一擋：扎實起步，做個干事麻利的人

1.一次一事

很多學習者到處去學習計劃和安排的方法，卻忽視了最基礎的東西。他們追求各種各樣的工具、筆記、清單以及漂亮的呈現方式，把事情排來排去的，卻不能很好地把事情做完。

時間管理最基本的目的是提高做事的效率，方法要優先服務這個目標，所以你必須訓練自己的專注力，訓練自己能麻利地做事。

有些時候，一件事兒，我們干著干著，就干別的去了，回過神兒來，甚至忘了自己剛才在做什么；還有些時候，做事的過程中，一會兒鼓搗鼓搗這個，一會兒玩弄玩弄那個，就是沒法兒一鼓作氣把事情干完。這些都是分心導致的。

要想高效做事，一個最基本的原則就是一次只做一件事，從開始做到完成，努力保持專注。

要想做到這一點，必須引導大腦聚焦。一個很好的方法是把接下來要開始做的事情寫下來，張貼出來，不斷提醒自己現在在干什么，用這種方式訓練自己的大腦，每次專注于一件事。

2.兩種計時器

光這樣還不夠，要有慢不得的危機感，等不起的緊迫感。這時候你就需要應用兩種計時器做工具了——正計時增強時間的流逝感，倒計時增強臨近截止的緊迫感。

對于時間的感知可以促使我們更加專注。

在開始做事兒的時候，啟動正計時器，開始計時，這同時也是一個儀式，告訴自己，現在要專注地做一件事兒了；在完成事情的時候，停表，看看自己用了多久，也有助于反思接下來怎么改進。

使用倒計時器，看著時間所剩無幾，看著進度條一點點地逼近100%，會迫使自己減少分心，好處非常大。但這就會衍生出一個新的問題——倒計時多久合適？

在“番茄工作法”中，推薦的工作時間是25分鐘，休息5分鐘，然后繼續工作25分鐘，如此循環往復。但其實“番茄工作法”中也提到了，不存在最佳的工作時長，每個人每時每刻能夠專注的時長是不一樣的。做得很投入時，生生地停下來反倒不好。

根據各種研究和實踐經驗表明，人類能夠專注的時間的確有限，以“分鐘”為單位比較合適，30分鐘以內最佳，最長也盡量不要超過60分鐘。讓自己需要專注的時間短一些，每天專注的次數多一些，少量多次，這就是我所倡導的“碎片化專注”。

另外一個非常重要的事情，如果你設置的倒計時時間正好和你認為高效完成這件事兒應該花的時間一致，那么倒計時就會變得更加有意義，臨近截止的緊迫感就會變得更加真實，因此，做事前你最好先想一想。

3.三思而后行

都說三思而后行，做事之前我們應該想些什么？怎樣才能讓我們對事情所需花費的時間有比較準確的預估？這三思是哪三思呢？

>>>第一思，確定下一步行動。

泡杯咖啡，然后跟自己說：“接下來這一下午我要完成某某報告?！边@是相當不靠譜的，時間太長，很難準確地估計。也許報告本身只需要40分鐘就能寫完，但你卻有一下午，根據帕金森定律（如果一個人給自己安排了充裕的時間去完成一項工作，他就會放慢節奏或者增加其他內容，以便用掉所有的時間），大概你會用一下午才寫完，而且過程絲毫不會感覺到輕松。

要想能專注高效，一次行動要短小。有時，一件事情確實需要數小時才能完成，這個時候，你可以做一做切分，先做一部分，取得階段性成果，這就是所謂的下一步行動。由于它時間短，你更可能想得清楚，估計得準，而且給自己帶來的壓力小，容易上手。

>>>第二思，明確行動的結果。

行動被分解變得足夠短小了，還要給它的結果定義一個清晰的邊界，這樣才不會陷入帕金森定律提到的工作內容膨脹，或者我們通常會說的完美主義。

想想看，都是擦桌子，可以是擦干凈就行，也可以消毒、拋光、打蠟，把桌子擦得跟鏡子一樣。前者是必要的結果，后者則是時間無限膨脹地追求完美。比如我寫的這本書，可以像現在這樣用最平實直白的語言讓你明白時間管理的方法，也可以模仿著魯迅、老舍的樣子，把它打造成一部文學作品。后一種方式會讓我陷入無盡的焦慮，根本難以動筆，即使開工了，也會不停地去追求語言文字的風格，浪費大量不必要的時間。

所以做事前，要知道自己打算做成什么樣子，清楚什么情況下應該結束工作。

>>>第三思，列出行動的步驟。

接下來，就要思考先做什么后做什么，把整個行動的過程想清楚。“摸著石頭過河”是很容易掉河里的，把路提前先鋪好，心里才不會慌。做之前如果沒有思考大概的步驟，邊做邊想，對大腦的挑戰高，大腦一焦慮，就會開始尋找分心的機會。

