07　絞盡腦汁做出來的“一頁紙”可以促進人的成長

“豐田一頁紙”在育人方面也發揮著重要的作用。

豐田的新員工入職后需要接受為期數月的研修，結束后再被分配到各個部門。

進公司后，我被分配到了東京本社的海外營銷部。幸運的是，我一直都很想進這個部門做業務，因為我非常希望能通過品牌擴展業務向全球傳播混合動力技術的魅力。

可是，進了海外營銷部之后，我發現實際擔任的工作并不像預期的那樣，而是變成了營銷活動的預算管理。總之，就是財務類的工作。

當時，我沒有任何財務經驗，連“管理會計”“稅務應對”“集團整體決算”等財務基本詞匯都一竅不通。

第二天被獲許出席會議，可是對會議內容也是一頭霧水。雖然開會用的都是母語，但開會的目的、會議的內容完全沒有理解。

工作無非就是聽從上司的命令，例如，“把這份資料復印10份”“把這些數據做成圖表”，等等。

盡管上司吩咐我“遇到不懂得的問題盡管問”，但當時的我依然處于什么都不懂的狀態。這樣的工作狀態持續了幾個月之久。

前輩們的“一頁紙”教會了我如何工作

我意識到這樣下去是不行的。

開始思考克服這種困境的方法。

這時，我想到了以前公司前輩們做的各式各樣的“一頁紙”文件。

認真觀察了部門同事之后，我發現在這層樓工作的將近100人當中，一半以上的人都會準備“一頁紙”的文件。這些文件都被分類保管在員工共享的服務器上。

我從這些文件中找到了部門內工作能力備受好評的前輩們做的資料，申請將其打印出來，挨個兒看了一遍。

這段艱難的時刻里，幫助我迅速深刻理解工作內容的便是前輩們“一頁紙”上的“框架”和“主題”。

盡管沒有完全理解這些文件，但是多虧了它們，我明白了這些文件都是關于什么的。例如，“這個框架主要在說‘現存的問題’”，等等。

看到沒有“框架”和“主題”的文件就不知道寫了些什么，對我沒起到任何作用。我現在還記得當時有一種強烈的感覺，暗想“自己在做交接資料的時候也要做得清晰一點，這樣才不會給交接的人帶來困惑”。

而且，在一頁頁認真地看文件的時候，我逐漸洞察了“自己到底哪里沒理解”。看不懂的地方也慢慢地有了眉目，找到了諸如“因為不明白這個關鍵詞的意思，所以沒理解這個部分”之類的原因。

理解工作的第一步就在于如何發現諸多不明白的地方。將不明白的地方逐一攻破，對整體的理解也就迎刃而解。

我把文件里出現的不明白的詞匯如數寫到了筆記上，查閱了每個詞的意思。

并將打印出來的文件給上司和前輩看，詢問“這部分這么理解是否正確”，等等。

多次反復之下，我慢慢抓到了工作內容的精髓。

對于對財務知識一無所知的我來說，前輩們以前制作的大量“一頁紙”文件變成了我的入門老師。

制作過程中自然而然對信息進行“取舍抉擇”

這些文件之所以能成為我“工作上的老師”，很大的原因是把內容都簡潔地總結在了A3或A4大小的一頁紙上。

越是復雜的文案，總結到一頁紙的時候，越需要慎重地考慮信息的取舍抉擇。

深思熟慮后做出來的“一頁紙”可以省去很多沒用的信息，僅僅留下經過嚴格篩選的信息，因此更容易讓人把握要點。

“一頁紙”文件讀起來不費時間，更重要的是，剛進公司的新人也無需向忙碌的上司或前輩提問，以致為占用其時間而感到抱歉，也不用擔心無法輕松地問問題。

當然，我參考的眾多“一頁紙”原本并不是教育新人用的。

但是，它們很好地體現了“一覽性”“框架”“主題”這三個特征，久而久之也變成了“培養新人”用的有效資料。