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PowerPoint不是你的講稿

1961年1月,美國總統甘乃迪在就職禮上說:「不要問國家為你做了甚麼,問你自己為了國家做了甚麼」(Ask not what your country can do for you - ask what you can do for your country)

  • 這次偉大的演說傳誦至今。然而,如果加上PowerPoint,效果會是怎樣?有人為這段演詞逐字逐句寫在簡報頁上,效果像小學生的報告:

適當地使用PowerPoint,與自己的演說互相配合,的確能促進溝通,然而我們要明白簡報不是萬能的工具,錯誤使用,結果是一場惡夢。大量調查結果顯示簡報會中最令觀眾討厭的事,莫過於演講者「讀簡報」,其次就是「簡報全文照錄,講者全文照讀」,(2)我們看看以下的例子:

  • 各位董事,大家好!今天我要向各位董事簡介過去一年NP1215的銷情。2012年,在亞洲市場,NP1215共售出247,241臺,總毛利US$1,014,547;在歐洲的銷量是204,101臺,總毛利US$674,101;北美洲的銷量是209,242臺,總毛利US$824,814。三地平均每臺NP1215的毛利分別是US$4.1、US$3.3、US$3.94,在亞洲市場每臺NP1215的毛利,比北美洲高出4%,比歐洲更高出24%,由此可見,NP1215在亞洲市場大受歡迎,是本公司今年的王牌產品。

以上簡報頁,加上演講者逐字逐句地讀出來,肯定不會受到觀眾歡迎。面對演講者這種不夠專業的舉動,臺下觀眾的反應可分幾方面談:

(甲)比較關注,集中力較強(昨晚睡得穩妥)的觀眾:

他們會不高興,因為他們嘗試去瞭解,卻因為無法明白箇中關係,最後只有放棄。

(乙)比較關注,但集中力較弱(欠缺睡眠)的觀眾:

他們會不高興,而且會抱怨:「我為何要犧牲睡眠時間、來往交通時間去聽你這種簡報?要知道你講的內容,我只須安坐辦公室內,甚至在家的睡床前,捧著文字報告,又何須坐在此處受罪?」

(丙)事不關己,集中力較弱(欠缺睡眠)的觀眾:

他們會高興,因為這種簡報方式正是閉目養神,補充睡眠的好機會。

(丁)與演講者有競爭關係的觀眾:

他們會高興,不管你們在競爭銷售合約、工作機會,還是同一公司內爭取升職,因為正是演講者這種幼稚的表達方法,令對手的成功機會突然水漲船高。

別忘了簡報不是演講者的講稿,它主要為加強觀眾的理解而設,讀稿的舉動與簡報會為觀眾服務這目的背道而馳。

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