先想好怎么做，做的時候就不需要太多的思考，大腦就會輕松很多。更重要的是，當你把行動的步驟思考清楚，那么對于時間的預估就會非常接近真實情況。

>>>關于三思的一些說明

對于簡單的事情，比如把一頭大象放進冰箱里，這個思考過程對你來講是自然發生的。對于挑戰性高、復雜的事情，你需要刻意練習以上三個思考步驟。

這個思考模型極其重要，幾乎貫穿整本書，以不同形式的變體出現，核心思想都是一樣。小到你做每一件事，大到培養習慣，甚至是去創業，你都應該能感受到這個思想在發揮作用。

4.四下無人，五官清凈

思考完了，接下來要想高效做事，你得拿出個樣子來，移除掉所有可能讓你分心的東西。

周遭環境對人做事是很有影響的，如果你邊干活邊要應付各路找你說話的人，那活兒的確很難干好。理想的狀態下，要想專注工作，找沒人打攪的時間和場地最靠譜。

但其實，相比別人的打擾，分心更多的是來自我們自己。

你桌子上擺的飲料和零食、耳朵里塞著的音樂和故事、電腦手機上的各種信息提醒，都在通過感官企圖拽走你大腦的注意力。要不為什么古人講究找個沒人的地方“面壁思過”呢？對著墻最清靜，沒有刺激，沒有打擾，才更可能讓大腦專心。

理論上，只要你有獲取刺激的可能性，你就會分心，所以最佳的策略是斷絕這種可能性。眼前擺塊兒巧克力忍著不吃，絕對比不上家里根本沒有巧克力靠譜。我自己為了減少信息的刺激，平時電腦是不開微信的，手機上的微信只要不點開就不會有消息提醒，這些都是為了提高分心的門檻。因為，一旦分心，我們就不得不暫停手里的工作，過后，還得努力重啟，續上之前的工作，這個過程本身是極度耗費時間和精力的。

有些人甚至不聽歌就沒法專注工作，他們大腦已經被訓練得必須在高喚醒水平才能認真做事，專注的門檻大大提高。這就像人們讀微博、短文章讀多了，就無法靜下心來讀完一本書；刷抖音刷多了，甚至沒辦法完整欣賞一部電影。大腦的專注力是你日常訓練的結果。只有屏蔽刺激，踏下心來做事，才可能不斷地提高它。

5.眾目睽睽

最后一招高效做事的方法就是找人監督你，聽上去像是可遇不可求的，但同樣有操作的空間。

你先想象一下，假如你的老板、老師、爸爸……就在你背后站著盯著你做事兒，你什么感覺？很不自在，對不對？但是的確會提高效率。這在心理學里面叫作“霍桑效應”，是指人們在受到額外的關注之后，努力和效率的上升。

其實不用有人在背后盯著也能有同樣的效果。如果你要做某件事，承諾給相關人一個時間點，這個承諾本身就會起到監督的作用。比如說你要寫一篇報告，你已經想好50分鐘能搞定，這個時候如果你跟某人說“50分鐘后我把報告完成發給你”，僅僅這一句話就能讓你更加專注。

即使知道的人和這件事兒不相關，也能幫你起到促進作用。比如說，你把這個承諾發到朋友圈，朋友圈里的人其實不關心你在做什么，也不關心你是否高效地做完，但是你的感受不同，這在心理學里面叫作“焦點效應”。我們會不自覺地放大別人對我們的關注程度，也就是說我們會感覺到別人在監督我們。承諾出去，沒按時完成，自己的感覺會不好，所以這股力量是白來的，從別人那兒來的，自己其實不用費勁就可以變得更高效。

6.管理有成本，實踐需簡化

怎么樣，基礎就這五招，不難吧？而且我還幫你編好了順口溜。

一次一事；

兩種計時器；

三思而后行；

四下無人，五官清凈；

眾目睽睽。

好吧，也許只溜，不順口。

當然，任何的管理方法都是有額外成本的，就這五條，真讓你做每件事的時候整一遍，也確實不容易。但你不用擔心，咱們這本書有配套的手機應用。

在應用里，你可以直接將接下來要做的事情寫下來，點擊一下就開始計時了，在筆記里可以寫下思考的過程，然后設置倒計時，而且當你開始做事，這條信息就會被公開到整個時間管理社群當中，大家都能幫忙監督你。除了沒法兒幫你把物理世界中的環境變清靜，其他四條都可以輕松搞定，在掛二擋前先實踐試試看吧。