說機關文稿是“官樣文章”，如果排除貶義的意思，或者它的確不存在那種令人討厭的“八股調”，這一說法倒是不無道理的。有的同志進一步說：“官樣文章”也就是“‘要’字文章”。意思是，機關文稿中“要”字出現的頻率特別高，“要提高認識”“要堅定信心”“要真抓實干”“要加強領導”等等。這也是情理之中的，因為領導講話和文件都是用于對下級布置工作的，當然會更多地用到令使式、號召式甚至是命令式語言。由此還決定了文意表達上的確定性，一就是一，二就是二，不能或者極少使用“大概”“可能”之類的模糊語言。其他文體則不具備這種特點，不可能也不應該強制讀者接受作者的觀點，即便是比較嚴肅的理論探討文章，也只能仁者見仁，智者見智，把自己的觀點告訴讀者就可以了，因而語氣上也存在相對不確定性，如“筆者認為”“我覺得”“我建議”等等。

語言風格不同。概括起來講，機關文稿的語言風格應體現為嚴肅、通俗、簡潔、樸實、準確。所謂“嚴肅”，就是不脫離上級大政方針和領導意圖，不脫離客觀實際，行文莊重得體，語句符合規范。所謂“通俗”，就是明明白白告訴人們要做什么、為什么要這樣做和怎樣做，使人一聽就懂，而不能使用那些過于深奧的、人們不常見的晦澀難懂的語言。有的初學寫作的同志意識不到這一點，以為寫得讓人看不懂、聽不懂才叫有學問、有水平，結果只能適得其反。所謂“簡潔”，就是要開門見山，干凈利落，而不能拖泥帶水，寫得又臭又長。所謂“樸實”，就是遣詞造句要做到樸素、實在，不能堆砌華麗辭藻，不能濫用文學化語言。有的同志文字功底好，喜歡運用修飾性、形象化語言，動不動來上幾句“桃李盛開，春意盎然”“秋風送爽，丹桂飄香”之類的句子，不是不可以用，關鍵看在什么場合、對什么對象用，用多了，用濫了，就會顯得花哨，使人覺得別扭。所謂“準確”，就是語言要有針對性、穿透力，把話說到點子上，而不能含糊其辭、模棱兩可。這一點，與文學作品的生動形象、理論文章的嚴謹深邃又是大相迥異的。

把握好機關文稿與其他文體的種種不同，我們就會明白：文字基礎好為什么不一定能寫好機關文稿，同時也明白下一步該怎么做了。這里不妨再來點形象的說法：如果說文學是一個愛說愛笑愛哭愛鬧的任性女孩，學術文章是一個皺著眉頭對真理窮追不舍的倔犟老頭，新聞報道是一個見多識廣、快人快語的機靈小伙，那么，紅頭文件、領導講話就是一個表情嚴肅、不茍言笑、揮舞著令旗叱咤風云的將軍。這種比喻未必恰當，我想說明的只是：文字必須適應不同文章的不同特點和風格，這就同人們穿衣服一樣，不同的人須用不同的尺寸、款式和顏色，否則就會顯得不三不四、不倫不類。

二、學習掌握上級大政方針、決策部署，把“上情”吃透

黨的路線、方針、政策，黨和國家每一時期出臺的發展規劃、重大決策和工作部署安排，上級黨委、政府和各部門、各單位、各行業作出的各項決策、提出的目標任務和措施要求，既是基層單位行動的指南、開展各項工作的依據，也是我們起草各類文稿的根本遵循。舍此，我們的寫作就會成為無源之水、無本之木、無舵之船，甚至可能犯原則性、方向性錯誤。比如黨的十八大以來黨中央作出的“四個全面”——全面建成小康社會、全面深化改革、全面依法治國、全面從嚴治黨戰略布局，五位一體——經濟建設、政治建設、文化建設、社會建設、生態文明建設總體布局，黨的十九大確定的新時代中國特色社會主義總目標、總任務，建設富強民主和諧美麗社會主義現代化強國分“兩步走”的戰略安排，特別是習近平新時代中國特色社會主義思想的深刻內涵、基本方略，這些都是當前和今后一個時期黨和國家各項事業發展的路線圖、導航燈，作為文秘人員理應認真學習、深刻領會，以利熟練運用于寫作實踐中。

