書名: 職場書面溝通完全指南(圖解版)作者名: (日)吉澤準(zhǔn)特本章字?jǐn)?shù): 1631字更新時間: 2021-01-11 17:37:58
制作商務(wù)文本水平測試

你制作的商務(wù)文本類型是什么樣的
本書將70個速成法編成能夠單獨學(xué)習(xí)的結(jié)構(gòu)。
當(dāng)然,如果你在制作商務(wù)文本方面已經(jīng)有了一定水平,那么只要有針對性地閱讀自己需要提高的部分就可以了。
為了高效地學(xué)習(xí)制作商務(wù)文本的方法,首先來測試一下你的商務(wù)文本制作水平。
在下面制作商務(wù)文本水平測試的對照表中,針對各選項的內(nèi)容,請回答是否與你制作的商務(wù)文本類型相近。回答22個問題之后,請確認(rèn)你的商務(wù)文本制作類型。

對照表各項打分表
根據(jù)前一頁的22個測試內(nèi)容,用下面的打分表計算你的商務(wù)文本在“思考力”和“吸引力”方面的總分。

如【圖0-1-A】矩陣圖所示,縱軸為“思考力”,橫軸為“吸引力”,各被分為-8~8共16個階段。
圖0-1-A 你目前的商務(wù)文本制作水平

根據(jù)得分,請在圖中能夠代表你目前商務(wù)文本制作水平的位置標(biāo)記●。
你的商務(wù)文本制作屬于什么類型呢?我們來確認(rèn)一下。
■ 分條羅列單一型

思考力和吸引力都在0分以下的人屬于該類型。
制作商務(wù)文本類型為“分條羅列單一型”的人可能有這樣的想法:盡可能減少花費在制作商務(wù)文本上的精力和時間,因此多以說明性文字為主來制作商務(wù)文本。他們存在這樣的一種傾向:即便可能讀者會覺得很難理解,但是現(xiàn)場直接補充說明就足夠了。
但是,為使對方理解,最便捷的方法應(yīng)該是以對方容易明白的形式來展示內(nèi)容,尤其是自己有所請求時,投其所好做出的商務(wù)文本更能夠博得對方的好感。
建議這種類型的人從第Ⅰ章(速成法1)開始按順序閱讀本書,制作商務(wù)文本時只依靠文字的說明是不夠的,還要知道如何使用圖表形狀才能讓商務(wù)文本更具吸引力——通過這樣的方式,能夠迎合對方心意,取得滿意的效果。
圖0-1-B 適用于“分條羅列單一型”的速成法

■ 圖表形式單一型

思考力在1分以上,吸引力在0分以下的人屬于該類型。
這類人可能有這樣的想法:雖然商務(wù)文本內(nèi)容以說明性文字為主,如果結(jié)合圖表 [此處圖表包括示意圖表(即象限圖、矩陣圖等)和graph圖表(即柱形圖、折線圖等)。詳見對應(yīng)章節(jié)。——譯者注]就更容易向?qū)Ψ秸f明,但考慮到制作圖表時所要花費的工夫,就采取用表格簡要記錄內(nèi)容,再進(jìn)行口頭補充說明的方法。
為了在短時間內(nèi)直接傳遞信息,比起通過閱讀文字來理解內(nèi)容,讓對方根據(jù)圖解信息做出判斷更有效果。尤其是在有限的時間內(nèi)想要盡可能多地傳遞信息時,使用圖表是最合適的。
建議這種類型的人優(yōu)先閱讀灰色部分。思考力達(dá)到4分以上的讀者,只閱讀深色部分即可。不僅依靠邏輯性的文章,還要多使用圖形和有吸引力的圖表形式,更能夠得到令人滿意的效果。
圖0-1-C 適用于“圖表形式單一型”的速成法

■ 圖解偏好型

思考力在0分以下,吸引力在1分以上的人屬于該類型。
這類人可能是這樣的想法:與其把想表達(dá)的觀點想法編輯成文章,用圖表達(dá)會更加直觀。他們在和對方的交流討論中總是能夠隨機應(yīng)變,使用圖表形狀時,能夠隨時從中提取出最有用的信息。
但是,因為這樣的商務(wù)文本缺少文字性的說明,為了讓對方能夠正確理解自己想要表達(dá)的內(nèi)容,每次都需要解說商務(wù)文本。為了省略這個過程,使對只通過閱讀商務(wù)文本就能理解內(nèi)容,就有必要添加簡要的文字說明。
建議這種類型的人優(yōu)先閱讀灰色部分。吸引力在4分以上的人只要閱讀深色部分即可。不要只依靠表達(dá)能力和說話技巧,還要制作出只閱讀商務(wù)文本就能夠讓對方理解的內(nèi)容。
圖0-1-D 適用于“圖解偏好型”的速成法

■ 信息圖解型

思考力和吸引力均在1分以上的人屬于該類型。
這類人有這樣的想法:應(yīng)該制作出讀者只閱讀商務(wù)文本就能完全理解的內(nèi)容。在文字說明的基礎(chǔ)上添加圖表,制作這樣的商務(wù)文本時可能會耗時耗力,但是能夠使對方盡快理解,就實現(xiàn)了這份工作的價值。但是,制作所有商務(wù)文本都采取這樣的方式的話,那不論時間有多少都是不夠用的。因此除去重點內(nèi)容,不要過分追求次要部分的質(zhì)量,確切理解對方所期待的商務(wù)文本質(zhì)量是很有必要的。
建議這種類型的人優(yōu)先閱讀一下灰色部分。思考力和吸引力都是4分以上的讀者,只要閱讀深色重要部分即可。
多使用文字和表格,了解圖表的使用方法,增強可讀性。
圖0-1-E 適用于“信息圖解型”的速成法
