1.4　經(jīng)濟(jì)文書的結(jié)構(gòu)

經(jīng)濟(jì)文書的結(jié)構(gòu)是指文章各個組成部分的組合排列，它是全文的骨架，是表達(dá)主旨的手段。這里的結(jié)構(gòu)既指宏觀上的總體構(gòu)思、大體框架，也指微觀上的段落、層次劃分，開頭、結(jié)尾的安排，過渡、照應(yīng)的設(shè)計，以及主次、詳略的取舍等?！〗?jīng)濟(jì)文書的結(jié)構(gòu)是撰稿者根據(jù)主旨、材料和文種等具體情況精心設(shè)計出來的。

1.4.1　結(jié)構(gòu)安排的原則

經(jīng)濟(jì)文書由于種類較多，因此并沒有完全統(tǒng)一的結(jié)構(gòu)模式。比如，撰寫合同就要將合同的條款按標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款等內(nèi)容分條列項地寫清楚；撰寫通知就要將目的、依據(jù)、事項、執(zhí)行要求等內(nèi)容按順序?qū)懬宄ｋm然經(jīng)濟(jì)文書沒有完全統(tǒng)一的結(jié)構(gòu)模式，但總體而言，它仍具有大致相同的結(jié)構(gòu)特點。

經(jīng)濟(jì)文書的結(jié)構(gòu)安排應(yīng)遵循如下四個原則：

1.正確反映客觀事物的發(fā)展規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系

經(jīng)濟(jì)文書的結(jié)構(gòu)要正確反映客觀事物的發(fā)展規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系；在結(jié)構(gòu)安排上要遵循一般的邏輯順序，不使用倒敘，也不使用插敘，目的在于消除閱讀障礙。寫事件，就應(yīng)按照“開端—發(fā)展—結(jié)果”的邏輯順序安排結(jié)構(gòu)；寫問題，就應(yīng)按照“發(fā)現(xiàn)問題—分析問題—解決問題”的邏輯順序安排結(jié)構(gòu)。

2.結(jié)構(gòu)要服從表現(xiàn)主旨的需要

經(jīng)濟(jì)文書的結(jié)構(gòu)安排要服從表現(xiàn)主旨的需要，順利實現(xiàn)作者的寫作意圖，傳達(dá)文章的主旨。如此才能使經(jīng)濟(jì)文書主旨明確，結(jié)構(gòu)完整。這是安排結(jié)構(gòu)的依據(jù)，也是安排結(jié)構(gòu)的目的。從主旨的需要出發(fā)確定內(nèi)容的先后、主次，不能平鋪直敘。

3.結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)有序，思路清晰

經(jīng)濟(jì)文書的結(jié)構(gòu)安排要嚴(yán)謹(jǐn)有序。一份完整的經(jīng)濟(jì)文書一般應(yīng)包括緣由、事項、結(jié)尾三大部分，寫作者如何將這三部分有機(jī)地連貫起來，思路是很重要的。思路，是寫作者對客觀事物的思考的線索。有了思路，寫作者才能按照主旨組織安排材料。思路是寫作者在頭腦中形成的一定的思考順序，其表現(xiàn)形式就是文章的結(jié)構(gòu)。結(jié)構(gòu)是思考的結(jié)果，是思路的外在形式，任何文章的結(jié)構(gòu)，都以思路為先導(dǎo)。

經(jīng)濟(jì)文書常見的思路有以下幾種：

（1）遞進(jìn)思路。這是一種認(rèn)識事物或事理由淺入深、由表到里、由低到高、由小到大、由輕到重，層層遞進(jìn)、循序漸進(jìn)的思維方法。遞進(jìn)思路可以深入、清晰地闡釋某些比較復(fù)雜的事理，說明某些比較復(fù)雜的關(guān)系，有助于人們深刻認(rèn)識事物的本質(zhì)屬性，使文章達(dá)到一定的深度。

（2）并列思路，即運用平等、平行、并列的思維方法認(rèn)識和對待事物或事理而形成的一種思路。并列思路將事物或事理平等看待，橫向發(fā)展。

（3）比較思路，即運用比較和鑒別的思維方法而形成的一種思路。比較思路是應(yīng)用文書寫作的常用思路之一。需要注意的是，比較的標(biāo)準(zhǔn)要一致；要抓住事物的本質(zhì)特征進(jìn)行比較；要注意比較的靈活性，根據(jù)實際情況和寫作需要，從多角度、多方面對事物進(jìn)行比較。