學習掌握這方面的知識，必須保持高度的政治敏感性和堅定性。或許你不想成為、也未必能成為政治家，但既然吃了這碗飯，公文姓“公”，公務員也姓“公”，就應努力學政治、懂政治、講政治，成為政治上的“明白人”。必須養成專注、用心閱讀的習慣。有些人閱讀上級文件、領導講話和各種政策法律、制度規章，或許一目十行、讀題讀皮，但文秘人員卻不可以，而是要靜下心來通讀、精讀、深讀，碰上重要的提法、觀點、語句和段落還要畫上橫線、曲線、三角形、五角星等著重號，或寫下批注，以防遺忘，寫作中需要引用時也便于找到。必須聯系實際學，一味埋頭于閱讀，難免枯燥乏味，也難于理解和掌握。把上級精神與本地本單位正在做的事情聯系起來，設想一下：“我們的工作哪些方面做得好、哪些方面還存在差距？”“如果我是領導者，應該怎樣抓好貫徹落實？”學習效果就會好很多。另外，上級下發的諸多文件、領導講話中不乏高水平的精品范文，我們鉆進去學、去悟，不僅可以提高閱讀興趣，對自己寫作也大有幫助。

三、學習掌握與寫作相關的其他各類知識，努力拓寬知識面、增加信息量

只掌握公文寫作知識和上級大政方針、決策部署顯然不夠，寫作中必然涉及的其他各方面知識也要盡可能多掌握一些。這些知識包括但不限于：

一是歷史知識。以史為鏡，可以知興替。忘記歷史意味著背叛，不懂歷史意味著淺薄。我們的民族歷史悠久、文化燦爛，其中很多東西值得我們去認識、把握和繼承、利用。作為文秘人員，除非畢業于歷史專業，不可能都對歷史有全面的、詳細的了解，但對人類社會發展演變的主要階段、主要歷史人物和重大歷史事件、重要經驗教訓等應有較清楚的了解，對黨史、國史特別是改革開放以來的發展史更應熟記于心，對地方史和有關專業史也應有所掌握。當前還要特別注意學習和了解黨史。習近平總書記告誡全黨：“一切向前走，都不能忘記走過的路；走得再遠、走到再光輝的未來，也不能忘記走過的過去，不能忘記為什么出發”，并發出號召：“不忘初心，繼續前進。”對此，文秘人員尤應深刻領會，銘記在心。這不僅是加強思想武裝的需要，也是拓寬知識面、勝任本職工作的需要。起草文稿很多時候會用到歷史知識，不少領導同志發表講話也會運用有關史實，或用于探討事物發展規律，或用于闡釋某種道理，或用于印證觀點、警示世人，如果我們不懂得一定的歷史知識，常常會陷入對某個問題知其然不知其所以然、想說清楚但說不清楚、想說透徹但說不透徹的窘境，文章就會欠缺深意和厚度而顯得單薄、干澀。

二是理論知識。理論來源于實踐又指導實踐，沒有正確的理論就沒有正確的實踐，而理論的運用又經常地、大量地出現于機關文稿中，所以文秘人員掌握理論知識的重要性是不言而喻的。理論知識的貧乏必然造成思維的蒼白，甚至帶來是非觀念的模糊和政治立場的偏頗。因此必須努力學習和掌握馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論、“三個代表”重要思想、科學發展觀、習近平新時代中國特色社會主義思想，用以武裝頭腦，指導寫作。也許有同志會說，理論都是些玄而又玄甚至使人厭煩的大道理，我們不是搞理論的干嗎要學？學了用得著嗎？這話大錯特錯。首先，既然你在機關從事文秘工作，理論不能不學，政治不能不講，否則就要犯錯誤；即使別人厭學、不愿學或者裝模作樣地學，但文秘人員非得老老實實、認認真真地學不可。其次，說到用得著用不著的問題，關鍵看你怎么用。不動腦筋，照抄照搬，當然沒用；空洞說教，脫離實際，當然沒用；望文生義，牽強附會，當然沒用；固守教條，缺乏創意，當然沒用。我們所需要的是，通過打牢理論功底，增強對實際問題的理性思考，學會用馬列主義的立場、觀點、方法觀察問題和分析問題，并以此貫穿于文稿寫作之中。

三是經濟知識。實現中華民族偉大復興中國夢是全黨全民的奮斗目標，經濟建設是黨的全部工作的中心，包括起草文稿在內的各項工作都要圍繞這個中心來進行。很難想象，一個不了解發展戰略、不懂得基本經濟常識的文秘人員能夠勝任本職工作。這對于黨委綜合部門和各職能部門的文秘人員尤為重要，因為黨是領導一切的，各級黨委是對“四個全面”戰略布局、“五位一體”總體布局起核心領導作用并擔負總體責任的，組織、紀檢、宣傳、政法、統戰等各項工作無不與經濟工作密切相關。而客觀上，文秘人員接觸黨務工作多，接觸經濟工作少，但起草文稿又必然接觸大量的、多個方面的經濟問題，所以在學習經濟知識方面應比其他部門文秘人員更主動、更自覺一些。政府綜合部門和專業經濟部門的文秘人員似乎好辦一些，因為你天天都在和各種經濟政策、報表、動態乃至各種矛盾和問題打交道，但也有一個懂得多與少、深與淺的問題。概而言之，無論哪個行業的文秘人員，都必須努力學經濟、懂經濟。這包括經濟理論、經濟發展規律、經濟政策及常用名詞術語等，尤其要注意學習社會主義市場經濟理論和有關知識，把握市場經濟運行的規律和特點；隨著我國經濟進入高質量發展階段和“一帶一路”倡議的實施，還必須學習有關新理論、新概念和涉外經濟知識。有了這些知識，我們才能貼近改革與建設的實際需要，通過起草文稿為優化決策、加快發展獻計出力。

