06　活用“一頁紙”，開會不再浪費時間

下面，我為大家舉一個例子，說明一下豐田公司使用的“一頁紙”文件是如何在實際中發揮作用的。

首先，我們來看一下會議文件。

我注意到豐田公司開會時用的文件主要有兩大作用：減少會議浪費、使會議順利進行。

豐田公司開會的時候，負責主持會議的人一定會提前準備好會議用的文件。

開會前，將會議的目的、現狀、課題等內容總結在一頁紙上，提前分發到每個參加會議的員工手邊。所以，豐田公司絕不會出現全員空手參加會議的情況。

這份文件上幾乎必然會出現“豐田一頁紙”的一個特征，那就是“框架”。

會上要說的內容會事先按照主題整理到紙上，但是為了增加視覺“可見度”，會用框架把內容框起來。這樣，這份文件里整理的幾項內容以及今天要說的話題都能一目了然。

人看到“空白框架”時，會產生填空的欲望

為了方便大家記錄會議得出的結論，有時還會特意準備“空白框架”。

例如，會議的目的是討論出對策，那么便會事先在“對策”這個主題下留出一個空白框架?？蚣芾锸裁炊疾粚憽?/p>

通過這種方式，讓出席會議的人看到這份文件后，自然而然地注意到這個空白框架。即，讓與會者的意識集中在“對策”上。

這樣的框架除了在版面上給人一目了然的感覺之外，還有其他作用。

或許你也聽過“夢想和愿望寫在紙上比較容易實現”的說法。但是，即使知道這句話，也很少有人會真的寫到紙上。

在日本，七夕的時候有把愿望寫到長條紙上的習慣，神社里還有繪馬（供人們寫下愿望的小型匾額）等形式讓人們留下心愿。幾乎每個日本人都有寫長條紙或繪馬的經歷。

即使有人要求你在什么都沒有的地方“寫一寫心愿”，相信你也不會寫。但是給你一個長條紙或繪馬的話，反而會有寫寫看的欲望。

“框架”與“主題”讓內容一目了然

人在看到框架的時候，會把意識集中在這個框架，并產生在框架中填入東西的心理。因為人會無意識地把視線對準框架，即被框架包圍起來的四方形中心，因此意識會更加集中。

繪馬或長條紙在某種意義上也是一種空白框架。所以，人會下意識地想把框架填滿。

做好的“一頁紙”就是一份會議記錄

越是會工作的豐田公司員工，越擅長在會議文件中活用框架的特性，無論是否出于刻意。

在會議文件中設置框架的話，參加會議的人能夠注意到每個框架上面記載的主題。

必要之時，還會準備空白框架。由于人會產生在框架中填東西的心理，所以討論的方向也會很自然地按照“填入空白的內容＝符合會議目的的內容”這一方向總結下去。

這樣，會議就不會輕易脫離主題，即使出現脫線的狀況，也會因為框架的存在而迅速得到修正，重新朝會議原本的目的進行。

由此可見，框架在提升幾種能力方面具有超乎想象的力量。

我曾經擔任過會議的主持，有時候也會根據需要準備有空白框架的文件。

會議開始的時候，我會明確告訴大家：“今天的會議想占用大家一點時間，填充一下這個框架。請多多關照。”這樣，會議進展得會更加順利。

而且，如果需要寫會議記錄的時候，也可以活用這個空白框架。

討論的同時，覺得“這里是會議的重點”的話，可以及時記錄到框架里。

這樣，做好的“一頁紙”文件就是一份會議記錄。不必特意在會后重新整理一份文件，無形中節省了很多時間。

預先準備有空白框架的“一頁紙”文件，不但不會拖延很久以致浪費時間，而且會議結束的同時，也完成了會議記錄，起到了一石二鳥的效果。

在會議文件中加入空白框架。

僅此一點，就能讓手邊的文件變成“發揮作用的一頁紙”。

希望你下次參加會議的時候，也能嘗試一下這個方法。