（4）歸納和演繹思路。歸納和演繹既是兩種方向完全不同的思維方法，又是互相依存的辯證統(tǒng)一體。歸納，是從兩個以上個別的、特殊的事物或事理的共同屬性中，推出同一類事物或事理的普遍性結(jié)論的推理方法。它是從個別到全體、從特殊到一般的思維方法，運用這種思維方法進(jìn)行思考便形成了歸納思路。演繹是從普遍性的前提推出特殊個別性結(jié)論的思維方法。它與歸納的思維方向正好相反，運用這種思維方法進(jìn)行思考便形成了演繹思路。在說理性較強(qiáng)的應(yīng)用文書中，演繹思路的運用比較普遍。運用演繹思路時，作為根據(jù)、前提的一般性結(jié)論必須正確無誤，才能進(jìn)行直接演繹。

（5）綜分思路是運用綜合和分析的思維方法而形成的思路。分析就是把事物分成若干部分，分別加以研究，由總到分，化整為零，綜合則是把事物的各個部分聯(lián)合起來，從整體加以考察，也就是由分到總，集散為整。綜合的過程，就是對具體事物組合、對抽象事物概括的過程。

（6）因果思路是運用探因和尋果的思維方法而形成的思路。在應(yīng)用文書寫作中，根據(jù)寫作意圖和受眾的接受心理，常常采用由果溯因的思路。因果思路要全面分析導(dǎo)致結(jié)果或現(xiàn)狀的原因；抓住主要的、根本的原因，同時也不能忽視次要的原因。

4.結(jié)構(gòu)完整、內(nèi)容連貫

經(jīng)濟(jì)文書的安排結(jié)構(gòu)要從全篇著眼，注意通篇格局，防止結(jié)構(gòu)不完整、顧此失彼，要給人以整體感。具體來說，就是要做到開頭部分、主體部分、結(jié)尾部分齊備，不可無故殘缺其中任何一個部分。同時，各個部分之間，在內(nèi)容上要相互連貫、井然有序。

1.4.2　結(jié)構(gòu)特點

經(jīng)濟(jì)文書的結(jié)構(gòu)具有以下幾個特點：

1.表格化

表格化文書是將某種文書應(yīng)具備的各種內(nèi)容項目事先設(shè)計好，制成統(tǒng)一的表格，供相關(guān)人員填寫而成的一種文書樣式。這種文書具有內(nèi)容完備、格式規(guī)范、簡單明了、易于填寫的特點，往往在權(quán)威部門辦理重要審批事項時被廣泛使用。如工商行政管理部門使用的企業(yè)登記申請文書，稅務(wù)部門使用的稅務(wù)登記表、納稅申報表、減免稅申請書，金融機(jī)構(gòu)使用的借款合同、貼現(xiàn)憑證、信托合同，保險公司使用的投保單、保險單，海關(guān)管理部門使用的報關(guān)單、出口商品檢驗申請單等。

2.條文化

條文化是指采用條文式的結(jié)構(gòu)形式，將有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行歸類，分條加以陳述說明。這種結(jié)構(gòu)的文書正文可有總分章條式、章斷條連式、章斷條斷式等，常常是第一條即開頭，最后一條即結(jié)尾，干凈利索，不拖泥帶水。典型的條文式經(jīng)濟(jì)文書包括各種經(jīng)濟(jì)合同、技術(shù)合同、對外貿(mào)易合同等?！∫蚱鋬?nèi)容全面、具體、明確，表述準(zhǔn)確、嚴(yán)密、簡潔，可采用條文式寫法，按照事物的內(nèi)在聯(lián)系和外部特征，將內(nèi)容適當(dāng)歸類，概括為一條或一項，然后依次加以陳述說明，最能充分表現(xiàn)其內(nèi)容的邏輯關(guān)系，因而這種條文式的結(jié)構(gòu)自然成了各種合同的最佳表現(xiàn)形式。

3.模式化

模式化是指結(jié)構(gòu)布局要按照一定的規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行，形成一種大體固定的模式。它是一種簡化和濃縮的格式，具有一定的抽象性和概括性，這種模式可以暫時脫離內(nèi)容，單獨剝離出來，成為一種便于仿效和學(xué)習(xí)的有秩序的程式，也便于識別、寫作、閱讀、處理，可以更好地適應(yīng)快節(jié)奏的經(jīng)濟(jì)工作。采用模式化結(jié)構(gòu)的經(jīng)濟(jì)文書有很多，如常用的市場調(diào)查報告與經(jīng)濟(jì)預(yù)測報告、審計報告、經(jīng)濟(jì)活動分析報告、訴訟文書等都采用這種結(jié)構(gòu)方式。在具體寫作時，寫作者可以根據(jù)實際情況有所側(cè)重，靈活處理。

