1.1 清晰的表格布局

一個一目了然的表格，首先要做到的就是表格布局要清晰。表格布局包括表格的位置、單元格的行高和列寬等內容。

新建一個Excel文檔，并將工作表重命名為“數據表”，然后打開本書配套教學資源中的“案例.docx”文件，將第1張表格選中，并按“Ctrl+C”快捷鍵進行復制，然后在Excel表格中按“Ctrl+V”快捷鍵進行粘貼。

1.1.1 表格不要從A1單元格開始

在日常使用中，很多人習慣從左上角的A1單元格開始，而高手們則會從B2單元格開始。

如果表格從A1單元格開始，會有如下兩個問題。

① 看不到表格的上邊框和左邊框。這樣會導致表格在打印時容易出現錯誤。

② 無法一目了然地確定當前表格是否到了邊界。需要通過觀察滾動條的位置才能確定表格的上方和左邊沒有數據了。

而表格從B2單元格開始，則可以避免以上兩個問題：表格所有的外邊框都可以看到，而且可以一目了然地確定當前表格的上方和左邊沒有數據了。

如何讓表格由從A1單元格開始變為從B2單元格開始呢？在A1單元格上方插入一行，左側插入一列即可。在需要插入行的位置（行號“1”）上單擊鼠標右鍵，單擊“插入”。在插入列的位置（列號“A”）上單擊鼠標右鍵，單擊“插入”。也可以直接選中第1行，按“Ctrl+Shift+=”快捷鍵；或選中第1列，按“Ctrl+Shift+=”快捷鍵。

然后拖曳第1行和第2行之間的細線以調整第1行的高度，拖曳A列與B列之間的細線以調整A列的寬度。

1.1.2 用文字列把數字列隔開

在下表所示的案例中有7列數據，其中“姓名”列和“婚姻狀態”列是中文文字，“身份證”“聯系方式”“入職日期”“基本工資”“業績目標”等列為數字。

從“身份證”列到“業績目標”列共有5列，其內容全部是數字，會導致在解讀數據時多個數字相互混淆。為了避免這樣的情況發生，可以將文字列放置在數字列中間。

在本案例中，“姓名”列作為主要數據，不能調整位置，“婚姻狀態”列則可以隨意調整位置。將“婚姻狀態”列放到“聯系方式”列和“入職日期”列中間，這樣可以有效地降低數字間相互混淆的可能性。

1.1.3 快速自動調整列寬

在設置完表格從B2單元格開始后，接下來的布局設置就是調整表格的列寬。設定列寬的基本原則是，讓每個單元格里的文字、數字都能全部呈現在表格中，并且沒有多余的空隙。

使用手動拖曳單元格邊界線來設置列寬的方法，難以調整得恰到好處，有沒有什么辦法能夠根據整列數據的長度來自動調整列寬呢？可以使用“雙擊列間隙”的方法來實現。例如需要調整B列的寬度，那么就將鼠標指針標放置在B列和C列中間的間隙處，然后雙擊，Excel即可根據B列的內容自動調整列寬。

但是當表格中有較多列時，難道需要雙擊每列來實現自動調整列寬嗎？可以通過先選中多列再雙擊列間隙的方法來自動調整多列列寬。選中Excel表格中的B列至H列，然后雙擊B列至H列的任意一個列間隙，即可讓B列至H列都自動調整列寬。

1.1.4 使用跨列居中，為表格插入清晰的標題

當解讀數據的人打開工作表時，第一件事就是思考：“這張表是干嘛的？”他會審視整個工作表的結構，或者通過查看工作表名稱來解決這個問題。

為了讓解讀者一目了然地知道該表的主題，通常需要在工作表中插入一個清晰的標題。

在第一行下面插入兩行。為了讓標題在B列至H列居中，通常的做法是對B2至H2單元格進行“合并單元格”的操作。這樣做會有一個很大的問題：當需要調整列之間的順序時，由于無法對合并的單元格進行剪切，從而導致無法剪切列，也無法調整列之間的順序。

可以通過“跨列居中”的方法來實現。選中B2:H2單元格區域，按“Ctrl+1”快捷鍵（此處的“1”鍵為“Q”鍵左上方的按鍵，并非數字鍵盤中的“1”），打開“設置單元格格式”對話框，單擊【對齊】選項卡，將水平對齊方式設置為“跨列居中”，然后單擊“確定”按鈕。

此時再輸入標題“員工列表”，發現該標題在B2:H2單元格區域中是居中的，但沒有將單元格合并，不影響列的操作。