四是科技知識。科學技術是第一生產力。現代科技日新月異、迅猛發展，尤其是隨著大數據、云計算、物聯網、VR等高端技術的出現，注重科技、創新驅動越來越成為發展的加速器，因而起草機關文稿也離不開對科技知識的掌握。要了解科技革命的歷史，了解科技創新對于經濟發展的重大意義，了解國內外高新技術發展趨勢，以適應推進科技進步、轉變發展方式的需要。同時要積極掌握計算機操作等現代化辦公技能，使自己成為學科學、懂科學、用科學的新型人才。

五是法律知識。隨著全面依法治國的戰略實施和我國社會主義法治的逐步完善，各種法律法規正日益廣泛地覆蓋全部經濟和社會活動，有法必依、執法必嚴、違法必究也越來越為推動經濟發展和社會進步所必需。因此，作為機關文秘人員，毫無疑問要努力學法、懂法，包括憲法、各種基本法和有關專門性的法律法規，即使不可能全部學深學透，也要盡可能地多學、多懂一些。這樣，起草文稿時才能體現依法辦事的原則，正確使用有關法律概念和規定，不至于出現與法律法規相悖的現象。當然，作為政法機關和行政執法部門的文秘人員，則應學得更精，懂得更多一些，在學法、守法、用法方面當表率。特別在對外經濟交往當中，很多關系需要依靠法律來調整，很多矛盾需要運用法律來解決，所以不僅單位負責人要懂法，文秘人員也應懂法，否則就可能給工作帶來被動。

六是領導科學知識。文秘人員雖然不是領導，但所從事的工作是直接為領導服務的，是起著參謀輔政重要作用的，所以就必須懂得一定的領導科學知識。領導科學所包含的內容很深、很廣，文秘人員不可能全部掌握，但對最基本的內容，如決策要素、決策過程和決策實施方面的知識，駕馭全局、組織指揮、化解矛盾方面的知識，市場經濟條件下如何改進工作方法、提高領導水平方面的知識等等，都應有一定的了解。只有掌握這些知識，才能在起草文稿中全面、準確地領會和反映領導意圖，才能在決策中當好領導的參謀助手。實際上，文秘人員天天與領導打交道，包括請示匯報、參加會議、陪同搞調查研究等，對領導的決策過程、領導方法和工作風格等方面可謂耳濡目染，只要你有“心”，這方面的知識不難掌握。怕只怕把自己隔離于決策理政活動之外，僅僅從“做文章”的角度去考慮學什么和思考什么。

七是文學和音樂知識，這話聽起來好像有點離譜，文學和音樂這浪漫的玩藝兒難道與一本正經的“官樣文章”還存在什么聯系嗎？難道可以在某篇講話稿或某份文件中來上幾句“啊”“哦”之類的抒情語言嗎？音樂的作用又從何談起呢？