1.4.3　層次與段落

經(jīng)濟(jì)文書的篇章結(jié)構(gòu)，表現(xiàn)為段落、層次的有機(jī)組合。

經(jīng)濟(jì)文書常見的結(jié)構(gòu)形式有三種：

1.橫向結(jié)構(gòu)

橫向結(jié)構(gòu)的思路是橫向鋪排，或按事物的組成部分展開，或按空間分布展開，或按事物的性質(zhì)歸屬關(guān)系展開。橫向結(jié)構(gòu)又分為兩種形式：

（1）并列式，即圍繞主旨，把選用的材料進(jìn)行分類。這種方式從橫向的邏輯聯(lián)系入手，把選用的材料逐條逐項并列排出，按其性質(zhì)歸類、組成層次，分別從不同方面對主旨加以說明，各個層次表現(xiàn)為平等并列關(guān)系。條例、規(guī)定、辦法、細(xì)則等文書多采用這種結(jié)構(gòu)形式。

（2）總分式，這種結(jié)構(gòu)體現(xiàn)了領(lǐng)屬關(guān)系或整體與部分的關(guān)系。換句話說，在構(gòu)成經(jīng)濟(jì)文書的全部層次中，先從總體上概括內(nèi)容，然后再具體分述；或先提出總的觀點、主張，然后再具體說明。在總結(jié)、計劃、通報、報告中多以先概括后分述的方式，在命令（令）、決定、請示、通知、通告中多是先交代觀點，然后具體陳述主張和辦法。

2.縱向結(jié)構(gòu)

這種結(jié)構(gòu)常以事物的發(fā)展階段或時間的推移為順序來安排層次段落，各個層次段落之間表現(xiàn)為遞進(jìn)、因果、承接關(guān)系，文意由淺入深層層展開。縱向結(jié)構(gòu)又分為三種形式：

（1）直敘式。這種結(jié)構(gòu)或按時間先后順序，或以事情的發(fā)生、發(fā)展或變化過程為序。直敘式結(jié)構(gòu)較為單一，常用于內(nèi)容簡單、敘事性強(qiáng)、時間性強(qiáng)的公文。

（2）因果式。公文的層次由原因與結(jié)果兩個要素構(gòu)成，排列順序為由因到果或由果溯因。因果式結(jié)構(gòu)在決定、意見、請示、函等文書中的使用頻率比較高。

（3）遞進(jìn)式。按照事理的展開或認(rèn)識過程來安排結(jié)構(gòu)，可以循著敘事—說理—結(jié)論或由淺入深層層推進(jìn)，或提出問題—分析問題—解決問題。這種結(jié)構(gòu)常用于說理性較強(qiáng)的公文，或者是針對問題解決問題的公文。

3.縱橫交叉結(jié)構(gòu)

有些篇幅較長的公文運用的不是單一結(jié)構(gòu)，而是將前面兩種結(jié)構(gòu)交叉運用。這里的交叉并非雜亂無章，而是有主有從。或是以縱為主、以橫為輔；或是以橫為主、以縱為輔，脈絡(luò)、思路仍然十分清晰。

段落是構(gòu)成文章的基本單位，它是小于層次（有時也會有一個段落自成一個層次的情況）大于句子的結(jié)構(gòu)單位。段落的劃分使文章的結(jié)構(gòu)更明晰、更有條理。

段落、層次是有機(jī)的。內(nèi)容簡單的文書，層次段落是合一的，一個層次只有一個段落；內(nèi)容復(fù)雜的文書，一個層次由多個段落組成，一篇文書由多個層次組成，即大層次下有中層次，中層次下有小層次。層級的多寡視文書內(nèi)容的需要而定。

1.4.4　過渡與照應(yīng)

所謂過渡，即在經(jīng)濟(jì)文書寫作中，把上下文之間、兩種不同意思的銜接和轉(zhuǎn)換，或把有所間隔、有所轉(zhuǎn)折的層次和段落聯(lián)系在一起的形式或手段。過渡具有承上啟下的作用。過渡的方式有三種：一是關(guān)聯(lián)詞語，二是過渡句，三是過渡段。