首先我得說，具備了前面所說的那些知識，對于起草機關文稿的確基本夠用了，但如果能懂點文學和音樂，則更有助于寫作，甚至能達到更高的境界。我們先看文學。文學知識在機關文稿寫作中的運用雖然不是主要的、大量的，但文稿質量的好與差，必定與一個人的文化底蘊、文學素養有關。寫作是需要有“靈氣”的，這種“靈氣”在很大程度上表現為想象力和創造性。而文學的特點恰恰在于想象和創造，沒有想象和創造就沒有文學。所以，通過文學知識的熏陶和潛移默化，可以幫助我們擴大視野、豐富思維，使文章多幾分“靈氣”，少幾分“呆氣”。第二，起草機關文稿雖然主要靠邏輯思維，但并不完全排斥形象思維，相反，恰到好處的形象思維可以為文章增色。如毛澤東同志在《星星之火，可以燎原》一文中預言中國革命勝利時寫道：“它是站在海岸遙望海中已經看得見桅桿尖頭了的一只航船，它是立于高山之巔遠看東方已見光芒四射噴薄欲出的一輪紅日，它是躁動于母腹中的快要成熟了的一個嬰兒。”這里運用的即是文學中的比喻手法，顯得文采飛揚、氣勢如虹，令人神情激奮、信心倍增。第三，隨著領導同志文化水平的不斷提高，很多領導已不習慣過去那種“觀點加例子”式的文章格調，而喜歡在某些文稿中運用一些與文學有關的東西，如某部名著、某個故事、某個文化名人、某段名人名言或古詩詞等。大家可能注意到了，很多文稿偶爾會出現“好風憑借力，送我上青云”和“得民心者得天下，失民心者失天下”“學者非必為仕，而仕者必為學”之類的古訓名言，“青山遮不住，畢竟東流去”“水載舟，水亦覆舟”“日出江花紅勝火，春來江水綠如藍”之類的文學佳句，或用于表達某種信念，或用于鼓舞人心，或用于揭示某種道理，既有形象性，又有鼓動性，這種作用就不是一般的機關常用語言所能替代的了。習近平總書記善于引用典故和格言警句來闡釋道理、表達見解，這是他的講話使人愛聽、想聽的重要因素之一。可見，文秘人員的確應該懂點文學，讀讀中外名著，記記佳句格言，這對于提高思維能力、豐富知識涵養、提高寫作水平，必定大有裨益。

比較而言，音樂知識對于機關文稿寫作的作用則較為隱晦、空靈一些，這里就不展開說了。

除上述方面之外，還有其他一些必須掌握的知識，各部門也還有各自的專業知識，這里就不一一列舉了。總之，學歷史可以使人明智，學理論可以使人清醒，學經濟可以使人精明，學科技可以使人聰慧，學法律可以使人嚴謹，學領導科學可以使人寬廣，學文學和音樂可以使人靈動。一句話，有了豐富的知識，寫作中就能得心應手，左右逢源。

四、正確處理“通”與“專”的關系，努力把自己造就成為“通才”

從一般要求來說，文字秘書無論處在綜合部門還是專業部門，都應通過學習努力使自己成為“通才”。綜合部門的工作涉及方方面面，固然要“通”；專業部門內部又有多方面的具體業務，所以也要“通”。不“通”，就難以完成各式各樣的文稿起草任務，至少會降低文稿質量。不過，這里所說的“通才”只是相對的而不是絕對的。一個人的時間和精力畢竟有限，古往今來真正的“通才”其實從來沒有過，即便是那些絕頂聰明的領袖人物、大科學家、大文學家、大藝術家，也只是在一個或幾個領域大有建樹，而不可能樣樣精通。這里所說的“通才”，是指文秘人員為適應工作需要，各方面的知識都應涉獵，盡可能知道得多一些。“知道”和“精通”當然不是一回事，二者之間有著“量”和“質”的區別。比如，黨委機關的文秘人員學習金融知識，懂得基本的金融政策和基本概念就可以了，具體的存貸業務知識不一定要去學；同樣地，政府機關的文秘人員學習黨建知識，了解有關基本任務和基本要求也就行了，而不一定去死記硬背有關具體規定。這么說來，文秘人員不就成了“萬金油”了？對，也可以這么說，因為你的工作性質決定了你必須“樣樣都知道一點”，知道得太窄、太少不行，知道得太多、太具體又不大可能。

當然，文秘人員在廣泛獲取各種知識的基礎上，突出學習和掌握一項或幾項專門知識，即在“通”的基礎上求“專”，是可行的，而且是必要的。至于“通”與“專”的關系如何處理，這主要是學習方法上的問題。有些同志學習積極性很高，一有空就埋頭讀書，不管什么書都仔細研讀，認真消化，這固然可以獲取不少知識，但方法太笨，效率太低。世界上的知識浩如煙海，就是長年累月不吃不睡也學不完，像這種學法，何時才能達到既“通”又“專”的要求呢？可行的方法應當是：根據本人的知識基礎和與業務的關聯程度，采取缺什么補什么的辦法，做好學習計劃，選定一批必讀書目，并劃分為粗讀、通讀和精讀三大類。粗讀即一般了解，可以選擇性、跳躍性地讀，知道個大概就行；通讀即從頭至尾看完，整體把握，記住重點；精讀則要逐字、逐句、逐段認真閱讀，做到學懂弄通。在具體方法上，要通過合理分配學習時間（如零碎時間用于粗讀、整塊時間用于通讀和精讀）、采用不同記憶方法（如一般內容記大意、重點內容記原意），區別不同理解程度（如全面理解和局部理解、深度理解和一般理解）等，使學到的知識既全面又有重點，既不因過于寬泛而停留于一知半解，又不因過于狹窄而顯得見識不廣。對各類文件資料、報刊和網絡上有關文章、言論，同樣應采取上述方法進行學習掌握。