（1）關(guān)聯(lián)詞語是指在復(fù)句中用來連接分句，并表明分句之間關(guān)系的連詞、副詞和短語。常用的關(guān)聯(lián)詞語有“因此”“但是”“然而”“總之”“綜上所述”等，一般出現(xiàn)在下段起首。

（2）過渡句是一種常見的句式，在兩個內(nèi)容的接駁處，起到承上啟下的作用。過渡句或出現(xiàn)在上段末尾用以“啟下”，或出現(xiàn)在下段開頭用以“承上”。

（3）如果前后文內(nèi)容差異較大，那么就要安排一個段落承上啟下，這個段落就叫過渡段。過渡段不是獨立的意義段，主要功能不是表達(dá)意義，而是完成內(nèi)容的轉(zhuǎn)換。

照應(yīng)，指文章中不相鄰的層次、段落間的關(guān)照與呼應(yīng)。合理地運用照應(yīng)這種手法，不但能使文脈貫通、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，還能使文章中某些關(guān)鍵的內(nèi)容得到強(qiáng)化。應(yīng)用文書寫作中的照應(yīng)，主要用于強(qiáng)調(diào)重點內(nèi)容，引起受文者的注意；突出寫作主旨，以加深受文者的印象；深化寫作主旨，幫助受文者了解文書的脈絡(luò)和內(nèi)在聯(lián)系。

需要指出的是，過渡和照應(yīng)作為貫通文脈、嚴(yán)密結(jié)構(gòu)的手法，在全部的結(jié)構(gòu)層次中起輔助作用，并非必不可少。因此，寫作者不必刻意要求非要不可，否則會破壞文書結(jié)構(gòu)的嚴(yán)密性和內(nèi)容的周延性。

1.4.5　常見的開頭方式

在應(yīng)用文書寫作中，開頭起到了統(tǒng)領(lǐng)全文、揭示主旨或全文的作用?！￠_頭應(yīng)符合主旨，開門見山，自然而然地引入正文。

經(jīng)濟(jì)文書常見的開頭方式有以下幾種：

1.小結(jié)概述式

在經(jīng)濟(jì)文書開頭用簡明扼要的語言圍繞主旨介紹有關(guān)情況或者背景?！∵@是會議紀(jì)要、　調(diào)查報告等文書常用的開頭方式。

2.說明依據(jù)式

開頭引用上級指示精神或有關(guān)法律，常以“根據(jù)……”“按照……”“遵照……”等詞語領(lǐng)起下文。這種方式常在通知、批復(fù)、通告、規(guī)章等文書的開頭使用。

3.陳述目的式

開頭以簡明的語言，直接說明寫作的目的和意義，常用介詞　“為……”“為了……”領(lǐng)起下文。

4.說明原因式

開頭常用　“由于……”“鑒于……”“因為……”等詞領(lǐng)起下文，也可以簡述發(fā)文的原因，再引出寫作目的。

5.闡述議論式

開頭用議論的方法，表達(dá)作者的看法，提出觀點。

6.開頭提問式

開頭先提出問題，然后引出下文。這種方式能引起受文者的注意和思考。提問式開頭常見于調(diào)查報告、　學(xué)術(shù)論文的寫作。

1.4.6　常見的結(jié)尾方式

經(jīng)濟(jì)文書常見的結(jié)尾方式有以下幾種：

1.強(qiáng)調(diào)式

在文章結(jié)尾對文中提出的問題進(jìn)行強(qiáng)調(diào)，以引起重視。

2.結(jié)論式

對文中的主要觀點或問題，加以歸納總結(jié)或略做重申，以加深印象。

3.說明式

對與主體內(nèi)容有關(guān)但性質(zhì)不同的問題或事項做補(bǔ)充交代、說明，以保證內(nèi)容的完整性。如在文章結(jié)尾交代實施日期、執(zhí)行范圍、傳達(dá)對象、與該文規(guī)定不符的原有規(guī)定如何處置等；在論文結(jié)尾說明尚未解決而應(yīng)另作討論的問題。

4.號召式

提出希望，發(fā)出號召，展望未來。如通報、市場預(yù)測報告、倡議書、計劃等文書常用這種結(jié)尾形式。

5.建議式

針對設(shè)定的實施目標(biāo)、存在問題提出要求或建議。

除了上述幾種結(jié)尾方式，還有請求式、責(zé)令式、表態(tài)式等，有的文書則沒有結(jié)尾，在正文結(jié)束后自然收尾。